Proje Yöneticileri Uzaktan Nasıl Verimli Çalışabilir?

Ufukta bir uzaktan çalışma devrimi var ve daha fazla şirketin kısmi veya tam uzaktan çalışma modellerine geçtiğini görüyoruz, ancak evden çalışmak hem zorluklar hem de fırsatlar sunuyor. Her işletme ve hatta bu işletmelerdeki bireysel ekipler farklıdır ve uzaktan çalışmak için benzersiz çalışma yöntemlerinden, uygulamalarından ve araçlarından yararlanacaktır. Proje yönetimi rollerinde olanlar için titiz bir şekilde planlama yapmalı, organize kalmalı, etkin bir şekilde iletişim kurmalı ve zamanlarını yönetmelidirler, ancak tüm bunlar uzaktan yapılabilir mi?

Exposure Ninja'da, tamamen uzaktan çalışmanın savunucularıyız ve sekiz yılı aşkın bir süredir %100 uzaktan kumandalı bir model işletiyoruz. Her gün ön saflarda yer alan, müşterileri mutlu eden ve önemli sonuçlar yaratan iletişim ustalarımıza - Proje Yöneticilerimize - uzaktan verimli çalışmaya yönelik en önemli ipuçlarını sorduk.

1. Üretken İletişim Kurmak: Anlık Mesajlaşmaya Dikkat Edin

Bir Proje Yöneticisinin rolünün büyük bir kısmı, ister müşteri talepleri ve yeni projeler hakkında dahili ekiplere brifing vermek isterse kampanyalarının ilerleyişi hakkında müşterileri güncellemek olsun, iletişim etrafında toplanmıştır. Etkili iletişim kurmak, yalnızca mesajlarınızın netliği veya iyi ilişkiler kurmakla ilgili değildir; aynı zamanda hem müşterinizle hem de ekiplerinizle ne zaman, ne ve ne kadar bilgi paylaştığınıza öncelik vermekle ilgilidir.

Uzaktan çalışıyorsanız, dahili iletişimlerinizin çoğu büyük olasılıkla e-posta ve bir anlık mesajlaşma platformu üzerinden gerçekleşir. Bunlar, doğru kullanıldığında ekiplerinizle iletişim halinde olmak ve çalışmalarının ilerlemesinden haberdar olmak için harika olabilir. Ancak anlık mesajlaşma platformları, özellikle etkili bir araçtan, gününüze hakim olan dikkat dağıtıcı bir zaman alıcısına hızla geçebilir.

Yüz yüze veya arama yerine mesaj yoluyla iletişim kurarken, iletişiminizin netliği daha da önemlidir. Mesajlarınızın tonunu ve sıklığını göz önünde bulundurmak faydalıdır - grup kanallarının istenmeyen posta göndermesini önlemek için müşteri geri bildirimlerini haftalık bir güncellemeye yoğunlaştırmayı deneyin ve bir aramanın iletmeniz gereken bilgiler için daha fazla (veya daha az) verimli olup olmadığını düşünün.

Gelen mesajları harekete geçirmek için vaktiniz yoksa açmayın! Karşı koyamıyorsanız, mesajı çabucak not edin, aciliyetini değerlendirin ve eldeki göreve geri dönün. Aldığınız mesajlara hatırlatıcılar ayarlamanın kullanışlı bir yolunu sunan Slack'i kullanıyoruz; böylece bir saat içinde, yarın veya gelecek hafta harekete geçebilirsiniz. Ayrıca, belirli bir görevi yerine getirirken veya bir arama sırasında bildirimleri ertelemeye değer olabilir. Bu yalnızca bildirimlerin açılmasını, dikkatinizin dağılmasını ve check-in yapmanıza özendirmesini engellemekle kalmaz, aynı zamanda iş arkadaşlarınıza şu anda sohbet için uygun olmadığınızı bildirir. Mesajlarınızı kontrol ettiğinizde ve yetiştiğinizde düzenli aralıklar ayarlamak, hatta bunları takviminize koymak bile, önemli güncellemeleri kaçırma riskini almadan diğer görevlere odaklanmanıza izin vererek üretkenliğinizi artırabilir.

2. Gününüzü Planlayın: Bloklar Halinde Çalışın

Uzaktan çalışmanın en büyük avantajlarından biri, gününüzü planlama esnekliğine sahip olmak ve belki de bir ofiste olduğundan biraz daha erken veya daha geç başlayıp bitirebilir. Bu bazıları için harika olsa da, diğerleri için kapatmak zor olabilir. Akşam yemeğinden sonra birkaç e-postayı kontrol ederken, acil olmayan bir talebe yanıt verirken (sadece birkaç dakikanızı alsa bile) veya normalden daha uzun saatler çalışırken iş gününüzün akşamınıza sızması çok kolay çünkü hiçbir şey yok. gidip gelmek gerekiyor.

Haftanızı dikkatli bir şekilde planlamak, kapatmanıza ve daha üretken olmanıza yardımcı olabilir. Proje Yöneticilerimizin (PM'lerin) çoğu, zamanlarını her biri farklı bir müşteriye veya göreve ayrılmış bloklara ayırır. Ayrıca, zaman bloklarınızın her iki tarafına bir arabellek ekleyerek veya beklenmedik istekler için ek bloklar oluşturarak, hafta boyunca ortaya çıkacak kaçınılmaz ancak öngörülemeyen görevlere izin vermek de yararlı olabilir; bu, programınıza bile bağlı kalmanıza izin verecektir. dikkatinizi gerektiren son dakika sorunları ortaya çıktığında. Belirli aralıkları engellemek, çalışma haftasını en üst düzeye çıkarmanızı sağlamak için harika bir yoldur ve her müşteriye veya projeye yeterince zaman ayıracağınız konusunda size gönül rahatlığı verir.

Son olarak, uzaktan çalışırken iş-yaşam dengesini korumak en iyilerimiz için zor olabilir. Gününüzün son 30 dakikası için bazı "hafif" yönetici görevleri planlamayı deneyin - bu gevşemenize yardımcı olabilir. Bir Proje Yöneticisiyseniz, muhtemelen listeleri ve planlamayı seviyorsunuzdur, bu nedenle, akşamları iş ile ilgili aklınıza gelen her şeyi, harekete geçirmek için dizüstü bilgisayarınızda tekrar açmak yerine telefonunuza veya bir not defterine yazmayı deneyin. PM Ninjalarımızın çoğu, işten hemen sonra bazı egzersizler veya hobiler için zaman ayırmanın, çalışmama sürelerine geçiş yapmak ve çalışma günlerinin sonunda zorlu bir mola vermek için harika bir yol olduğunu düşünüyor.

3. Sanal Toplantılara Patronluk Etmek: Her Şey Hazırlık Aşamasında

Uzaktan çalışırken, toplantılar bir ofiste olduğundan daha az sıklıkta gerçekleşir - bu, bireylerin ve işletmelerin toplantılarının amacını ve değerini gerçekten düşünmelerine ve mümkün olduğunca verimli olduklarından emin olmalarına yardımcı olabilir. Yarım saate sığdırılabilecek açık uçlu, uzun tartışmalardan kaçınmak için 30 dakikalık aralara bağlı kalmaya çalışıyoruz - hepimiz, işe yarayan eski prensiple birlikte uzayıp giden toplantılara aşinayız. mevcut zamanı doldurmak için genişler. Aramayı siz yönetiyorsanız, başlangıçta yapılan küçük konuşma miktarını sınırlamaya çalışın. Müşterilere ve ekip üyelerine yetişmek önemlidir, ancak bir veya iki dakika sonra katılımcılara görüşmenin amacını nazikçe hatırlatın ve ajandanıza başlayın.

Toplantıların verimli olduğundan emin olmak için notlarınızı veya gündeminizi görüşmeden önce diğer katılımcılarla paylaşın, toplantının amacını netleştirin ve diğerlerini toplantıdan önce uygun şekilde hazırlanmaya teşvik edin. İster video konferans yazılımı, ister Skype veya cep telefonu kullanıyor olun, bir yedeğiniz olduğundan emin olun. Teknik sorunlar görüşmeyi olabilecek en kötü zamanda kestiğinde hepimiz oradaydık, ancak bu bir müşteri görüşmesi sırasında olursa, bu sadece profesyonelce değil, aynı zamanda zaman kaybına da neden olabilir. Toplantılardan önce mikrofonunuzun çalışıp çalışmadığını ve kullanıyor olabileceğiniz herhangi bir sanal toplantı odasına erişebildiğinizi kontrol edin. Her ihtimale karşı müşterinin telefon numarasını her zaman elinizin altında bulundurun.

4. İş İstasyonunuzu Kurmak: Bu Çabaya Değer

İster bir gün, ister bir hafta veya süresiz olarak evde çalışıyor olun, çalışma alanınızı sizin için ayarlamak çok önemlidir. Bir Proje Yöneticisi olarak, muhtemelen hafta boyunca çok sayıda çağrı alacaksınız, bu nedenle kaliteli bir kamera ve mikrofon çok önemlidir. Aramalara katılmadan önce çevrenizi düşünün (ve kontrol edin!) — Yerde bir pantolonun yattığı veya haydut çocukların odaya girdiği uzaktan çalışmanın başarısız olduğunu hepimiz gördük… Mümkünse, çalışmak için ücretsiz bir alan yaratın dağınıklık ve dikkat dağıtıcılardan. Bu, odaklanmanızı ve iş ile kişisel zamanınız arasında daha kolay geçiş yapabilmenizi sağlar.

Sonuç olarak, çoğu ofis işi, daha verimli olmasa da uzaktan da aynı şekilde verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir. Etkili proje yönetimi için gerekli beceriler aynı kalır ve proje yönetimine ilgi duyan kişiler organize ve bağımsızdır; bunlar sadece hayatta kalmak için değil, uzaktan çalışırken başarılı olmak için de mükemmel özelliklerdir.

Ofisten evinize geçiş yapmakta zorlanıyorsanız, Uzaktan Çalışma Devrimi uyum sağlamanıza yardımcı olabilir ve Proje Yöneticilerimizin ekiplerini etkin bir şekilde yönetmek ve müşterilerle çalışmak için kullandığı tüm araçları, teknikleri ve püf noktalarını size sağlar. Exposure Ninja ile ofisten uzaktan kumandaya geçin ve müşteri ve meslektaş ilişkilerinizi her zamankinden daha iyi hale getirin.