Çevrimiçi Düzeltme, Yaratıcı İş Akışlarını Nasıl Dönüştürür?

İçeriğiniz hakkında daha hızlı geri bildirim ve onay alarak kazanılacak çok şey var.

Topu yuvarlamanın üç faydası:

1. İçeriğinizi geliştirmek için daha fazla zamanınız var
2. Aslında son teslim tarihlerini vurabilirsin
3. Ekstra projeler üstleniyorsunuz

Birlikte, bu, daha yüksek kaliteli iş ve zaman ve paranın daha verimli kullanılması anlamına gelir. Kazan, kazan ve kazan!

Soru, elbette, nasıl? Ve cevap, çevrimiçi provadır.

Daha önce, düzeltme genellikle bir avuç insanın bir içeriği tartışmak için bir çıktının veya monitörün etrafında toplanmasını gerektiriyordu. Çevrimiçi düzeltmenin farkı, adından da anlaşılacağı gibi, tüm sürecin çevrimiçi olarak gerçekleşmesidir.

Pandemiden önce: e-posta, aktarım bağlantıları ve slayt gösterileri

Salgına giden yıllarda çoğu ekip, içeriklerini çevrimiçi olarak kanıtlamak için aşağıdaki yöntemlerden birini kullandı:

• E-posta: Paydaşlara içerik gönderin ve e-posta zincirlerindeki değişiklikleri tartışın
• Aktarım bağlantıları: Paydaşlara bir indirme bağlantısı gönderin ve değişiklikleri e-posta veya sohbet yoluyla tartışın
• Slayt gösterileri: İçeriği PowerPoint veya Slaytlarda sunun ve bir aramada veya yorumlarda geri bildirimleri tartışın

Pandemiden sonra: çevrimiçi prova yazılımı

COVID-19 salgını, birlikte çalışma şeklimizi tamamen değiştirdi. McKinsey & Company'nin işin geleceği üzerine yaptığı bir araştırma , artık 4-5 kat daha fazla işin uzaktan yapıldığını bildiriyor.

Ekipler giderek daha fazla dağıtılırken, en verimli ajanslar ve pazarlama ekipleri, yaratıcı incelemeleri için çevrimiçi prova yazılımlarına yöneldi. Bu, dosyaları paylaşmak, geri bildirim toplamak ve sürümleri ve onayları izlemek için merkezi ve şeffaf bir alan sağlar.

Slack'in işyeri sohbetini dönüştürmesi ve Zoom'un (Loom'u bırakın) toplantıları dönüştürmesi gibi, çevrimiçi prova yazılımı içerik incelemelerini daha net, daha hızlı ve daha işbirlikçi hale getirdi.

Ancak çevrimiçi düzeltmenin nasıl çalıştığının ayrıntılarına girmeden önce, yaratıcı içerik incelemeleri için e-posta kullanmanın dört tuzağına bakalım.

E-posta üzerinden yaratıcı içeriğin provasını yapmanın 4 tuzağı

20. yüzyılın öncü bilgisayar bilimcisi Grace Hopper, İngiliz dilindeki en tehlikeli ifadenin "Biz her zaman bu şekilde yaptık" olduğunu söyledi. Ve Forbes'a göre, aynı zamanda iş dünyasındaki en tehlikeli ifadedir .

Beyaz yakalı iş söz konusu olduğunda, e-posta yaklaşık otuz yıldır başvurulacak iletişim kanalı olmuştur.

• Yedinci kattaki meslektaşınıza bir soru sormanız mı gerekiyor? E-posta.
• İşten sonra bir şeyler içmek isteyen var mı diye kontrol etmeniz mi gerekiyor? E-posta.
• Üst yönetimden birkaç video hakkında geri bildirim almanız mı gerekiyor? E-posta.

Ancak içerik incelemelerinde , özellikle e-posta üzerinden yapılan düzeltme çalışmaları her zaman karmaşık olmuştur. Ve artık her 3 pazarlamacıdan ve kreatiften 2'si hibrit bir çalışma düzenine sahip olduğuna göre, bu süreçteki sorunlar giderek daha belirgin hale geliyor.

Bu, dört temel alana ayrılabilir.

1. Dosyalar ve geri bildirim tamamen kesilir

E-posta üzerinden çevrimiçi doğrulamanın en büyük sorunlarından biri, geri bildirimin atıfta bulunduğu dosyayla açıkça bağlantılı olmamasıdır. Ve bu, birazdan öğreneceğiniz gibi, kaos için bir reçete.

Birden fazla aktarım bağlantısı, düzinelerce ek, yüzlerce yorum - hepsi sayısız e-posta zincirine dağılmış durumda. Bir sonraki sürüme başlamayı düşünmeye bile başlamadan önce, ekibinizin her şeyi tek bir yerde birleştirerek zaman kaybetmesi gerekiyor.

Muhtemel sonuç? Geribildirim yanlış yorumlanır ve işin tüm hat boyunca devam etmesi için fazladan inceleme turları gerekir ve bu da onay sürecinize günler ekler.

2. Reklam öğelerini e-posta üzerinden incelemek zahmetlidir

Değiştirmek istediğiniz kısmı vurgulayamadan bir belge hakkında geri bildirim vermeye çalıştığınızı hayal edin. Düşüncelerinizi uzun açıklamalarla açıklamanız veya içeriğin bazı kısımlarını kopyalayıp bir e-postaya yapıştırmanız gerekir. Bu sadece daha uzun sürmez, aynı zamanda geri bildiriminizin yanlış yorumlanma olasılığını da artırır.

Verimsiz, değil mi?

Yine de ekipler videolar, tasarımlar ve diğer dosya türleri hakkında günlük olarak bu şekilde geri bildirimde bulunur. Paydaşlar, zaman kodlarını yazarak ve ne anlama geldiklerini açıklamak için ekran görüntüleri alarak zaman kaybederler. Ve içerik oluşturucular, ya her şeyi bir araya getirmeye ya da daha fazla netlik için bir toplantıya davet etmeye bırakılır.

3. Geri bildirim ve onay için insanları kovalamak tam zamanlı bir iştir

Paydaşların e-posta üzerinden geri bildirim verirken karşılaştıkları sorunlardan zaten bahsetmiştik. Bu yüzden birçoğunun mümkün olduğu kadar uzun süre ertelemesi doğaldır.

Bu, proje yöneticileri, hesap yöneticileri ve pazarlamacılar için sorun yaratır. İlk olarak, kimin onay verdiğini veya değişiklik istediğini (merhaba e-tablolar) keskin bir şekilde takip etmeleri gerekir. Ardından, insanlara geri bildirimlerinin zamanı geldiğini hatırlatmak için takipçi e-postaları göndermeleri gerekir.

Peki ne olur? Yaratıcılık süresi daralır, içerik kalitesi düşer ve teslim tarihleri ​​kaçırılır.

4. Sürüm kontrolü pencereden dışarı çıkıyor

E-posta provası, sürüm kontrolü için bir felakettir.

İşte karşılaşabileceğiniz birkaç sorun:

• Önceki geri bildiriminizi referans olarak almadan dosyalarla ilgili geri bildirimde bulunmalısınız.
• Birkaç e-postayı kaçırırsanız yanlışlıkla eski bir sürüm hakkında geri bildirimde bulunabilirsiniz.
• İçeriğiniz (özellikle belgeler) düzenlenebilir ve yeni sürümler olarak yeniden paylaşılabilir

Ve finans, sağlık veya hukuk gibi denetime tabi bir sektördeyseniz, yanlış sürümü yayınlama ve şirketinizi zor durumda bırakma riski çok yüksektir.

Çevrimiçi prova yazılımı nasıl çalışır ve modern ekipler için neden daha iyidir?

Çevrimiçi prova, tüm inceleme sürecinizi merkezileştirerek e-posta incelemelerindeki kaosu düzene sokar.

Projelerinizde gerçekleşen her şeye tarayıcınızdan anında erişmenizi sağlar. Böylece, “Bu sürüm ile önceki sürüm arasındaki fark nedir?” gibi soruları saniyeler içinde yanıtlayabilirsiniz. veya "Ekibimin bugün üzerinde çalışması için hangi dosyalar hazır?"

Çevrimiçi düzeltmenin altı adımda nasıl çalıştığına bakalım.

1. Bir proje oluşturun

Çevrimiçi prova sürecindeki ilk adım bir proje oluşturmaktır. Bu, bulutta etkili bir şekilde dosya yükleyebileceğiniz bir alandır ve gözden geçiren kişi doğrudan tarayıcılarından yorum eklemek için gelebilir.

Projenizi ayarlamak sadece bir dakikanızı alır. Ardından her dosya, sürüm, yorum ve onayla ilgili sekmeleri tek bir yerden tutabilirsiniz.

2. İnceleme iş akışınızı ayarlayın

Projenizi oluşturduktan sonra, her dosyanın doğru kişiler tarafından onaylanmasını sağlamak için iş akışınızı ayarlayabilirsiniz.

İnceleme adımlarınız şöyle görünebilir:

• Yaratıcı inceleme: Yaratıcı yönetmen, sanat yönetmeni, metin yazarı
• Yönetim incelemesi: Hesap yöneticisi, proje yöneticisi, stratejist
• Müşteri incelemesi: Marka yöneticisi, pazarlama yöneticisi, hukuk uzmanı

Bu yaklaşım, çalışmanın önemli paydaşlara hazır olmadan önce gönderilmesini önlemeye yardımcı olur. Kimin neyi ne zaman gördüğü konusunda tam kontrole sahipsiniz.

3. Dosyaları yükleyin ve bitiş tarihlerini ayarlayın

Şimdi, dosya paylaşımının en kolay kısmına geçelim.

Dosyalarınızı yükleyin ve bunları hangi gözden geçiren gruplarıyla paylaşmak istediğinizi seçin. İndirme gerekmez ve aktarım bağlantılarının zaman aşımına uğrama riski yoktur.

Ardından, gözden geçirenlerinizin geri bildirimlerinin ne zaman gerekli olduğunu bilmeleri için bir son tarih belirleyin. Son teslim tarihi yaklaştıkça geri bildirim vermeyi unuturlarsa, en iyi çevrimiçi düzeltme araçları onlara otomatik olarak bir hatırlatma gönderir.

4. Geri bildirim toplayın ve işbirliği yapın

Dosyalarınızı paylaştınız ve geri bildirimler akıyor. Şimdi, gözden geçirenlerle etkileşim kurma, yorumlarda fikir alışverişinde bulunma ve bir sonraki sürümü geliştirmeden önce herkesi aynı hizaya getirme zamanı.

Çoğu çevrimiçi yazım denetleme yazılımı, açıklamalar ve ekler gibi araçlar içerir. Bu, insanların içeriğinizin tam olarak hangi bölümlerinden bahsettiğini görmeyi kolaylaştırır, böylece değişiklikler üzerinde güvenle çalışabilirsiniz.

5. İlk gözden geçirme adımınızda onay alın

İçeriğinize herkesin geri bildirimini uyguladıktan sonra, ilk inceleme adımınızla (örneğin, yaratıcı ekibinizle) yeni bir sürümü paylaşmaya hazır olacaksınız.

Şanslıysanız, ikinci sürümünüzü onaylatacaksınız. Ancak içeriğinizin karmaşıklığına bağlı olarak, onu bir sonraki inceleme adımına hazırlamak için başka bir tura ihtiyacınız olabilir.

6. Kalan gözden geçirme adımlarınız için yukarıdakileri tekrarlayın.

İlk gözden geçirme adımınızda onay alır almaz, içeriğinizi bir sonraki paydaş grubuyla paylaşmaya hazırsınız.

Bu, pazarlama ekibiniz, ürün uzmanlarınız veya uyumluluk olabilir. İşleri hızlandırmak istiyorsanız, son sürümünüze daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olmak için bu inceleme adımlarından birkaçını paralel olarak çalıştırabilirsiniz.

E-posta incelemelerinin sorunlarını çözen çevrimiçi prova yazılımının 11 özelliği

Dosyaları paylaşma Geribildirim tartışılıyor. İzleme onayları. İşte çevrimiçi prova yazılımının en önemli 11 özelliği:

1. Yorumlar, ek açıklamalar ve ekler

Çevrimiçi düzeltmenin en büyük faydalarından biri, gözden geçirenler için kullanıcı deneyimidir.

E-posta yoluyla uzun açıklamalar yazmak yerine, dosyalarınızın hemen üstüne geri bildirim ekleyebilirsiniz. İster bir video, belge veya resim hakkında geri bildirim veriyor olun, tam olarak değiştirmek veya hakkında konuşmak istediğiniz noktaya tıklayabilirsiniz. Ardından, yorumunuzu bağlam içinde oluşturabilirsiniz.

İşte en popüler geri bildirim özelliklerinin bir özeti:

• Yorum eklemek için dokunun
• Kalem aracı, çizgiler, kutular ve oklarla açıklamalar oluşturun
• Ekleri referans olarak veya daha fazla bağlam için ekleyin
• Yorumları bağlam içinde tartışmak için yanıtlayın
• Yorumlara tepki vermek ve zamandan kazanmak için emojileri kullanın
• @Ekip arkadaşlarınızdan veya yorumculardan bahsedin

2. Videolar ve ses dosyaları için otomatik zaman kodları

Video, e-posta üzerinden incelenmesi en zor dosya biçimlerinden biridir. Bağlantıları aktarmak için dosyaların yüklenmesi, paylaşılması ve belirli bir zaman dilimi içinde indirilmesi gerekir. Ardından gözden geçirenler, hangi bölümlerin değiştirilmesini istediklerini açıklamak için zaman kodlarını listelemelidir.

Çevrimiçi prova yazılımı, otomatikleştirilmiş zaman kodlarının biraz yardımıyla video inceleme süresini önemli ölçüde azaltır. Duraklatmak ve bir işaret oluşturmak için oynatılırken videonuza veya ses dosyanıza dokunmanız yeterlidir. Ardından, içeriğin hangi bölümünden bahsettiğinizi açıklamaya gerek kalmadan yorumunuzu yazmaya odaklanın.

Yorumlar belirli çerçevelere bağlı olduğundan, editörler herhangi bir yoruma tıklayarak video veya ses dosyasının o bölümüne atlayabilir. Bu, düzeltmelerde değerli zamandan tasarruf sağlar ve içeriğin bitiş çizgisinden daha hızlı geçmesine yardımcı olur.

3. Son tarihler ve otomatik hatırlatıcılar

Daha önce bir reklam ajansında veya pazarlama ekibinde çalıştıysanız, geri bildirim ve onay için birkaç kişiyi kovalamak zorunda kalma olasılığınız çok yüksektir. Bu sadece sinir bozucu değil, aynı zamanda büyük bir zaman kaybı.

Çevrimiçi prova, onay iş akışınızın her aşaması için son tarihler belirlemenize izin vererek bu sorunu çözer. Ardından, teslim tarihi yaklaştıkça, gözden geçirenlerinize geri bildirimde bulunmaları hatırlatılacaktır. Tüm bunlar, siz daha kritik görevlere odaklanmakla meşgulken.

Bazı yazılımlar, önceden belirlenmiş bir zaman çerçevesine (örneğin, iki gün) dayalı olarak bitiş tarihlerini otomatik olarak ayarlamanıza izin vererek burada bir adım daha ileri gider. Bu nedenle, birisi bugün bir inceleme başlatırsa, son tarih otomatik olarak yarından sonraki gün için ayarlanacaktır; bu, paydaşlarınız için net ve tutarlı beklentiler belirlerken manuel çalışmayı en aza indirir.

4. Yan yana karşılaştırmalı yerleşik sürüm kontrolü

Sürüm kontrolü , başarılı bir inceleme sürecinin önemli bir parçasıdır. Çevrimiçi yazım denetimi, sürümlerinizi bir profesyonel gibi yönetmenize şu şekilde yardımcı olabilir:

• Net bir sürüm geçmişi tutmak için mevcut dosyaların üzerine yeni sürümler ekleyin
• Tüm yorumlar dahil olmak üzere istediğiniz zaman önceki sürümleri tekrar ziyaret edin
• Gözden geçirenlere veya takım arkadaşlarına eski bir sürüme bakıyorlarsa haber verin
• Nelerin değiştiğini görmek ve yeni sürümü doğrulamak için sürümleri yan yana karşılaştırın

Hatta bazı araçlarla, nelerin değiştiğini belirtmek için iki sürümü otomatik olarak karşılaştırabilirsiniz. Ve yapay zekanın, markadan ayrılmamanıza veya tasarım düzenlerinizi tam olarak doğru bir şekilde almanıza yardımcı olarak içerik incelemelerinde daha büyük bir rol oynamaya başlaması an meselesi.

5. En popüler dosya türlerinin tümü için destek

Web siteleri veya tasarım dosyaları gibi bazı çevrimiçi düzeltme araçları, belirli dosya türlerinde uzmanlaşmıştır. Ancak en değerli araçlar, tüm dosyalarınızı tek bir çatı altında birleştirmenizi sağlar.

Dosyaları aşağıdaki biçimlerde paylaşabilirsiniz:

• Belgeler: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Video: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Görüntü: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Ses: MP3, AAC, WAV
• Canlı web sitesi: HTTPS siteleri
• HTML içeriği: HTML

Tüm bu içeriği ve geri bildirimi tek bir yerde toplayarak, inceleme turlarınızı yönetmek için farklı araçlar arasında geçiş yapmaktan kurtulabilirsiniz. Ve daha da iyisi, diğer araçlarla iyi anlaşamayan gözden geçirenleriniz de bunu yapabilir.

6. Adımları ve şablonları inceleyin

Herhangi bir projeye başlamadan önce, gözden geçirme sürecinizi ve bitiş çizgisine giden yolda dahil olması gereken farklı paydaşları iyice düşünmelisiniz.

Bir reklam ajansında çalışıyorsanız, şöyle görünebilir:

• Yaratıcı takım
• Hesap Yönetimi
• Müşteri

Veya bir pazarlama ekibi için daha çok şöyle görünebilir:

• marka ve pazarlama
• Ürün
• uyma

Çevrimiçi prova yazılımıyla, bu adımları ayarlayabilir ve tüm gözden geçirenlerinizi projenin başlangıcında davet edebilirsiniz. Ardından, bir dosyayı her paylaştığınızda, doğru zamanda doğru kişiler tarafından görülmesini ve onaylanmasını sağlayabilirsiniz.

Ve üstündeki kiraz? İş akışlarınızı birden çok projede yeniden kullanılmak üzere şablonlara dönüştürebilirsiniz. Şirketleri genelinde tutarlı iş akışları uygulamaya koyması gereken işletmeler için mükemmeldir.

7. Dosyaları, sürümleri ve yorumları aramak için hızlı bulma

Tüm içerik incelemelerinizi tek bir yerde bulundurmanın güzelliği, her şeyin düzenli bir şekilde düzenlenmiş ve kolayca bulunabilmesidir.

Ancak zamanın önemli olduğu durumlarda, çevrimiçi prova yazılımınızın arama veya hızlı bulma özelliğiyle ihtiyacınız olanı daha da hızlı bulabilirsiniz.

Bu, belirli bir yorum, dosya, sürüm veya proje için tüm platformunuzda arama yapmanızı sağlar. Ardından, anında ona atlayabilir ve tam olarak ne aradığınızı görebilirsiniz - gelen kutunuzda gezinmeye kıyasla çok büyük bir zaman tasarrufu.

8. Bir bakışta kimin neyi onayladığını görmek için durum göstergeleri

Yakın zamanda bir müşteriyle paylaştığınız bir çalışma hakkında patronunuzla konuştuğunuzu hayal edin. Eleştirmenlerinizden kaçının onayladığını sorsalar, güvenilir bir yanıt bulmanız ne kadar sürer?

Çevrimiçi prova yazılımı ile bu soruyu saniyeler içinde cevaplayabilirsiniz. Proje panonuzdan, her bir dosyanın ve gözden geçirenin inceleme durumunu bir bakışta görebilirsiniz.

Örneğin bazı yazılımlarda, her gözden geçiren için aşağıdaki durum göstergelerinden birini görürsünüz:

• İncelemede (gri): gözden geçiren kişinin bu sürüme yine de göz atması gerekiyor
• İstenen değişiklikler (turuncu): gözden geçiren kişi bu sürümde değişiklik yapılmasını istedi
• Onaylandı (yeşil): gözden geçiren kişi bu sürümü onayladı

Bu, kaynaklarınızı verimli bir şekilde yönetebilmeniz için hangi dosyaların üzerinde çalışmaya hazır olduğunu net bir şekilde görmenizi sağlar. Ayrıca, anlamsız durum toplantılarında zamandan tasarruf sağlar çünkü herkes sürecin neresinde olduğunuzu zaten bilir.

9. Onay sürecinizi denetlemek için dosya inceleme raporları

Denetime tabi bir sektörde çalışıyorsanız, konu içeriğinizin onaylanma yolculuğunu izlemek olduğunda çevrimiçi prova çok büyük bir yardımcı olabilir.

İnceleme raporlarıyla, zaman damgaları da dahil olmak üzere bir dosyanın her sürümündeki her yorumu ve inceleme kararını kaydedebilirsiniz.

Bu, PDF olarak dışa aktarılabilir ve sisteminize kaydedilebilir. Böylece bir şikayet veya dava olursa, işlerin tam olarak nerede ters gittiğini ve kimin sorumlu olduğunu görebilirsiniz.

10. Favori uygulamalarınızda güncel kalmak için entegrasyonlar

En iyi çevrimiçi prova araçları, tüm favori uygulamalarınıza bağlanabilir. Bu genellikle yerel entegrasyonlar veya üçüncü taraf otomasyon sağlayıcıları aracılığıyla çalışır.

Çevrimiçi prova iş akışınızda entegrasyonları uygulayabileceğiniz birkaç yol:

• Gözden geçirenlerinize Slack veya Microsoft Teams'de geri bildirim hatırlatıcıları gönderin
• Asana ve Pazartesi gibi proje yönetimi yazılımlarında inceleme görevleri belirleyin
• Bir pazarlama talebi gönderildiğinde bir projeyi otomatik oluştur

11. Dosya incelemelerinizi izlemenize ve optimize etmenize yardımcı olacak içgörüler

Çevrimiçi prova yazılımı, geri bildirim süresini en aza indirmek ve üretken, yüksek etkili görevlere harcanan zamanı en üst düzeye çıkarmak için oluşturulmuştur.

Yerleşik içgörüler ve analizlerle çevrimiçi doğrulama yazılımı, ekibinizin her ay kaç dosya, sürüm ve yorum oluşturduğunu gösterir. Ve bu şeylerin zaman içinde nasıl değiştiğine dair eğilimleri ortaya koyuyor.

Bu, performansı izlemenize ve üretkenliği artırmanın yollarını bulmanıza yardımcı olur.

Parçalanmış işyerleri yenilikçi çözümler gerektirir

E-posta içeriği denetlemek için oluşturulmadı. Pandemi iş yerlerini daha dağınık ve parçalı hale getirdikçe, ekipler prova sorunlarını çözmek için araçlar aramaya başladı.

Çevrimiçi prova yazılımıyla tek bir platformda dosya paylaşabilir, değişiklikleri tartışabilir ve onay alabilirsiniz. İnceleyenler için geri bildirim vermeyi daha hızlı hale getirir ve içerik oluşturucular için yorumları daha net ve daha doğru hale getirir. Gözden geçirme sürecindeki önemli adımları otomatikleştiren çevrimiçi prova, ekiplerin en iyi çalışmalarını sunmaya odaklanmalarını sağlar.

Verimli tasarım iş akışları oluşturmak, çevrimiçi provada bir sonraki büyük adımdır. Yaratıcı iş birliğinin tasarım iş akışlarını nasıl yönlendirdiğini ve markalı içeriğinizi nasıl daha özgün hale getirdiğini görün.