Başarı İçin Küçük İşletme Ofisi Nasıl Kurulur?

Dünyanın dört bir yanındaki işletme sahipleri üretkenliği sürdürmek, çalışan memnuniyetini artırmak ve günlük iletişimi geliştirmek için profesyonel ofisler tasarlıyor. Aslında, yalnızca ABD'de işletmeler için yaklaşık 8 milyon aktif fiziksel kuruluş bulunmaktadır. Bir işletmenin fiziksel ofisini daha büyük bir ticari alanda kurmak çok fazla planlama gerektirir. Yeni bir daireye veya eve taşınmak gibisi yoktur. Ne de olsa, işletmelerin süreç boyunca üretken ve kârlı kalmanın yenilikçi yollarını düşünmeleri gerekiyor. Ayrıca verimlilik, profesyonellik ve tarz arasında uygun dengeyi bulmaları gerekir. Kendiniz de bir işletme sahibi olarak ilgi çekici, üretken ve canlı bir ofis ortamı yaratmak için gerekli adımları öğrenmelisiniz. Bu şekilde üretkenliği güçlendirebilir, işe katılımı teşvik edebilir ve güçlü bir kurum kültürü oluşturabilirsiniz. Başlamanıza yardımcı olması için, başarı için bir küçük işletme ofisini nasıl kuracağınızı öğrenmek üzere okumaya devam edin.

Konumu Düşünün

Tasarım veya dekorasyona başlamadan önce, küçük işletme ofis alanınızın yerini düşünün. Elbette, bütçenize uygun, bulması kolay, geniş bir iş yeri seçmek istiyorsunuz. Ayrıca şirketinizin kişisel markasını da düşünmelisiniz. Örneğin, bir muhasebe firması genç bir üniversite kasabasının ortasında o kadar başarılı olmayabilir. Benzer şekilde, muhtemelen borç erteleme şirketinizi üst düzey, lüks bir alışveriş bölgesinin ortasında kurmak istemezsiniz. Ayrıca, seçtiğiniz konumun güvenli olduğundan emin olmak istersiniz. Bu, düşük düzeyde doğal afet, suç, hırsızlık ve hırsızlık olan bir alan seçmeyi içerir. Elbette, çalışanlarınızın her gün işe gelirken kendilerini güvende hissetmelerini sağlamak için bu çok önemlidir. Doğru konumu seçerek küçük işletmenizi büyütmeye odaklanabilirsiniz. Başarı için küçük işletme ofisinizi kuracağınız yeri kesinlikle göz önünde bulundurun.

Size tavsiyemiz: Otomasyonu Kullanarak İşinizi Büyütmek İçin 10 Mükemmel İpucu.

Ofis Düzeninizi Planlayın

Ardından, profesyonel, üretken ve başarılı bir çalışma alanı oluşturmak için ofis düzeninizi planlayın. Planlamaya başlamadan önce, her gün tesisinizde bulunduracağınız çalışanları düşünün. Ayrıca bu çalışanlardan kaç tanesinin kendi özel ofisine ihtiyaç duyacağını da iyi düşünmelisiniz. Ardından, daha büyük resmi hayal etmeye çalışın. Ana iş istasyonunuzun, konferans odalarınızın ve lobinizin yerleşimini düzenlemek için bunu kullanın. Ayrıca dinlenme odaları, mutfaklar ve banyolar için sofistike bir plan oluşturun. Ayrıca yeni ofisinizdeki merdivenleri ve asansör yerleşimini de unutmayın. Elbette, başarı için küçük bir işletme ofisi kurmak için ofis düzeninizi planlayın.

Küçük İşletme Ofis Yazılımını Kurun

Küçük işletmenizin daha verimli çalışmasına yardımcı olacak birkaç temel araç, kaynak ve teknoloji vardır. Örneğin, dakikalar içinde zaman çizelgeleri oluşturmak ve bunları ekibinizle paylaşmak için çalışan planlama yazılımını kullanmayı denemelisiniz. Bu araçları kullanarak, satış ve ücretlerle ilgili doğru, gerçek zamanlı verilerle işçilik maliyetlerini kontrol edebilirsiniz. Bu şekilde, şirketinizin her zaman bir bütçeyle çalıştığından emin olabilirsiniz. Ayrıca, yalnızca birkaç tıklamayla yapay zeka (AI) için optimize edilmiş programlar oluşturmak için otomatik planlama işlevinden yararlanabilirsiniz.

"Birçok gelişmiş çözüm, gelişmiş boş vardiya yeteneklerine bile sahip olduğundan, personel eksikliği konusunda asla endişelenmenize gerek kalmaz. Gerçekten de, küçük işletme ofisinizi en yeni araçlar, kaynaklar ve teknolojilerle kurun." - CEO, CTO ve Başkan Yardımcısı Ashik Ahmed tarafından son röportajlarından birinde güzel bir şekilde aktarıldığı gibi.

Ofis Malzemelerinizi Stoklayın

Bu noktada, tüm günlük ofis malzemelerinizi stoklamanın zamanı geldi. Sık sık hafife alınsa da, günlük ofis malzemeleri ve kırtasiye malzemeleri işletmelerin üretken, düzenli ve verimli kalmasına yardımcı olur. Elbette şirketinizin kartvizitlere, post-it'lere, not defterlerine ve zarflara ihtiyacı olacaktır. Ayrıca, belgeleri yazdırmak için bol miktarda yazıcı kağıdı ve antetli kağıt satın almalısınız. Tüm kağıt malzemelerinize ek olarak, tükenmez kalem, kurşun kalem, fosforlu kalem ve silgi gibi yazı malzemeleri de satın almalısınız. Elektronik ürünleri de satın alıyorsanız, dizüstü bilgisayarların çalışanlarınız için avantaj ve dezavantajlarını düşünün. Kesinlikle, sarf malzemelerini stoklamak üretkenlik, verimlilik ve başarı için bir küçük işletme ofis alanı kurmanın anahtarıdır.

Çalışan İş İstasyonları Oluşturun

Tüm malzemelerinizi aldıktan sonra, bireysel çalışan iş istasyonlarınızı tasarlayabilirsiniz. Yerel ofis malzemeleri mağazanızdan çalışan bilgisayarları, ekstra monitörler, fareler ve klavyeler satın alın. Ayrıca, personel üyelerine masalarında kişisel tarayıcılar veya yazıcılar sağlamak isteyebilirsiniz. Çalışan konforuna yüksek önceliğiniz varsa, iş istasyonlarını ayrıca bilek desteği, belge tutucular ve dosya dolapları ile donatmak isteyebilirsiniz. Ayrıca, aydınlatmaya ve doğal aydınlatmaya çok dikkat edin. Ne de olsa, çok fazla parlaklık, genellikle çalışanların üretken olmalarını engelleyen göz kamaştırmalarına neden olabilir. Basitçe söylemek gerekirse, çalışan iş istasyonları oluşturmak, başarı için bir küçük işletme ofisi kurmanın anahtarıdır.

Bir İş Sunucusu Kurun

Artık küçük işletme ofis alanınız için bir sunucu kurmaya hazırsınız. Esasen bir sunucu, bilgileri tesisinizdeki çalışanlara, müşterilere ve diğer bilgisayarlara dağıtmak için güçlü bir sistem olarak işlev görür. Kurulduktan sonra personel, farklı bilgisayarlarda çalışırken bile aynı verilere, bilgilere ve belgelere erişmek için kurumsal sunucuları kullanabilir. Çoğu durumda işletmeler, operasyonlarını yönetmek için bulut sunucularını seçer. Elbette bunlar, minimum bilgi teknolojisi (BT) kaynaklarına sahip küçük veya orta ölçekli işletmeler için en iyisidir. Şirket içi sunucuları da seçmek isteyebilirsiniz. Bu genellikle daha yüksek ön yatırım maliyetleri ile birlikte gelir. Ancak, uzun vadede işinize çok daha fazla hız, verimlilik ve güvenlik sağlayacaktır. Şüphesiz, ofisinizin başarılı olmasını sağlamak için bir iş sunucusu kurun.

İlginizi çekebilir: İş Fikri Makinesi Olmak İçin Yapabileceğiniz 6 Şey.

Yüksek Hızlı İnternet Erişimini Etkinleştirin

Küçük işletme ofisinizi kurarken internet bağlantınız bir başka önemli husustur. Mevcut farklı türde internet yapılandırmalarını, hızlarını ve kurulum seçeneklerini bilmek önemlidir. Örneğin, ofisinizde halihazırda bir 5G veya fiber optik internet yapılandırması olup olmadığını öğrenmek isteyeceksiniz. İdeal olarak, internet kurulumunu istediğiniz başlangıç ​​tarihinden en az sekiz hafta önce planlamanız gerekir. Bu şekilde, tüm bileşenler taşınma günü için zamanında kurulabilir ve uygulanabilir. Açıkça, küçük işletme ofisinizi başarıya hazırlamak için yüksek hızlı internet erişimini etkinleştirin.

Telleri Uysallaştır

Bu noktada, küçük işletme ofisinizdeki tüm kabloları evcilleştirmenin zamanı geldi. TV'ler, bilgisayarlar, monitörler ve diğer donanımlar arasında, ofisinizde dolaşan tonlarca kablo olacak. Bir tür gelişmiş kablo ve tel yönetim sistemine yatırım yapın. Bükümlü kravat veya Velcro şeritler gibi basit bir şey olabilir. Bu, ofisinizin temiz, profesyonel ve düzenli görünmesini sağlamanın anahtarıdır. Ayrıca, iş yerinizde kazara kayma ve düşme yaralanmalarını önlemenize yardımcı olacaktır. Şüphesiz, yeni küçük işletme ofis alanınızda dolaşan tüm kabloları ve kabloları evcilleştirin.

İletişime Yatırım Yapın

Tüm kablolar kontrol altındayken, küçük işletme ofis alanınız için iletişime yatırım yapın. Kuruluşunuz için yeni bir telefon hattı kurmak istiyorsunuz. Birçok işletme, tesislerini internet üzerinden ses protokolü veya VoIP telefon hatları ile yükseltmeyi tercih ediyor. Bu, geniş bant bağlantısı üzerinden verimli bir şekilde arama yapmanızı sağlar. Aynı zamanda, VoIP teknolojisi daha yüksek ölçeklenebilirliği, daha güçlü hesap verebilirliği ve tam taşınabilirliği destekler. Tabii ki, bu teknolojiyi desteklemek için muhtemelen daha güvenilir, daha yüksek hızlı bir internet bağlantısına ihtiyacınız olacak. Bu nedenle, sıkı bir bütçeye bağlı kalmak isteyen işletmeler için en iyisi olmayabilir. Başka seçenekler arıyorsanız, çalışanlarınıza şirket cep telefonlarını sağlamayı düşünün. İş telefonlarını kişisel cihazlardan ayrı tutmaya çalışın. Bu şekilde, riskleri azaltabilir ve şirket mülkünün mülkiyetini koruyabilirsiniz. Söylemeye gerek yok, ofis alanınız için güçlü, güvenilir iletişime yatırım yapın.

İş Yerinizi Güvenli Hale Getirin

Tüm ekipmanlarınızı kurduktan ve monte ettikten sonra, iş yerinizi güvenli hale getirmenin zamanı geldi. Yeni ofis alanınıza taşınırken güvenlik, koruma ve güvenlik en önemli öncelikler olmalıdır. İş yerinizi izinsiz girişlerden, doğal afetlerden veya çalışan hırsızlığından korumanız gerekir. En yaygın yaklaşımlardan biri, tesisinizi yüksek kaliteli, saygın güvenlik kameralarıyla donatmaktır. Ayrıca, alanınızı zorla girme veya hırsızlığa karşı daha fazla korumak için bir alarm satın almalısınız. Tüm bu kuruluma sahip olduğunuzda, kapılarınızı, pencerelerinizi ve diğer giriş noktalarınızı emniyete almanın en iyi yollarına odaklanın. Çoğu durumda, karlı işletmeler için en iyi hamle, 7/24 hizmet veren bir güvenlik görevlisi kiralamaktır. Kısacası, başarı için etkili bir şekilde küçük işletme ofisi kurmak için iş yerinizi güvenli hale getirin.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: SaaS İşletmesiyle Nasıl Para Kazanılır?

Çözüm

İlk küçük işletme çalışma alanı alanlarınızı kurmak, kesinlikle bunaltıcı olabilecek pek çok adım, ofis tasarım ipuçları ve teknik ayrıntılar gerektirir. Tüm süreç boyunca, şirketinizin gerçekten neye ihtiyacı olduğuna dikkat etmek önemlidir. Bu, alanınıza ve finansal sınırlamalarınıza uygun olarak verimli bir çalışma alanı oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Özellikle iş yerinizde müşteri ağırlıyorsanız ofisinizin temiz, düzenli ve profesyonel olması çok önemlidir. Yukarıda vurgulanan noktaları takip edin ve başarı için bir küçük işletme ofisini nasıl kuracağınızı öğrenin.