İş Akışı Otomasyonuna Başlamadan Önce Sorulacak Sorular

İşletmelerin oynayacağı rolleri artan çalışanlarla dolu olduğu günümüzün hızlı dünyasında, bir tür otomasyon olmadan ayak uydurmak zor olabilir. Çoğu durumda, ilk adım iş akışı otomasyonudur.

Onlarca yıldır var, ancak teknoloji ilerledikçe ve daha fazla kişi bilgisayar ve akıllı telefonlarla rahat oldukça, bu teknolojiyi günlük olarak kullanmanın yeni yolları ortaya çıkıyor.

İyi çalışan bir yazılım programı bulmak veya fabrikanız için bir makine satın almak ilk bakışta bazı rutin işleri otomatikleştirmenin basit bir yolu gibi görünse de, eğer yapılmasını istiyorsanız çok karmaşık bir şeyle ilerlemeden önce biraz daha araştırma yapmanız gerekir. başlangıçtan sağa.

İş Akışı Otomasyonu İşyerinde Nasıl Kullanılıyor?

Kuruluşlar ve işletmeler, süreçleri ve çalışan verimliliğini iyileştirmek için iş akışı otomasyonunu kullanabilir.

Örneğin, yüzlerce veya binlerce çalışanı olan bir şirket, bordro sürecini, bir kuruluşun muhasebe yazılımından doğrudan girdi alacak ve çalışanların maaş çeklerini insan işlemesi olmadan dağıtacak bir yazılımla otomatikleştirebilir.

Bu otomasyon , manuel hesaplama hatalarını azaltırken iş yerinde doğruluk sağlamaya yardımcı olur.

Başka bir örnek, pazarlama departmanınızın aylık haber bültenleri göndermesi, ancak farklı departmanlarda iş unvanlarına/sorumluluklarına göre bunları alması gereken birçok farklı bağlantıya sahip olmasıdır. Her haber bülteni için şirket içindeki belirli kişiler için özelleştirilmiş e-posta şablonları oluşturmak için iş akışı otomasyonunu kullanabilirler.

İş akışı yazılımı daha sonra otomatikleştirilmiş bir süreç kullanabilecektir. Her şablon, gerekli iletişim bilgileriyle özelleştirilir ve kuruluşunuzun ayarına göre kişiselleştirilmiş e-postalar gönderir.

Bu otomasyon, kişiselleştirilmiş e-postaları manuel olarak göndermek için harcanan zamanı azaltarak ve optimize edilmiş e-posta şablonları gönderilmeden önce tam olarak nasıl olmaları gerektiği gibi kişiselleştirildiğinden çalışan hatalarını minimumda tutarak verimliliği artırmaya yardımcı olur.

Kuruluşunuzun İş Akışı Otomasyonuna İhtiyacı Var mı?

İş süreçlerini iyileştirmek veya işteki görevleri otomatikleştirmek istiyorsanız, iş akışı otomasyonunun verimliliği kolaylaştırmaya yardımcı olabileceği birçok yer vardır. Kendinize şu sorulardan bazılarını sorarak iş akışı otomasyonunun kuruluşunuza veya iş yerinize fayda sağlayıp sağlayamayacağını değerlendirin:

• Çalışanlar manuel, tekrarlayan görevlere çok fazla zaman harcıyor mu?
• Kuruluşunuzun otomasyonla iyileştirilebilecek bir süreci var mı?
• Yüksek doğrulukla tamamlanması gereken görevler var mı?
• İş akışı otomasyonunu uygulamak işletmeniz için zamandan veya paradan tasarruf sağlar mı?

Yukarıdaki sorulardan herhangi birine evet yanıtı verdiyseniz, kuruluşunuz iş akışı otomasyonundan yararlanabilir. Ekibinizle ve yönetiminizle iyileştirilmiş süreçler hakkında konuşun ve başlamanıza yardımcı olacak farklı yazılım türlerini araştırmaya başlayın.

İş Akışı Otomasyonu Neden Kullanılır?

İş hayatında vakit nakittir. Görevleri otomatikleştirmek, çeşitli şekillerde zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olabilir:

1. Maliyet tasarrufu

İş akışı otomasyonu, belirli görevlerde insan müdahalesi ihtiyacını azaltmaya veya ortadan kaldırmaya yardımcı olarak önemli maliyet tasarrufları sağlar.

Örneğin, birinin bir sisteme manuel olarak veri girmesini gerektiren bir işleminiz varsa, bu işlemi bir yazılım programı ile otomatikleştirebilirsiniz. Bu sadece süreci hızlandırmakla kalmayacak, aynı zamanda insan hatası olasılığını da ortadan kaldıracaktır.

2. Görünürlük

İş akışı otomasyonu uygulandığında, yöneticiler ve denetçiler, şirketteki tüm görevlerin ve projelerin durumuna ilişkin gerçek zamanlı görünürlüğe sahip olabilir. Bu, zamanlarını nereye odaklayacakları konusunda daha iyi kararlar vermelerine yardımcı olur ve görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlar.

3. İletişim iyileştirmeleri

İş akışı otomasyonu, çalışanlara hatırlatıcı veya bildirim göndermekten şablonlar aracılığıyla önemli bilgileri paylaşmaya kadar çeşitli şekillerde iletişimi geliştirmeye yardımcı olabilir.

Çalışanlar kendilerine atanan her görev için iş akışı sürecini ne kadar çok anlarsa, işlerini o kadar iyi önceliklendirebilir ve tamamlayabilirler. Buna karşılık, iş akışı sisteminizden daha iyi sonuçlar elde edeceksiniz.

4. Daha iyi müşteri hizmeti

Her gün çok sayıda iş talebi geldiğinde, tek bir kişinin veya departmanın her şeyi kendi başına halletmesi zor olabilir.

Bununla birlikte, yerinde iş akışı otomasyonu ile, bireysel çalışan beceri setlerine ve bilgisine dayalı projeler ve görevler atayabilir ve kendilerine verilen belirli görevleri tamamlamalarını kolaylaştırabilirsiniz.

5. Artan müşteri katılımı

İş akışı otomasyonunu uygulayarak müşterilere proaktif bir şekilde ulaşabilir ve işletmenizle etkileşim kurabilirsiniz. Örnekler, paketinin gelip gelmediğini soran otomatik e-postaları veya yeni bir abonelik hizmetinde ilk ödemelerinin yakında yapılacağını hatırlatmayı içerir.

Bu, kuruluşunuzdaki müşteriler ve çalışanlar arasında kişiselleştirilmiş bir bağlantı kurarak katılımı artırmaya yardımcı olur.

6. Fazlalıklardan kurtulmak

İş akışı otomasyonunun bir başka yararı da, mevcut sürecinizde, diğer daha önemli görevlerden zaman alan ve hatalara ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açan fazlalıkları ortadan kaldırmasıdır. Bunları otomatikleştirerek, nihai ürünü etkilemeden fazlalıkları kaldırabilirsiniz.

7. Genel ürün iyileştirme

İyi yağlanmış bir makineniz olduğunda, daha sorunsuz çalışan sadece bireysel görevler veya süreçler değil, tüm şirket fayda sağlar. Aynı şekilde, etkili bir iş akışı otomasyon sistemi , genel ürününüzü iyileştirebilir.

Bunun nedeni, çalışanların daha kaliteli bir ürün veya hizmete yol açan belirli görevlerine ve bilgi kümelerine daha iyi odaklanabilmeleridir.

8. Daha kolay iş akışı takibi

Son olarak, otomatik iş akışları uygulandığında, her görevin ve projenin ilerlemesini baştan sona izlemek çok daha kolay hale gelir. Bu, her şeyin olması gerektiği gibi ilerlemesini sağlamaya yardımcı olur ve yol boyunca daha iyi karar vermeye ve daha iyi iletişime olanak tanır.

KOBİ ve Kurumsal İş Akışı Otomasyonu Arasında Fark Var mı?

İş akışı otomasyonu hem küçük işletmeler hem de işletmeler için kullanılabilirken, bu iki şirket türü arasında bir otomasyon projesine geçmeden önce bilmeniz gereken bazı temel farklılıklar vardır:

KOBİ çalışanları eğitimli değil

Küçük şirketler, büyük şirketlere göre daha az süreç ve iş akışı sistemine sahip olma eğilimindedir, bu nedenle daha küçük bir şirkette belirli görevleri otomatikleştirmek daha fazla zaman ve çaba gerektirebilir.

Bu, özellikle çalışanlarınız iyi eğitimli değilse veya bunun neden gerekli olduğunu anlamıyorsa geçerlidir – böyle bir sistem uygulayarak ne kadar zaman kazandıklarını fark etmeyeceklerdir.

Daha büyük şirketlerin daha az eğitime ihtiyacı var

Çalışanlarınız iş akışı sistemlerine zaten aşinaysa, onları otomatik sistemi kullanmaları için eğitmenin çok az çaba gerektirdiğini görmelisiniz. Uygulamaya yardımcı olabilir veya daha iyi çalışmanın veya değiştirilmenin yollarını önerebilirler.

Bu aynı zamanda, şirketiniz yeterince büyükse, iş akışı otomasyonunu kullanmaya başladıktan sonraki ilk ay içinde yatırım getirisini görme şansınızın yüksek olduğu anlamına gelir.

İş Akışı Otomasyonuna İlişkin Farkında Olmam Gereken İstatistikler Var mı?

İş akışlarınızı otomatikleştirmek, üretkenliği ve verimliliği artırmanın inanılmaz derecede verimli bir yolu olabilir. Ancak, kendi iş akışlarınızı otomatikleştirmeye karar vermeden önce otomatikleştirilmiş iş akışlarını çevreleyen istatistiklerin farkında olmanız önemlidir .

Araştırmalara göre, en az bir süreci otomatikleştiren işletmeler, verimlilikte %54'lük bir artış görüyor. Ek olarak, otomatikleştirilmiş iş akışları da hataların yaklaşık %88 oranında azaltılmasına yardımcı olabilir. Bu tür istatistikleri göz önünde bulundurarak, iş akışlarınızı otomatikleştirmenin neden bu kadar faydalı bir adım olabileceğini anlamak kolaydır.

Bir İş Akışı Nasıl Hızlı Bir Şekilde Otomatikleştirilir?

Bir iş akışını hızlı bir şekilde otomatikleştirmek istiyorsanız atabileceğiniz birkaç adım vardır.

• İlk olarak, otomasyon sürecinin istenen sonucu hakkında net bir fikriniz olduğundan emin olun.
• Aklınızda bir hedef olduğunda, bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilecek mevcut bir çözüm veya araç bulmaya çalışın.
• Mevcut bir çözüm yoksa, otomasyon araçlarını ve programlama dillerini kullanarak kendiniz bir çözüm oluşturmayı düşünün.

Bu adımları izleyerek otomasyon sürecini düzene sokabilir ve iş akışlarınızı kısa sürede hazır hale getirebilirsiniz.

Çözüm

İş akışı otomasyonu, kurumsal verimliliğini artırmak ve üretimi artırmak isteyen herhangi bir işletme için faydalı bir araç olabilir. Kuruluşunuz ister küçük ister büyük olsun, bu tür bir sistemi uygularken hangi adımları atacağınızı bildiğiniz sürece, üretkenlik ve çıktıda olumlu bir değişiklik göreceğinizden emin olabilirsiniz.