ABD'deki Küçük İşletmeler İçin En İyi Telefon Yanıtlama Hizmeti

Bir işi yürütmek birçok şapka takmayı gerektirir, ancak telefonlara cevap vermek bunlardan biri olmak zorunda değildir.

Bir telefon yanıtlama hizmeti almak, müşteri hizmetlerini iyileştirebilir, üretkenliği artırabilir ve birincil görevlerinize odaklanmak için zamanınızı boşaltabilir.

Bu yazıda, telefonla yanıtlama hizmetlerinin faydalarını keşfedeceğim, birini işe alırken kaçınılması gereken yaygın hataları tartışacağım ve sizi ABD'deki en iyi sağlayıcılardan bazılarıyla tanıştıracağım.

Başarılı Bir E-Ticaret Mağazasına Nasıl Başlanacağına Dair Ücretsiz Mini Kursumu Alın

Bir e-ticaret işine başlamakla ilgileniyorsanız, kendi çevrimiçi mağazanızı sıfırdan başlatmanıza yardımcı olacak kapsamlı bir kaynak paketi hazırladım. Ayrılmadan önce onu aldığınızdan emin olun!

İndirmek için buraya tıkla

Telefon Yanıtlama Hizmeti Nedir?

Telefon yanıtlama hizmeti , başka bir işletme adına telefon aramalarını yanıtlamak için müşteri hizmetleri uzmanlarından oluşan bir ekip istihdam eden bir şirkettir.

Telefon yanıtlama hizmeti sağlayıcıları , yoğun saatlerde veya normal çalışma saatleri dışında gelen telefon aramalarını ve müşteri sorularını yanıtlar. Bazı şirketler, kendi kurum içi müşteri hizmetleri ekibine sahip olmak yerine telefonla yanıtlama hizmetleri kiralar.

Temsilciler , genel soruların yanıtlanması, mesajların alınması, randevuların programlanması ve aramaların uygun kişi veya departmana yönlendirilmesi dahil olmak üzere birden çok görevi üstlenebilir.

Bir telefon yanıtlama hizmetinin, önemli aramaları veya fırsatları asla kaçırmamanızı sağlamak için neden uygun maliyetli ve kullanışlı bir yol olabileceğini anlamak kolaydır.

Telefon Yanıtlama Hizmetlerini Kimler Kullanır?

Telefon yanıtlama hizmetleri, yüksek hacimli gelen çağrı alan ve arayanlara profesyonel ve tutarlı bir deneyim sunmak isteyen herhangi bir kişi veya işletme tarafından kullanılabilir .

Yüksek hacimli çağrı alan küçük işletmeler, tıbbi muayenehaneler, çevrimiçi mağazalar, hukuk firmaları, emlak acenteleri, BT şirketleri ve diğer hizmet tabanlı sektörler , telefon yanıtlama hizmetlerinden yararlanabilir.

Telefon yanıtlama hizmetleri, profesyonel bir imajı korumak isteyen meşgul girişimcilere veya serbest çalışanlara da fayda sağlayabilir .

Bir telefon yanıtlama hizmeti almayı düşünüyorsanız, şu anda ABD'deki en iyi üç sağlayıcıyı burada bulabilirsiniz.

ABD'deki En İyi Telefon Yanıtlama Hizmetleri

ABD'deki en iyi telefon yanıtlama hizmetlerinden üçü VoiceNation, Answer Connect ve Abby Connect'tir. Her sağlayıcının fiyatlandırma planlarına, artılarına ve eksilerine daha yakından bakalım.

Sesli Ulus

VoiceNation, işletmeler için 7/24 canlı yanıtlama, sipariş işleme, arama düzeltme ve diğer iletişim çözümleri gibi sanal alım hizmetleri sunan bir telefon yanıtlama hizmeti sağlayıcısıdır.

VoiceNation , kaydolduktan sonra hizmetlerini anında etkinleştirmenize olanak tanırken, kalan kurulumun tamamlanması yaklaşık bir iş günü sürer.

Fiyatlandırma

VoiceNation, ister ayda 20 dakika ister 1000 dakika veya daha fazla kapsama ihtiyacınız olsun , her büyüklükteki işletmeyi kapsayan sekiz hizmet planı sunar.

Her bir fiyatlandırma planının bir özeti aşağıda verilmiştir:

Tüm VoiceNation planları, 7/24 yanıtlama, özel komut dosyası oluşturma, sınırsız kullanıcı, iki dilli operatörler, sipariş işleme ve raporları içerir .

Planlar arasındaki tek fark , ek dakika ücretinin her plan için farklı olmasıdır.

Örneğin, ayda yaklaşık 12-15 görüşme içeren 20 dakikalık planlarında, her ek dakika 2,19 ABD dolarıdır. Ancak, 500 dakikalık planlarında ek dakikalar yalnızca 1,99 ABD dolarıdır.

Artıları

• Kurulum ücreti yok : Planların hiçbirinde yeni hesaplar için kurulum ücreti yoktur.
• İki dilli operatörler : Tüm VoiceNation planları, iki dilli telefon operatörlerini içerir.
• Ek ücret yok : VoiceNation, tatiller veya çalışma saatleri dışındaki aramalar için ek ücret talep etmez.
• Olağanüstü durum kurtarma : VoiceNation'ın, doğal afetler durumunda işi devam ettirmeye yönelik bir iş sürekliliği planı vardır.

Eksileri

• Başarı yöneticisi : Özel bir başarı yöneticisi daha yüksek planlarla sınırlıdır.
• Giden aramalar : VoiceNation, giden aramalar için dakikada 10 sent ücret alır.

YanıtBağlan

AnswerConnect , işletmelere aramaları ve mesajları 7/24 işlemek için canlı sanal resepsiyon görevlileri sağlayan bir yanıtlama hizmetidir.

Listemizdeki diğer telefon yanıtlama hizmetlerinin aksine, AnswerConnect'in giriş düzeyi paketi 200 dakika için aylık 325 ABD dolarından başlar ve bu da AnswerConnect'i bu kadar dakika kapsama ihtiyacı olmayan küçük şirketler için daha az uygun hale getirir.

Fiyatlandırma

AnswerConnect'in ayda 325 ila 475 ABD Doları arasında değişen üç ana hizmet planı vardır.

Oradan, web sitelerinde "Daha Büyük Planlar" olarak adlandırdıkları 13 ek planın reklamını yaparlar. Daha büyük planlar, ayda 100.000 dakikaya kadar kapsama alanını kapsar.

Her bir fiyatlandırma planının bir özeti aşağıda verilmiştir:

Tüm planlar, özel komut dosyası oluşturma, 7/24 yanıtlama, canlı sohbet desteği, randevu planlaması ve takvim ve CRM entegrasyonunu içerir .

Artıları

• Entegrasyonlar : AnswerConnect, Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics ve HubSpot gibi popüler CRM'lerle entegre olur.
• Görüntülü arama : AnswerConnect, daha yüksek planlarda Teleport yoluyla görüntülü aramayı destekler.
• Ağaç dikme : AnswerConnect, müşteri başına ayda bir ağaç diker.

Eksileri

• Kurulum ücreti : VoiceNation'dan farklı olarak, AnswerConnect, Büyüme planı dışındaki tüm planlarda tek seferlik 49,99 ABD doları kurulum ücreti alır.
• 60 saniye faturalandırma : Tüm aramalar en yakın dakikaya yuvarlanır. Örneğin, bir arama bir dakika iki saniye sürerse iki dakika için faturalandırılırsınız.
• Hizmet ücretleri : AnswerConnect iki dilli destek, canlı sözlü aktarım ve sesli komutlar için ücret alır.

Abby Bağlantı

Abby Connect, aramalarınızı ve canlı sohbet mesajlarınızı yanıtlamak için özel bir sanal resepsiyonist ekibi sağlayan , Las Vegas merkezli bir telefon yanıtlama hizmetidir .

Abby Connect'in özelliklerinden birkaçı , müşteri veri güncellemelerini, özel melodileri ve randevu planlamayı içerir. Abby Connect ayrıca, çağrıyı müşterinize aktarmadan önce resepsiyon görevlisinin size tüm ayrıntıları sağladığı bir "sıcak aktarım" özelliğine sahiptir.

Fiyatlandırma

Abby Connect, 299$ ile 1199$ arasında değişen üç aylık plan sunar. İşte her planın bir özeti:

• Resepsiyonist planı 1 : Ayda 299$'a 100 resepsiyonist dakikası.
• Resepsiyonist planı 2 : Ayda 549$'a 200 resepsiyonist dakikası.
• Resepsiyonist planı 3: Ayda 1199$'a 300 resepsiyonist dakikası.
• Canlı Sohbet planı 1 : Ayda 129 ABD dolarına 10 etkileşimli sohbet.
• Canlı Sohbet planı 2 : Ayda 299$'a 30 etkileşimli sohbet.
• Canlı Sohbet planı 3 : Ayda 469$'a 50 etkileşimli sohbet.
• Abby 10 Paket plan 1 : Resepsiyonist planınız + 99 ABD doları karşılığında 10 canlı sohbet. Ayda 30 dolar tasarruf edersiniz.
• Abby 30 Paket plan 2 : Resepsiyonist planınız + 249 ABD doları karşılığında 30 canlı sohbet. Ayda 50 dolar tasarruf edersiniz.
• Abby 50 Paket plan 3 : Resepsiyonist planınız + 399 ABD doları karşılığında 10 canlı sohbet. Ayda 70 dolar tasarruf edersiniz.

Artıları

• Ücretsiz deneme : Abby Connect'in 14 günlük ücretsiz deneme planı vardır.
• Özel sesli mesajlar : Abby Connect, yazılı mesajlar yerine tercih edenler için özel sesli mesaj çözümleri sunar.
• Arama kaydı özelliği : Hesabınıza arama kaydı ekleme seçeneğiniz vardır.
• Özel başarı yöneticisi : Tüm planlar, özel bir hesap yöneticisi ve beş ila yedi sanal resepsiyon görevlisinden oluşan bir ekip tarafından desteklenir.
• Arama engelleme : İstenmeyen arayanları ve spam gönderenleri dakikalardan tasarruf etmek için engelleyebilirsiniz.

Eksileri

• 7/24 hizmet için ek ücretler : Abby Connect, hizmetlerini mesai saatleri dışında kullanmak için ek ücret alır.
• 30 saniyelik artış : Bir arama bir dakika 10 saniye sürerse, bir dakika 30 saniye için faturalandırılırsınız.
• Çağrı yok : Abby Connect, telefon yanıtlama hizmeti temsilcisi ile müşteri arasındaki canlı aramaları dinlemenize izin vermez.

Telefon Yanıtlama Hizmeti Çağrı Merkezinden Farklı mı?

Bir telefon yanıtlama hizmetinin ana odak noktası , aramaları yönlendirmek ve mesaj almak da dahil olmak üzere telefon müşterilerine insani bir dokunuş sağlamaktır . Çağrı merkezleri ise ek müşteri desteği sunabilir.

Genel olarak çağrı merkezleri, sipariş işleme, teknik destek ve şikayet çözümü gibi daha karmaşık müşteri hizmetleri ihtiyaçlarını karşılar. Telefon, e-posta ve canlı sohbet yoluyla müşteri etkileşimlerini yönetmek için gelişmiş araçlar ve yazılımlar da kullanabilirler.

Telefon yanıtlama hizmeti ile çağrı merkezi arasındaki diğer bazı farklar şunlardır :

• Komut Dosyaları : Çağrı merkezleri, genellikle müşteri hizmetleri temsilcilerinin sesli komut dosyası yapmasını sağlayan karmaşık komut dosyalarına güvenirken, telefon yanıtlama hizmetleri, müşterilerle kulağa doğal gelen konuşmalar sağlamak için basit komut dosyaları kullanır.
• Arama süresi : Çağrı merkezleri, uzun arama süreleriyle çok fazla dikkat gerektiren karmaşık aramaları yönetmeye odaklanır. Telefon yanıtlama hizmetleri, bir ila iki dakika uzunluğundaki yüksek hacimli kısa aramaları yanıtlamaya öncelik verir.
• Arama yönlendirme : Telefon yanıtlama hizmetleri, sorguyu işlemek için aramaları uygun kişiye yönlendirir. Buna karşılık, çağrı merkezleri tüm müşteri sorularını yanıtlayarak ve istekleri kendileri ele alarak çağrıları alır.

Telefon Yanıtlama Hizmetleri Nasıl Çalışır?

Telefon yanıtlama hizmetleri, şirketinizin yerine aramaları yanıtlayan bir kişi veya eğitimli operatörlerden oluşan bir ekip sağlayarak çalışır.

İşlem tipik olarak şu şekilde çalışır:

1. Telefon hatlarını ilet : Telefon hatlarınızı, telefon yanıtlama hizmetinin telefon numarasına yönlendirirsiniz.
2. Aramaları yanıtla : Bir arama geldiğinde, operatör aramayı sizin veya şirketinizin adını kullanarak yanıtlar ve sizin tarafınızdan sağlanan bir dizi talimatı izler.
3. Aramaları görüntüleme : Operatör, önemini belirlemek için aramayı tarar ve doğru kişiye yönlendirilmesini sağlar.
4. Aramaları aktar : Arama acilse veya acil müdahale gerektiriyorsa, operatör aramayı şirketinizdeki uygun kişiye veya departmana aktarır.
5. Takip : Telefon yanıtlama hizmeti, ihtiyaçlarının karşılandığından ve sorularının yanıtlandığından emin olmak için arayanları takip eder.

El yapımı takılar satan bir çevrimiçi mağaza işlettiğinizi varsayalım. Tek kişilik bir operasyonsunuz, bu nedenle mücevher yapımından paketleme ve nakliye siparişlerine kadar her şeyden siz sorumlusunuz. Ayrıca, telefon aramaları da dahil olmak üzere müşteri sorularını yanıtlayan da sizsiniz.

Telefon aramalarını yanıtlamanın çok zamanınızı aldığını ve sizi diğer önemli görevlerden uzaklaştırdığını fark ediyorsunuz. Meşgul olduğunuzda veya ara verdiğinizde aramaları kaçırmaktan da endişe duyarsınız.

Bir telefon yanıtlama hizmetinin yardımcı olabileceği yer burasıdır. Önemli aramaları kaçırma veya acil olmayan aramalar tarafından kesintiye uğrama endişesi duymadan işinize odaklanmanızı sağlar.

Yanıtlayan servis operatörleri mesajları alır, acil soruları size e-posta veya metin yoluyla iletir ve mağaza saatleri ve iade politikaları gibi temel işletme bilgilerini sağlar.

Bu size yalnızca zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda işletmeniz için profesyonel bir imaj korumanıza da yardımcı olur.

Gördüğünüz gibi, bir telefon yanıtlama hizmeti, gelen aramalarınızı yönetmenin verimli bir yolunu sunarken , ek personel işe almanın veya pahalı telefon sistemlerine yatırım yapmanın getirdiği müşteri hizmetleri maliyetlerinden de kaçınır.

Telefon Yanıtlama Hizmetini Kullanma Nedenleri

Bir telefon yanıtlama hizmeti , tutarlı ve profesyonel arama yönetimi sağlayabilir, zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir ve iş saatleri dışında müşteri deneyimini iyileştirebilir.

Bir telefon yanıtlama hizmetini kullanmayı düşünmenizin bazı nedenleri şunlardır:

Her Çağrı Cevaplanır

Bir telefon yanıtlama servisini kullanmanın en büyük avantajı, saat veya arama hacminden bağımsız olarak tüm aramaların yanıtlanmasıdır .

Bu, herhangi bir zamanda canlı bir operatörle konuşabilmenin rahatlığına değer veren müşterilerle sadakat ve güven oluşturmaya yardımcı olur.

Hizmetleri 7/24 mevcuttur ve bu, müşterilerin farklı saat dilimlerinden arayabilecekleri için uluslararası müşteri tabanına sahip işletmeler için idealdir.

Ayrıca, gelen aramaları yönetecek canlı bir kişiye sahip olmak, mağazanıza ulaşamayan müşteriler bunun yerine bir rakiple iletişime geçebileceğinden , kaçırılan satış fırsatlarını önlemeye de yardımcı olabilir.

Zamandan ve Paradan Tasarruf Sağlar

Çağrı yanıtlamayı özel bir ekibe yaptırdığınızda, kendi personelinizi sipariş tamamlama ve pazarlama gibi diğer önemli görevlere odaklanmaları için serbest bırakabilirsiniz .

Bu , sınırlı kaynaklara sahip küçük e-ticaret işletmeleri için özellikle değerlidir.

Bazı hizmetler sabit bir aylık ücret alırken, diğerleri arama veya dakika başına ücret alır, böylece bütçenize ve kullanım gereksinimlerinize uyan bir plan seçebilirsiniz.

İşletmenizi Ölçeklendirmenize Yardımcı Olur

Arama yanıtlama işleminizi bir telefon yanıtlama hizmetine yaptırmak, işinizi büyütmeye odaklanırken çevrimiçi mağazanızı ölçeklendirmenize yardımcı olabilir.

Usabilla tarafından yapılan bir araştırmaya göre, çoğu müşteri aramalarını robotlar veya otomatik görevliler yerine gerçek bir insanın yanıtlamasını tercih ediyor .

İşletmeniz ne kadar hızlı büyürse büyüsün, müşteri sadakati ve güveni oluşturmaya yardımcı olabilecek düzeyde kişisel hizmet sunabilirsiniz.

Bir Telefon Yanıtlama Hizmeti Alırken Kaçınılması Gereken Hatalar

Bir telefon yanıtlama servisini işe alırken, sektör deneyimi çok az olan veya hiç olmayan bir servisi kiralamak, sınırlı çalışma saatleri ve iki dilli temsilci eksikliği gibi yaygın hatalardan kaçınmalısınız.

E-Ticaret Sektöründe Deneyim Eksikliği

Bir telefon yanıtlama hizmeti sağlayıcısı, ihtiyacınız olan desteği sağlayamayabilir ve bu da kötü bir müşteri deneyimine yol açabilir.

Örneğin, bir müşteri çevrimiçi bir moda mağazasını ararsa ve operatör endüstri terminolojisine aşina değilse, müşteri işletmenize olan güvenini kaybedebilir.

Bu, satın almalarını iptal etmelerine ve bunun yerine işlerini başka bir yere götürmelerine yol açabilir.

Bu nedenle , özel gereksinimlerinizi anlayan ve birinci sınıf müşteri desteği sağlayabilen, sektörde deneyimli bir telefon yanıtlama hizmeti seçmek çok önemlidir.

İki Dilli Aracıların Eksikliği

Farklı bir müşteri tabanınız varsa, iki dil bilen temsilciler olmadan bir telefon yanıtlama hizmeti almak maliyetli bir hata olabilir.

Günümüzün küresel pazarında, ana dillerinde iletişim kurmayı tercih eden müşterilere hitap etmek için birden fazla dil konuşabilen temsilcilere sahip olmak önemlidir. İki dilli temsilcilerin eksikliği yanlış iletişim, hayal kırıklığı ve iş kaybına yol açabilir.

Örneğin, Kanada'daki müşterilere güzellik ürünleri satıyorsanız, yalnızca İngilizce konuşan temsilcilerle çalışmak , Fransızca konuşan müşterilerin kaçırdığı satışlara yol açabilir.

Benzer şekilde, ABD merkezli çevrimiçi mağazalar hem İngilizce hem de İspanyolca bilen sağlayıcılar aramalıdır.

Gerçekçi Beklentilere Sahip Olmamak

Telefon yanıtlama hizmeti temsilcilerinin neler yapıp yapamayacakları konusunda gerçekçi beklentilere sahip olmak önemlidir.

Bazı işletme sahipleri, hizmetin, soruların karmaşıklığına bağlı olarak mümkün olmayabilecek tüm müşteri sorgularını tamamen işlemesini beklemektedir .

Beklentilerinizi hizmet sağlayıcı ile paylaşmalı ve ihtiyaçlarınızı karşılayacak bir plan geliştirmek için birlikte çalışmalısınız.

Örneğin, nakliye süreleri gibi temel soruları hizmetin halletmesini isteyebilirsiniz, ancak karmaşık sorular veya teknik destek için çağrıyı şirketinizdeki bir uzmana yönlendirmek en iyi seçenek olabilir.

Son düşünceler

Doğru telefon yanıtlama hizmetini seçmek , iş yükünüzü önemli ölçüde azaltabilir ve müşteri hizmet kalitenizi artırabilir.

Aralarından seçim yapabileceğiniz, her birinin kendi güçlü ve zayıf yönleri olan birkaç telefon yanıtlama hizmeti vardır. İster 7/24 destek, ister iki dilli temsilciler veya sektöre özel uzmanlık arıyor olun , ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek bir hizmet sağlayıcı seçin .

Yanınızda doğru telefon yanıtlama hizmetiyle, müşterilerinizle iyi ilgilenildiğinden emin olurken dikkatinizi işinizi büyütmeye yönlendirebilirsiniz .