Kâr Amacı Gütmeyen Muhasebede Gezinme: En İyi Uygulamalar ve İpuçları

Muhasebe, kar amacı gütmeyen kuruluşlar da dahil olmak üzere herhangi bir işletmenin en göz alıcı kısmı olmayabilir, ancak kuruluşunuzun sorunsuz çalışmasını sağlamada etkilidir.

Muhasebe, uyumluluktan finansal yönetime, kar amacı gütmeyen bir kuruluşun mali durumunu kontrol altında tutmak için gereken sistemleri ve bilgileri sağlar.

Ancak, finansal verileri anlamak ve değerlendirmek başlarken gözünüzü korkutabilir ama öyle olmak zorunda değil. Rehberimiz, tüm muhasebe ihtiyaçlarınızı nasıl karşılayabileceğinizi ve kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun finansal sağlığını uzun vadede nasıl sürdürebileceğinizi ayrıntılarıyla anlatıyor.

Kar Amacı Gütmeyen Muhasebenin Kar Amaçlı Muhasebe ile Karşılaştırıldığı 5 Yol

Kâr amacı güden işletmeler, zaten biliyor olabileceğiniz köklü muhasebe uygulamalarına sahiptir. Bu süreçler ile kar amacı gütmeyen kuruluşların muhasebede izlemesi gereken yönergeler arasında pek çok ortak nokta vardır. Bununla birlikte, akılda tutulması gereken birkaç önemli farklılık da vardır.

1. Vergiler: Çalışanları için gelir vergisi ödemesi gereken kâr amacı güden işletmelerin aksine, onaylı kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, İç Gelir Servisi (IRS) ile vergiden muaf statüye sahiptir.
2. Mali tablolar: Kâr amacı gütmeyen şirketlerin tuttuğu bir bilanço yerine, kâr amacı gütmeyen kuruluşların bir mali durum tablosu tutması gerekir. Ek olarak, kar amacı gütmeyen kuruluşlar, kar amacı gütmeyen işletmeler gibi bir gelir tablosu yerine bir faaliyet beyanı tutar.
3. Öz sermayeye karşı net varlıklar : Kâr amacı gütmeyen bir işletmede fazlalık olduğunda, bu para hissedarlara öz sermaye olarak gider. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşta, bu para kuruluşun net varlıklarına gider.
4. Yönetişim: Özel bir mal sahibi (veya kamu hissedarları) genellikle kâr amaçlı bir iş yürütür. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlarda, kâr amacı gütmeyen gönüllü bir yönetim kurulu onları denetler. Bu, muhasebe içindeki raporlama ve hesap verebilirlik yapısını etkiler.
5. Gelir: Kâr amacı güden bir işletmenin geliri, mal ve hizmet satışlarından gelir. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşta, bu gelir öncelikle bağış toplama ve hibe yönetiminden gelir.

Kâr Amacı Gütmeyen Muhasebe En İyi Uygulamaları

Her kâr amacı gütmeyen kuruluş farklıdır ve muhasebeye özel bir yaklaşım gerektirir. Ancak, kar amacı gütmeyen sektördeki tüm hayır kurumlarının izlemesi gereken birkaç temel adım vardır. İster deneyimli bir profesyonel ister yeni başlıyor olun, kar amacı gütmeyen muhasebeden en iyi şekilde yararlanmak için işte birkaç öneri.

1. Bir Bütçe Oluşturun

Bütçe, mali planınızdır. Önceki yılın performansına dayalı olarak gelecek yıl için öngörülen gelir ve giderlerinizi dahil ettiğiniz yerdir. Bu, ekibinizin tahmin alıştırmalarını ve harcama planlarını bilgilendirmeye yardımcı olur. Beklenmedik durumlar için de plan yaptığınızdan emin olun.

Bütçenize olabildiğince sadık kalın. İlerlemenizi değerlendirmek ve gerekirse pivotlamak için aylık olarak gözden geçirmek için zaman ayırın. Kuruluşunuzun işletme bütçesi size rehberlik etmelidir, ancak her departmanın kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun daha büyük hedeflerine ulaşan bir işletme bütçesine sahip olması da önemlidir.

2. Bir Muhasebe Yazılımı Seçin

Doğru dijital araç, mali durumunuzu daha güvenilir şekilde izlemenize yardımcı olabilir. Mevcut birçok seçenek arasından benzersiz ihtiyaçlarınıza, deneyiminize ve bütçenize en uygun olanı seçmek için zaman ayırın. Örneğin, QuickBooks ve FreshBooks yaygın olarak kullanılan iki muhasebe çözümüdür.

En iyi kâr amacı gütmeyen muhasebe sistemi size şu konularda yardımcı olacaktır:

• Günlük tutma sistemini yönetme
• Banka hesabınıza bağlanın
• Bütçe oluşturma ve yönetme
• Nakit akışınızı hesaplayın
• Raporlama ve finansal tablolar oluşturun

3. Bir Muhasebe Ekibi Oluşturun

Her kâr amacı gütmeyen kuruluş, kuruluşunun finansmanından sorumlu birine sahip olmalıdır. Bu, finans müdürü gibi tek bir kişi olabilir veya kuruluşunuzun boyutuna ve karmaşıklığına bağlı olarak tüm bir ekip olabilir.

Ekibinizde yeminli mali müşavirlere (CPA) ihtiyacınız yoktur, ancak bu kesinlikle yardımcı olur. En önemli şey, Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerinin (GAAP) dilini anlayan ve rutin olarak doğru mali raporları yürütme yeteneğine sahip birini işe almaktır. Muhasebe konusunda bilgili bir yönetim kurulu üyesi, ekibiniz için de bir varlıktır.

Mutabakatlara ve denetimlere yardımcı olması için kâr amacı gütmeyen uzman bir muhasebeci veya daha büyük bir harici muhasebe firmasıyla ortaklık kurmak faydalı olabilir. Muhasebedeki tarafsızlıkları ve uzmanlıkları büyük bir ikramiye görevi görecek. Ancak sayısız muhasebe firması olduğu için, değerlerinizi paylaşan ve kar amacı gütmeyen kuruluşlarla deneyime sahip birini seçmek en iyisidir.

4. Kayıtlarınızı Takip Edin

Umarım kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun giderler, faturalar ve makbuzlar dahil tüm finansal işlemlerini takip edersiniz. Bu, dahili kayıtlarınızın bilançonuzla eşleşmesini sağlamaya yardımcı olur ve bu da yıllık kar amacı gütmeyen kuruluş denetiminizi çok daha kolay hale getirir.

Bu kayıtları muhasebe yazılımınıza dijital olarak kaydetmek en iyisidir, ancak kısa vadede kağıt kayıtları tutmak her şeyin doğru olduğunu doğrulamak için yararlıdır. Doğru kayıt tutma, sağlam muhasebe ve IRS ve kar amacı gütmeyen düzenlemelere uyum için hayati önem taşır.

5. Hesaplarınızı Düzenli Olarak Uzlaştırın

Hesaplarınızı uzlaştırmak, banka hesap özetlerinizi dahili muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmak anlamına gelir. Banka mutabakatı, bu kayıtların eşleştiğinden emin olmak için kayıtlarınızı kuruluşunuzun banka hesabındakilerle karşılaştırma uygulamasıdır.

Bu süreç, herhangi bir hatanın ve tutarsızlığın yakalanmasına yardımcı olur veya kuruluşunuz içinde herhangi bir şüpheli etkinlik olması durumunda potansiyel olarak dolandırıcılığı yakalayabilir. Ayrıca defter tutma çabalarınızda geride kalmanızı da engeller.

Nakit akışı (kuruluşunuza yapılan ve kuruluştan yapılan ödemelerin gözden geçirilmesini içerir), alacak hesapları, borç hesapları ve personel maaş bordrosu dahil olmak üzere birçok hesabın mutabakatını yapabilirsiniz. Tüm bu hesaplar, kuruluşunuzdaki doğru finansal raporlama için hayati öneme sahiptir.

6. Yıllık Mali Denetim Gerçekleştirin

Denetim, mali kayıtlarınızın olası sorunları ortaya çıkarabilen ve uyum içinde kalmanızı sağlayabilen resmi bir incelemesidir. Büyüklüğünüze ve bütçenize bağlı olarak, denetimi dahili olarak gerçekleştirebilir veya denetimi yürütmesi için harici bir firma tutmanız gerekebilir.

Bu sadece IRS'nin bir gözetimi değil, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun defter tutma işlemlerinin iyi yapıldığından emin olmak için sağlıklı ve düzenli bir uygulamadır. Bu tek denetimden elde edilen bulgular, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun yıllık raporuna sığabilir ve bağış toplama sürecinizi kolaylaştırabilir.

Bilmeniz Gereken Kâr Amacı Gütmeyen Muhasebe Terminolojisi

Muhasebe oldukça teknik ve jargon dolu bir süreç olabilir. Bu nedenle, ilgili anahtar terimleri anlamak, daha iyi kar amacı gütmeyen kuruluş muhasebesine yönelik çok önemli bir adımdır. İşte bilmeniz gereken en yaygın ifadelerin bir listesi:

• Alacak hesapları : Bir kuruluşa borçlu olunan para veya kar amacı gütmeyen kuruluş örneğinde bağış fonu.
• Ödenecek hesaplar : Kâr amacı gütmeyen kuruluş tarafından alınan hizmetler veya mallar için başkalarına borçlu olunan tutar.
• Hesap planı : Para gönderen veya alan hesapların listesi. Bunlar genellikle varlıklar, yükümlülükler, net varlıklar, gelir ve giderler olarak listelenir.
• Nakit akışı : Paranın bir kuruluşa nasıl girip çıktığı, özellikle herhangi bir zamanda elde ne kadar likit nakit bulunduğu. Bu genellikle nakit akış tablosunda raporlanır.
• Varlıklar: Nakit, mallar, yatırımlar, fikri mülkiyet veya fiziksel mülkiyet dahil olmak üzere kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun sahip olduğu her şeyin değeri.
• Yükümlülükler : Borçlar da dahil olmak üzere kuruluşunuzun borcunun toplamı.
• Amortisman: Elde tutulan varlıklar için zaman içindeki değer kaybı.
• Faaliyet beyanı : Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun raporlama dönemindeki gelir ve giderlerinin özeti. Bu, kâr amaçlı bir gelir tablosuna benzer.
• Fon muhasebesi : Parayı programlama, pazarlama, yönetici ve bağış toplama gibi çeşitli etkinlikler için ayrı hesaplara ayırdığı için kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için önerilen muhasebe biçimi.
• GAAP : Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki muhasebe standartlarıdır.

Misyonunuz için Daha Fazlasını Artırmak İçin Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuzun Muhasebesini Kontrol Altında Tutun

Misyonu veya büyüklüğü ne olursa olsun, kâr amacı gütmeyen sektördeki her kuruluş için uygun muhasebe hayati önem taşır. Doğru muhasebe prosedürlerini takip etmek zor değildir ancak eğitimli bir ekip ve yolda kalmak için odaklanmış çaba gerektirir.

Bu, Classy'nin sisteminde sağlam ve net raporlamaya öncelik vermesinin başlıca nedenlerinden biridir. Bu raporlara doğrudan bağış platformunuzdan erişebilmeniz, dahili muhasebe süreçlerinizi yönetmenizi çok daha kolay hale getirir.

Kuruluşunuzun uyumlu ve sorunsuz çalışmasını sağlamak için günümüzün kar amacı gütmeyen muhasebe en iyi uygulamalarını ele almak için bu adımları izleyin.