Bir Proje Yöneticisi Olarak Başarılı Olmak İçin 14 Proje Yönetimi Becerisi

Birisi güçlü yönlerinizi ve becerilerinizi sorduğunda donup kalıyor musunuz?

Kendiniz hakkında konuşmak, iyi olduğunuz şeyi satmak ve bir karar vericinin onu satın alacağını ummak zor olabilir. Hangi konuda en iyi olduğumuzu bile bilebilir miyiz? Yoksa en iyi olmayı dilediğimiz şeyi yansıtan bir cevap mı veriyoruz?

Bu yüzden aşk dilleri ve Enneagram testleri çalışıyoruz: kendimizi daha iyi tanımaya takıntılıyız.

Proje yönetimi, fevkalade öz farkındalığa sahip bir kişilik gerektiren bir roldür. Paydaş iletişimini yönetmek ve iş kaynaklarını ve hedeflerini yolunda tutmak için güçlü yanlarınızı bilmek ve başkalarıyla çalışırken bunlardan nasıl yararlanacağınızı bilmek önemlidir.

Tüm işletmeler, organizasyonel verimliliği artırmaya yardımcı olmak için bir tür proje yönetimi aracı kullanır. Modern işletmeler, ilerlemeyi ve üretkenliği izlemek için yüksek performanslı proje yönetimi yazılımlarına yatırım yapar. Bu çözümler, bir proje beklenmedik değişikliklerle karşılaştığında değerli kritik yollar oluşturmakta da ustadır.

Proje yöneticileri, hem sert hem de yumuşak becerileri içeren bir beceri seti gerektirir. Proje kapsamı belirleme gibi teknik beceriler, iletişim gibi sosyal beceriler ve uyum sağlama yeteneği, rolde deneyim oluşturmak için hayati öneme sahiptir.

Herhangi bir kariyer yolunda olduğu gibi, role özgü kilit becerilere ve liderlik ve iş zekasına sahip proje yöneticileri kolayca iyi bir fırsat bulabilir.

14 temel proje yönetimi becerisi

Proje yöneticileri asla silolar halinde çalışmazlar ve işlevler arası işbirliği ve şirket genelinde görevler ve iş akışları üzerinde daha iyi görünürlük tarafından yönlendirilirler.

İşletmeniz projeleri yönetmek için ister geleneksel proje yönetimi yaşam döngüsü metodolojilerini isterse gelişmiş çözümleri kullanıyor olsun, bir proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu beceriler biraz benzer kalır. Proje yönetimi endüstrisine girmek istiyorsanız, başarılı olmak için geliştirmeniz gereken bazı önemli profesyonel ve kişisel özellikler burada.

organizasyon

Kurumsal düzeyde bir projenin her yönünü koordine etmeye çalışan dağınık beyinli bir insan hayal edebiliyor musunuz? Dağınık beyinlerde yanlış bir şey yok - ben de o kulübün bir parçasıyım. Ancak bir kişinin bir projeyi düzgün bir şekilde yönetmek için mükemmel organizasyon becerilerine sahip olması gerekir.

Proje yöneticileri, ekiplerinin ve görevlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak için organizasyon becerilerine ihtiyaç duyar. Organize bir kişi, e-postalara zamanında yanıt verir, son teslim tarihlerini yerine getirir ve her şey için kontrol listeleri vardır. Hedef belirleme metodolojilerinde uzmandırlar ve proje kilometre taşlarının son tarihler içinde karşılanmasını sağlamaktan sorumludurlar.

Delegasyon ve görev yönetimi

Proje yönetiminin bir başka yönü de kimin hangi konuda en iyi olduğunu bilmektir. Bir okul projesi söz konusu olduğunda, bu, kimin yaratıcı bir proje başlığı bulabileceğine karşı kimin sayılarda en iyi olduğunu sormak anlamına gelebilir.

Profesyonel dünyada bu, çalışanlarınızı ve insanları nasıl okuyacağınızı bilmek anlamına gelir. Pek çok proje, yanlış kişiye veya gruba verildiği için başarısız olur çünkü birçok lider, ekiplerin görevlerini memnuniyetle kabul etmesi gerektiğine inanır.

Bu onlar için işe yarasa da, genellikle başarısız olur. Çalışanlar, yeteneklerinin boşa gittiğini düşünürken, istemedikleri işleri yapmak zorunda kalıyorlar. Bu nedenle, bir projenin özelliklerini kişiliğe veya yeteneğe göre uygun şekilde devreden proje yöneticisi arayın veya olmaya çalışın.

Doğru stratejiyi seçmek

İyi bir proje yöneticisi şirketiniz, projeniz ve dahil olan herkes için en iyi stratejiyi nasıl seçeceğini bilir.

Şirket çapında bir proje yönetimi stratejisi ve yol haritası planlamadan ve uygulamadan önce aşağıdaki soruları sorun:

• Belirli bir ekip hangi konuda iyidir?
• Doğru rehberlik ve liderlikle neler yapabilirler?
• Projenin tamamlanmasını engelleyen en büyük sıkıntıları ve engelleyicileri nelerdir?

Proje yönetimi metodolojileri kendi başına bir zorluk teşkil etmemelidir. Örneğin, bir marka tasarımcısı Gantt Charts ile çalışmayı zor bulabilir ve başarılı bir şekilde çalışmak için öğrenmesi kolay proje yönetimi platformları gibi daha sezgisel bir ortama ihtiyaç duyabilir.

İletişim

İletişim, birçok şirkette bir sorundur. Ne demek istediğimizi söylemiyoruz ve parmak uçlarına basmaktan korkuyoruz. Proje yönetimi ile ilgili olarak, bu endişe için zaman yok.

Proje yöneticileri, biri baş iletişimci olmak üzere birçok şapka takar. Her çalışan, şirketin üst kademelerindeki kişiler ve bu projeyi gerçekleştirmek için şirketinizle ortaklık kurabilecek kuruluş dışındaki herkes (örneğin müşteri iletişimi) dahil olmak üzere projeye dahil olan her yönetici ile iletişim kurarlar.

Bu nedenle, proje yöneticileri mükemmel iletişimciler olmalıdır. Bu iş, e-posta gelen kutusu günlerce tıkanmış olan veya ne anlama geldiklerini arayan daireler çizerek konuşan kişiye göre değil. İletişim kurmaya çalıştıkları noktayı kısaca ifade edebilen hızlı yanıtlayıcı olmalıdırlar.

Bir şey değiştiyse, bir çalışan teslim tarihini kaçırdıysa veya tasarımlar onaylanmış taslaklar gibi değilse, proje yöneticisinin durumu diğer çalışanlara veya liderliktekilere profesyonel olarak iletebilmesi gerekir.

Liderlik

Bir proje yöneticisi olarak, birçok kişi cevaplar, rehberlik veya çözümler için size bakacaktır. Proje yöneticileri, diğer şeylerin yanı sıra, güçlü liderlik nitelikleri sergilemelidir.

Bununla, yöneticinizin dikkati kolayca yönetebilen biri olması gerektiğini kastediyorum. Diğerleri, şirketinizde ve dış paydaşlar ve katılımcılar tarafından onlara iyi saygı göstermelidir. Proje yöneticileri, meslektaşları üzerinde belirli bir düzeyde yetkiye sahiptir.

Bazı çalışanlar doğuştan liderdir. Diğerleri, biraz koçluktan sonra liderlik etme potansiyeline sahiptir. Ekibinizde mükemmel, organize bir iletişimci varsa, ancak liderlik yeteneklerinden şüphe duyuyorsanız, onlara birçok aşamada koçluk yapmanız gerekeceğini bilerek onları proje yöneticisi olarak atamayı düşünün.

Müzakere

Bu asla umut olmasa da, projeler bazen zorlaşabilir. Size verilen fiyat son faturayla uyuşmuyor olabilir. Belki bir grafik tasarım ekibi, üzerinde anlaştığınız sürelere kadar görüntüleri size geri getirmiyor olabilir.

Sorun ne olursa olsun, proje yöneticilerinin bir çözümü müzakere edebilmeleri gerekir. Bu özellik, liderlik ve iletişim becerilerine bitişiktir. Aynı olmasalar da, çoğu zaman tüm bu özellikleri aynı kişide görürsünüz.

Aşağıdaki sorular, bir çalışanın müzakere becerilerini belirlemede yardımcı bir rehberdir:

• Daha önce kriz zamanlarında nasıl tepki verdiler?
• Sadece her iki taraf için de tatmin edici bir uzlaşma bulmak için istediklerini alamama riskiyle karşı karşıya kaldılar mı?

Müzakere zordur ve pek çok insan bunu yapmak istemez. Diğer profesyonellerle tartışmak gibi gelebilir ama harika bir proje yöneticisi, çeşitli taraflar arasında ve hatta aynı şirket için çalışan ekipler arasında nasıl orta yol bulunacağını bilir.

Risk tahmini ve yönetimi

Risk analizi ve yönetimi, oluşabilecek herhangi bir finansal riskin gerçekleşmeden önce tahmin edilmesidir. Risk yönetimi, bu sorunları tahmin etmenin yanı sıra, etkilerini önlemeye veya en aza indirmeye yardımcı olacak potansiyel çözümler geliştirmeyi de içerir.

Risk yönetimi stratejileri, henüz gerçekleşmemiş şeylerden kurtulabilmenizi sağlamanın harika bir yoludur. Sorunları önceden tahmin ederek ve şirketinizi her şeye hazırlayarak, sorunları daha ortaya çıkmadan çözebilirsiniz.

Risk yönetiminin mutlaka finansal sorunlara indirgenmesi gerekmez. Özellikle bir proje yöneticisi olarak, ekibinizin başarısının çoğu, teslim tarihlerini karşılama becerisine bağlıdır.

Bir risk yönetimi stratejisi, her teslim tarihini gerekenden bir hafta önce sunmak, ekibin bunu karşılamak için çok çalışmasını sağlamak, ancak bazı acil durumlara izin vermek olabilir.

Projenizde ortaya çıkabilecek belirli sorun türlerini göz önünde bulundurun. Hiçbir iki proje aynı değildir ve projeye özgü risk yönetimi stratejileri de olmayacaktır.

planlama

Zamanlama, proje yönetiminin önemli bir yönüdür, çünkü diğer insanlar son teslim tarihlerinizi karşılamanız için size güvenirler. Bu, özellikle ekibiniz projeler için sözleşmeliyse geçerlidir. Kaliteli bir proje yöneticisi, tüm müşterilerin kaliteli işi zamanında teslim etmesini sağlayacaktır.

Doğru zamanlamanın etkisi, delegasyon ve görev yönetiminin ötesine geçer. Planlama, ödeme ve faturalama planlamasını, son tarih planlamasını, vardiya planlamasını ve daha fazlasını içerir.

İyi proje yöneticileri, renk kodlaması ve önceliklendirme etiketleri gibi taktiklerle birden fazla takvim arasında denge kurabilir.

Maliyet yönetimi

Ekibinizin bütçesini aşmak yalnızca eldeki projeyi boşa çıkarmakla kalmaz, ekibinizi ve şirketinizi mali yılın geri kalanında da etkiler. Bu nedenle maliyet yönetimi ve maliyet takibi temel bir proje yönetimi becerisidir.

Basitçe söylemek gerekirse, maliyet yönetimi, iş maliyetlerinin planlanması ve izlenmesi anlamına gelir. Proje yöneticileri, ekibin yüksek kaliteli bir ürün veya hizmet sunarken maliyetin altında kalmasını sağlamak için genellikle proje maliyet yönetimi yazılımını kullanır.

Bir proje boyunca dikkate alınması gereken bazı maliyetler, malzemeler, yükleniciler veya serbest çalışanlar gibi insan kaynakları, ekipman veya alan ve işin başlangıçta tahmin edilenden daha fazla çalışma gerektirmesi durumunda yapılması gerekebilecek ödemelerdir.

Kritik düşünce

İlkokulda standartlaştırılmış sınavlara girmek zorunda kalsaydın, eleştirel düşünür olmaya yapılan vurguyu hatırlarsın. Bu, sahip olduğunuz bilgilerle en iyi sonuca varabileceğiniz anlamına geliyordu. Bir proje yöneticisi olarak bu beceri işe yarar ve gereklidir.

Proje yöneticileri, proje bütçeleme ve paydaş katılımından hedef hizalama ve iş akışı optimizasyonlarına kadar günlük kararlar verir. Bu nedenle, bir PJM'nin iyi bir karar verici olması kritiktir (kelime oyunu değil). Tüm seçeneklerini tartan ve onda dokuz kez en iyisini seçebilen birini istiyorsunuz.

Proje yönetimini anlamanın bir diğer önemli bileşeni, maksimum iş etkisi için hangi projelerin başarılı olacağını bilmektir. Fizibilite çalışmalarının nasıl yürütüleceğini bilmek, proje yöneticilerine projenin yürütülmesi için ilgili bilgileri sağlayabilir.

İnsan odaklı

Bu beceri, iş dünyasında oldukça hafife alınır ve genellikle göz ardı edilir. Ancak, proje yöneticileri aynı zamanda iyi insan yöneticileri olmalıdır. Düşünürsen bariz.

Proje yöneticileri insanlarla günlük olarak ilgilenir. Tüm ekipleri ve bu projede yer alanlar için bir irtibat noktasıdırlar. Aynı zamanda harici katılımcılar için irtibat noktasıdırlar.

Herhangi bir münakaşa, ikilem veya çatışma durumunda, farklı taraflar arasında başvurulacak yer bir proje yöneticisidir. İnsanların hedeflere ulaşmak ve proje kilometre taşlarını tamamlamak için doğru yolda kalmalarını sağlamaktan sorumlu olduklarından, bir proje yöneticisinin sevilebilir ve bir takım oyuncusu olması hayati önem taşır.

Problem çözme

Bu beceri, bireyin karar verme yetenekleriyle ilgilenen eleştirel düşünme ile ilgilidir. Bununla birlikte, bu özel beceri, bir çatışma sırasında bir yöneticinin tepkisini ifade eder.

Büyük gruplar birlikte çalıştığında, kafa kafaya gelme veya sözleşme ihlali veya bütçeyi aşma şeklinde bir felaketin ortaya çıkma olasılığı vardır. Proje yöneticileri, karmaşık konuların üstesinden gelme konusunda yetenekli ve yüksek riskli çalışma koşullarında rahat olmalıdır.

Başarılı proje yöneticileri, kritik zincir proje yönetimi metodolojileri gibi karmaşık sistemler geliştirmede başarılı olurlar.

Antrenörlük

Liderlikten farklı olarak koçluk, bir yöneticinin ekibiyle nasıl etkileşime girdiği ve ekibine nasıl öğrettiği ile ilgilenir. Koçluk, insanlara oraya ulaşmaları için araçlar sağlayarak en iyi kararları vermelerine yardımcı olmanın bir şeklidir.

İyi bir proje yöneticisi, eleştirel düşünme becerilerini zorlayarak, beyin fırtınası ve işbirliği için alan sağlayarak ve hedef odaklı bir departman oluşturarak ekibini yükseltebilir.

Zaman İşleyişi

Hepimiz kaotik bir toplantı odasında oturduk ve “Düzen! Mahkemede karar verin!” Proje yöneticileri, onurlu yargıç unvanı olmadan bir odayı nasıl kontrol edeceklerini bilirler.

Etkili bir şekilde toplantı planlama, ekiplerinin zamanını en iyi şekilde kullanma ve dikkati sürdürme konusunda yeteneklidirler. Ayrıca, toplantının görevde kalmasını sağlama ve gerekli soruları yanıtlama konusunda da yeteneklidirler.

Olağanüstü zamanlama yeteneklerinden zaten bahsetmiştik - bunlar toplantı yönetiminden bahsederken devreye giriyor. Bir proje yöneticisini işe alırken veya seçerken, toplantıları yönetme ve etkileme deneyimlerini anlayın.

bir proje yöneticisi işe almak

Gerçek şu ki, hiçbir kişi veya proje mükemmel olmayacak.

Bir proje yöneticisi ararken, yukarıdaki özellikleri listeleyin – sizin için en önemli ve değerli olan hangileri? Yukarıda belirtilen becerilerden bazılarını kısa listeye alın ve sahip olmanız gerekenleri göz önünde bulundurun.

Bir adayın ekstraları varsa, bu harika! Herkesi bünyesinde barındıran birini aramak, seçimlerinizi sınırlayabilir ve işe alma sürecini uzatabilir. Onsuz yapamayacağınızı bildiğiniz kişileri seçerek, görüşme ve potansiyel işe alma için uygun büyüklükte bir aday grubunu hızlı bir şekilde toplayabilirsiniz.

Dahili adaylar

Ekibinizden bir proje yöneticisi seçmek istiyorsanız, muhtemelen çalışanlarınızın güçlü ve zayıf yönleri hakkında iyi bir fikriniz vardır.

Örneğin, Janet'in teslim tarihlerini sık sık kaçırdığını, ancak inanılmaz derecede ayrıntılı işler teslim ettiğini biliyor olabilirsiniz. Ya da belki Eleanor organizedir, ancak genellikle olası acil durumları hesaba katmaz.

Ekibiniz bir proje yöneticisi seçmeyi zorlaştırdıysa, bu iyi bir problemdir. Çeşitli zamanlarda farklı çalışanlarla oturup, bu fırsatla ilgilenip ilgilenmeyeceklerini tartışın ve role ayak uydurmak için belirli alanlarda kendilerini zorlamaya istekli olup olmayacaklarını sorun.

Harici adaylar

Harici adaylardan oluşan bir havuzdan bir proje yöneticisi kiralamak istiyorsanız, biraz daha farklı bir zorlukla karşılaşırsınız. Bu niteliklere sahip olup olmadıklarını, görüşme sırasında birini tanımanız gereken kısa sürede öğrenmek en iyisidir.

Bunu başarmanın iyi bir yolu, adaylardan aldıkları sertifikalar veya görsel örneklerle hazırlıklı gelmelerini istemektir. Aynı şekilde, bir satış adayı üç aylık rakamlarını verir ve bir proje yöneticisi adayından tamamlanmış projelerinden bazı örnekler vermesini ister. Bu, projenin sözlü bir açıklamasını sunar ve geçmişte sahip oldukları etkiyi görmenizi sağlar.

Proje planlamasının önünü açın

Proje yönetimi, çeşitli karşılıklı bağımlılıkları yöneten, kurumsal kaynakları yönetip tahsis eden ve ekiplerin iş hedeflerine sorunsuz bir şekilde ulaşmasını sağlayan entegre bir iş işlevidir.

Bir proje yöneticisini işe alırken, masaya getirdikleri becerilere odaklanın çünkü bunlar, kararsızlıktan yok edilemezliğe geçebilen bir ekibin belirleyici özellikleridir.

Proje yönetimi, rol ve süreçlerinde işlevler arasıdır. Proje entegrasyon yönetimi ve bunun farklı departmanları aynı hedefler üzerinde nasıl uyumlu hale getirdiği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bu makale ilk olarak 2018'de yayınlandı. Yeni bilgilerle güncellendi.