E-posta Listelerini Yönetme: En İyi Uygulamalar ve En İyi Araçlar

E-posta pazarlamacıları çok yaygın bir soruyla karşı karşıyadır: E-posta listelerimizi proaktif bir şekilde gözden geçirmek ve güncellemek için zaman harcamalı mıyız yoksa bunun yerine sosyal yardımlara odaklanıp sorunları ortaya çıktıkça düzeltmeli miyiz?

Satış ve pazarlama ekiplerinin, boru hattı büyümesinin temel itici gücü olduğu için, sosyal yardımlara öncelik vermek istemesi mantıklıdır. Ancak bunu yaparak, müşterilere hatalı bir e-posta listesinden e-posta göndererek marka itibarınıza istemeden zarar verme riskini alırsınız.

Bu yazıda, e-posta listesi yönetiminin sık karşılaşılan zorluklarını, iletişim bilgilerini verimli bir şekilde güncellemek için en iyi uygulamaları ve bir e-posta listesi yönetim aracında nelere dikkat edilmesi gerektiğini keşfedeceğiz.

E-posta listesi yönetimi nedir?

E-posta listesi yönetimi, ekibinizin abone bilgilerini toplama, güncelleme ve kullanma yöntemlerini ifade eder. Ekibinizin e-posta erişiminden en yüksek değeri elde etmesini, kalıcı müşteri ilişkileri kurmasını ve satışları artırmasını sağladığı için önemli bir süreçtir.

E-posta listesi yönetiminin yaygın zorlukları

En deneyimli pazarlamacılar bile e-posta listesi yönetiminde zorluklarla karşılaşır. Bir düşünün: Muazzam miktarda sürekli değişen verilerle çalışıyorsunuz. Ve bu verileri iyi bir şekilde kullanmak için hızlı hareket edebilmeniz gerekir.

Ekiplerin e-posta listesi yönetiminde karşılaştığı en yaygın zorluklardan sadece birkaçı şunları içerir:

Liste büyümesi ve elde tutma

Her e-posta pazarlama listesi sıfır kişiyle başlar. E-posta listenizi büyütmek zor olabilir ve listeleri umduklarından daha yavaş büyürse birçok pazarlamacının cesareti kırılır. Ayrıca, abonelerinizden bazıları zamanla abonelikten çıkacak ve kişileriniz iş veya iletişim bilgilerini değiştirdikçe listeniz doğal olarak azalacaktır. Genellikle bir adım ileri ve iki adım geri gidiyormuşsunuz gibi hissedilebilir.

Anahtar, e-posta listenizin niceliğine değil kalitesine öncelik vermektir. E-posta listelerinizi alakasız veya ilgisiz hedef kitlelerle doldurmaktansa, son derece ilgili müşterilerle daha küçük bir kişi listesine sahip olmak sizin için çok daha değerlidir.

Herhangi bir e-posta erişim listesi satın alma dürtüsüne karşı koyun; bunlar genellikle spam tuzaklarıyla doludur ve bazı ekiplerin sandıkları kadar kolay bir çözüm değildir.

E-posta teslim edilebilirliği

E-posta listenizde kaç kişi olursa olsun, bu abonelerden bazılarına ulaşamamanızın birkaç nedeni olabilir.

E-postalar spam klasörlerine yönlendirilebilir veya sert veya yumuşak bir geri dönüş oluşturabilir, bu da mesajın teslim edilmediği anlamına gelir. Ekiplerin bu geri dönen e-postaları ele alması ve e-posta teslim edilebilirliklerini yani spam klasörü yerine gelen kutusuna ulaşma yeteneklerini izlemesi çok önemlidir .

Teslim edilebilirliğinizde ani bir düşüş olursa, sorunu tanımlayana kadar sosyal yardımı duraklatın. Doğru e-posta kimlik doğrulama protokollerini uyguladınız mı ? Çok sık mı ulaşıyorsunuz? Müşteri e-postalarınızın tarihi mi geçti? Düşük teslim edilebilirliğe rağmen e-posta göndermeye devam ederseniz, ekibinizin zamanını boşa harcıyorsunuz ve potansiyel olarak gönderenin itibarını zedeliyorsunuz.

kişiselleştirme

E-posta abone ayrıntılarınızı toplamak ve saklamak bir şeydir, ancak bu bilgileri deneyimlerini kişiselleştirmek ve zenginleştirmek için etkili bir şekilde kullanmak, e-posta pazarlamasında başarılı olmanın anahtarıdır.

E-posta listenizde sakladığınız bilgiler eyleme geçirilebilir olmalı ve e-postada onlara hitap etmek için müşteri adlarını ve unvanlarını kullanmak ve yerel mağaza tekliflerini öne çıkarmak için konumlarını kullanmak gibi müşteri için net bir fayda sağlamalıdır. Hangi bilgilerin depolanacağına ve bu bilgilerin doğru şekilde kullanıldığından nasıl emin olunacağına karar vermek, devam eden bir e-posta listesi yönetimi sorunudur.

Veri siloları

Yukarıda tartıştığımız kişiselleştirme zorluğuna ek olarak, müşteri verileriniz muhtemelen kuruluşunuzdaki birkaç farklı sisteme yayılmıştır. Çeşitli ekipler, verilerinizi belirli ihtiyaçlar için kullanır ve genellikle kuruluşunuz genelinde bir kopukluk olur.

Veri siloları, pazarlama ekipleri için büyük bir zorluktur çünkü bunlar, e-posta pazarlama aracınızda bireysel abone ayrıntılarınızı tam olarak göremeyebileceğiniz anlamına gelir. Pazarlama, satış ve müşteriyle yüz yüze görüşen her ekip, müşteri verilerinize tek bir bakış elde edebilmenizi sağlamak için verilerin nasıl toplandığı ve nerede depolandığı konusunda uyum sağlamalıdır.

Bir e-posta yönetim aracı size nasıl yardımcı olabilir?

Temsilcilerinizin her zaman e-posta listelerinizin bakımını manuel olarak gerçekleştirmesi gerekse de, yukarıda tartıştığımız zorlukları ele alan ve temsilcilerinizin müşteri verilerinizi tam potansiyeliyle kullanmasını sağlayan e-posta yönetim araçları vardır.

Ekipler neden bir e-posta yönetim aracı benimsemeli? Sadece birkaç avantaj şunları içerir:

Eposta Doğrulama

Birçok gelişmiş e-posta aracı, müşteri e-postalarınızı doğrulayabilir ve siz göndere basmadan önce adresin doğru olduğundan emin olabilir. E-posta yönetim araçları yazım hatalarını, yanlış e-posta etki alanlarını ve erişiminizden ciddi bir geri dönüş yapmanıza neden olabilecek birkaç başka sorunu yakalayabilir.

Liste budama

Müşteri ayrıntılarınızı doğrulamak ve sosyal yardım listenizi güncellemek, listeniz yüzlerce ve binlerce kişiye ulaştıkça yönetilmesi çok zor hale gelir.

Bir e-posta yönetim aracı, liste hijyeninin ağır yükünü önemli ölçüde azaltarak müşteri ayrıntılarını güncellemenize, eski adresleri kaldırmanıza ve listelerinizi herhangi bir insanın tek başına yapabileceğinden çok daha hızlı ve doğru bir şekilde bölümlere ayırmanıza yardımcı olur.

Gizliliğe bağlılık

Müşteri gizliliğiyle ilgili yasalar ve standartlar, pazarlamacıların müşteri verilerini elde etme ve kullanma şeklini sürekli olarak değiştirmektedir. Bariz bir örnek, Apple'ın Eylül 2021'de piyasaya sürülen Posta Gizliliği Korumasıdır. ( MPP sonrası bir dünya için liste hijyeninizi nasıl yöneteceğinizi biliyor musunuz ?) E-posta yönetimi araçları, en son gizlilik düzenlemelerinin bir adım önünde olmanıza ve markanızı korumanıza yardımcı olur. olası yasal sorunlardan

Gerçek zamanlı veri raporlama

Sosyal yardım verilerinizi eyleme dönüştürülebilir içgörülere dönüştürmek, ekip üyelerinden birinin günler veya haftalar almasına neden olabilir. Doğru e-posta yönetim aracıyla, e-posta pazarlama başarınızı, e-posta listenizin sağlığını ve iyileştirebileceğiniz yolları ölçmek ve daha iyi anlamak için saniyeler içinde raporlara erişebilirsiniz.

Daha fazla üretkenliğin kilidini açın

Yukarıda paylaştığımız her avantaj, ekibiniz için zaman tasarrufu sağlar. En iyi e-posta yönetimi araçları, ekibinizin günlük iş akışına sorunsuz bir şekilde uyum sağlayacak ve müşteri verilerinizi yönetmek için kullandığınız tüm araçlarla entegre olacaktır. Bir e-posta yönetim aracı, e-postaları doğrulayarak, listeleri otomatik olarak budayarak ve doğru veri raporları sunarak ekibinizin çalışmalarını önemli ölçüde düzene sokabilir ve sonuçlarını iyileştirebilir.

Temel e-posta pazarlama listesi yönetimi en iyi uygulamaları

E-posta pazarlamanıza yardımcı olması için hangi aracı kullanıyor olursanız olun, e-posta listelerini nasıl yöneteceğiniz konusunda izlemeniz gereken birkaç en iyi uygulama vardır:

E-posta listesi hijyenini koruyun

Yukarıda açıkladığımız liste budamasına bağlı olarak, e-posta listenizin hijyeni, satış ve pazarlama erişiminizde ne kadar başarılı olduğunuzu belirleyecektir.

E-posta listelerinizin kalitesi birkaç nedenden dolayı zamanla bozulacaktır:

• Aboneler e-posta adreslerini değiştirir (özellikle iş değiştirdiklerinde)
• Temsilcileriniz yanlışlıkla müşteri ayrıntılarını yanlış yazıyor
• Müşteriler sisteminizde kopyalanır
• Bazı abonelerin bağlantısı kesildi

Ekibinizi, müşteri verilerinin bozulabileceği çeşitli yollar ve bu endişelerin nasıl giderileceği konusunda eğitin. Liste hijyeni hakkındaki bu gönderide, e-posta listenizi üç adımda nasıl temizleyeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz .

E-postaların sıklığını abonelerin seçmesine izin verin

Abonelerinize, sizden ne sıklıkta haber alacakları ve hangi konularda e-posta pazarlama başarınızı artırmada uzun bir yol kat edecekleri konusunda kontrol vermek. Müşterilerin marka e-postalarınızı günlük, haftalık veya aylık olarak ne sıklıkta almak istediklerini belirtmelerine izin verin.

Yeni ürün önerileri, satış uyarıları veya bağlılık üyesi bilgileri gibi gönderebileceğiniz çeşitli e-posta türlerini açıklayın ve hangi e-postaları almak istediklerini seçmelerine olanak sağlayın. Bir e-posta tercih merkezi, bu seçenekleri sağlamak için mükemmel bir yerdir.

Kitlenizi bölümlere ayırın

E-posta pazarlama listenizdeki her kişinin markanızla benzersiz bir geçmişi ve diğer müşterilerinizden farklı ihtiyaçları vardır.

E-posta listelerinizi hedef kitleye, önemli alıcı kişisine veya yaşam döngüsü aşamasına göre bölümlere ayırmak, ilgili e-postaları göndermek ve abonelerinizi meşgul etmek için çok önemlidir. İhtiyaçları ne olursa olsun tüm müşterilerinize aynı mesajı gönderirseniz, onları birey olarak umursamadığınızı fark edecek ve markanıza daha az sadık hissedeceklerdir. Kitle segmentasyonunuzu iyileştirmenin bir yolu, e-postalarınızı A/B testi yapmak ve farklı kişilerin farklı mesaj öğelerine nasıl tepki verdiğini görmektir.

Abonelikten çıkmayı kolaylaştırın

Abonelerinizin listenizden çıkmalarının kolay bir yolu yoksa, mesajlarınızı spam olarak işaretlerler (ve muhtemelen şirketiniz hakkında olumsuz bir izlenim oluştururlar). Abonelikten çıkmalar, genel e-posta teslim edilebilirliğinize zarar vermez, spam şikayetleri zarar verir.

Anlıyoruz, mümkün olduğu kadar çok aboneyi elinizde tutmak istiyorsunuz ve herhangi birini kaybetmek geri adım atmak gibi geliyor.

Ancak müşterilerinize ve onların özgürlüklerine saygı duymalısınız. Gönderdiğinizhere-postaya, insanların abonelikten çıkmalarını sağlayan bir bağlantı ekleyin ve neden abonelikten çıktıklarını açıklamaları için isteğe bağlı bir bölüm ekleyin.

Unutmayın: iletişimlerinizi başka şekillerde almayı tercih edebilirler ve bu veda, daha sonra görüşmek üzere olabilir.

Listenizi organik olarak büyütün

Bunu daha önce söyledik ama tekrar etmekte fayda var: e-posta listeleri satın almayın. Satın alınan bir e-posta listesine sosyal yardım göndermek, e-posta teslim edilebilirliğinize zarar vermenin ve potansiyel olarak gönderen itibarınızı tamamen yok etmenin garantili bir yoludur.

E-posta pazarlama listenizi organik yollarla büyütün. Müşterilerden satış noktasında ve sosyal medya gönderileri aracılığıyla markanızın e-postalarına kaydolmalarını isteyin. Onları e-postalarınıza kaydolmaya teşvik eden yarışmalar ve çekilişler düzenleyin.

Organik büyüme, markanızla gerçekten alakalı aboneler edinmenin en iyi yoludur.

Kaydolma formlarınızı ve süreçlerinizi optimize edin

E-posta pazarlama listenizi organik olarak büyütmeye çalışırken, insanların size iletişim bilgilerini vermesi için kayıt formlarına güveneceksiniz.

Bu formlarda yalnızca temel bilgileri istediğinizden emin olun ve her form gönderiminin CRM'nize veya diğer veri depolama çözümünüze uygun şekilde yönlendirildiğini onaylayın.

Size yanlış veya alakasız abone ayrıntıları sağlayabilecek botları filtrelemek için tüm formlarda bir CAPTCHA testi etkinleştirin. Son olarak, bir abonenin listenize resmi olarak eklenmeden önce aboneliğini e-posta yoluyla onaylayacağı çift katılım uygulayın.

Etkili bir e-posta listesi yönetim yazılımı yapan nedir?

100'den az kişi olduğunda e-posta listenizi yönetmek kolay olabilir, ancak daha fazlası, tamamen manuel yöntemlerle halledilemeyecek kadar hızlı hale gelebilir.

E-posta listesi yönetimi yazılımı, bu gönderide tartıştığımız her şeyi düzene koymanıza ve program başarınıza daha fazla güven duygusu aşılamanıza yardımcı olabilir. Ekibiniz için potansiyel e-posta listesi araçlarını değerlendirirken, şu temel özellikleri ve yetenekleri keşfetmenizi öneririz:

CRM entegrasyonları

Bir e-posta listesi aracı, müşteri verilerinize ve erişiminizi yürütmek için kullandığınız araçlara bağlanamıyorsa size hiçbir değer sağlamaz. Muhtemel çözümünüzle birlikte sunulan CRM entegrasyonlarını sorun; ekibinizin müşteri verilerini depolamak ve yönetmek için kullandığı tüm araç ve sistemlerle bağlantılı mı?

Ayrıntılı raporlar

En iyi e-posta pazarlama araçları, e-posta programınızın sağlığıyla ilgili temel ölçümlere bir bakışta bakmanızı sağlayan güçlü raporlama özelliklerini içerir. Her potansiyel e-posta listesi yönetimi yazılımının sağladığı raporları inceleyin ve bu raporları belirli e-posta pazarlama hedeflerinize göre nasıl sıralayabileceğinizi, filtreleyebileceğinizi veya özelleştirebileceğinizi sorun.

Uygun segmentasyon

Kişiselleştirme, e-posta pazarlamacılığının yaygın bir zorluğudur, ancak doğru araç bunu bir esinti haline getirebilir. Çoğu e-posta listesi çözümü, kitlelerinizi segmentlere ayırmanıza ve onların demografik bilgilerine ve alışveriş davranışlarına göre listeler oluşturmanıza olanak tanır. Segmentasyonu bir araç olmadan yönetmek inanılmaz derecede zordur; bireysel aboneleriniz hakkında ilgili bilgileri her aldığınızda e-tablolarınızı manuel olarak güncellemeniz gerekir ve insan hatası için bolca yer vardır.

Hangisinin ihtiyacınız olan ayrıntılı hedeflemeyi size sağlayacağını anlamanıza yardımcı olmak için olası her bir aracın sağladığı segmentasyon derinliğini araştırın.

Otomasyon yetenekleri

Herhangi bir pazarlama aracının en büyük avantajlarından biri, sağladığı otomasyon yetenekleridir. E-posta listesi yazılımınız, temsilcilerinizin işini nasıl kolaylaştırabilir ve tekrar eden idari görevlerde zaman kaybetmelerini nasıl önleyebilir? Muhtemel liste yönetimi aracınızın ne tür bir otomasyon sağlayabileceğini değerlendirin ve bunun temsilcilerinize ne kadar zaman kazandırabileceğini belirleyin. Bu tasarruflar, çözümünüzün potansiyel maliyetini haklı çıkarmanıza yardımcı olabilir.

Sezgisel arayüz

E-posta listesi yazılımınızı kullanmanın ne kadar kolay olduğu, ekibinizin ne kadar hızlı ayak uyduracağını ve üretkenliklerini artıracağını büyük ölçüde etkileyecektir. Potansiyel çözümleriniz için ne kadar öğrenme eğrisi olduğunu düşünün ve ekibinizi hızlandırmak için erişebileceğiniz destek düzeylerini sorun. Sağlayıcı, nasıl yapılır belgeleri veya videoları sunuyor mu? Eğitimlere ve uygulamalı desteğe erişebiliyor musunuz?

Temiz e-posta listeleri işletmeleri ileriye taşıyor

Ekibinizin her üyesinin, e-posta erişim listelerinizi temiz tutma sorumluluğu vardır. Müşteri veri kalitenizin zaman içinde nasıl düşeceğini ayrıntılı bir şekilde açıklayın ve temsilcilerinize yanlış müşteri ayrıntılarını nasıl tespit edip düzelteceklerini öğretin.

Çoğu ekip, en yaygın endişeleri giderebilecek ve ekiplerinin çalışmalarını önemli ölçüde kolaylaştırabilecek bir e-posta listeleri yönetim aracı bulmak isteyecektir. E-posta erişim listeniz birkaç yüz kişi içeriyorsa, bir araç gereklidir.

Temiz bir sosyal yardım listesiyle çalışmak, e-posta pazarlamanızı geliştirmenin ilk adımıdır, ancak e-posta yoluyla anlamlı sonuçlar elde etmek için başka birçok husus vardır.

E-postanın en son zorluklarında uzmanlaşmak için daha fazla uzman rehberliği için, "Yapay Zekayı E-postaya Yerleştirmek: Yıla Güçlü Başlamak için 10 Uzman Tahmini" başlıklı isteğe bağlı web seminerimize göz atın.