Verimli Bir Uzak Ekip Nasıl Yönetilir
Yayınlanan: 2020-04-20Uzaktan çalışan bir ekibi verimli bir şekilde yönetmek, konum veya ofis tabanlı çalışmadan geçiş yapan herhangi bir şirket için bir öğrenme eğrisidir.
Exposure Ninja'da ekibimizi %100 uzaktan yönetiyoruz ve yedi yıldan fazla bir süredir bunu yapıyoruz. Kendi trompetimizi çalmak değil, kendimizi inanılmaz derecede verimli ve etkili bir sanal ekip olarak düşünmeyi seviyoruz. Bu, yol boyunca yolda birkaç tümseğe çarpmadığımız anlamına gelmiyor.
Sanal bir ekip yönetmek ilk başta göz korkutucu görünse de, kılık değiştirmiş bir nimet olabilir. Şirketinizi uzaktan çalışma düzenine taşımak, süreçlerinizi iyileştirmeye, ekip üyelerinizden ne beklediğiniz konusunda daha net olmanıza ve şirketinizi daha yalın hale getirmenize neden olur.
Baş Ninjamız ve uzaktan çalışma gazisi Tim Cameron-Kitchen'dan uzaktan çalışmaya geçerken nasıl hayatta kalacağınızı ve başarılı olacağınızı anlatan web seminerimizi izleyin.
Uzak Bir Ekibi Yönetmenin Zorlukları
Ekibinizi sanal bir işyerine taşırken bazı yeni zorluklarla karşılaşacaksınız - ancak önemli olan bunları nasıl yönettiğinizdir. Uzaktan çalışma ekiplerinin karşılaştığı en yaygın zorluklardan bazıları şunlardır:
- Uzaktan çalışma için doğru araçlara sahip olmama
- Düzensiz veya yetersiz iletişim yöntemleri
- Sorumluluklar konusunda sorumluluk ve netlik eksikliği
- Çalışma saatlerinin sınırları ve herkesin zamanına saygı gösterilmesi
- Ayrık çalışma programları
- İş, üretkenlik ve performansı takip etme zorluğu
- Personelin ne zaman stresli veya aşırı yük altında olduğunu belirleme ile ilgili sorunlar
- İzolasyon hissi ve takım bağlarının eksikliği
Bu zorlukların üstesinden gelmek için farklı yaklaşımlar denedik ve test ettik. Bazıları başarısız oldu, ancak diğerleri başarılı oldu. Uzaktan Çalışma Devrimi eğitimimizde, hatalarımızı yapmaktan kaçınabilmeniz ve doğrudan harika şeyleri uygulamaya devam edebilmeniz için başarılarımız ve başarısızlıklarımız üzerinden size yol gösteriyoruz.
Google'da zirveye çıkın bedava
Uzak Ekibinizin Verimli Bir Şekilde Yönetildiğinden Nasıl Emin Olabilirsiniz?
Uzak bir ekibi yönetmek baş ağrısı olmak zorunda değildir. Yerinde doğru süreçlerle, daha önce neden uzaklara gitmediğinizi merak etmenize neden olacak sorunsuz çalışan bir çevrimiçi operasyon kurabilirsiniz.
1. Net Beklentiler ve Çalışma Saatleri Belirleyin
Ekibinizin ne zaman çalışmasını beklediğiniz ve uzaktan çalışmaya geçerken onlardan ne üzerinde çalışmasını beklediğiniz önemli bir husustur. Çalışanlarınızı bir dizüstü bilgisayar vererek ve hiçbir açıklama yapmadan eve göndermek, tutarsız çalışma saatlerine ve düzensiz çalışmaya neden olur.
Uzaktan çalışma esnek olabilse de, o zamanın ne kadar esnek olmasına izin verdiğinizi yönetmek önemlidir. Bire bir görüşmeler, güncellenmiş sözleşmeler veya evde çalışma için yazılı bir anlaşma yoluyla ekibinizle çalışma saatlerine ilişkin beklentileri belirleyin. Her ekip üyesinin hangi çalışma saatlerinin beklendiği konusunda net olması gerekir.
Exposure Ninja'da, çalışanlarımızın birçoğunun esnek bir şekilde çalışmasına izin vererek esnek çalışma saatlerinden yararlanıyoruz ve İngiltere'de dokuzdan beşe kadar Pazartesiden Cumaya kadar her zaman günde en az dört saat çalışıyorlar. Müşteriye yönelik rollerde daha az esneklik vardır, ancak yine de ekibimizin mola sürelerini yönetmesine izin vereceğiz ve bunun yerine sekize dört veya ondan altıya çalışma seçenekleri sunacağız.
2. Açık İletişim Kuralları ve Toplantı Programları Belirleyin
Ekibiniz yalnızca e-posta ve WhatsApp ile mi iletişim kuracak? (Umarım değildir!) İletişim için hangi araçları kullanmalılar? Toplantılar nasıl yapılacak? Nerede ve ne zaman? Bunlar, işletmelerin uzaktan çalışma iletişimleri hakkında sahip oldukları ilk sorulardan sadece birkaçı.
İşte önerdiklerimiz:
- Tüm dahili iletişim için Slack'i kullanın. Slack, ekip üyelerinin hızlı ve verimli bir şekilde iletişim kurmasını sağlamak için masaüstüne ve mobil cihazlara kurulabilen bir anlık mesajlaşma aracıdır.
- Toplantıları planlamak için Google Takvim'i kullanın. İnsanların toplantılara çifte rezervasyon yapmasını veya her şeyi kalem ve kağıt günlüklerine yazmalarını önlemek için ekipteki herkes aynı takvim sistemini kullanmalıdır.
- Toplantıları önceden planlayın ve yalnızca ihtiyacınız olan zamanı planlayın. Net toplantı gündemleri oluşturun ve tartışmayı yönlendirmek ve gerektiğinde toplantıyı ilerletmek için bir toplantı başkanı atayın.
- Toplantılar için Google Hangouts'u kullanın. Google Hangouts, kullanımı ücretsiz bir video konferans aracıdır. Google Takvim'de bir toplantı planladığınızda, otomatik olarak Google Hangout'a bir bağlantı atanır. Toplantıya katılmak için bağlantıya tıklamanız yeterlidir.
- Ekibinize, uzaktan çalışan meslektaşlarınızla nasıl etkili bir şekilde iletişim kuracakları konusunda rehberlik edin. Uzaktan çalışmaya geçmek, daha fazla çevrimiçi mesaj ve çok daha az yüz yüze etkileşim anlamına gelir. Yazılı mesajlar yoluyla beden dilinize ve ses tonunuza güvenemeyeceğinizden, ekip üyelerinin meslektaşlarına etkili bir şekilde nasıl yazacaklarını bilmeleri önemlidir.
3. Doğru Araçları Kullanın
Etkili uzak ekipler yerinde doğru araçlara sahiptir. Yukarıda bahsedilen iletişim araçları birinci adım olmakla birlikte, şirketinizin operasyonlarının diğer yönlerini yönetmek için de doğru araçlara sahip olmanız gerekir.
Exposure Ninja'da önerdiğimiz temel araçlar şunlardır:
- Ekip çalışması* — İş görevlerini ve projelerini takip etmek ve atamak için proje ve görev yönetimi aracı.
- Hubstaff* — Çalışma saatlerini ve aktivite seviyelerini izlemek için zaman izleme aracı.
- Xero - Bordro ve müşteri faturalarını yönetmek için muhasebe yazılımı.
- Lastpass - Güvenli parola yönetim aracı.
- Infusionsoft/Keap — Satış CRM'si. CRM'ler hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyun.
Burada önerdiğimiz tüm araçları kendimiz kullanıyoruz.
4. Süreçleri Yerine Getirin
Şirketinizi iyi yönetmek için ihtiyacınız olan yazılımları ve araçları sıraladıktan sonra, süreçleri devreye sokmanın zamanı geldi. Süreçler, başarılı bir uzaktan yürütülen işin bel kemiğidir ve açık, verimli ve tekrarlanabilir süreçlerin önemini yeterince vurgulayamam.
Exposure Ninja'da görevleri yönetmek için Ekip Çalışmasını* kullanırız. Ekip çalışması, işletmenizdeki temel görevler için görev listeleri (kontrol listeleri gibi) oluşturmanıza olanak tanıyan bir işleve sahiptir. Bunlar, personelin işlerini her zaman iki kez kontrol ettikleri için hiçbir zaman bir ritmi kaçırmamalarını sağlar. Ayrıca, yeni ekip üyelerine uzaktan çalışmaya başlayanlar için de inanılmaz derecede faydalıdır çünkü onlara adım adım net bir kılavuz sunar.
Uzaktan çalışmaya geçiş mi yapıyorsunuz? İşlemler baş ağrısı gibi mi geliyor? Uzaktan Çalışma Devrimi eğitimimiz ve danışmanlığımız, sizi adım adım güçlü uzaktan süreçler oluşturmaya götürür. Tüm sırlar için kaydolun.
5. İnsanları Sorumlu ve Hesap Verebilir Yapın
Herhangi bir işte olduğu gibi, en başarılı olanlar, ekip üyelerinin açık sorumluluklara sahip olduğu ve belirli görev veya süreçlerden sorumlu olduğu işletmelerdir. Bu kişilerin kim olduğu ve sorumlu oldukları süreçleri yürütmede ne kadar usta oldukları, sorunsuz çalışan bir uzak işin ayrılmaz bir parçasıdır.
İşletmenizin uzaktan çalışmak için yeni süreçlere ihtiyacı olacaksa, her birinin kurulmasından kuruluşunuzdaki belirli bir kişinin sorumlu olmasını sağlayın. Operasyonel olarak güçlü bir şekilde düşünen bir bireyiniz varsa, onu kriterler belirlemesi ve uygulanan süreçleri gözden geçirmesi için atamaya değer.
6. Farklı Zaman Dilimlerini Yönetin
Farklı zaman dilimleri, onlar için hazırlıksız olan sanal bir takıma zarar verebilir. Bazı görevleri başka ülkelerdeki ekiplere dış kaynak sağlamak daha ucuz olsa da, temel müşteri tabanınız Birleşik Krallık veya ABD'deyse, o zaman dilimlerinde mevcut personele de ihtiyacınız olacaktır. Diğer bir husus, çalışanlarınızın birbirleriyle etkileşime girmesi ve çalışma programları arasında bir geçiş olduğundan emin olmaları gerektiğidir.
Buffer dahil olmak üzere birçok başarılı uzak işletme, Exposure Ninja'da olduğu gibi farklı konumlarda ve saat dilimlerinde bulunan ekiplere sahiptir. Artı yönlerde, şirketiniz müşterilerinize daha sık yanıt vermeye hazır olabilir. Net çalışma saatleri belirlediğinizden ve bu programların iş arkadaşları arasında uyumlu olduğunu kontrol ettiğinizden emin olun.
7. Çalışanların Uzaktan Desteğe İhtiyaç Duyduklarını Anlayın
Bir çalışan, işe alışılmadık bir şekilde 20 dakika geç kalmış ve alnında derin bir kaş çatma ile masanızın yanından geçiyor. Onlara her şeyin yolunda olup olmadığını soruyorsun ve gözyaşlarını boğuyor gibi görünüyorlar. Yüz yüze etkileşimlerin olduğu fiziksel bir işyerinde bir çalışanın ne zaman desteğe ihtiyacı olduğunu anlamak kolaydır.
Ekibiniz uzaktan çalışırken aynı sinyalleri görmüyorsunuz. Ama sinyaller var. Davranıştaki değişikliklere, çalışılan tuhaf saatlere, kaçırılan görevlere dikkat edin ve siz de doğrudan sorduğunuzdan emin olun.
8. Düzenli 1:1 Telafi Planlayın
Düzenli bire bir yakalamalar, ekibinizin görevlerini yerine getirmesini sağlar. Onlara ihtiyaç duydukları yönü verecek ve ilerleme kaydedildiğini bilmenin iç huzurunu verecektir. Yakalamalar, yöneticiler ve çalışanlar arasındaki bağı sıkı tutmak ve uzaktaki bir ekibi verimli bir şekilde çalıştırmak için paha biçilmezdir.
9. Sosyal Aktiviteler Ekleyin
Ekibinizin sanal olması, işin sosyal tarafının bir kenara bırakılması gerektiği anlamına gelmez. Personel odası sohbetlerini ve iş sonrası içeceklerini Slack kanalları ve ilgi gruplarıyla değiştirin. Exposure Ninja'da, ekibimizin kitap kulüpleri, fantezi futbol ligleri ve daha fazlasının yanı sıra her türden tartıştığı bir Su Soğutucu kanalımız var.
Çalışanlarınızı dizüstü bilgisayarlarıyla paketlemek ve parmaklarınızı çaprazlamaktan kaçının. Bu sadece bir sonuca yol açacaktır: felaket. Yukarıdaki adımlarımızı izleyin ve İşletmenizin geleceğini güvence altına almak için Uzaktan Çalışma Devrimi eğitimimizi alın veya uzman ekibimizle uzaktan çalışma danışmanlığı rezervasyonu yapın.
*Bu makaledeki bazı bağlantılar, Exposure Ninja'nın tanıtım için bir ücret aldığı bağlı kuruluş bağlantılarıdır (bu bağlantılar sponsorlu değildir). Exposure Ninja, yalnızca pazarlama yığınımızda halihazırda kullandığımız hizmetleri tanıtıyor