Otomasyonla Üretkenliği En Üst Düzeye Çıkarma: İşyerinde Süreç Verimliliğini Uygulama

Otomasyon, işyeri üretkenliğini artırmak için güçlü bir araç olarak hizmet eder. Kuruluşlar, otomasyonu dahil ederek rutin görevleri sistematik olarak yürütebilir, süreçleri optimize edebilir ve el emeğini en aza indirebilir. Otomasyon yoluyla süreç verimliliğinin uygulanması, çalışanların daha stratejik görevlere konsantre olmasını sağlayarak zamandan, paradan ve kaynaklardan önemli ölçüde tasarruf edilmesini sağlar.

Son zamanlarda yapılan araştırmalar, KOBİ'lerin %94'ünün tekrarlayan görevlerle meşgul olduğunu, otomasyonun bilgi çalışanlarının %90'ı için iş memnuniyetini ve %66'sı için üretkenliği iyileştirdiğini gösteriyor.

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), İş Süreçleri Otomasyonu (BPA) ve Yapay Zeka (AI) odaklı çözümler gibi çeşitli otomasyon türleri mevcuttur. İşletmeniz için en uygun otomasyon stratejisini belirlemek ve doğru bir şekilde uygulamak, onu kazanan bir strateji haline getirmenin anahtarıdır.

İş Verimliliğinde Devrim Yaratan

Otomasyon, operasyonları kolaylaştırarak, darboğazları hafifleterek ve tekrarlayan görevlerdeki hataları en aza indirerek işyeri verimliliğini artırır ve sonuç olarak çalışanların yüksek değerli, özel işlere odaklanmasını sağlar. Ayrıca, daha iyi veri yönetimi ve kullanımını kolaylaştırarak işletmelerin veriye dayalı kararlar almalarını ve genel performanslarını optimize etmelerini sağlar.

Tanınmış yönetim danışmanı Peter Drucker'ın bir keresinde söylediği gibi, “Verimlilik işleri doğru yapmaktır; etkililik, doğru şeyleri yapmaktır.” Mevcut çeşitli otomasyon seçenekleriyle işletmeler, operasyonel mükemmellik arayışlarında verimlilik ve etkililik arasındaki mükemmel dengeyi kurabilirler.

Aşağıdakiler, en uygun şekilde uygulandığında her biri kendi rekabet avantajına sahip olan en yaygın otomasyon teknolojileridir:

• Robotik Süreç Otomasyonu (RPA): Veri girişi veya fatura işleme gibi manuel, tekrarlanan görevleri otomatikleştirme.
• İş Süreci Otomasyonu (BPA): Birden fazla sistemi ve paydaşı içeren karmaşık, çok adımlı iş akışlarını kolaylaştırma.

• Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğrenimi (ML): Karar verme veya örüntü tanıma gerektiren görevlere gelişmiş algoritmalar ve öğrenme yetenekleri uygulama.
• Bilişsel Otomasyon: İnsan benzeri algı veya anlayış gerektiren görevleri otomatikleştirmek için doğal dil işleme (NLP) ve bilgisayar görüşünün birleştirilmesi.
• Nesnelerin İnterneti (IoT) Otomasyonu: Veri toplama, izleme ve kontrol için cihazların, sensörlerin ve sistemlerin bağlanması ve otomatikleştirilmesi.
• Masaüstü Otomasyonu: Dosya yönetimi veya veri işleme gibi bireysel bilgisayarlardaki görevleri otomatikleştirme.

Her bir otomasyon türü, farklı faydalar sağlayan benzersiz bir araçtır. İhtiyaçlarınızı, ekip yapınızı ve en iyi çözümü anlamak, hem seçeneklere genel bir bakış hem de uygulama yöntemleri hakkında fikir sahibi olmak anlamına gelir. Bilgiye dayalı bir seçim yapmak, başarı için belirli bir otomasyon çözümünü oluşturur.

İş Süreçlerini Otomatikleştirme

Otomasyon sayısız fayda sunabilse de zorlukları da var. Bazı durumlarda otomasyon uygulaması, yetersiz planlama, iş hedefleriyle zayıf uyum veya yetersiz çalışan eğitimi gibi faktörler nedeniyle istenen sonuçları vermeyebilir.

Ek olarak, beklenmeyen teknik sorunlar, sistemler arasında birlikte çalışabilirlik eksikliği ve personel arasında değişime direnç, otomasyon girişimlerinin başarısını engelleyebilir.

Otomasyon projesi başarısızlıklarının %90'ından teknik sorunlar, %37'sinden uygulama maliyetleri ve %25'inden genel vizyon veya strateji eksikliği sorumludur.

Bu nedenle, başarılı bir uygulama sağlamak için işletmelerin otomasyon stratejilerini dikkatli bir şekilde değerlendirmesi gerekir. İş süreçlerini otomatikleştirmek için bir strateji geliştirirken dikkate alınması gereken dört temel adım şunlardır:

1. Otomasyon alanlarının belirlenmesi : İş süreçlerini otomatikleştirmenin ilk adımı, işin tekrar eden, zaman alan ve otomatikleştirilebilen alanlarını belirlemektir. Kolaylaştırılabilecek ve otomatikleştirilebilecek alanları belirlemek için mevcut süreçleri ve iş akışlarını değerlendirmek çok önemlidir. Kuruluş, iş süreçlerini analiz ederek hangi süreçlerin otomasyona en uygun olduğunu belirleyebilir.

2. Potansiyel otomasyon araçlarını ve teknolojilerini değerlendirme : Süreçler belirlendikten sonra, iş süreçlerini otomatikleştirmek için uygulanabilecek potansiyel otomasyon araçlarını ve teknolojilerini değerlendirmek önemlidir. Bu, piyasada bulunan farklı otomasyon araçlarının ve teknolojilerinin araştırılmasını, yeteneklerinin anlaşılmasını ve iş süreçlerine uygunluklarının değerlendirilmesini içerir.

3. Otomasyonu aşamalı bir yaklaşımla uygulama : Otomasyon alanlarını ve bunları uygulayacak araçları belirledikten sonra, bir sonraki adım otomasyonu aşamalı bir yaklaşımla uygulamaktır. Bu, otomasyonu aşamalı olarak uygulamaya koymak ve olası sorunları veya engelleri belirlemek için test etmek anlamına gelir. Bu yaklaşım aynı zamanda işletmenin, otomasyonu tüm kuruluşa yaymadan önce doğru şekilde çalıştığından emin olmasını sağlar.

4. Otomasyon uygulamasının sonuçlarının ölçülmesi : Son adım, otomasyonun faydalarını değerlendirmek için otomasyon uygulamasının sonuçlarını ölçmektir. Zaman ve maliyet tasarrufu, artan üretkenlik, iyileştirilmiş kalite ve müşteri memnuniyeti açısından otomasyonun sonuçlarını izlemek çok önemlidir. Bu ölçümler, otomasyonun etkinliğine ilişkin değerli bilgiler sağlayacak ve daha fazla optimizasyon için fırsatların belirlenmesine yardımcı olacaktır.

Otomasyon Uygulamasındaki Zorlukların Aşılması

Yukarıda kısaca tartışıldığı gibi, iş yerinde otomasyon uygulamak, başarılı bir uygulama sağlamak için akıllı stratejilerle ele alınması gereken çeşitli zorluklar ortaya çıkarabilir.

Otomasyonun uygulanmasındaki en önemli zorluklardan biri, onu eski sistemlerle entegre etmektir. Bunun nedeni, eski sistemlerin genellikle otomasyon sistemlerinde çoğaltılması zor olan karmaşık ve özelleştirilmiş entegrasyonlara sahip olmasıdır. Bu zorluğun üstesinden gelmek için işletmelerin özel entegrasyon hizmetlerine yatırım yapması veya tamamen yeni sistemlere geçmesi gerekiyor. Örneğin Walmart, yeni ve eski sistemler arasında sorunsuz bir veri akışı sağlamak için eski sistemleriyle özel entegrasyon gerektiren tedarik zinciri için bir otomasyon sistemi uyguladı.

Otomasyonun uygulanmasındaki bir başka zorluk da iş gücü üzerindeki etkiyi ele almaktır. İşletmelerin, çalışanların değişen çalışma ortamına uyum sağlamasına yardımcı olmak için beceri artırma ve yeniden beceri kazandırma programlarına yatırım yapması gerekir. Bu tamamen yeni bir kavram değil. 2019'da Amazon, şirket depolarındaki çeşitli süreçleri otomatikleştirirken çalışanların yeni beceriler kazanmasına ve yeni rollere geçiş yapmasına yardımcı olmak için bir beceri geliştirme programı uyguladı. Bu, Amazon'un yalnızca iş gücünü elinde tutmasına yardımcı olmakla kalmadı, aynı zamanda çalışan üretkenliğini ve iş memnuniyetini de artırdı.

Otomasyon Büyümeye Devam Edecek

Geleceğe doğru ilerlerken, otomasyonun gücünden yararlanmak, ileri görüşlü işletmeler için başarının mihenk taşı olacaktır. Otomasyonla üretkenliği en üst düzeye çıkarmak ve işyerinde süreç verimliliğini uygulamak, kullanılmayan potansiyeli ortaya çıkaracak, insan yeteneğinin rolünü yeniden tanımlayacak ve benzeri görülmemiş büyüme fırsatlarının kilidini açacaktır. İşletmeler, otomasyon teknolojilerini stratejik olarak benimseyerek, yeni mükemmellik standartları belirleyerek ve sektörlerinin geleceğini şekillendirerek kendilerini inovasyonun ön saflarında konumlandırabilirler.