Şirket içi BT ile harici bir sağlayıcı arasındaki ilişkiyi yönetme

Pek çok işletme, BT desteği sağlamayı şirket içinde tutmak veya harici bir sağlayıcıya dış kaynak sağlamak arasındaki kararı basit bir karar olarak görüyor. Bu durumda, emir komuta zinciri, temel paylaşılan değerler seti ve raporlama yapısı ekip genelinde aynıdır ve kristal berraklığında kalır.

Ancak, BT çözümleri söz konusu olduğunda bu nadiren olur. Şirket içi ekipler çekici bir olasılıktır, ancak maliyetleri astronomik olabilir; harici bir ekibe güvenmek size daha büyük bir deneyim zenginliği sağlayabilir, ancak yalnızca fiziksel olarak ofislerinize yerleştirilmiş bir ekibin sağlayabileceği 'uygulamalı' yaklaşımı kaçıracaksınız.

İlgili Yazı: Etkili İş Kararları Nasıl Alınır?

İşletmeler, her iki dünyanın da en iyisini umarak bu iki seçeneği dengeleme kararı alıyor, ancak bu her zaman bu kadar basit değil. İki ekibinizin şirketinize fayda sağlayan olumlu bir ilişkiye sahip olmasını istiyorsanız, kendinize bazı önemli sorular sormanız ve şirket içinde neler olup bittiğini ve nelerin dışarıdan alınması gerektiğini belirlemeniz gerekir.

İki takım aynı amacı mı paylaşıyor?

Muhtemelen, işletmenizin her gün operasyonunuzu nasıl yürüteceğinizi belirleyen bir dizi temel değer ve idealleri vardır. Bu, iş gücünüzü birleştirmenin harika bir yolu olsa da, bazen BT ekiplerinin bu hedefler doğrultusunda çalışmadığı hissine kapılabilirsiniz - ama bu neden?

Esasen, işinizde gerçekleştirdikleri role kadar kaynar. Açıkçası, pazarlama, muhasebe ve satış çalışanlarınız, BT sistemleri çalışır durumda olmadan işlerini yapamazlardı, ancak bu, onlarla ekibin geri kalanı arasında bir uçurum yaratabilir. Sadece 'doğru' işi yapanlar için çalışan hizmetkarlar mı? Yoksa işi kendi başlarına mı ileriye taşıyorlar?

BT ekibiniz, işletmeniz tarafından iş gücünüzün diğer herhangi bir alanı kadar değerli görülmelidir; bu nedenle personeliniz ve dış sağlayıcınız da bu düşünce modeline uymalıdır. Bir şeyler yolunda gitmediğinde BT desteğinizi büyük ölçüde görebilseniz de, hepinizin ortak bir hedef için çalıştığınız bir birliktelik ortamı yaratmak yine de önemlidir.

Bu tutuma sahip olmak, harici sağlayıcınızı tamamen alakalı olmayan durumlara dahil etmeniz anlamına gelebilir, ancak bu, onlara topluluğunuzun değerli üyeleri olarak davranılmasını sağlarsa, yön ve öncelikler hakkında gelecekteki herhangi bir kafa karışıklığını önleyebilirsiniz. işinizin

Ayrıca Okuyun: Bütçenizi Korumak İçin 3 Basit İpucu

İşiniz için kararları kim veriyor?

Yine de, herkesi bir ekibin parçasıymış gibi hissettirmek önemli olsa da, güçlü ve etkili bir liderlik tarafından yönetilmelerini sağlamak da aynı derecede önemlidir. Harici sağlayıcıları getirdiğinizde, bu komut satırları biraz bulanık olabilir, bu nedenle işleri düzeltmeniz ve kafa karışıklığına dayalı herhangi bir sorunla karşılaşmadığınızdan emin olmanız gerekir.

BT tabanlı bir karar verilirken, tüm ekibin bu kararı kimin, neden aldığını ve bundan sonra diğer talepleri kimin yönlendireceğini bildiğinden emin olmalısınız. İnisiyatif sahibi olmak iyidir, ancak insanların daha geniş, daha uzun vadeli hedeflere uygun olmayan kararlar almasını sağlayarak daha büyük işi bozmak istemezsiniz.

Raporlama yapınız nasıl görünüyor?

Harici bir BT destek sağlayıcısı ile çalışıyorsanız, şirket içi ekibinizin kullandığına benzer bir raporlama yapısı kullandıklarından emin olmanız gerekir. Her şey bir arada hareket ettiğinde BT en sorunsuz şekilde çalışır; bunu tek tek cihazlar yerine tüm ağ olarak düşünün.

Ekiplerinizi birleştirmek için bir raporlama yapısı oluşturun ve her iki ekibin de buna uymayı kabul ettiğinden emin olun - bu, boşlukların ve hataların yanı sıra kaçırılan fırsatların olasılığını da azaltır.

Her görevi kimin üstlendiği açık mı?

Bulut tabanlı proje yönetimi araçları sayesinde, belirli görevleri belirli kullanıcılara atamak basit olabilir. Ancak, olağan yönetim yapınıza uymayan harici bir ekiple çalışıyorsanız, bazı sorunların ortaya çıkmaya başladığını görebilirsiniz.

Bundan kaçınmak için, harici sağlayıcı kendi yöntemleriyle işi ikiye katlasa bile, gereken her bir görevin veya şirket içi veya harici ekibinizin tutarlı bir şekilde aynı şekilde atanmasını sağlamalısınız. Bunu yaparak, planlarınıza hızlı bir şekilde göz atabilir ve görevinizle tam olarak kimin ilgileneceğini ve daha spesifik olarak, bunun dışarıdan mı yoksa kurum içinde mi yapılacağını bilebilirsiniz.

Ayrıca Okuyun: Başlangıçlar İçin En İyi 10 Ücretsiz İş Aracı

İletişim açık mı?

Bu soru çok 'teknik' değildir ve herhangi bir işletmenin başarısının temel bir bileşenidir: iki ekibinizin açık, tutarlı ve etkili bir şekilde iletişim kurduğundan emin olun.

Kulağa bariz gelebilir, ancak özellikle iş birikiyorsa veya işiniz özellikle yoğun bir dönemden geçiyorsa, iletişimin zamanla kayması kolaydır. Herkes atanan görevlerini yerine getiriyorsa, düzenli iletişim gerekli görünmeyebilir, ancak herkesin nerede durduğunu ve diğer herkesin işini nasıl yaptığını bilmesini sağlamaya her zaman değer.

Personelin sadece sohbet edebileceği bir alana sahip olmak için Slack çizelgeleri veya Basecamp yangınları gibi işbirliği araçları kurarak iletişime yardımcı olabilirsiniz!

Ekipleriniz birbirini anlıyor mu?

Ekiplerinizdeki bireylerin rollerini ve günlük olarak neler yapabileceklerini tam olarak anladığınızı varsayabilirsiniz, ancak güncel kalmazsanız, biraz kırgınlık veya gerginlikle karşı karşıya kalabilirsiniz. Desteğinizin iki tarafı arasında.

İşe alma sürecinin başlarında her ekibin neden sorumlu olduğunu net bir şekilde belirlemek, her ekibin diğerinin günlük olarak ne yaptığını anlamasına yardımcı olmak açısından çok önemlidir. Ayrıca, sağlam bir temel oluşturmak veya ilişkinizi daha da güçlendirmek istiyorsanız, iki ekibi bir araya getirmekten ve birbirini gölgelemekten çekinmemelisiniz. BT sistemleri bir şirketten diğerine büyük farklılıklar gösterebilir ve karmaşıklıkları ortadan kaldırmanın her ekibin diğerinin rutin sorumluluklarını anlamasını sağlamaktan daha iyi bir yol yoktur. Bu, mutlaka birbirinin yerine geçebilecek üyelerle sonuçlanmayacak olsa da, birbirlerinden uygun beklentilere sahip olabilecekleri ve ek deneyime ihtiyaçları olursa biraz destek için nereye döneceklerini bilebilecekleri anlamına gelir.