Sözleşme Yönetiminin Bilinmesi Gereken Temel Aşamaları

Büyük ve küçük işletmeler, anlaşmalar olmadan çalışamazlar. Sözleşmeler, taraflar arasında karşılıklı hak ve yükümlülükler oluşturarak, tanımlayarak ve yöneterek yasal olarak uygulanabilir taraflarla anlaşır.

Sözleşmeler sanayileşmeden çok önce kullanılmış ve kapitalist bir ekonomi ortaya çıkmıştır. Kralların ve imparatorluklarının çağlarında, anlaşmanın şartlarını anlaşmalar belirlerdi ve tarafların şartlara uyması gerekiyordu.

Yıllar geçtikçe ve dünya aşılmaz değişiklikler geçirirken, sözleşmelerin arkasındaki temeller aynı kaldı. Sözleşme Yönetimi, sözleşmeleri yönetme sürecidir. Kaynaklarından seçilen tarafça yürütülmesine ve sözleşmenin nihai olarak feshedilmesine kadar anlaşmaların yönetimini içerir.

Sözleşmelerin kendilerinin birden fazla yönü olduğundan, sözleşme yönetimi, sözleşmenin her yönünü temsil etmek için çeşitli seviyeler/aşamalar getirmiştir. Sözleşme yönetiminin önemli unsurları, operasyonel ve finansal performansı en üst düzeye çıkarmak ve aynı zamanda sözleşme şartlarına uyulmaması nedeniyle ortaya çıkan finansal ve itibar riskini belirlemek ve azaltmak için performans analizini içerir.

Sözleşme Yönetiminin Temelleri

İşi ve bir sözleşmeye dahil olan kişileri yönetmek için ekip, işi, kaynakları ve işi tamamlamak için gereken zamanı açıkça anlamalıdır. Tüm bu yönlerin net bir şekilde anlaşılması, sözleşme yönetiminin temelidir.

Sözleşme Yönetiminin Faydaları

• İşin kalitesi korunur: Tüm sözleşme yönetimi süreci, yapılan işin kalitesini korumayı amaçlar. İşin doğru zamanda verimli bir şekilde yapılmasını ve kaynakların en uygun maliyetli şekilde kullanılmasını sağlar. Şirketin girdiği her sözleşmeden paranın karşılığını en iyi şekilde almasını sağlar. Finansal ve itibar risklerini belirleyerek ve azaltarak yapılır.
• Daha İyi Proje Kontrolü: Başlangıç ​​aşamasında işin yönetilmesi için proje yönetimi esastır. Çalışmanın doğru bir şekilde başlatılmasını sağlar.
• Artan Gelir: Sözleşme yönetimi uygulandığında daha yüksek gelir elde edilir. İki şekilde olur. Birincisi, şirket piyasada rekabetçi kalabilir ve daha fazla sözleşme kazanabilir. İkincisi, şirketin yaptığı iş daha kaliteli. Daha kaliteli sonuçlar üretir ve işletme bir prim talep edebilir.

Sözleşme Yönetimi Vs. Sözleşme Yönetimi

Sözleşme Yönetiminin kapsamı, yaratılmasından sona erdirilmesine kadar tüm yaşam döngüsünü kapsar. Ancak, Sözleşme İdaresi, iki taraf arasındaki sözleşmelerin tasarımına giren süreçleri içerir. Sözleşme yönetimi döngüsü, sözleşme üzerinde anlaşmaya varıldığında ve imzalandığında sona erer. Aynı zamanda sözleşme yönetimi, imzalandıktan sonra başlar ve sözleşmenin feshi ile sona erer.

Sözleşme Yöneticileri, birlikte oluşturdukları sözleşmeden her iki tarafın da memnun kalmasından sorumludur. Öte yandan Sözleşme Yöneticileri, sözleşmedeki tüm tarafların tüm şartlara uymasını sağlar.

Sözleşme Yönetiminin Aşamaları

Daha önce de belirtildiği gibi, Sözleşme Yönetimi, sözleşmelerin imzalanmasından çok daha fazlasıdır. Anlaşmadaki her düğümü işlemek için süreçleri yönlendiren ve geliştiren bir dizi eylemi içerir. Sözleşmede her şeyi açık ve eksiksiz tutmakla mümkün olur.

Yaratılış Aşaması

Planlamanın herhangi bir stratejinin başarısında çok önemli bir rol oynadığını biliyoruz. İyi bir yönetici her zaman projeleri için plan yapar. Sözleşme yönetiminin oluşturma aşaması, birkaç beklenmedik durumu ele almak için esnek bir yol haritası oluşturmayı içerir.

Oluşturma aşaması, sözleşme yönetiminin uzun ve kapsamlı yolundaki ilk adımdır. Bu aşamada şirketin ihtiyaçlarını ve kaynaklarını değerlendirirsiniz. Sözleşme stratejisinin kritik unsurları hakkında beyin fırtınası yapmayı içerir. Bu, sonraki tüm adımları yerinde ve hatasız tutar ve beklenmedik durumlarda doğaçlamalara hazır hale getirir. Planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır:

• Yönetilecek sözleşme türleri
• Sözleşmelerde kullanılan standartlar
• Her aşamada sorumluluk
• İşin optimum performansı için gereksinimler
• Her adım için Sorunlar/ Darboğazlar ve sonraki çözümler
• Sözleşme stratejisinin uygulanması için Gerekli Kaynaklar

Oluşturma aşaması, takip edilecek sonraki aşamaların/seviyelerin temelini oluşturur.

İşbirliği Aşaması

İşbirliği aşaması, sözleşme yönetimi temelinin oluşturulduğu Yaratılıştan sonra gelir. Öncelikle yeni ve taze sözleşmeler için belirlenen temelin uygulanmasına yardımcı olur. Ayrıca günlük ve tekdüze durumlar için yeni tipik anlaşmalar geliştirmeyi de içerir. Sözleşme yöneticilerinin bu aşamada karşılaştığı en önemli zorluk, riskleri azaltırken gerekli olanı sağlayan bir denklem oluşturmaktır.

Sahne, günlük durumlar için en kolay hale gelir. Tüm yöneticilerin doğru sözleşme türünü bulması ve sözleşme belgesinde hiçbir değişiklik yapmadan veya küçük değişiklikler yaparken ilgili bilgileri girmesi gerekir. Bununla birlikte, daha karmaşık durumlar tartışıldığında görev zorlaşır, bu durumda sıfırdan yeni bir kayıt hazırlanır, uygunluk, standartlar ve haklar elde edilir. Bir e-imza, sözleşmeyi sonuçlandırmak için Ön İrtibat Devletini takip eder.

İmza Aşaması

İmza Aşaması, Sözleşme Yönetimindeki bir sonraki en önemli adımdır. Bir önceki aşamada planladığınız stratejileri uygulamaya çalıştığınız yer burasıdır. Ayrıca, sözleşmeyle ilgili görevlerin yürütülmesine yardımcı olmak için sözleşme yönetimi yazılımını dağıttığınız aşamadır. Yazılım ayrıca, sözleşmeleri merkezi bir havuzla taşımasıyla da bilinir.

Sözleşme Yönetim Yazılımı, kullanıcıların yaşam döngülerinin çeşitli aşamalarında sözleşmeleri izlemelerini ve yönetmelerini sağlayan dijital bir araçtır. Bu yazılım ayrıca işletmelerin bildirimleri yenilemesine, uyumluluk yönetimine, dijital imzaları yakalamasına ve sözleşme şablonlarını yönetmesine olanak tanır.

Uygulama aşamasının bir diğer önemli özelliği de işe alıştırmadır. Sözleşmenin her bir tarafının sözleşmenin ve sözleşme yöneticisinin vizyon ve hedeflerini anlaması ve ayrıca kullanılan araçlar konusunda rahat olması sağlanır.

Uygulama Aşamasının tamamlanmasının ardından her iki kişinin e-imzasını takip eden devir teslim aşaması gelir ve burada sözleşmenin hatasız ve kusurlu olduğundan emin olunur. Her rol, sorumluluk, kilometre taşı ve hedef onaylanır.

İzleme Aşaması

Bu, sözleşmelerinizde açıklanan tüm hedeflerin hayata geçtiği zamandır. Bu nedenle, anlaşmada belirtilen tüm şartlara daha fazla dikkat etmeniz ve her şeyin olması gerektiği gibi olduğundan emin olmak için bunları düzenli olarak izlemeniz gereken aşamadır.

Yöneticilerin sözleşme aşamasındaki rolü, her şeyin yolunda ve sözleşmede belirtilen şartlara göre olduğundan emin olmaktır. Sorunları belirlemekten ve erken uyarı sistemlerine sahip olmaktan sorumludurlar.

Yöneticiler bunun için Planlama Aşamasından ilham alabilir. Doğrulanacak ve kontrol edilecek tüm sözleşme unsurlarının düzgün bir şekilde sıralanmış bir listesi tasarlanabilir. Sözleşmenin herhangi bir bölümünün kontrolsüz bırakılmasına izin vermeyecek, aynı zamanda üzerinde anlaşmaya varılan unsurlar ile yürütülen iş arasındaki sapmaları bulmanın hızlı bir yolu olacaktır.

Yenileme Aşaması

Yenileme aşaması aslında bir aşama değildir. Ancak sözleşme aşamasından sonra buna dikkat edilmesi uygun olur. Ancak Yenileme Aşaması ilkeleri tüm lokasyonlarda uygulanmalıdır.

Sözleşme yönetimindeki Yenileme aşaması, öncelikle sözleşme yaşam döngünüzde, sözleşmenizi devam ettirmek veya feshetmek isteyip istemediğinize karar verdiğiniz bir durumdur. Ceza veya temerrüt davası maddeleri bulunduğundan, sözleşmeye uyulmaması durumunda diğer sözleşme kararlarınızda sözleşmenin sona ermesini proaktif olarak düşünmek daha önemli hale gelir.

Yenileme, sözleşme performansının değerlendirilmesini ve gerektiğinde sözleşmede yenileme ve değişiklikleri içeren çeşitli kararları içerir. Paydaşlar, fesih ve yenileme tarihlerinden haberdar olmalı ve her iki tarafın da kararlar başka bir sözleşmede kilitlenmeden önce bilgi toplamak için yeterli zamana sahip olduğundan emin olmalıdır.

Sözleşme Sonrası Aşama

Sözleşme sonrası aşama, sözleşmenin imzalanmasıdır. Sözleşmelerin feshini takip eder. Bu aşamada kat hizmetleri, nihai faturaların düzenlenmesi veya ödenmesi ve sözleşmelerin arşivlenmesi, her şeyin doğru bir şekilde yapılmasını sağlar.

Ayrıca, birçok sözleşme yöneticisi, bir sonraki sözleşmeler için çıkarımlar hakkında bilgi edinmek için bağlantılarında bir otopsi yapma eğilimindedir. Bu otopsi, gelecekteki sözleşmelerin sonuçlarını iyileştireceğinden emin olan değerli bilgiler ve öğrenmeler sağlar.

Çözüm

Sözleşmeler ancak onları yöneten kişi kadar iyidir. Sözleşmelerdeki şartlar ne kadar iyi olursa olsun, sözleşmelerin hiçbir tarafı, yeterince ele alınmadığı takdirde, iyi bir anlaşmayı eve götürmez. Bu nedenle, sözleşmelerinizden en iyi şekilde yararlanmak için yönergeleri disiplinli bir şekilde takip etmek çok önemlidir.

Sözleşmeleriniz için yasal belge şablonlarını nereden alacağınıza da bakabilirsiniz.