Organize Bir Proje Yönetim Stratejisi Nasıl Korunur?

Proje yönetimi, belirli bir görevi tamamlamak için şirket kaynaklarının planlanması ve düzenlenmesinde kritik olan çok adımlı bir süreçtir. Bazıları için, proje bazındadır. Diğer işletmeler için ise, proje yönetimi zaten operasyonel kültüre yerleşmiştir. Geçmişte, proje yönetimini yalnızca BT, mühendislik veya inşaat projeleriyle uğraşırken duyuyoruz. Ancak kavram artık herhangi bir sektöre uygulanabilir olduğundan, ilkeler kabaca aynıdır - yani hedeflerin tanımlanması, bileşenlerin belirlenmesi, görev ataması ve kalite kontrol için izleme.

Her proje çok sayıda hareketli parça içerir. Belki de önemli bir role sahip olan proje yöneticisidir. Karar verme ve istenen sonuca ulaşmak için her şeyi denetleme yetkisine sahiptir. Ona göre projenin başarısı, ekibin beklenen yaşam döngüsü boyunca önerilen adımları ve süreçleri izlemesini nasıl sağladığına bağlıdır. Ancak ideal senaryoyu söylemek yapmaktan her zaman daha kolaydır. Bugün proje yönetimiyle ilgili iyi olan şey, yenilikçi dijital teknolojiyle desteklenen modern araçların ve kaynakların mevcudiyetidir.

Günümüzün modern proje yönetimi araçları, yöneticilerin işini kolaylaştırıyor mu?

Teknolojinin oynadığı role değinmeden proje yönetiminden bahsetmek olmaz. Ekibiniz proje yönetimi yazılımı gibi araçları en üst düzeye çıkarmazsa, bir projeye dahil olmak faydasızdır. Proje boyutu veya dahil olan kişi sayısı ne olursa olsun, yazılım kullanmak görevlerin daha verimli bir şekilde planlanmasına, düzenlenmesine, devreye alınmasına ve izlenmesine yardımcı olur. Ancak, sektörlerinin benzersiz gereksinimleri veya projenin karmaşıklığı nedeniyle, her platform veya araç proje yöneticilerinin karşılaştığı zorlukları karşılamaz.

En iyi proje yönetimi yazılımını kullanmayı akılda tutmak çok önemlidir. Örneğin, basit projeler, temel yeteneklere sahip bir araçla başarılı olabilir. Ve bir proje yönetimi platformunun sunduğu en iyi özellikleri istiyorsanız, sağlam yetenekleri karşılaştırmak ve ihtiyaçlarınıza uygun ideal varyasyonu düşünmek çok önemlidir.

Size tavsiyemiz: Serbest Çalışanlar için Zoho Projeleri: İşinizi Nasıl Organize Edersiniz, Projeleri Nasıl Tamamlarsınız ve Verimliliği Nasıl Artırırsınız?

Takım ve teknoloji seçimine yaklaşmanın doğru yolu

Araçları, özellikle teknolojiyi seçmek, proje yöneticileri için kolay bir karar değildir. Nihayetinde, bu araçların değerli varlıklar olmasını ve üretkenliğe engel olmamasını istiyorsunuz. Elbette maliyet de önemlidir çünkü kurumsal araçların çoğu ücretsiz değildir.

Proje yönetimi söz konusu olduğunda, uygulama araçları ve teknoloji, hedefe yönelik bir karar olmalıdır. Herkese uyan tek bir çözüm veya platform yoktur. Ekibinizin belirli bir aracı kullanmasını isteyerek ne elde etmek istiyorsunuz? Proje yönetimi yazılımı yeteneklerini seçerken öncelikleriniz nelerdir? Emrinize bir kez sahip olduğunuzda, teknolojinin proje başarısını etkileyecek tek faktör olduğunu kabul etmek de çok önemlidir. Proje yöneticilerinin hâlâ etkinlik ve üretkenliği sağlayan tekniklerden ve stratejilerden yararlanmaları gerekiyor.

Bunu akılda tutarak, proje yöneticilerine düzenli kalmaları ve proje süresince karşılaşılan her sorunun üstesinden gelmeleri için rehberlik edecek faydalı ipuçlarını tartışalım.

Proje önceliklerini ve hedeflerini belirleme

Ekibiniz proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce, ilk adım en azından belirli önceliklerin bir planına sahip olmaktır. Bir projeyi tamamlamak, eyleme geçirilebilir görevlere ayırabileceğiniz aşamalardan ve adımlardan oluşan bir süreç olmalıdır. Önceliklerin belirlenmesi, sizin ve ekibinizin projenin beklentilerine uyum sağlamasına yardımcı olacaktır. Öncelikler listesi aynı zamanda izleme ve kalite kontrol kriterlerinizin temeli olacaktır. Özetle, görevleri belirli bir sırayla önceliklendirmek, ekibe günlük çıktılarına hedef odaklı bir yaklaşım kazandıracaktır.

Son teslim tarihlerini ve tamamlama programını tanımlayın

Ne kadar küçük olursa olsun her görevin bir son tarihi olmalıdır. İyi organize olmuş bir ekip yöneticisi, her üyeyi geride kalmamaya motive edecek şekilde sıkı bir program tutar. Tabii ki ideal senaryo, belirlenen son teslim tarihini karşılamaktır. Ancak gecikme durumunda, yöneticiler de esnek kalmalı ve hedeflenen son tarihte olası değişiklikleri ve düzenlemeleri karşılamak için yeni bir kurs planı bulmalıdır.

Katı bir programa bağlı kalmak bazıları için korkutucu görünse de, kalite izlemenin kritik bir yönüdür. Hiçbir ekip üyesinin size aksini söylemesine izin vermeyin.

Proje kilometre taşları belirleme

Bir dönüm noktası ile bir hedef arasındaki fark nedir? Dönüm noktası, belirli bir proje aşamasının veya aşamasının tamamlandığını gösteren belirli bir olayı ifade eder. Bir dönüm noktası önemlidir çünkü yöneticiye ve ekibe projeyi bir sonraki adıma taşıyacak önemli olayların ayrıntılı bir görünümünü verir. Neyin sıradan bir görev ve neyin dönüm noktası olduğu konusunda kafanızın karışmasını önlemek için aşağıdaki sorular sizin testiniz olmalıdır.

• Söz konusu etkinliğin tamamlanması nihai sonucu önemli ölçüde etkiler mi?
• Olay, projenin ilerleyip ilerlemediğini belirlemede önemli mi?
• Paydaşlardan girdi içeriyor mu?

Genel olarak, etkinliğin önemli olduğunu düşünüyorsanız, o zaman bir proje kilometre taşı olarak düşünülmelidir. Bunu yapmak, ekibin ilerlemesini takip etmenize ve haritalandırmanıza olanak tanır.

Belirgin bir kısa vadeli ve uzun vadeli hedefler setine sahip olun

Bu tavsiyeyle el ele giden görevlere öncelik vermenin öneminden daha önce bahsetmiştik. Kısa vadeli ve uzun vadeli proje hedeflerini net bir şekilde tanımlarsanız, hangi görevlerin önce geldiğini belirlemek daha kolaydır. Ayrıca, proje teslimatlarını yönetilebilir "hedef merkezli" görevlere böldüğünüzde daha iyi yetki verebilirsiniz. Bu hedefler, özellikle bir ekip üyesiyle temasa geçmeniz veya koçluk yapmanız gerektiğinde, ilerlemeyi izlemenin temeli haline gelmelidir.

İlginizi çekebilir: İstemci Çalışması için Çevik Proje Yönetim Yazılımı Nasıl Kullanılır?

Tutarlı iletişim

Tutarlı iletişim, en deneyimli proje yöneticileri için bile zordur. Büyük bir takımın başındayken, birçok şey gözden kaçabilir. Ayrıca, farklı kişiliklere sahip bireylere güvenmek ve onları anlamak, proje üzerinde çalışırken yaşanan sorunları ele alma ve yönetme yoluna girebilir.

Etkili iletişim aynı zamanda bir süreçtir. Her ekip üyesini daha açık olmaya teşvik etmede tutarlı olmak, yöneticinin bağlılığını gerektirir. Neyse ki, bunu başarmanın pek çok basit yolu var. Düzenli toplantılar ve bire bir koçluk seanslarının yanı sıra, iletişim hatlarını açık tutmak için mesajlaşma uygulaması, video konferans ve hatta düzenli e-postalar gibi araçları kullanabilirsiniz. Ayrıca, ortak sorun ve endişelerin ele alınmasına yardımcı olabilecek görüş ve fikirlere açık olmak yöneticinin sorumluluğundadır.

Otomasyon, tekrarlayan görevleri basitleştirir

Modern proje yönetiminin teknolojiye dayandığından daha önce bahsetmiştik. Ancak yöneticilerin bu araçların faydalarını en üst düzeye çıkarmakta başarısız oldukları zamanlar vardır. Elinizde olduğunda, tekrar eden görevleri otomatikleştirmenin yollarını arayın. Proje yönetimi yazılımı, yinelenen görevlerin planlanmasına ve bunların otomatik olarak atanmasına izin veriyor mu? Belirli veriler için otomatik olarak raporlar oluşturan bir araca ne dersiniz? Yöneticiler, işleri manuel olarak yapmanın sizi işinizde daha iyi yapmadığını anlamalıdır. Bu araçlar tam olarak kullanılabilir çünkü her gün işleri halletmek için yalnızca belirli bir saatiniz vardır.

Yetki ver ve ata

Proje yöneticilerinin tüm ağır işleri yapması gerekmez. Ekibinizi, belirli idari görevlerle atanan mini birimlere ayırabilirsiniz. Elbette, atanan görevi yerine getirebilecek doğru çalışanı seçtiğinizden emin olmanız da önemlidir. Güçlü yönlerine ve temel yetkinliklerine göre yetki verin, böylece her üyenin kullanılmayan yetenek veya becerisini en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Kalite kontrol ve ilerleme izleme

Öneri listemizin sonuncusu, kalite kontrol yoluyla ilerlemeyi izlemenin önemidir. Proje raporları ve analitik, iyileştirme alanlarını ve özel koçluk fırsatlarını belirlemenize yardımcı olacaktır. KPI'lar varsa, takımın hedefler açısından nasıl biriktiklerini gösteren raporlara erişimi olmalıdır.

Proje yöneticilerinin karşılaştığı ortak zorlukların üstesinden gelmek

Yöneticilerin daha organize ve üretken olmalarına yardımcı olacak ipuçlarını tartıştığımıza göre, o zaman ortak yönetim zorluklarını nasıl aşmalılar? En deneyimli yöneticinin bile zaman zaman engellerle karşılaşacağı bir gerçektir. Bunlar, projenin ilerlemesini engelleyebilecek kontrol edilemeyen örneklerdir.

1. Bütçe kısıtlamaları ve sorunları: Para, proje yöneticileri için her zaman kritik bir endişe kaynağıdır. Belirli bir bütçeyi karşılamakla sınırlandığınızda, görevlerin ve hedeflerin gerçekleştirilmesini zorlaştırabilir. 2017'de yapılan bir araştırmaya göre, üretim yöneticilerinin %49,5'i proje maliyetini en büyük zorluk olarak görüyor. Bu sorunu çözmek için, planlamanın önemiyle ilgili önceki önerimize geri döneceğiz. Hedeflerin ve önceliklerin belirlenmesi süreci, en azından aşımlar ve eksiklikler ile karşılaşılan sorunları en aza indirecektir.
2. Ekip üyeleri becerilerden yoksundur: Ekibiniz yalnızca en zayıf üye kadar iyi olacaktır. Ve proje büyük ölçüde bireysel performansa bağlıdır. Proje yöneticisi olarak, ekibinizi ek destekle güçlendirmeniz gerekip gerekmediğini belirlemek için yetkinlikleri objektif olarak değerlendirmeniz gerekecek.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: Bu 10 Yönetim Aracıyla Proje Planlamasını Zahmetsiz Hale Getirin.

Son sözler

Sonuç olarak, iyi organize olmuş bir proje yöneticisi ekibin başarısında kritik bir rol oynar. Yöneticiler için eldeki görev bunaltıcı ve sıkıcı olabilir, ancak projeye araçlar ve yetkin çalışanlardan oluşan bir ekip olmadan yaklaşmanıza gerek yoktur. Burada tartışılan ipuçları hiçbir şekilde bir proje yöneticisinin kullanabileceği en iyi uygulamaları içermez. Bir ekibi yönetmek son derece kişisel bir çaba olsa da, üretkenlik ve verimlilik için bu yerleşik ilkelere bağlı kalmak, olumlu sonuçları garanti edecektir.