Meta veriler: Nedir ve belge saklamanın neden kritik olduğu

Belge yönetimi ve saklama konuları, büyük veya küçük her işletmenin gündemindedir. Bu belgelerin giderek dijital hale gelmesi (yerel veya nihayetinde dijital hale gelmesi), şirketleri her zaman anlaşılması kolay olmayan yeni araçlar ve kavramlarla yüzleşmeye yöneltti. Her şeyden önce, belirli öğelerin önemini ve merkeziyetini anlamak her zaman kolay değildir, bu da onları etkili ve verimli bir şekilde nasıl kullanacağınızı veya bunlara dikkat etmenin neden önemli olduğunu anlamayı zorlaştırır.

Bugün hakkında konuşacağımız konu tam da bu açıklamaya giriyor: metadata . Metadata'yı her gün, bazen farkında olmadan üretip kullanıyoruz ve her türlü dokümanın üretimi, kullanımı ve danışmanlığını içeren çalışmalarımızın bir parçası olarak yürüttüğümüz faaliyetleri desteklemek için esastır.

“Meta veri” kelimesi akla belirsiz ve soyut bir şey getirse de, son derece somut bir şey: Onsuz, bir fatura üretemez veya araştıramazdık, birkaç yıl önce imzaladığımız ve şimdi danışmamız gereken o sözleşmeyi de alamazdık. . Meta veriler olmadan, vergi dairesinin göstermemizi isteyebileceği kayıtları bile alamazdık.

Öyleyse, bu konular hakkında daha fazla bilgi edinmek için biraz netlik kazanmaya çalışalım.

Meta veri nedir?

Meta verinin ne olduğunu açıklamak için en çok kullanılan ve muhtemelen en etkili tanımlardan birine başvuracağız: meta veri, diğer verileri tanımlayan verilerdir.

Bu, meta verilerin veri ve bilgi sağladığı anlamına gelir. Elektronik belgeler hakkında konuşursak, üst veriler bu belgeler hakkında bilgi sağlar, bunların tanımlanmasına ve bağlamlaştırılmasına yardımcı olur, işlevlerini ve gerekirse diğer belgelerle ilişkilerini netleştirir.

Çoğu zaman, meta veriler belgenin içeriğinden elde edilebilir, diğer zamanlarda o belgenin üretimi ve kullanımından elde edilir ve daha sonraki bir zamanda belgeyle ilişkilendirilebilir. Diğer zamanlarda, bir belgenin nasıl ele alınması veya işlenmesi gerektiğine dair göstergeler sağlamak için kullanılır. Meta verilerin çeşitli işlevleri vardır ve bu nedenle genellikle aşağıdaki gibi kategorilere ayrılır:

• tanımlayıcı meta veriler;
• yapısal meta veriler
• idari ve yönetim meta verileri

Bazı meta verilerin tanımlanması kolaydır ve belgede zaten bulunur; diğerleri herhangi bir bilgisayar belgesinde bulunabilirken, diğer meta veri türleri belirli belge türlerine özgüdür.

Her belgede bulduğumuz bilgiler, örneğin belgeye iliştirilen tarih veya belgeyi kimin oluşturduğu, gerçek kişi, şirket veya kurum olup olmadığına ilişkin bilgileri içerir. Belgenin konusu, yani içeriğinin kısa bir açıklaması, her tür belgenin açıklamasında kullanılan enine bir meta veridir.

Öte yandan, faturalardan veya diğer mali belgelerden bahsediyorsak, temel bir meta veri türü KDV numarasıdır.

Tam tersine, tıbbi rapor gibi bir sağlık belgesi için, bu arama kriterine göre belgeye daha kolay erişebilmek için tanı testinin yapıldığı tesisi gösteren bir referansın üst veriler arasında yer alması yararlı olabilir.

Kısacası, belgede yer alan veya belgeyle ilişkilendirilen herhangi bir bilgi , bu belgenin yaşam döngüsünde: oluşturulmasında, yönetilmesinde ve korunmasında ve geri alınmasında ve ardından alınmasında bir rol oynayabildiği sürece üst veri haline gelebilir. kullanmak.

Meta veriler neden kritiktir?

Şimdi birkaç örnek verdik ve ilgilendiğimiz nesneyi belirledik, şimdi meta verinin neden gerekli olduğunu anlamaya çalışalım.

Birazdan döneceğimiz yasal hükümleri bir kenara bırakırsak, metadata'nın ilk işlevi, ihtiyaç duyduğumuzda bilgisayar arşivlerimizden bir belgeyi aramamızı ve geri getirmemizi sağlamaktır.

Aslında, arşivlerimizden bir belge almamız gerektiğinde, günlerimizi sonsuz kayıt listeleri arasında gezinmek istemiyorsak, arama tuşlarını kullanmamız gerekir. Bu arama anahtarları, yönetim sistemine veya koruma sistemine girildiğinde belgeyle ilişkili meta verilerle temsil edilir. Tarih, konu, belge numarası, KDV numarası gibi bu meta veriler, doğru belgeleri doğru zamanda almak için kullandığımız araçlardır.

Belge yönetimi ve korunması için meta veriler

Uygulamada, önce belge yönetim sisteminde sonra koruma sisteminde bir belgeye eşlik eden üst veri kümesi, kesin ölçüt ve standartlara göre yapılandırılır ve belgenin kendisiyle ilişkilendirilir. Aradığımız belgeleri o klasörde bulup bulamayacağımızı anlamamızı sağlayan bir belge klasörünün arkasındaki bilgiler gibidir.

Bir meta veri seti, potansiyel olarak çok çeşitli bilgilerden oluşabilse de , amaç mevcut düzenlemelere uygun olarak etkin yönetim ve koruma sağlamak olduğunda , kesin ölçütlere ve standartlara bağlı kalmak gerekir.

Bahsettiğimiz gibi, meta veriler işlevine göre alt bölümlere ayrılabilir.

açıklayıcı meta veriler

Tanımlayıcı meta veriler , tahmin edilmesi kolay olduğu için, aramasını ve geri alınmasını kolaylaştırmak için ilişkili olduğu belgeyi veya dijital nesneyi tanımlamayı amaçlar . Bir belgenin konusunu belirten bilgiler, tanımlayıcı meta verilerdir.

İdari ve yönetim meta verileri

Bu üst veri ise belgenin uzun süreli korunmasını, bütünlüğünü ve zaman içinde orijinalliğini sağlamak için belgenin tabi tutulduğu veya tabi tutulması gereken işlemler hakkında bilgi sağlar . Yönetim ve yönetim meta verileri, belgeye erişim hakları hakkında bilgi sağlayan meta veriler veya belgenin ne kadar süreyle korunması gerektiğini belirten meta veriler olabilir.

Yapısal meta veriler

Son olarak, yapısal üst veri, belgeyi koruma sistemi içinde konumlandırmayı, belgenin iç yapısını tanımlamayı veya diğer belgelerle ilişkileri tanımlamayı mümkün kılan bilgileri sağlar . Örneğin, yapısal meta veriler, iki nesne arasında istikrarlı bir ilişki kurmak için bir belgenin ait olduğu bilgisayar dosyasına bağlanmasına izin verir.

Sektör düzenlemelerinin rolü

Bu nedenle bazı meta veriler her zaman mevcut olmalıdır, çünkü bunların varlığı belgeleri almak için vazgeçilmezdir; diğerleri, belgenin bütünlüğünün garantisi olarak hizmet ettikleri için ve diğerleri, belgeyi bağlamsallaştırdıkları ve diğer belgelere göre doğru bir şekilde yerleştirmeye yardımcı oldukları için mevcut olmalıdır.

Ek olarak, diğer meta veriler, tam olarak çok önemli rolleri nedeniyle düzenlemeler tarafından gereklidir.

Elektronik belgelerin oluşturulması, yönetimi ve korunmasına ilişkin AgID yönergeleri , elektronik belgeler, elektronik idari belgeler ve elektronik belge kümeleri (örneğin elektronik dosyalar gibi) ile ilişkilendirilmesi gereken kesin bir zorunlu minimum üst veri kümesini tanımlar. Yasal olarak uyumlu depolamayı sağlamak için minimum zorunlu meta veriler her zaman mevcut olmalıdır.

Bazı durumlarda, Dijital İtalya Ajansı yönergelerine ek olarak belirli sektör düzenlemeleri vardır.

Bu, faturalar, nakliye belgeleri, siparişler ve muhasebe kayıtları gibi mali ve vergiyle ilgili belgeler için geçerlidir. Bu durumda, DPR 600/72 ve 17 Haziran 2014 tarihli Bakanlar Kararnamesi gibi bazı normlar, bu belge kategorileri ve ayrıca meta veriler için koruma yöntemleri hakkında kesin göstergeler sağlar. 17 Haziran 2014 tarihli DM, 3. maddede, bu belirli belgelerle ilişkili üst veriler arasında, ad ve soyadı, mezhep vergi kodu, KDV numarası, tarihin belgenin kendisinde yer alması gerektiğini belirler. Çünkü bu bilgiler ve aralarındaki ilişkiler, belgelerin yetkililere yeniden üretilebilmesi için erişimini sağlamak için vazgeçilmez kabul edilir.

Bu, dijital koruma tartışılırken akılda tutulması gereken kesin göstergeler sağlayarak, endüstri düzenlemelerinin sıklıkla nasıl müdahale ettiğini gösteren basit bir örnektir .

Yeni AgID Yönergelerinin etkisi

BT belgelerine ilişkin yeni AgID Yönergelerinin yakın zamanda yürürlüğe girmesi, metadata konusuna dikkati çekti.

Yeni yönergeler, şimdiye kadar 6 zorunlu üst veri ile sınırlı olan BT belgesiyle ilişkilendirilecek minimum zorunlu üst veri sistemini değiştirmiştir. Yeni standart aslında minimum meta veri sayısını ikiye katlıyor ve yeni bilgilerin geliştirilmesini gerektiriyor; bunu tüm kuruluşlar için belirlemek her zaman kolay değildir.

Bu büyük değişiklik, şirketleri ve uzman koruma sağlayıcılarını, yeni yapıyı idare edebilmek için sistemlerinde büyük güncellemeler yapmaya zorladı.

Asgari zorunlu meta verinin ötesinde

Elbette, çeşitli düzenlemelerin gerektirdiği minimum üst verilere ek olarak, belirli bir iş bağlamında yararlı olabilecek ve ek araştırma, yönetim veya yapısal işlevleri desteklemek için üst veri setimize ek bilgiler eklemek her zaman mümkündür.

Aynı zamanda, bir metadata setini ek unsurlarla zenginleştirmek istediğimizde , alanların ihtiyaç duyulanın ötesinde çoğalmasını ve gereksiz herhangi bir komplikasyondan kaçınmak için en azından bazı temel kriterleri takip etmek iyidir.

Her şeyden önce, sağlamamız gereken işlevleri veya örneğin belirli bir belge türünü almak için en sık kullandığımız arama anahtarlarını ve dolayısıyla ihtiyacımız olan meta verinin ne olduğunu belirlemek iyidir. Bu bilgilerin bir kısmı, muhtemelen, tarih veya konu gibi minimum üst veri kümesinin bir parçasıdır; belki özellikle belirli bir bağlam veya yerleşik iş uygulamaları ile ilgili diğer bilgiler eksik olabilir ve bunları dahil etmek faydalı olabilir.

Bununla birlikte, "az daha çoktur" kuralı genellikle geçerlidir: o belirli belgeyi aramak için asla veya neredeyse hiç kullanmayacağımız çok fazla bilgi eklemenin bir anlamı yoktur; birkaç ama anlamlı bilgi parçasına odaklanmak daha iyidir. Çok zengin ve karmaşık bir yapı, uzun vadede yönetilmesi zorlaşabilir ve ters tepebilir, operatörlerin işini gereksiz yere karmaşıklaştırabilir ve hata riskini artırabilir.

Son olarak, eklemeyi düşündüğümüz meta verilere “etiketler”, yani konuyu hemen netleştiren ve bu meta verilerden beklememiz gereken bilgileri tanımlayan tanımlamalar atamak iyidir. Bu, birkaç nedenden dolayı gereklidir.

Birincisi, operatörlerin işini kolaylaştırır ve yapılandırma veya derleme hataları riskini azaltır.

İkincisi, dijital koruma dünyasına girerken netlik çok önemlidir. Arşivlerimizi bir koruma hizmeti sağlayıcısından diğerine taşımamız gerekirse, belki birkaç yıl sonra, belirsiz meta veriler kullanmak bir dizi soruna neden olabilir ve koruma paketlerindeki dizinlerin birlikte çalışabilirlik ve anlaşılabilirlik derecesini zayıflatabilir, bu da işi daha da zorlaştırabilir. görevleri gerçekleştirmek için.