İK İşlevlerini Dış Kaynak Kullanımı: Bilmeniz Gereken Her Şey

Yayınlanan: 2020-05-09

Birkaç on yıl öncesinin aksine, işçi-işveren ilişkisi iki yönlü bir yola dönüştü. Tüm beklentilerin işveren tarafından ortaya konduğu yerde artık devir değişti. Bugün, büyük ve küçük işletmeler arasında en iyi yetenekleri çekmek için kıyasıya bir rekabet var; markalar çalışanlarının beklentilerini aşmak için yarışıyor.

Çeşitli avantajlardan devrim niteliğinde bir çalışma ortamı sağlamaya kadar, markalar çalışanlarını mutlu tutmanın önemini hızla fark ediyor. Bu evrimin bir sonucu olarak, insan kaynaklarının rolü giderek daha karmaşık ve çoğu durumda zaman alıcı hale geliyor. Buna rağmen, birçok büyük kuruluş İK işlevlerini şirket içinde yürütmeyi tercih ediyor.

Ancak, daha küçük işletmelerin İK uzmanlarından oluşan bir ekip kiralamak için ne zaman ne de para lüksü vardır. Sonuç olarak, birçoğu rekabetçi kalabilmek için dış kaynaklara yöneliyor. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, bu eğilim küçük işletmeler için faydalı olduğunu kanıtladı. Bu istatistikleri göz önünde bulundurun:

Profesyonel bir işveren kuruluşu ile ortaklık yapan işletmeler yılda %7-9 oranında büyümektedir. Aynı zamanda çalışan devir hızını %12-%14 oranında azaltıyorlar.
Profesyonel bir işveren kuruluşu kullanan işletmeler, yatırımlarında %27'lik bir yatırım getirisi sağlar. Bu sadece dış kaynak kullanımı ile yapılan tasarruflara dayanmaktadır.

Size önerilenler: En Popüler 10 ERP Çözümü (Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri).

İçindekiler tablosu gösterisi

Dış kaynak kullanımı İK işlevleri:
- İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin artıları:
- İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin eksileri:
En yaygın olarak dış kaynaklı İK işlevleri:
Çoğu işletmenin şirket içinde tuttuğu İK işlevleri:
Kuruluşunuz için hangi İK işlevlerinin "kritik" olduğunu anlayın:
- Dış kaynak kullanmak istediğiniz İK işlevlerinin bir listesini geliştirin:
- Teknoloji çözümleri bulun:
- Dış kaynak kullanımı ortaklarını araştırmaya derinlemesine dalın:
- İK koordinatörlerinden oluşan bir ekip oluşturun:
Çözüm

Dış kaynak kullanımı İK işlevleri:

CakeHR gibi İK yazılımları, zaman takibi, vardiya planlaması ve devam (diğerlerinin yanı sıra) gibi bir dizi zaman alan İK işleviyle ilgilenirken, hâlâ insan dokunuşu gerektiren alanlar var.

Bu işlevleri dışarıdan temin etmek doğru seçim gibi görünebilir. Ancak iş kararları nadiren siyah beyazdır. PEO'lar küçük işletmeler için harikadır. İşletmeniz büyüdükçe, işletmenizin büyümesi üzerinde doğrudan etkisi olan bazı temel İK işlevlerinin kontrolünü isteyeceksiniz.

Başka bir deyişle, İK dış kaynak kullanımı başkaları için işe yaradığı için, işletmenizin de aynı faydayı sağlayacağının garantisi yoktur. Bir İK dış kaynak ortağı araştırmasına dalmadan önce, gerekli özeni gösterin.

İK dış kaynak kullanımının şu artılarını ve eksilerini göz önünde bulundurun:

İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin artıları:

Daha önce de belirtildiği gibi, İK işlevlerini dışarıdan temin etmenin bazı büyük faydaları vardır. Bunlardan bazıları:

Maliyet verimliliği, işletmenin herhangi bir işlevi için dış kaynak kullanımının en önemli avantajlarından biri olmalıdır. İK bir istisna değildir. Özel bir İK uzmanları ekibini işe almak (ve elde tutmak) zorunda kalmamak, özellikle küçük işletmeler için önemli tasarruflara dönüşebilir.
Bir organizasyonun kendi ekibinde eksik kalabileceği uzmanlığa erişim, İK'yı dışarıdan temin etmenin bir diğer önemli avantajıdır. Hukuki uzmanlıktan verimli ve doğru bordro işlemeye kadar, İK dış kaynak kullanımı, İK sürecinin en zahmetli ve önemli görevlerini tabağınızdan alabilir.
En son İK teknolojisine erişim, İK işlevlerinin dış kaynak kullanımına benzer bir avantajdır.
Kurum içi kaynakların daha iyi tahsis edilmesi, belirli İK işlevlerinin dış kaynaktan temin edilmesinin dikkate değer diğer bir avantajıdır. Ne de olsa, işi daha hızlı ve daha düşük maliyetle yapabilen kurumsal eğitim şirketleri varken, pahalı ve yüksek nitelikli İK kaynaklarınızın cinsel taciz eğitim kursları hazırlamak için çalışmasını istemezsiniz.
Dış kaynak kullanımı, çatışmaların daha verimli bir şekilde çözülmesini sağlar. Bunun nedeni, bu ofis içi çatışmaların, çatışmayı herhangi bir önyargı olmaksızın çözebilecek üçüncü bir tarafa götürülmesidir.

Dış kaynak kullanımının bu faydaları önemli bir ağırlığa sahip olsa da, başka hususlara dikkat etmeniz gerekir.

İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin eksileri:

Çalışanlarınızın yaşamlarıyla ilgilenen işlevleri üçüncü bir tarafa devretme, bazı olumsuz sonuçlara yol açacaktır. En yaygın olanları:

Kurum kültürünün teşvik edilmesindeki aksama, İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin bariz bir dezavantajıdır. İK dış kaynak şirketleri, bir dizi işletme için bordro, çalışanlara sağlanan faydalar, çatışma çözümü ve yetenek edinme süreçleriyle ilgilenir. Çoğu durumda, bu görevleri yerine getirmek için kendi prosedürleri vardır. Bu görevlerle ilgili durumlarla başa çıkma biçimleri, kuruluşunuzun işleyişinden büyük ölçüde farklı olabilir.
İletişim boşlukları, İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin beklenmedik bir avantajıdır. Çoğu işletme, dış kaynak kullanım ortaklarından görevlerin ve sonuçların hızlı bir şekilde teslim edilmesini bekler. Bununla birlikte, çoğu, dış kaynak ortağına bir iletişim göndermek için gereken süreyi ve bir yanıt almak için harcanan süreyi hesaba katmayı unutuyor. Bu, çatışma çözümü durumunda en acil sorunları ortaya çıkarır. Şirket içi bir İK departmanınız varsa, bir çalışan sorunlarını tartışmak ve bunları çözmek için çalışmak için onlara gidebilir. Bununla birlikte, bir dış kaynak ortağı durumunda, biraz gecikme beklemek mantıklıdır. Bu gecikme sorunların büyümesine neden olabilir.
Kontrol kaybı, dış kaynak kullanımının bilinen bir başka dezavantajıdır. Kararlara ve süreçlere dahil olmamak doğru ortakla sorun olmayabilir. Ancak, birçok işletme sahibi için bir tür rahatsızlığa neden olur.
Veri bütünlüğünün korunması, İK dış kaynak kullanımı durumunda da bir zorluk haline gelir. Çoğu dış kaynak kullanım sözleşmesinde bir gizlilik maddesi bulunurken, insanlar tahmin edilemez ve çalışanınızın korunan verilerine erişim vermek yine de potansiyel olarak geri tepebilir.

İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin bu potansiyel tuzaklarını göz önünde bulundurarak, İK departmanınızın tamamını dışarıdan temin etmenin iyi bir fikir olmadığı ortaya çıkıyor.

En yaygın olarak dış kaynaklı İK işlevleri:

Az önce tartıştığımız bu dezavantajları görmezden gelseniz bile, tüm bir departmanı dış kaynaktan temin etmenin başka yansımaları vardır. Yeni başlayanlar için, departmanı dış kaynaktan almak, muhtemelen birçok mevcut kaynağın işten çıkarılması gerektiği anlamına gelecektir. Bu, farklı departmanlardan çalışanların işlerinin de risk altında olup olmadığını merak etmesiyle ofisinizde potansiyel olarak olumsuz bir ortam yaratabilir.

Bunu akılda tutarak, en yaygın olarak dış kaynaklı İK işlevlerinden bahsedelim:

Toplu İşe Alma: Doğru yeteneği işe almak, birkaç adımı içeren özenli bir süreçtir. Bunu daha büyük bir ölçekte yapmak, daha da büyük bir idari kabusa dönüşebilir ve kaynaklarınıza stratejik görevlere odaklanmak için zaman bırakmayabilir.
Bordro İşleme, çok sayıda İK kaynağı kullanan daha büyük kuruluşlar arasında bile çok yaygın olarak dış kaynak sağlanan başka bir İK işlevidir. Bunun nedeni, bordronun zaman alıcı bir görev olması ve aynı zamanda bordro işlemedeki hataların herhangi bir işletme için potansiyel olarak çok pahalı olabilmesidir. Neyse ki, bordro endüstrisindeki yaklaşan trendlerle, bu tür sorunların eninde sonunda ortadan kalkması bekleniyor.
Fayda Yönetimi, bir kuruluş içindeki birden çok departmanın sorunsuz çalışması için kritik olan başka bir zaman alıcı görevdir.

Geçici personel alımı ve özgeçmiş taramasında genellikle dış kaynak sağlanan diğer İK alanları.

Şunlar ilginizi çekebilir: Kâr Amacı Gütmeyen Teknoloji: Daha İyi Kaynaklara İhtiyaç.

Çoğu işletmenin şirket içinde tuttuğu İK işlevleri:

Şimdi genellikle şirket içinde tutulan çoğu İK işlevinden bahsedelim:

Yetenek Geliştirme, büyüklükleri ne olursa olsun çoğu kuruluş için kurum içi bir girişim olma eğilimindedir. Bunun arkasındaki sebep oldukça açık, işletme sahipleri çalışanlarına yatırım yapıyor ve onların kuruluşlarının büyümesiyle en alakalı becerileri geliştirmelerine yardımcı oluyor. Bu becerilerin çoğu evrensel uygulamalara sahip olmakla birlikte, markanın çıkarları ve şirketin süreçleri göz önünde bulundurularak geliştirilir. Bu nedenle, bu tür bir uyumun sağlandığından emin olmak için, eğitimin kurumsal hedefler ve süreçler hakkında derin bilgiye sahip biri tarafından verilmesi önemlidir.
İK Stratejisi , İK departmanının çoğunlukla şirket içinde tutulan başka bir yönüdür ve nedeni açıktır. Uzun vadeli ve kısa vadeli İK stratejilerinin kesinlikle iş hedefleriyle uyumlu olması gerekir ve bu nedenle İK stratejisi ancak şirket içinde yapıldığında verimli çalışabilir.
Değişiklik yönetimi genellikle kısmen dışarıdan temin edilir, ancak nihai uygulama kuruluş içinde sınırlıdır. İK'nın bu yönünü dışarıdan temin eden çoğu işletme, yalnızca bir değişiklik yönetimi stratejisi geliştirmek için danışmanlar tutar. Bununla birlikte, stratejinin nihai uygulaması, İK yöneticileri ile işletim departmanlarındaki yöneticilerin tutarlı etkileşimini gerektirir. Sorunsuz iletişimi kolaylaştırmak için, değişiklik yönetimi genellikle şirket içi kaynaklar yardımıyla yürütülür.
Hızlı ve sorunsuz iletişim ihtiyacı nedeniyle İK Danışmanlığı işlevleri de çoğunlukla şirket içinde tutulur. Ayrıca, danışmanlık görevlerini verimli bir şekilde yürütmek için, kaynağın kurumsal hedefleri ve İK sisteminin bu hedeflere ulaşılmasını nasıl kolaylaştıracağını derinlemesine anlaması gerekir. Bu anlayış düzeyi, dış ortaklarda nadiren bulunur.

Kuruluşunuz için hangi İK işlevlerinin "kritik" olduğunu anlayın:

Artık İK fonksiyonlarını dışarıdan temin etmenin artılarını ve eksilerini ve en yaygın olarak dışarıdan temin edilen fonksiyonları bildiğimize göre, aslında dışarıdan temin edilen İK fonksiyonlarının farklı kuruluşlar arasında farklılık gösterdiği açıkça anlaşılmış olmalıdır.

Bununla birlikte, olumlu bir yatırım getirisi sağlayan sorunsuz bir dış kaynak kullanımı ortaklığı sağlamak için kuruluşların atması gereken birkaç ortak adım vardır.

Daha önce de belirtildiği gibi, bunlar kuruluştan kuruluşa değişir. Çalışanlarınızın hassas verileriyle ilgilenen İK işlevlerinin yanı sıra iş yerinizdeki günlük operasyonları etkileyecek işlevleri de göz önünde bulundurmanız gerekir.

Şirketinizin kısa vadeli ve uzun vadeli hedeflerini düşünün. İK'nın bu hedeflere ulaşmanıza nasıl yardımcı olacağını düşünün. Bu şekilde, stratejik sonuçlar elde etmek için hangi işlevlerin doğrudan kontrolünüz altında olması gerektiğini bileceksiniz.

Dış kaynak kullanmak istediğiniz İK işlevlerinin bir listesini geliştirin:

Önceki adımı doğru bir şekilde yaptığınızda, bu adım neredeyse otomatik olarak yapılır. Şimdi tek yapmanız gereken, önceki adımda listelenmeyen önemli İK fonksiyonlarını listelemek.

"Dış kaynaktan alınacak işlevler" listesini oluştururken önceki listeyi düzenlemekten çekinmeyin. Unutmayın, birçok işletme işe alım ve İK uyumluluğu gibi kritik iş fonksiyonlarını dış kaynak olarak kullanır. Dış kaynak kullanma kararı sadece maliyet ve kontrol hususlarına bağlı değildir. Ekibinizde sahip olduğunuz uzmanlığı düşünün. Şirket içi ekibinizin üstesinden gelemeyeceği herhangi bir şey, "dış kaynaktan alınacak işlevler" listesinin potansiyel bir öğesidir.

Teknoloji çözümleri bulun:

Dış kaynak kullanımı ortaklıkları hakkında araştırma yapmadan önce, bir ara verin ve dış kaynak kullanımı ihtiyaçlarınızın en azından bir kısmını çözebilecek teknolojik çözümler arayın. Örneğin, daha küçük kuruluşlar söz konusu olduğunda, bordro işlemleri bir yazılım yardımıyla verimli bir şekilde yapılabilir.

Benzer şekilde CakeHR, zaman takibi, katılım yönetimi ve vardiya planlaması gibi özellikler sunar. Bunların tümü, önemli ölçüde zaman ve kaynak gerektiren kritik İK görevleridir.

Bir dış kaynak ortağından daha fazla cep dostu olmasının yanı sıra, teknolojiye bağlı olmak insan hatası marjını da azaltır.

Dış kaynak kullanımı ortaklarını araştırmaya derinlemesine dalın:

Teknoloji çözümleri, tüm İK dış kaynak kullanımı ihtiyaçlarınızı muhtemelen karşılayamaz. İK dış kaynak kullanımı ortaklarının devreye girdiği yer burasıdır.

Her kuruluşun, dış kaynak kullanımı ortakları için uyumluluk kriterleri konusunda kendi anlayışı vardır. Bu kriterler, İK dış kaynak kullanımı durumunda çok önemlidir.

Bunun nedeni, İK dış kaynak kullanan şirketler arasında sık sık geçiş yapılmasının tavsiye edilmemesidir. Aslında, bir dış kaynak ortağı ararken hedefiniz, yıllarca birlikte çalışabileceğiniz birini bulmak olmalıdır.

İK'nın çalışanlarınızla ilgilendiğini anlayın. Zamanla, dış kaynak ortağınızın temsilcileriyle tanışacak ve onlara karşı rahat olacaklardır. Bu konfor, İK departmanının işlevlerini sorunsuz bir şekilde yerine getirebilmesi için çok önemlidir.

Güvenilir bir dış kaynak bulma ortağı bulmanın ve onlarla uzun vadeli bir ilişki geliştirmenin bir başka nedeni de, bunu yapmanın işinizi ve İK işlevlerinin büyümeyi nasıl kolaylaştırmasını beklediğinizi anlamalarına yardımcı olacak olmasıdır. Sık sık dış kaynak tedarikçilerini değiştirmek, yalnızca şirketinizin büyümesini hızlandırmak için uzman bir İK ekibinden ihtiyaç duyduğunuz girdileri geciktirecektir.

İK koordinatörlerinden oluşan bir ekip oluşturun:

Dış kaynak kullanımı kesinlikle omuzlarınızdan önemli bir yük alacaktır. Ancak, yine de bir düzeyde denetime ihtiyaç vardır. Dış kaynak satıcısı ile koordinasyon sağlayabilecek ve iletişim boşlukları olmadığından emin olabilecek bir şirket içi kaynağa ihtiyacınız var.

Yalnızca belirli işlevleri dışarıdan temin etmeye karar verdiyseniz, mevcut İK ekibinizin hangi kaynaklarının dış kaynak kullanımı ortaklarınızla sorunsuz ve sorunsuz bir koordinasyondan sorumlu olacağına karar vermenin zamanı geldi.

Şunlar da ilginizi çekebilir: Sanal Gerçeklik İçeriği Oluşturma Gelecekte İşletmelerin Büyümesini Nasıl Etkileyecek?

Çözüm

Dış kaynak kullanımı hiçbir işletme için asla kolay bir karar değildir. Uygulanabilir olması için zaman ve özen gerektirir. Bununla birlikte, İK söz konusu olduğunda, doğru dış kaynak kullanımı stratejisi iş yükünüzü azaltırken size olumlu bir yatırım getirisi sağlayabilir. Aynı zamanda işinizin büyümesini gerçekten hızlandırabilir.

 Bu makale Costa Lamprou tarafından yazılmıştır. Costa, The Elearning Industry Network'te PPC'nin başkanıdır. Ürün geliştirme ve satıştan eğitime ve PPC'ye kadar her konuda deneyime sahip olan Costa, e-Öğrenim işletmelerinin potansiyel müşteri yaratma potansiyellerinin tamamına ulaşmasına yardımcı olur. Costa, müşterilerinin başarılı olmasına yardımcı olmadığında e-Öğrenim kurslarının yardımıyla pazarlama ufkunu genişletmeyi seviyor.