Uzak İçerik Pazarlama Ekibi Nasıl Başarıyla Kurulur

Bu konuk yazısı, Breadnbeyond'dan Andre Oentoro tarafından yazılmıştır.

Artık Coronavirus vakaları tüm dünyada artmaya devam ettiğinden, giderek daha fazla şirket zorunlu uzaktan çalışma başlattı.

Bu durum sizi bir an için arafta bırakabilir ve kendinizi “ Pazarlama ekibi yüksek performanslı bir uzak ortamı nasıl kurabilir? “

Sizin için evden çalışmak şu anlama gelir:

• siz ve ekibiniz aynı beyaz tahtanın önünde yüz yüze buluşup zaman çizelgesini ve görevleri tartışamazsınız
• beyin fırtınası yapmak için toplantı odası masasının etrafında toplanamayacaksınız
• yazarın bloke hayal kırıklıkları vurduğunda, kendinize bir kahve molası ile davranamazsınız.

Bununla birlikte, pandemi vurmadan önce bile, uzaktan çalışma uzun zamandır moda bir kelime olmuştur. Ancak, nasıl rahatlamaya çalışırsanız çalışın, toplu halde telekomünikasyona beklenmedik geçiş büyük bir girişim gibi görünüyor - özellikle siz ve ekibiniz her zaman ofise bağlı çalışanlarsanız.

Bunu göz önünde bulundurarak, pazarlama ekibinizi donatmak ve içerik pazarlama stratejisinin bu "yeni normal"de sorunsuz çalışmasını sağlamak için hızlı bir kılavuz burada.

1. Engelleri anlamak

Ofiste, herkes aynı odada olduğu için iş akışı sürecindeki herhangi bir boşluk anında ortaya çıkacaktır. Şimdi, hikaye oldukça farklı.

Kollarınızı sıvayabilmeniz için Remote Tools'un yakın zamanda araştırdığı en büyük zorluklardan bazıları şunlardır:

Pazarlama ekibiniz bu yaygın uzaktan sorunlardan bazılarına sahip olabilir. Böyle sıra dışı bir rutine alışmak zaman alıyor. Şimdi, sizin ve ekibinizin yolda karşılaşabileceği en önemli üç zorluk hakkında daha ayrıntılı bilgi alacağız.

Herkesi aynı sayfada tutmak

Sizi endişelendirmeye yetecek en büyük zorluk, muhtemelen işbirliği yapmanın en iyi yolunu bulmak ve uzak bir konumdan yolun her adımında her zaman aynı sayfada olduğunuzdan emin olmaktır.

Ofisteyken, bir projede belirsiz görevler bulduğunuzda ekip üyeleriyle spontane iletişim kurabilirsiniz. Bu şekilde, ekipteki herkesin sayfada olmasını sağlamak kolaydır.

Tamamen uzak olduğunuzda, ekip projelerinizin düzenli bir planlama ve yürütme dizisinden geçmesini sağlamak için ekip iletişimine daha fazla yatırım yapılması gerekir.

Dikkat dağınıklığının ve yalnızlığın üstesinden gelmek

Uzaktan çalışma söz konusu olduğunda önemli zorluklardan biri, iş ve ev yaşamının taleplerini dengelemeye çalışmaktır. Bazı insanlar için inanılmaz derecede bulanık hale gelir.

Yaratıcılığınızı ve üretkenliğinizi sabote edebilecek çok fazla dikkat dağıtıcı şey var. Sonuç olarak, ihtiyaç duyduğunuz kadarını başaramazsınız.

İşte evde karşılaşabileceğiniz bazı yaygın dikkat dağıtıcı şeyler:

• ev işleri
• çocuklar veya aile üyeleri
• çeşitli akış hizmetleri aracılığıyla içeriğe anında erişim
• sosyal medya
• cep telefonu bildirimleri
• …

Dikkat dağıtan şeylerin yanı sıra, odada her zaman bir fil vardır – yalnızlık.

Evde yüz yüze sosyal ipuçları olmadan, yalnız hissetmek kolaydır. Ve ne kadar inkar etmek isteseniz de yalnızlık, çoğu çalışanın (%27) uzaktan çalışırken yüzleşmek zorunda kaldığı en büyük mücadeledir.

Ekip işbirliğini yönetme

Ofisler, her çalışanı güçlü ekipler oluşturmak üzere birbirine bağlayan bir şirket kültürü oluşturmak için harika bir yerdir.

Özellikle, içeriğin çabalarının yolunda gitmesi için ekibin odaklanmasını sağlamak için organize, iyi planlanmış bir iş akışı gerektiren içerik pazarlaması için. Ekip üyeleri farklı yerlere dağıldığından, birçoğunun kaybolması veya bir telefon hattının arkasına saklanması kolaydır.

Bu durumda, ekip aynı alanı paylaşamazsa, harika içerik oluşturma için yaratıcı işbirliği zarar görebilir.

2. Ekibi bir araya getirmek

Pazarlama ekibinizi bir araya getirmek ve yüz yüze toplantılarda onların katılımını sağlamak zordur. Uzak bir çalışma durumunda bırakın.

Neyse ki, hazırlık yapmadan bile uzaktan çalışmayı başarılı kılmak için yapabileceğiniz birçok şey var. Sorunsuz bir geçiş için ayarlamanıza yardımcı olacak kullanışlı ipuçlarının listesi burada.

Plan. Plan. Plan.

Başarılı işbirlikçi çalışma ve net iletişim için planlama çok önemlidir. Ekibiniz uzaktan çalışmaya başlamadan önce aşağıdakileri yapmayı deneyin:

• Çalışma düzenlerindeki değişiklik ve ekibinizin bununla nasıl başa çıkacağı hakkında bazı notlar alın.
• Ekibinizin ne yapmaları gerektiğini anlamalarına yardımcı olun ve uzaktan çalışma politikası için gerçekçi beklentiler oluşturun.
• Evden yapılabilen ve yapılamayan projeler de dahil olmak üzere, hangi projelerin çok önemli olduğunu tanımlayan sağlam bir strateji oluşturun.
• Ekipteki herkesin işlerini halletmek için ihtiyaç duydukları teknolojiye erişebildiğinden emin olun.

Net sınırlar belirleyin

Her takımın erkenci kuşları ve gece kuşları vardır, bu nedenle çalışma sürelerinin farklı olması daha olasıdır. Bu gibi durumlarda, ekipteki herkesin müsait olduğu, üzerinde anlaşmaya varılan bazı ofis saatlerinde çakışmak çok önemlidir.

Ekibinize toplantılar için tercih ettikleri zamanı veya bazı tartışmalar için gerçek zamanlı olarak ne zaman aktif olarak yanıt verebileceklerini sorun. Bu şekilde anlaşıldıklarını ve onaylandıklarını hissedebilirler.

Neticede, net sınırlar koymanın sizin ve ekibinizin evden çalışırken keskin ve mutlu kalmanıza yardımcı olması gerekiyor.

İçerik takviminizi unutmayın

İçerik takvimi, ekibinizi odaklanmış ve düzenli tutmanıza yardımcı olur. Ekibinizin tüm içerik pazarlama kampanyalarının (video pazarlama planı, SEO çalışmaları vb. dahil) aynı hedeflere sahip olmasını sağlamasını kolaylaştırır.

İşte Point Visible'dan bir içerik takvimi örneği:

Bir proje yönetim aracıyla birlikte uzaktan çalışırken, içerik takvimi ekibinizin yolunda gitmesini sağlayan ve içerik üretiminin düzenli olarak akmasını sağlayan bir şeydir.

Günlük check-in'i benimseyin

Sizin ve ekibinizin, tamamladığınız çalışma ve genel projeye nasıl katkıda bulunduğu hakkında günlük veya haftalık güncellemeler yazdığınızdan emin olun.

Ekibinizin senkronize olmasını ve takvime göre önemli olan şeylere odaklanmasını kolaylaştırır. Bu şekilde, ilerlemenizi kuruluşunuzun geri kalanıyla eşzamansız olarak paylaşabilirsiniz.

Alternatif olarak, ekibiniz bir proje yönetim aracı kullanıyorsa, “yapılacaklar” görevleri ve devam eden çalışma kulvarları aracılığıyla yapılan işi takip edebilirsiniz. Yine de bunun işe yaraması için, insanların işleri bittiğinde düzgün bir şekilde işaretlemeleri ve belgeleri buna göre güncellemeleri her zamankinden daha önemli .

3. Teknolojik araçlar kolaylaştırıldı

Ekibinizin işleri düzenli tutmak için birçok araca ihtiyacı olacak. Gereksiz gecikmeler olmadan projeleri yürütmeye devam etmelerine yardımcı olacaktır.

Ancak ileri teknoloji ve internet sayesinde, mesafe ve karantina ne olursa olsun sizin ve ekibinizin bağlantıda kalması mümkün.

Ekibinizin bir ofiste olduğu kadar üretken kalması için ihtiyaç duyduğu evden çalışma temel araçlarından bazıları şunlardır:

Bulut Toplantı Yazılımı

Ekibiniz birbirlerini gerçek zamanlı sohbet üzerinden görmeye alışkın değilse, onlar için mükemmel bir ilk adım, kendilerini aynı odadaymış gibi hissettiren sanal bir toplantı veya arama olacaktır.

Zoom veya Google Hangouts gibi bulut toplantı yazılımlarını kullanarak sanal bir konferansa ev sahipliği yapabilir veya katılabilirsiniz.

Bu tür yazılımlar, sizin ve pazarlama ekibinizin iletişim sorununu çözmenize yardımcı olur. Çoğu bulut toplantı yazılımının içermesi gereken temel özellikler şunlardır:

• katılımcıların web kameralarını kullanarak birbirlerini görebilecekleri bire bir ve grup görüntülü görüşme
• masaüstü veya mobil cihazlardan ekran paylaşımı
• işbirliği için gerçek zamanlı beyaz tahta paylaşımı
• dosya paylaşım özelliği ile gerçek zamanlı sohbet

Tüm bu özelliklerle bulut toplantı yazılımı, uzak ekibinizin insan bağlantısını sürdürmesini kolaylaştırır, bu da karar vermeyi hızlandırabilir ve işbirliğini geliştirebilir.

Proje yönetimi araçları

İçerik pazarlaması tamamen projeleri, son teslim tarihlerini ve içeriği takip etmekle ilgilidir. Ekipteki herkes şu anda evde çalışırken, normal iş akışını sürdürmek için birinci sınıf bir platforma ihtiyacınız var. Aslında ofisten çalışırken bile bir PM aracına ihtiyacınız var!

Bulut tabanlı platformlar olarak, proje yönetimi araçlarını (Asana, Trello ve diğer birçok araç gibi) uzaktan çalışma platformu olarak kullanmak, içerik pazarlama ekibinizin şunları yapmasını kolaylaştırır:

• çalışmayı planla ve programla
• anlık bildirimler alan belirli ekip üyelerine görevler atayın
• belirli görevlere dosya ekleme
• günlük ve haftalık iş yüklerine dair net bir genel bakışa sahip olmak
• Belirli görevler için harcadıkları süreyi, özellikle de saatlik çalışmaya göre ücretlendirilen görevleri takip edin
• göreve özel tartışma için kullanılabilecek yorum bölümü

Bu özelliklere bakıldığında, ister ofisten ister oturma odanızda çalışıyor olun, proje yönetimi araçlarının ekibinize içerik pazarlama projelerinizi takip etmek için bu kadar kolay ve doğrudan bir yol sağladığı açıkça görülüyor.

İletişim araçları

Evden çalışmanın anahtarı, birbirinizle yüz yüze konuşamayacağınız için ekibinizle net iletişim kurmaktır.

Skype gibi araçlar işe yarasa da, en azından içerik pazarlama ekipleri için değil, bu rol için gerçekten en uygun araçlar değiller. Aşağıdakileri yapmanıza izin veren Slack gibi araçlar isteyeceklerdir:

• Aynı sohbette 5 farklı proje hakkında konuşmalar yapmamak için konuşmayı kanallara ayırın
• belirli kanallara yalnızca belirli ekip üyelerine (veya müşterilere/serbest çalışanlara) erişim izni verin
• aracı herhangi bir mobil cihazda kolayca kullanın
• Bildirimi ve iş ilerlemesini izlemenin ek bir yolu için iletişim aracınızı kullandığınız diğer araçlarla entegre edin
• basit bir arama ile kayıtlı konuşma geçmişine erişin

Özel iletişim araçları, içerik pazarlama ekibinize, gereksiz dağınıklığa neden olmayan, verimli ve kategorilere ayrılmış bir şekilde notları ve diğer önemli bilgileri hızla değiş tokuş edebilecekleri bir merkez sağlar.

Ayrıca, modern iletişim araçlarının, stresi azaltmanın ve genellikle eskimiş uzaktan çalışma rutinine biraz eğlence katmanın harika bir yolu olabilecek emoji ve gif'leri kullanmanıza izin vermesi de zarar vermez.

Bulut depolama

Uzaktan çalışmanın en büyük zorluklarından biri, şirketinizin dahili sunucularına erişememenizdir. Google Drive veya Dropbox gibi bulut tabanlı depolamanın işe yarayacağı yer burasıdır.

Artık uzaktaki ekibiniz için bulut depolamayı kullanarak elde edebileceğiniz avantajlardan bazıları şunlardır:

• Ekibinizin dosyaları yönetmesi, verileri paylaşması ve en iyi sonuçlar için uzaktan çalışma deneyimini iyileştirmesi çok daha kolay hale gelir.

• Tüm dosyalarınızı buluta taşıyarak tüm verileri kararlı, güvenli ve ekibinizdeki herkes için kolayca erişilebilir hale getirebilirsiniz.
  
• Bu araçlar aynı zamanda ekibinizin tekrar indirme ve yükleme zahmetine girmeden gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmasına da olanak tanır.

Son paketler - tüm yollar Roma'ya çıkar

Beğenseniz de beğenmeseniz de, pandemi salgını sırasında evden çalışmak bir zorunluluk haline geldi. Ve ofise bağlı bir içerik pazarlamacısı olarak, uzaktan çalışma tamamen yeni bir dünya gibi görünüyor.

İçerik pazarlama ekibiniz, yeni çalışma ortamına uyum sağlamak ve sizinle ekip arasındaki mesafelere rağmen tüm içerik projelerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak için ekstra çaba sarf etmelidir.

Bu tür bir duruma tamamen hazırlıklı olmasanız bile, ekibinizin ilk kez evden çalışmanın getirdiği engelleri en aza indirmek için planlayabileceği bazı temel şeyler var. İyi haber şu ki, bu makalede ana hatlarıyla verilen araç ve uygulamaların çoğunu zaten kullanıyor olmalısınız, bu da işinizi eve götürmenin o kadar zor olmaması gerektiği anlamına geliyor.

Yeni rutine alıştıktan sonra uzaktan çalışma o kadar da korkutucu değil. Hatta işe gidip gelmek veya sayısız yüz yüze toplantıya katılmak için saatler harcamak zorunda kalmadığınızda daha üretken olabilirsiniz.

André Oentoro

Andre Oentoro, ödüllü bir açıklayıcı video şirketi olan Breadnbeyond'un kurucusudur. İşletmelerin dönüşüm oranlarını artırmasına, daha fazla satış yapmasına ve açıklayıcı videolardan (bu sırayla) pozitif yatırım getirisi elde etmesine yardımcı olur.