Zaman Kaybetmeyen Uzak Toplantılar Nasıl Yapılır?

Bir ofis ortamında toplantıları dakik ve etkili tutmak zor olabilir. Uzak bir ortamda, güvenilmez konferans platformları ve net olmayan "kamera açık mı, kapalı mı?" gibi bazı ek zorluklar vardır. görgü kuralları. Exposure Ninja'da 2012'den beri uzaktan çalışıyoruz ve 100 Ninja'dan oluşan bir ekibe dönüştük. Bu süre zarfında, odaklı kalmaya devam eden verimli toplantılar sağlamak için uzaktan toplantı kurulumlarımızı iyileştirdik.

İşte zaman kaybetmeden uzaktan toplantılar düzenlemek için en iyi yedi ipucumuz.

1. Beklentileri Belirleyin

Tıpkı yüz yüze toplantılarda olduğu gibi, geç gelenler ve dikkat dağıtıcı şeyler toplantının akışını bozabilir. Zaman kaybetmeyen harika toplantıların ilk adımı, ekibinizin beklentilerinin en baştan belirlenmesini sağlamaktır.

Bunu başlatmanın en hızlı yolu, belirli bir zaman, konum (Skype gibi) ve davetli listesi ile toplantıyı takvimlerine ayırmaktır. Exposure Ninja'da, çifte rezervasyon almamalarını sağlamak için her Ninja takviminde senkronize olan Google Takvim'i kullanıyoruz.

Toplantının başlangıcı, “temel kuralları” belirlemek için harika bir zamandır. Bunlar, cep telefonlarının, habercilerin ve e-postaların kullanımı gibi şeyleri içermelidir. İdeal olarak, ekipteki herkes toplantı süresince tüm bildirimlerini sessize alacaktır. Bu her zaman mümkün değildir, ancak daha az kesintiyle çok daha odaklı bir arama yapılmasını sağlar.

Ayrıca donanım beklentilerini de ayarlamalısınız. Bir brifing veriyorsanız, ekibinizden bir soruları olmadıkça mikrofonlarını geçici olarak sessize almalarını istemek iyi bir fikirdir. Bu, konuşmacının mesajına müdahale eden köpeklerin havlaması ve seslerin yazılması fırsatlarını ortadan kaldırır.

2. Gündemi Önceden Paylaşın

Gündemin toplantıdan önce paylaşılması herkese hazırlanmaları için zaman tanır ve ayrıca önemli bir kontrolün yapılmasına yardımcı olur. Bu kontrol, bir toplantının gerçekten gerekli olup olmadığıdır. Bir gündem oluşturmakta zorlanıyorsanız, toplantıya hiç gerek kalmayabilir.

Gündeminiz ayrıca, görüşmenin odak noktasından uzaklaşırsanız, toplantıyı tekrar rayına oturtmanın kolay bir yolunu sunar. Fiziksel bir toplantıda olduğu gibi, "Sanırım yoldan çıkmaya başlıyoruz" gibi bir şey söylemek kolaydır. Buna bir iğne koyalım ve daha sonra tekrar gözden geçirelim”.

3. Güvenilir Bir Platform Kullanın

Dışarıda birçok farklı arama seçeneği vardır ve güvenilir ve amacınıza en uygun olanı seçmek çok önemlidir. Sürekli olarak kesilen veya zayıf bağlantı nedeniyle terk edilmesi gereken bir aramadan daha kötü bir şey olamaz!

Ofis telefonunuz üzerinden bir müşteriyle yapmış olabileceğiniz aramaları yeniden oluşturmak istiyorsanız Yay veya 8×8 gibi bir uygulama güçlü olabilir. Bunlar, arama kaydetme özellikleri sunar ve ofis numaranızı kullanarak arama yapmak ve almak için ayarlanabilir. Telefon aramasını her zamanki gibi doğrudan numaralarına göndereceklerinden, müşterileriniz için kolay bir hizmettir - kullanmadan önce indirmeleri veya yapmaları gereken hiçbir şey yoktur.

Kameraların daha uygun olduğu veya ekran paylaşımı yapmak istediğiniz toplantılar için çok çeşitli platformlar vardır. Favorilerimizden birkaçı Google Hangouts, Skype ve Zoom'u içerir.

Google Hangouts, Google Takvim ile sorunsuz bir şekilde senkronize olur. Ekranınızı paylaşabilirsiniz ve gürültülü bir ortamda duymakta zorlanan veya duymakta zorlananlar için altyazı seçeneği de vardır.

Skype, ekran kaydedici ve ekran paylaşımı gibi bazı harika dahili özelliklere sahip, iyi bilinen bir video konferans platformudur. Skype ayrıca hızlı mesajlar göndermek veya aramaya başlamadan önce herkesin hazır olduğundan emin olmak için bir haberci olarak da işlev görür. Bununla birlikte, istikrar bazen biraz düzensiz hale geldiğinden, çok sayıda insanla zor olabilir.

Zoom ücretli bir hizmettir, ancak 45 dakikaya kadar toplantı yapmanıza izin veren harika bir ücretsiz sürümü mevcuttur. Ayrıca ekran paylaşım seçeneklerinin yanı sıra toplantı kayıt özelliği de bulunmaktadır. Çok kararlı bir platform olma eğilimindedir ve çok sayıda insanı idare edebilir.

4. Kameraları Kullanın

"Kamera açık" toplantılar, verimlilik için pek çok fayda sağlarken aynı zamanda ekip oluşturma perspektifinden de yararlanır. Herkesin kameralarını açık tutması, insanların üst üste konuşmasını önlemeye yardımcı olur, çünkü birinin konuşmak üzere olduğu sözlü ipuçları yüz yüze toplantıdakiyle aynıdır. Kameralar kapalıyken, birbirimiz hakkında konuştuğumuz için çok fazla özür dilemek söz konusu olabilir - aksi takdirde etkili bir toplantıda zaman kaybı, ayrıca utanç verici.

Kameraların açık olması, bir ekibin duyurular sırasındaki tepkilerini ölçmeye yardımcı olur ve elbette herkesin bir şeylerin nasıl söylendiğini görmesine yardımcı olur! Bir şeyin amaçlanandan farklı bir şekilde karşılaşması kolaydır. Herkesin yüzünü görebilmek bu konuda yardımcı olur.

Genel olarak yapılacak en iyi şey, ekibinize önceden hazırlanabilmeleri için hangi toplantıları kameraya almaları gerektiğini bildirmektir. Genellikle belirli toplantıların görüntülü görüşme olmasını öneririz - ancak ekibin bazı üyeleri kendilerini rahatsız hissedebileceğinden, bunda asla ısrar etmeyiz.

5. Sonraki Konuşmacıyı Belirleyin

Toplantıları yolunda tutmak için gerçekten basit bir ipucu, sorunuzu belirli bir kişiye yönelttiğinizden emin olmaktır. Bir soruyu askıda bırakmak, bir kişiye hitap etmek için her zamanki görsel ipuçlarınıza güvenemeyeceğiniz için sessizliğe neden olabilir. Yüz yüze görüşmede, cevap beklediğiniz kişiye bakabilirsiniz. Bir ekranda, kime baktığınız her zaman net değildir - ekranın köşesindeki iş arkadaşınıza bakabilirsiniz, ancak diğer herkese, sadece aşağı bakıyor olacaksınız! Basit bir "Bu mümkün mü? Ne düşünüyorsun, Andy” gereksiz belirsizliği ve boş zamanı ortadan kaldırabilir.

Google'da zirveye çıkın bedava

En çok satan kitabımızın ücretsiz bir kopyasını indirin,

" Google'da Zirveye Nasıl Çıkılır? "

Ücretsiz Kopyamı İndir

6. Psikolojik Güvenliği Teşvik Edin

Toplantılar bazen odadaki en yüksek seslerden dolayı raydan çıkabilir. Bu sorun, uzaktan toplantılarda farklı değildir, ancak bazı ekip üyelerinin çevrimiçi etkileşim kurarken kendilerini daha güvende hissetmelerine yardımcı olabilirsiniz.

Bir takımda, herkesin katkıda bulunma konusunda rahat hissettiği ve takımın tüm üyelerine saygı duyulduğu zaman, bir takımda psikolojik bir güvenlik noktasına ulaşılır. Bunu kolaylaştırmaya yardımcı olmak için, duymak istediğiniz bir sonraki kişiyi belirleyerek farklı ekip üyelerinden eşit katkıyı teşvik edebilirsiniz. Bir ofiste görsel ipuçlarını kullanabilirsiniz. Çevrimiçi olarak da aynı, ancak biraz daha fazla çalışmanız gerekebilir.

Psikolojik güvenlik, toplantı sırasında herkesin düşüncelerini almanıza yardımcı olur, toplantıdan sonra katkıda bulunulan noktaları sınırlandırır. Kolaylaştırmak istediğiniz şeylerden biri olarak buna sahip olmak, aynı zamanda “kum torbalarını” tespit etmenize de yardımcı olur. Kum torbası, bir ekip üyesinin noktalarını tekrar etmeye veya konunun dışına çıkmaya başladığı ve toplantıyı yoldan çıkardığı andır. Katkıları eşit olarak dağıtmak, toplantılarınızı yolunda tutmanıza ve ekibinizi güçlendirmenize yardımcı olacaktır.

7. Çok Acımasız Olma

Toplantıları yolunda tutmak ve boşa harcanan zamanı azaltmak harikadır, ancak çok acımasız olmamaya dikkat edin. Uzaktan çalışmak, sahip olduğunuz ekip oluşturma süresini azaltabilir ve biraz sosyal etkileşim süresi önemlidir. Bir aramanın başında veya sonunda herkesin akşamını veya hafta sonunu yakalaması için birkaç dakika ayırmak, ekibin bağlantıda kalmasına yardımcı olabilir.

Uzaktan çalışmaya adapte oluyorsanız ve ekibinizin uzak ortamda gelişmesine yardımcı olacak yollar buluyorsanız, Exposure Ninja, başlamak için işletmelere ücretsiz bir uzaktan çalışan web semineri ve danışma görüşmesi sunuyor. Uzaktan Çalışma Devrimi Eğitim ve Danışmanlığımızı , bunu kendi başınıza yapmanın zor derslerini atlamak ve sizi en kısa sürede olmanız gereken yere ulaştırmak için tasarladık.

Bir Ninja ile Ücretsiz Danışmanlığınızı ayırtarak bugün başlayın.