Toplantı Yönetim Yazılımı ile Toplantılarınızı Hareketlendirin

Yeni yıla sadece birkaç ay kaldık ve ben onu şimdiden otomasyon yılı olarak adlandırıyorum.

En yeni arkadaşımız ChatGPT ile daha gelişmiş yapay zeka yazılımının patlaması arasında, kuruluşlar gereksiz maliyetleri azaltmanın ve çalışanların yoğun çalışma için ayrılan zamanını en üst düzeye çıkarmanın yollarını arıyor. Ve neden olduğu mantıklı.

İş akışlarımızı, özellikle B2B şirketler için küresel durgunluk korkuları ve dalgalanan pazar talebi için optimize ediyoruz. Hiçbirimiz 2022'de meydana gelen teknoloji kesintilerine karşı kör değiliz. Ve şimdi, işletmelerin sürekli gelişen teknolojiyi anlamlandırırken azalan kaynaklara ve değişen pazarlara nasıl uyum sağlayabileceklerini göreceğiz.

Kısacası, daha az insan daha çok iş yapıyor. İleri görüşlü kuruluşların uyum sağlama yollarından biri, büyüyen yapay zeka cephaneliğine yaslanmaktır.

Çoğu durumda, otomasyon araçları sadece bir lüks değil, aynı zamanda bir gereklilik haline gelir. Ekip arkadaşlarınızla bağlantı kurarken, başta toplantı yönetimi olmak üzere tüm sektörlerde otomasyona dönüş görmeyi beklemelisiniz.

İş gücünü büyük ölçüde küresel, uzaktan ve hibrit çalışmaya kaydıran pandemi sonrası bir dünyada bağlantı kurmak, video konferans yazılımına güvenmeye devam edecek.

İşletmelerin küresel konferans araçlarının yanı sıra kullandıkları şeyler, iş gücünün zamandan ve paradan tasarruf etmesini ve günlük stres faktörlerini azaltmasını önemli ölçüde etkileyecektir. Kuruluşların her zamankinden daha fazla düzene sokmak istediği alanlardan biri de toplantılardır.

İster kuruluşunuz için düzenli bir şekilde el ele vermenin değerini bulun, ister bir daha yüz yüze görüşmeden mutlu olun, toplantılar zaten hararetle tartışılan bir konudur. Sevin ya da nefret edin, toplantılar kalıcıdır (sadece çok farklı görünmeye başlayabilirler).

Temel düzeyde toplantılar, bağlantı kurduğunuz, işbirliği yaptığınız ve genellikle yenilikçi çözümler ve planlar geliştirmek için farklı fikirleri bir araya getirdiğiniz yerdir. Toplantı yönetimi yazılımının çözmeye devam ettiği şey, ister hazırlık, ister yürütme veya takip etme şekliniz olsun, mevcut toplantılarınızı nasıl temizleyeceğinizdir.

Toplantı yönetimi yazılımı, daha akıllı teknoloji, daha geniş benimseme ve daha hızlı toplantı hazırlığı ve özetlerine ihtiyaç duyan küresel bir uzak iş gücü ile her yıl gelişmeye devam ediyor. Dijital toplantı yönetimi araçlarının dikkat edilmesi gereken büyük bir trend olması şaşırtıcı değil. Nedenini inceleyelim.

Kötü toplantılar işletmelere milyarlarca dolara mal olur

Kötü toplantılar yürütmenin maliyeti çok büyük. 2019 tarihli bir Toplantı Durumu raporu, kötü organize edilmiş toplantıların yalnızca ABD'de kuruluşlara 399 milyar dolara mal olduğunu ortaya koydu. Aynı yıl Almanya'da 73 milyar dolar, İngiltere'de 58 milyar dolar ve İsviçre'de 33 milyar dolar çöpe gitti - hepsi de kötü toplantılar yüzünden.

"Kötü" toplantıları maliyetli olarak nitelendirmek kolaydır, ancak toplantılar kuruluşların kâr hanelerini tam olarak nerede etkiliyor? Esas olarak işçilik maliyetlerinde - "toplantı yorgunluğu" olarak bilinen yaygın fenomen, çalışanların sinir bozucu olanlardan kurtulmak için zamana ihtiyaç duymasına bağlanabilir.

En kötü senaryoda, devam eden ve kötü yürütülen toplantılar, genel iş üretkenliğini azaltabilir ve çalışanları, özellikle haftada 23 saate kadar toplantılarda vakit geçirebilen liderlik pozisyonlarındakileri rahatsız edebilir, bu da maliyetli ciroya katkıda bulunabilecek iş tatminsizliğine neden olabilir.

Toplantı yönetimi yazılımı kötü toplantılarla nasıl mücadele eder?

Anlamsız bir toplantıdan veya uzun süren bir toplantıdan şikayet ettiyseniz, yalnız değilsiniz. Toplantı yazılımı aracılığıyla toplantı otomasyonuna geçiş, en yaygın toplantı şikayetleriyle doğrudan mücadele edecektir.

• Toplantılar çok uzun ve verimsiz. Bu şikayet, ağrılı toplantı yazılımının çözmeyi amaçladığı temel sorundur. Sağlam toplantı yönetimi yazılımı, genel gündemin süresini, her gündem öğesinin süresini ve bireysel konuşmacının süresini izler.
  Üretkenliğe gelince, toplantı yazılımı ekibinizin üretkenliğine birçok yönden yardımcı olabilir. En azından toplantı yönetimi aracınız, toplantı içi görevleri ve kararları kaydetmenin ve eylem öğelerini takip etmenin basit bir yolunu sunar.
• Toplantılar iyi organize edilmemiş veya iyi planlanmamış. Hepsi olmasa da çoğu toplantı yönetimi yazılımı, ekiplerin toplantılarına yapı ve plan ekleyebilmesi için basit, karmaşık veya özelleştirilmiş şablon oluşturmaya izin veren bir ajanda oluşturucuya sahiptir.
• Toplantılar eylem odaklı değildir ve sonraki net adımlarla sonuçlanmaz. Toplantı yazılımı, toplantı kayıtlarınızı sezgisel olarak depolayarak otomasyon yoluyla maliyetleri düşürür. Gerektiğinde toplantı özetine veya tutanaklarına erişmek kolaydır, bu da kaydedilen bilgileri daha fazla işlemenize yardımcı olur.
• Toplantılar kapsayıcı değildir ve eşit katılıma izin vermez. Toplantılarda çeşitlilik ve kapsayıcılık eksikliği maliyetli kör noktalara neden olabileceğinden, işyerinde kapsayıcılık hayati önem taşır.

Toplantı yönetimi yazılımı, fiziksel konumu veya kişisel koşulları ne olursa olsun herkesin aynı katılım fırsatına sahip olmasını sağlayan sanal bir toplantı platformu sağlar. Bu, kapsayıcılığı teşvik eder ve seyahat ve planlama için harcanan zamanı ve çabayı en aza indirerek üretkenliği artırır.

Toplantı yönetimi yazılımı, sanal beyaz tahtalar, ekran paylaşımı ve gerçek zamanlı işbirliği gibi özelliklerle, konumları veya saat dilimleri ne olursa olsun ekiplerin sorunsuz ve verimli bir şekilde birlikte çalışmasını sağlar.

Daha az sıradan toplantı işi, strateji için daha fazla zaman

Harvard Business Review tarafından ankete katılan 182 üst düzey yöneticiden %64'ü, toplantıların derin düşünme pahasına yapıldığını söyledi. Bu, derin ve uzun vadeli bir stratejiyle sürekli uyum sağlamak isteyen işletmeler için rahatsız edici bir istatistik.

Günümüz pazarlarında rekabetçi kalabilmek için şirketlerin en iyi ve en parlaklarının büyük resme odaklanması gerekiyor.

Gündemleri sıfırdan oluşturmak veya toplantı tutanaklarını manuel olarak yazmak gibi görevler zaman alıcıdır ve çalışanları sinirlendirir. Bu, iş yeri memnuniyetsizliğine, ciroya ve kaynakların boşa harcanmasına yol açar. Göz korkutucu olabilen sadece toplantılar için sıkıcı hazırlık çalışmaları değildir. Kötü bir toplantı, toplantı toparlanma sendromuna yol açarak çalışanların toplantılardan sonra toparlanmasını ve verimli çalışmasını zorlaştırabilir.

Toplantılar yaygın tuzaklardan kaçınmalıdır: mümkünse görevleri otomatikleştirin, toplantıları yolunda tutun ve yalnızca ilgili katılımcılara bağlı kalın. Bir toplantı yönetimi uygulaması bunu sizin yerinize saniyeler içinde yapabiliyorken, çalışanlarınız neden ikinci bir dijital konumda bir ajandayı manuel olarak yapılandırıyor, toplantı notlarını özetliyor ve eylem öğelerini yeniden yazıyor?

Kaynak: Ronnie Jensen'in eseri

Toplantı yönetimi yazılımı, sabit bir gündem, belirlenmiş program, odaklanmış konular ve atanmış konuşmacılarla stratejik toplantılara olanak tanır. Katılımcılar ne bekleyeceklerini bilirler, böylece önceden hazırlanabilirler ve toplantı ilerledikçe gündemin derinliklerine inebilirler.

Eşzamansız toplantılar zaten yapılıyor ve işletmelerin uyum sağlaması gerekiyor

COVID-19 bize kurumsal başarı için artık yüz yüze görüşmelerin gerekli olmadığını gösterdi. Birçoğunun farklı saat dilimlerini kapsayan çalışanları olan ileri görüşlü işletmeler, eşzamansız çalışma ve toplantılara geçti.

Ancak eşzamansız bir toplantının basit bir Teams sohbetinden farkı nedir?

Eşzamansız toplantılarda katılımcılar, açık uçlu bir görev yerine tüm toplantı malzemesi üzerinde belirli bir süre harcarlar. İyi yönetilen eşzamansız bir toplantının bir amacı, bir gündemi, katılımcıların düşüncelerini paylaşmaları için merkezi bir yeri ve tutanakları kaydetme süreci vardır. Toplantı tutanağı toplantı bitiminde kesinleşir ve gönderilir.

Birbirinden farklı parçalarla böyle bir toplantı yürütmek ancak size destek olacak toplantı yönetim yazılımları ile mümkündür.

Kaynak: Velocity Global

Toplantı yönetimi yazılımında nelere dikkat edilmelidir?

Toplantıların başlangıcından beri (emin değilim, orada değildim ama sanırım tarih öncesi mağaralarda gerçekleştiler), şikayetleri karşılama teması var.

En yaygın toplantı şikayetlerinden bazıları, üst üste gelen konuşmacılar, uzun toplantılar, standart bir gündem oluşturma veya not alma süreci, notları veya toplantı tutanaklarını depolamak için merkezi bir alanın olmaması ve toplantıyı tekelleştiren bir kişiyi içerir. Bu nedenle, toplantı yönetimi yazılımını düşünürken bu yaygın toplantı aksiliklerine kesin çareler aramak çok önemlidir.

Toplantı yönetimi yazılımına yatırım yaptığınızda paranızın karşılığını en iyi şekilde almak istersiniz. Toplantı yönetimi istek listenizde olması gereken temel özellikler şunlardır:

• Bir gündem oluşturucu; birden fazla ekip üyesi gündemde işbirliği yapabilirse bonus puanlar
• Toplantı tutanaklarını oluşturmak ve dağıtmak için otomatik bir sistem
• Gündem maddeleri ve konuşmacılar için bir zaman izleyici
• Toplantınızın etkinliğini ölçmek ve ekibinizden toplantı geri bildirimi toplamak için bir sistem
• Konuşmacıları düzenlemek için bir sistem
• Toplantı içi görevleri otomatik olarak kaydeden bir sistem
• Toplantı içi kararları otomatik olarak kaydeden bir sistem
• Toplantı içi oylama mekanizması
• Görev yönetimine yardımcı olabilecek diğer üretkenlik araçlarıyla entegrasyon
• Toplantı malzemelerinin merkezi olarak depolanması
• Gündemleri, toplantı tutanaklarını ve daha fazlasını özelleştirme ve şablon haline getirme yeteneği

Bu liste kesinlikle kapsamlı olmasa da, toplantı yönetimi teknolojisine yatırım yaparken iyi bir başlangıç ​​noktasıdır.

Toplantı yönetimi yazılımıyla ne kadar zaman ve para tasarrufu sağlayabilirsiniz?

Toplantı yönetimi yazılımı kullanılarak tasarruf edilen zaman ve para, yürüttüğünüz toplantı türlerine, ekibinizin büyüklüğüne ve toplantı uzunluklarına bağlıdır. İşte toplantılara harcanan zamanı ve parayı hesaplamak için bir örnek.

HBR hesaplayıcısına göre, yılda 70 bin kazanan sekiz çalışanla yapılacak bir saatlik toplantı, kuruluşunuza toplantı başına 392 dolara mal olacak. Durulayın ve bu toplantıyı ayda birkaç kez, hatta haftada bir tekrarlayın; toplantıların nasıl toplandığını görebilirsiniz.

Herhangi bir yapı ve somut sonuçlar yoksa toplantı giderleri batık maliyetlerdir ve çalışanlarınız toplantıdan hüsrana uğramış ve bitkin hissederek ayrılır. Toplantı yönetimi yazılımı, sizi çalışanların tükenmişliğinden ve üretkenliği azaltmaktan kurtararak bu sıkıntılı noktaları hafifletir.

Verimsiz toplantılara veda edin

İşletmeler maliyetleri azaltmak ve süreçleri kolaylaştırmak için otomasyona yönelirken, toplantı alanı da bir istisna olmayacak. Küresel, uzaktan ve hibrit çalışmaya yönelik devam eden eğilim ve pazar belirsizliği ile şirketler, mümkün olan her yerde maliyetleri ve kaynakları azaltacaktır.

İşletmelerin verimsiz toplantılar yaparak yapabilecekleri en maliyetli hatalardan biri olan, daha verimli, eyleme geçirilebilir toplantı sonuçları sağlayan toplantı yönetimi yazılımı, basit bir trend olacaktır.

Zamana meydan okuyan toplantı devrimine katılın - Skype'ın sırlarını ve işbirliğini nasıl geliştirdiğini keşfedin.