Baş Ağrısız Bir Salesforce Veri Geçişi için 3 Adım

En son ne zaman uzun, güzel biçimlendirilmiş bir belge üzerinde saatlerce çalışarak onu farklı bir programda açıp tam bir karmaşa gibi göründüğünü hatırlıyor musunuz?

Şimdi, bu dehşeti hayal edin, ancak bir metin belgesi veya slayt destesi yerine, şirketinizin en önemli verilerinin tümü "puf" oldu (zıpla korkut!).

Açıkçası, bu ideal olanın tam tersidir, ancak Salesforce'ta planlama yapmadan, yanlış araçlarla donanmış veya başka bir şekilde hazırlıksız bir veri taşıma girişiminde bulunursanız, kendinizi başarısızlığa hazırlamış olursunuz.

Salesforce veri taşıma nedir (ve neden buna ihtiyacınız olsun ki)?

Salesforce veri geçişi, ideal olarak bütünlüğünü, yapısını ve ilişkilerini korurken, tek bir kaynak sistemden veri çıkarma ve onu hedef bir Salesforce ortamına yükleme işlemidir.

Aşağıdaki durumlarda kuruluşunuz veri taşımayı düşünüyor olabilir:

• Eski sistemlerinizi veya CRM platformunuzu Salesforce'a yükseltiyorsunuz
• Birden çok veritabanını veya sistemi birleştiriyorsunuz
• Verilerinizin kalitesini temizlemek, arşivlemek veya başka bir şekilde geliştirmek istiyorsunuz

Peki, Salesforce'ta veri taşıma işlemi nasıl yapılır?

Birinci adım: İleriyi planlayın

Tahmin edebileceğiniz gibi, veri taşıma projeleri, verilerinizin iş operasyonlarında en az kesintiyle Salesforce'a başarılı bir şekilde geçişini sağlamak için dikkatli planlama, koordinasyon ve uzmanlık gerektirir.

Aşağıda, bir geçiş başlatırken kuruluşunuzu başarıya nasıl hazırlayabileceğinizi ayrıntılı olarak açıklıyoruz.

Hedefler, kapsam ve paydaşlar konusunda net olun

Bu büyüklükteki bir proje için, amaç ve hedefleri ekibinize/ekiplerinize açıkça ifade edebilmelisiniz. Veri sahiplerini, yöneticileri ve diğer paydaşları belirleyerek ve net roller ve sorumluluklar belirlemek için onlarla birlikte çalışarak başlayın. Buradan, projenin kapsamının ne olduğunu belirleyin: hangi veriler taşınacak? Hangi kaynak sistemleri söz konusudur? Hedef Salesforce ortamı nedir? Bir zaman çizelgesi oluşturun ve gerekli tüm kaynakları ayırdığınızdan emin olun.

Kaynak verilerinizi temizleyin

Kalitesini ve doğruluğunu sağlamak için kaynak verileri inceleyin. Bu, veri tekilleştirme, formatları standartlaştırma, veri bütünlüğünü doğrulama ve diğer tutarsızlıkları veya hataları çözme gibi veri temizleme faaliyetlerini içerebilir. Temiz ve iyi hazırlanmış veriler, çok daha sorunsuz bir süreç sağlayarak uzun vadede size zaman (ve baş ağrısı!) kazandırır.

Eşleme al

Bu adımı “İki Kez Ölçün; Bir Kez Kes” aşaması. Kaynak sistemdeki veri yapılarını, alanları ve ilişkileri analiz edin ve bunları Salesforce'ta karşılık gelen alanlarla eşleyin. Kaynak verileri Salesforce veri modeliyle eşleşecek şekilde dönüştürmek için hangi dönüştürme kurallarının ve mantığının gerekli olduğunu tanımlayın. Geçiş sırasında korunması gereken veri bağımlılıklarını veya karmaşık ilişkileri göz önünde bulundurmayı unutmayın.

Entegrasyon gereksinimlerini belirleyin

Salesforce ile kuruluş içindeki diğer sistemler arasındaki tüm entegrasyonları veya veri bağımlılıklarını tanımlayın. Bu entegrasyonlar veri geçişinden nasıl etkilenecek? Taşıma sonrasında tutarlılık ve sorunsuz veri akışı sağlamak için gerekli güncellemeler veya yeniden yapılandırmalar için önceden plan yapın.

Doğrulama stratejisi oluşturun

Taşınan verilerin doğruluğunu ve eksiksizliğini bir kez doğrulamak için bir plan oluşturun. Bu, test senaryolarını, örnek kontrolleri tanımlamaya ve taşınan verileri kaynak verilere göre nasıl doğrulayacağınızı belirlemeye benziyor.

Veri yönetişimi oluşturun

Veri yönetişimi, kuruluşunuz içinde veri kalitesini, bütünlüğünü, güvenliğini ve uyumluluğunu sağlamaya yönelik süreçleri, politikaları, rolleri ve sorumlulukları kapsar. Geçiş süreci sırasında ve sonrasında uygun önlemlerin ve izinlerin alınmasını sağlar. Veri gizliliğini korumak için veri şifreleme, erişim denetimleri ve diğer güvenlik protokollerini uygulamak üzere yöneticilerinizle birlikte çalışın.

Yedek planınız olsun

Geçiş sürecinde ortaya çıkabilecek potansiyel riskleri ve zorlukları tahmin edin. Geçiş sırasında karşılaşılan sorunları veya aksilikleri ele almak için alternatif yaklaşımları, hafifletme stratejilerini ve geri dönüş seçeneklerini özetleyen bir acil durum planı oluşturun. İyi tanımlanmış bir acil durum planına sahip olmak, kesinti sürelerini en aza indirmeye yardımcı olur ve iş sürekliliğini sağlar.

Şirket genelinde bildirimde bulunun

Burası, kuruluşunuzdaki diğer herkesi yaklaşan veri geçişi hakkında bilgilendireceğiniz ve genel planı, zaman çizelgesini ve günlük operasyonlar üzerindeki olası etkileri bildireceğiniz yerdir.

Basitçe söylemek gerekirse, kapsamlı planlama, paydaş katılımı ve veri kalitesi ile güvenliğine gösterilen özen, yeni bir Salesforce ortamına sorunsuz bir geçiş ararken tüm faktörlerdir.

İkinci adım: Verilerinizi taşıyın

Artık hepiniz hazırsınız ve herkes aynı sayfada olduğuna göre, taşıma zamanı!

İşlem genellikle aşağıdaki adımları içerir:

1. Veri çıkarma: Kaynak sisteminizden veya veritabanınızdan taşınan tüm verileri toplayın.Çıkarılan veriler, müşteri kayıtlarını, müşteri adaylarını, firmaları, ilgili kişileri, fırsatları, özel nesneleri ve ilgili meta verileri içerebilir.

2. Veri dönüşümü: Kaynak verilerin, hedef Salesforce veri modeliyle eşleşmesi ve veri kalitesi standartlarına uyması için sıklıkla değiştirilmesi gerekir.Yukarıda bahsedildiği gibi, bu, veri temizleme, standartlaştırma, tekilleştirme, biçimlendirme ve eşlemeyi içerebilir. Veri dönüşümleri, taşınan verilerin tutarlı, doğru ve yeni ortamla uyumlu kalmasını sağlayarak Salesforce veri yönetimini çocuk oyuncağı haline getirir.

3. Veri yükleme: Verileriniz dönüştürüldükten sonra yüklenmeye ve Salesforce'taki uygun alanlara eşlenmeye hazırdır.Bunu yapmak için, Salesforce Veri İçe Aktarma Sihirbazı, Veri Yükleyici gibi Salesforce veri içe aktarma araçlarını veya üçüncü taraf entegrasyon araçlarını kullanabilirsiniz. Elbette Validity DemandTools'un Import modülünü öneriyoruz.

4. Veri doğrulama ve test etme: Veriler yüklendikten sonra, veri bütünlüğünü sağlamak ve geçişin başarılı olduğunu doğrulamak için kapsamlı doğrulama ve testler gereklidir.Bu, taşınan verileri kaynak verilerle karşılaştırmayı, numune kontrolleri gerçekleştirmeyi ve diğer testleri içerir.

Profesyonel ipucu ––yüksek düzeyde veri kalitesi ve bütünlüğü sağlamak için farklı kullanım durumlarını ve senaryoları kapsayan bir test stratejisi oluşturun.

Üçüncü adım: Göç sonrası bakım

Geçiş tamamlandıktan ve verileriniz doğrulandıktan sonra, geçiş sonrası ek faaliyetler gerekli olabilir:

1. Sistem kurulumu: Bu, güvenlik ayarlarının yapılandırılması, diğer sistemlerle entegrasyonların yeniden kurulması ve iş akışlarının ve otomasyon kurallarının güncellenmesi anlamına gelir.

2. Veri yönetişimi: Ayrıca, tanıtılacak tüm değişiklikler veya yeni özellikler hakkında eğitim vermeniz, kullanıcı katılımını teşvik etmeniz ve olabilecek endişeleri veya soruları ele almaya hazırlıklı olmanız gerekir.

3. Güvenlik ve uyumluluk: Verilerinizin güvenli bir şekilde aktarıldığından ve uygun izinlerin ve kontrollerin yürürlükte olduğundan emin olmak için, bir Salesforce geçişi öncesinde, sırasında ve sonrasında hassas verileri korumak zorunludur.Veri yerleşimi düzenlemeleri gibi uyumluluk gerekliliklerini göz önünde bulundurmayı unutmayın ve taşıma sonrasında ilgili yasal ve sektöre özgü düzenlemelere uyduğunuzdan emin olun.

CRM verilerinizi şekillendirin

Salesforce geçişi, kuruluşların veri bütünlüğünü korumasına, süreçleri kolaylaştırmasına, veri kalitesini artırmasına ve Salesforce'a veya yeni bir Salesforce ortamına sorunsuz bir geçiş sağlamasına olanak tanır. Ancak, kesintileri en aza indirmek ve herkes için en başarılı sonucu elde etmek istiyorsanız, veri geçişlerini yürütürken planlama çok önemlidir.

Yanlış yapılırsa, böyle bir süreç zor olabilir, zaman alabilir ve gelir kaybına neden olabilir.

Büyüyen hacimlerdeki verileri nasıl taşıyacağınız ve veri kalitesi sorunlarının kârlılığınızı olumsuz etkilemesini nasıl önleyeceğiniz konusunda uzman ipuçları için "Bir Sonraki Salesforce Veri Geçişinizi Zirveye Çıkaracak En İyi İpuçları" kılavuzumuza göz atın.