Kök Neden Analizi Nedir? Şablon, Faydalar ve Yöntemler

"Sorunun kaynağına inelim."

Karmaşık iş çözümleri arayışına yaklaşmanın en iyi yolu budur. Başlangıçta neyin yanlış olduğuna parmak basamasanız bile, herhangi bir sorunun temeline inmek çok önemlidir.

Firmalar, işyerinde ortaya çıkan farklı koşulları belirlemek ve analiz etmek için genellikle ayrıntılı bilgi kayıtları içeren günlük analiz yazılımlarını kullanır. Ancak, kendinizi kaybolmuş hissediyorsanız, durumu anlamanıza ve karmaşık sorunlara uygun yanıtlar geliştirmenize yardımcı olacak bir kök neden analizi şablonu deneyin.

Bazı RCA metodolojileri odaklanmış ve spesifiktir ve diğer RCA metodolojileri jenerik stratejilere odaklanır.

İnsanlar genellikle bir sistemin neden benzer yöntemlerden farklı veya daha iyi performans gösterdiği hakkında daha fazla bilgi edinmek için bir RCA kullanır. Bununla birlikte, çoğu zaman dikkatler, özellikle kritik sistemler söz konusu olduğunda, belirli konular üzerindedir. Bir RCA, katkıda bulunan tüm unsurları değerlendirir ve sorunları çözmek ve tekrar oluşmasını önlemek için olayları anlamlı bir şekilde birbirine bağlar. Sorunun nasıl, ne zaman ve neden meydana geldiğini ancak yüzeysel göstergelerden ziyade temel nedene odaklanarak anlamak mümkündür.

Kök neden analizi neden önemlidir?

RCA, bir ürünün geliştirme sürecindeki temel kusurları tanımladığı ve ekiplerin gelecekte sorun çıkmasını önlemek için uygun düzeltici eylemi yapmasına izin verdiği için son derece önemlidir. Sonuç olarak, bitmiş üründe daha az kusur bulunur ve daha az yeniden çalışma gerekir.

Örneğin, işletmenizin daha iyi bir elde tutma oranına ihtiyacı varsa, daha fazla ekip üyesi eklemek acil bir çözümdür. Ancak RCA'yı kullanarak ekip üyelerinin neden kuruluşunuzdan ayrıldığını keşfedebilir ve bu bilgileri çalışanların elde tutulmasını iyileştirmek için uygulayabilirsiniz. Düşük elde tutma oranları aşağıdaki temel nedenlerden birine sahip olabilir.

• Mesleki gelişim fırsatlarının olmaması
• Ekip üyelerine zayıf faydalar
• Piyasa fiyatının altında ödeme
• Düşük moral

Bir şirket, olası nedenleri değerlendirdikten sonra bir veya daha fazla temel nedeni belirlemek için araştırmayı kullanabilir. Altta yatan sorunları öğrenene kadar kalıcı bir çözüm bulamazsınız. Bir RCA şablonu, bir bandaj uygulamak ve en iyisi için dua etmek yerine problem çözmek için sistematik bir yaklaşım kullanır.

Kök neden analizinin amaçları

Kök neden analizinin birincil amacı, onları ortadan kaldırmak için temel sorunları tanımaktır. Profesyoneller, çalışanlara ve müşterilere bir şirketin güvenilirliği ve güvenilirliği konusunda güvence vermek için bu yaklaşımla elde edilen içgörüleri kullanabilir.

RCA'nın temel ilkeleri

Bu yöntemden yararlanmak istiyorsanız temel RCA ilkeleri dikkate alınmalıdır.

• RCA'nın birincil amacı, yalnızca sistem kusurlarının semptomlarını ele almak yerine, altta yatan her nedeni ortadan kaldırmak için düzeltici önlemlerin alınabilmesi için bir sorunun temel nedenini belirlemektir. Bu araştırma adımı önemlidir ve başarıyı garantilemek için özel süreçler gerektirir. Bu nedenle RCA, tam bir dikkatle ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmalıdır.
• Kusurlar eterden tezahür etmez. Her sorunun en az bir temel nedeni vardır. Kuşkusuz, yerini bulmak zor olabilir, ancak aynı sorunları tekrar tekrar "düzeltmek" istemiyorsanız çaba göstermelisiniz.
• Eksiksiz bir analiz, soruna katkıda bulunan unsurlar arasındaki bağlantıyı daha iyi kavramak için bir dizi olayı parçalamayı gerektirir. Bu, hataya kimin neden olduğu konusunda daha az endişelenmeniz ve öncelikle kusurun neden oluştuğuna odaklanmanız gerektiği anlamına gelir.

Bu nedenle belirtiler kritik öneme sahiptir : sizi neyin yanlış olduğuna yönlendirirler, ancak yalnızca yüzeydeki sorunlara odaklanmak yanlıştır. Bunun yerine, sorunun kaynağına yönelik pratik çözümler arayın.

Kök neden analizi nasıl yapılır?

Çeşitli teknikler RCA'daki kök kaynakları belirler. Aşağıda, RCA sürecindeki sorunları tanımlamanıza yardımcı olması için izleyebileceğiniz bazı adımlar verilmiştir.

1. Problemi tanımlama

Kök neden analizine başlamak için önce sorunu gerçek zamanlı olarak tanımlamanız gerekir. Düzeltilmesi gereken birkaç sorununuz varsa, bir tanesiyle başlayın ve yanıtları bulmak için çok sayıda RCA yapın. Her seferinde bir konuya odaklanmak, sorunun temel nedenini hızlı bir şekilde belirleme ve çözme konusunda size daha yüksek bir şans verecektir.

Sorununuzu belirlemek aynı zamanda herkesin aynı sayfada olmasını sağlamayı da gerektirir.

2. Veri toplama

Konuyu açıklamak için veri toplama gereklidir. Sorunun belirtilerini ve semptomlarını daha iyi anlamak için şirket araştırma kaynaklarını kullanabilirsiniz. Bu aşamada, aşağıdakiler hakkında bilgi almalısınız:

• Sorun ne zamandır mevcut?
• Bundan dolayı kimler etkilenir?
• Bu sorunun acil ve uzun vadeli etkileri nelerdir?
• Bu sorunun ana belirtileri ve belirtileri nelerdir?
• Bir sorun olduğunu düşündürecek kesin kanıtlar nelerdir?

İşinizi ve ağınızı nasıl etkilediğini daha iyi anladıktan sonra, sorunun makul nedenlerini bulabilirsiniz.

3. Olası temel nedenlerin belirlenmesi

Kök neden analizi yöntemindeki en önemli adım, potansiyel kök nedenleri belirlemek ve bir kök neden analizi şablonu oluşturmaktır. RCA şablonları, verilerin daha iyi görselleştirilmesine ve sorununuzun daha net anlaşılmasına yardımcı olur. Bu aşamada belirlediğiniz sebeplerden eninde sonunda bir çözüm ve eylem planı çıkacaktır. Engelleri çözmek için popüler kök neden analizi şablonları arasında Pareto çizelgeleri, basit kök neden analizi, neden-sonuç diyagramları, 5 neden tekniği ve neden haritalama yer alır.

4. Temel nedeni belirleyin

Sorunlarınızın altında yatan nedeni bulmak için mümkün olduğu kadar çok olası temel nedeni gözden geçirmeniz gerekecek. Tüm olasılıkları araştırdıysanız, aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Belirlediğim birincil nedenler arasında herhangi bir ortaklık var mı?
• Bu potansiyel temel nedenleri dışlamak için herhangi bir neden var mı?
• Hangi altta yatan neden en sorunlu görünüyor?

Etkili çözümler için birkaç kök neden analizi yöntemi kullanabilirsiniz. Bu stratejiler arasında:

• Hata Türü ve Etkileri Analizi (FMEA): FMEA, bulunan potansiyel temel nedenleri inceleyen ve daha sonra başarısızlığa yol açması en muhtemel olanları ortadan kaldıran bir araçtır.
• Etki analizi: Bir etki analizi, ortaya çıkarılmamış her potansiyel kök nedenin olumlu ve olumsuz sonuçlarını değerlendirir. Her neden için varsayımsal bir artı ve eksi listesi oluşturmak, kararınızı netleştirme konusunda kendinizi daha güvende hissetmenizi sağlayacaktır.
• Değişiklik analizi: Bu tür analiz, olayın yakın çevresinin zaman içinde nasıl değiştiğini ve bunun soruna doğrudan katkıda bulunmuş olabileceğini dikkate alır.

Bir eğilimin temel nedenine ulaşmak için analistler, temel neden analizi raporu oluşturmak için genellikle veri keşfi ve veri madenciliği gibi alternatif süreçleri kullanır.

Temel neden analizine odaklanmak ve güvenilirliği sürekli iyileştirmek isteyen profesyoneller, duruma en uygun yaklaşımı seçebilmelidir. Bir eylem planını tek bir temel neden analizi şablonuyla modernize etmek idealdir, ancak genellikle bir sorunu çözmek için bir rapor şablonunda birden çok stratejiye ihtiyaç duyulur.

5. Çözümlerin uygulanması

Ortaya çıkardığınız temel sorunları bildikten sonra, yanıtları bulma ve harekete geçme zamanı. Çözümleriniz gerçek nedeni hedeflemelidir, ancak sonuç olarak, zincirin yukarısına doğru ilerleyecek ve asıl sorununuzu çözeceklerdir.

Uygulama stratejinizi geliştirmeye hazır olduğunuzda, tüm paydaşların erişebileceği bir araçta kolaylaştırıldığından ve paylaşıldığından emin olun. Proje yönetimi yazılımı, ekibinizin kolayca etkileşime geçmesini ve gerektiğinde teslimatları düzenlemesini sağlar.

Kök neden analizi şablon türleri

Kök neden analizi şablonu, sorununuzu ve altında yatan nedenleri grafiksel bir biçimde görüntülemenizi sağlayarak temel neden analizini basitleştirir. RCA, her biri farklı durumlara uygun çeşitli yöntemlerle yapılabilir. Aşağıda tartışılan en yaygın kök neden analizi şablonlarıdır.

Basit kök neden analizi

Basit RCA şablonları, derinlemesine inceleme gerektirmeyen konulara bakar. Konuyu veya sorunu kısaca açıklamak, olası nedenlerin bir listesini, ileriye dönük çözümleri ve bu çözümlerin etkili olup olmadığına dair bir sonuca varmak için kullanabilirsiniz.

Neden-sonuç akış şeması

Bu akış şeması, mantıksal bir çözüme ulaşmak için sorunu semptomlara, potansiyel nedenlere ve doğal nedenlere ayırır. Sebep-sonuç akış şemaları genellikle yapılandırılmış bir balık kılçığı veya ağaç diyagramı aracılığıyla çizilir. Balık kılçığı diyagramı, balığın başındaki veya ağzındaki sorunu veya etkiyi gösterirken, ağaç diyagramı kök nedenler listesini dallara ayırır.

5 neden yöntemi

5 neden yöntemi, sorunların altında yatan nedenleri belirleyebilir. Gerektiği gibi çalışmayan bir prosedür veya sistem fark edene kadar vakayı göründüğü gibi kabul etmek yerine "neden" diye sorun. Bu ilk çözümlerle yetinmeyerek sorunların gizli düzeylerini ortaya çıkarabilirsiniz.

5 Whys temel neden analizi şablonu genellikle, durumun altında yatan nedenleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olacak sorular veya istemler içerir. Basit bir Five Whys temel neden analizi şablonu şöyle görünebilir:

1. Sorun nedir?
2. Sorun neden oluştu?
3. 2. sorudaki olay neden meydana geldi?
4. 3. sorudaki olay neden meydana geldi?
5. 4. sorudaki olay neden meydana geldi?

Yaklaşım yinelemeli olduğundan, sorunu temel nedenine kadar takip edebilir ve bu soruları yanıtlayarak sorunu çözmenin etkili yollarını tasarlayabilirsiniz. Belirli sorunlara ve gereksinimlere uyması için sorular ekleyebilir veya şablonu özelleştirebilirsiniz.

Altı sigma DMAIC

Altı Sigma DMAIC, hataları en aza indirmenin ve iş süreçlerini iyileştirmenin bir yoludur. Temel nedenleri inceleme ve inceleme yöntemine sahiptir. "DMAIC" kısaltması, bu prosedürdeki aşamaları ifade eder:

Tanımlayın ve ölçün: Ne bekleniyordu ve bunun yerine neyin yanlış gitti? Ne oldu, ne zaman ve nerede oldu? Durumun önemi nedir ve kimler etkilendi?

Analiz Et: Soruna katkıda bulunan bileşenler arasındaki neden-sonuç bağlantılarını inceler. Bu duruma ne sebep oldu ve tekrarını önlemek için ne yapılmalı?

Uygulama ve kontrol: Soruna uygulanabilir çözümler nelerdir ve bunları hayata geçirmenin sebepleri ve avantajları nelerdir? Sorunun tekrarlanmamasını sağlamak için çözümler nasıl izlenebilir ve düzenlenebilir?

Bu kök neden analizi şablonu, önceki süreçlerin her birinde size yol gösterir ve temel neden eylem planı, çözüm ve araştırma ekibi ile ilgili bilgiler eklemenize olanak tanır. Ayrıca, bu kök neden şablonu, katkıda bulunan çeşitli bileşenlerin (örneğin insanlar, süreçler ve ekipman) birbiriyle ve sorunun kendisiyle nasıl bağlantılı olduğunu göstermek için kullanılabilecek diyagramlar içerir.

Neden haritalama

Neden eşleme şablonu, basit temel neden analizi şablonunu, Six Sigma DMAIC şablonunu ve 5 Whys temel neden analizi şablonunu birleştirir. Kapsamlı bir sorun özeti, bir zaman çizelgesi, "neden" sorusunun bir analizi, süreci açıklığa kavuşturmak için resimler, alternatif çözümler önermek ve değerlendirmek için bölümler ve bir eylem planı geliştirmek için bir bölüm içerir.

Smartsheet'ten ücretsiz bir kök neden eşleme şablonu indirin.

Kök neden analizinin faydaları

RCA, kalıcı proje sorunlarının ve kurumsal operasyonlardaki önemli darboğazların çözülmesine yardımcı olur. Yararlı iş etkilerinden bazıları aşağıda tartışılmaktadır.

• Maliyetleri düşürür: Geliştirme sürecinde daha sonra bir sorun keşfedilirse, düzeltilmesi daha pahalıdır ve nihai ürüne dahil edilirse, alıcılar onu yalnızca bir kez satın alabilir ve bu da şirketin parasına mal olur.
• Başarısızlığı tanımlar: Yeterli geliştirme ve kalite güvence yöntemlerine sahip olduklarına inanan ancak yine de yinelenen sorunlar bulan ekiplerin RCA'dan en çok yararlandığını gösterir. Bir şeylerin bozulduğu belli ama ne, neden, nerede soruları cevapsız kalıyor. RCA, sorunun görünen nedenini değil asıl nedenini ortaya çıkarabilir.
• Güvenliği ve güvenilirliği artırır: Kök neden analizi, gelecekteki kusurların azaltılmasına yardımcı olduğundan, öncelikle, ürün güvenilirliğinin ve güvenliğinin çok önemli olduğu katı kalite standartlarına sahip sektörlerdeki işletmelere fayda sağlayabilir.
• İş akışını ve pazara sunma süresini iyileştirir: Bir sorunun kaynağını belirleyerek ve uygun eylemi gerçekleştirerek, bir ürün daha hızlı test edilebilir ve keşfedilmemiş daha az kusurla piyasaya sürülebilir.

Kök neden analizinin zorlukları

RCA sürecinde karşılaşılabilecek bazı zorluklar aşağıda tartışılmaktadır.

• Kötü tanımlanmış problemler: Bir problem yetersiz veya yanlış ifade edildiğinde, bireysel ekip üyeleri problemle ilgili farklı algılara sahip olabilir veya problem olmayan bir şeyi düzeltmek için takım tamamen farklı bir yöne gidebilir.
• Eksik bilgi parçaları: Bir sorunun olası her nedenini sürekli olarak gözlemlemek zordur. Bu genellikle önyargılı tanımlama ve yetersiz analiz ile sonuçlanır.
• Geçici Altyapı: Modern altyapının minimum bir ömrü vardır. Sonuç olarak, geleneksel bir sorgu tabanlı kök neden araştırması gerçekleştirmek giderek daha zor hale geliyor.

Kök neden analiz araçları

Kök neden analizi yöntemleri, insan çıkarımını veri toplama ve raporlama araçlarıyla birleştirir. BT ekipleri, RCA sürecini yürütmek için genellikle halihazırda kullandıkları platformlara yönelirler, çünkü bu platformlar genellikle tanımlanan soruna ilişkin daha derin içgörüler sağlama olasılığı yüksek veriler içerir. Bu araçlar şunları içerebilir:

• Ağ yönetimi çözümleri, ağlarını kimin kullandığını, nasıl kurulduğunu ve ne kadar iyi çalıştığını belirlemelerine yardımcı olur.
• İş yerinde aksilikler, uyumluluk ve dolandırıcılığı önleme dahil olmak üzere konuların yönetimini anlamak için soruşturma yönetimi yazılımı.
• Ortaya çıkabilecek performans sorunlarını tanımlamaya ve çözmeye yardımcı olan belirli uygulamaların performansını izlemek ve izlemek için uygulama yönetimi yazılımı.
• Bulut yönetimi çözümleri, veri alımı için yerel bir erişim noktası veya depolama ağ geçidi sağlar.

Bu çözümlerin çoğu, doğrudan platformlarına yerleştirilmiş temel neden analiz araçlarına sahiptir. Buna ek olarak, bazı satıcılar, sorunları veya arızaları gidermeye yardımcı olmak için birçok platformdan bilgi toplayan ve ilişkilendiren araçlar sunar. Örneğin, BT operasyonları için yapay zeka (AIOps) özelliklerine sahip otomasyon araçları, geçmiş olaylardan dersler çıkarabilir ve gelecekteki düzeltici eylemler önerebilir.

Analistler, bir RCA yürütürken kendi özel koşullarına en uygun teknikleri ve kaynakları kullanmalıdır.

tomurcukta kıstır

RCA hemen hemen her durumda kullanılabilir. Araştırmanızı ne kadar ileri götüreceğinizi seçmek, sağlam bir muhakeme ve iyi muhakeme gerektirir. Çözümünüzün yansımalarını önceden tahmin etmek için önceden plan yapmak da çok önemlidir. Bu, potansiyel sorunları gerçekleşmeden önce belirlemenize yardımcı olur.

RCA, acil çözümler üretmez, ancak bir sorunun temel nedenine ulaşmak, onu daha başlangıçta kalıcı olarak engeller.

RCA yöntemleri ilginizi çektiyse, bilimsel karar verme için nasıl istatistiksel analiz yapabileceğinizi keşfedin!