19 Hayatı Değiştiren Verimlilik Sırları ve İpuçları

Daha fazla iş yapmak için üretkenlik ipuçları

Akıllı telefonlarımız, e-postalarımız, sosyal medyamız ve internetteki hemen hemen her şey olsun, etrafımızdaki hemen hemen her şey dikkatimizi çekmek için tasarlanmıştır.

Meditasyon yapmak (veya biraz kestirmek) için gözlerimizi kapattığımızda bile, zihnimiz yine de kaçtığımız şeylerin görüntülerini oynatır. Bu dijital çağda üretken olmanın tek yolu, sağlam bir “dikkat dağıtma önleyici” savunma mekanizması geliştirmektir. Zaman bizim en değerli varlığımızdır ve onu akıllıca kullanmalıyız. Bu makale, günlerinizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için 19'dan fazla üretkenlik hackini inceleyecek.

İlgili: Akış durumuna nasıl geçilir: 11 güçlü teknik

19 üretkenlik tüyosu ve ipucu

1. 3 saniye kuralı

3 saniye kuralı, korktuğunuz bir görev üzerinde çalışmaya kendinizi zorlamanın harika bir yoludur. Prensipte oldukça aptalca geliyor ama sihir gibi çalışıyor.

Ne zaman bir şeyi ertelersen, 3'ten geriye saymaya başla ve 1'e ulaştığında, diğer her şeyi bir kenara bırak ve iki kere düşünmeden hemen işe başla.

Örneğin, birkaç saat içinde bitecek bir ödeviniz varsa ancak YouTube'dan çıkamıyorsanız “3…2…1…Hadi gidelim!” deyin. ve hemen tarayıcınızı kapatın ve ödevi açın.

2. Ne kadar süre konsantre olabileceğinizi ölçün

Ölçüm, ilerlemeyi izlemek için harika bir üretkenlik ipucudur. Zihinsel olarak sürüklenmeden önce bir görev üzerinde ne kadar süre çalışabileceğinizi ölçün . Ortalama sürenizin ne olduğunu öğrendikten sonra, onu yaklaşık %20 artırmayı hedefleyin. 2 saattir çalışıyorsanız ve kendinizi yorgun hissediyorsanız, ara vermeden önce 20 dakika daha gidin. Reklamlar

Ayrıca dikkatiniz dağılmadan bir görev üzerinde ne kadar süre çalıştığınızı da takip edebilirsiniz. Projeyi çabucak bitirdiyseniz, dikkatinizi başka bir şeyle çok uzun süre oyalamayın, yoksa yeniden başlamanız daha da fazla zaman alacaktır.

Pomodoro tekniği, odağınızı geliştirmenin bir başka harika yoludur. Arada küçük molalar olan hemen hemen zamanlanmış aralıklarla. Buradaki fikir, 25 dakika çalışmanız, ardından beş dakika ara vermenizdir. Dört “pomodoro”dan sonra (25 dakikadan bir saate kadar her şey olabilir), 15-30 dakika ara verin.

İş döngünüzü takip etmek için bir zamanlayıcı ayarlayabilirsiniz, ancak mola vermeyi unutmayın. Üç pomodoro için hiç ara vermeden çalıştıysanız, muhtemelen bir sonraki yapmanız gereken şeye çok fazla konsantre olamayacaksınız. Ve bu teknikten en iyi sonucu almak istiyorsanız, çalışma seanslarınızı tutarlı tutmaya çalışın (25 dakika boyunca dikkatiniz dağılmadan çalışın).

3. Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin

Tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek, daha önemli şeyler için kullanmak üzere gün içinde fazladan birkaç saat ayırmanıza yardımcı olabilir . “İnsan dokunuşu” gerektirmeyen görevler, otomatikleştirilebilecek şeylere iyi örneklerdir. Bilgisayarınız bunu sizin yerinize yapabilecekken neden sıradan işleri tekrar tekrar yapmaya devam edesiniz ki? Sadece bunlardan bazılarını otomatikleştirerek ne kadar boş zaman kazanabileceğinize şaşıracaksınız.

Sosyal medya gönderilerinizi otomatikleştirmek için Hootsuite, e-posta kampanyalarınız için Mailchimp, satış ve pazarlama faaliyetleriniz için HubSpot, LinkedIn soğuk erişimleriniz için Lemlist gibi araçları kullanabilirsiniz.

Müşteri desteğinizi kolaylaştırmaya ve soruları otomatik olarak yanıtlamaya yardımcı olmak için web sitenize ve sosyal medya sayfalarınıza bir bot bile yükleyebilirsiniz. Herhangi bir nedenle otomatikleştiremediğiniz herhangi bir tekrarlayan görev, bunun yerine bir serbest çalışana dış kaynak sağlayın. Reklamlar

4. Hayır demeyi öğrenin

Bu, en iyi üretkenlik hilelerinden biridir. Çok sık evet demek, gününüzü başkalarının planlarının bir parçası olarak ve kendinize zaman ayırmadan geçirmeye zorlar. Kesin ama kibar bir şekilde hayır demeyi öğrenin. Ve bunun için asla kendini suçlu hissetme.

Hayır demek, gerçekten yapmak istediğiniz şeyleri yapmak için zamanınızı açar (ve başkalarının sizsiz günlerinin tadını çıkarması için alan bırakır).

Reklamlar Tabii ki bazen hayır demek o kadar kolay değil – nasıl olduğunu biliyoruz. Özellikle küçük bir şeyse, iyi niyetle yapıldığını bildiğiniz zaman planları geri çevirmek zor olabilir. Ancak planlara ve başkalarının zamanınız üzerindeki taleplerine ağızlarında kötü bir tat bırakmadan hayır demenin yolları var.

İnsanları geri çevirmenin iki yolu vardır: basit veya kibar. Basitçe, onlara neden zamanınızı alamayacaklarını söylediğiniz zamandır. “Meşgul olduğum için Salı günü takılamıyorum” veya “Bu gece dışarı çıkmak istemiyorum” dediğinizde olur. Bu kişiyi mutlu etmeyecek ama en azından neden hayır dediğinizi biliyorlar.

Ve sonra kibar olmak var. “Çalışmak zorundayım” diyebilirsiniz ki bu doğrudur. Ama aynı zamanda "Bu gece takılmak istemiyorum ama gelecek hafta bir şeyler yapmak istersen bana haber ver" diyebilirsin.

Nazik olmak, kişiyi B planında yaratıcı olmaya zorlayabilecek yoruma açıktır. Bu nedenle konu “hayır” demeye geldiğinde yaklaşımınızı akıllıca planlayın. Reklamlar

5. Düzenli molalar verin

Ara vermeden çok uzun saatler çalıştığınızda, üretkenlik seviyeniz kaçınılmaz olarak düşmeye başlar. Düzenli molalar vermek pillerinizi yeniden şarj etmenize yardımcı olur, böylece daha keskin bir zihinle geri dönebilirsiniz .

İyi haber şu ki, düzenli molalar vermenin ödüllerini toplamak için her seferinde saatler ayırmanıza gerek yok. Illinois Üniversitesi tarafından yapılan araştırmaya göre, kısa süreli zihinsel molalar vererek bile ölçülebilir iyileşmeler görebilirsiniz.

Çalışma, hafızalarını test ettikten yarım saat sonra 10 dakika ara veren katılımcıların, ara vermeyenlere kıyasla teste devam ederken önemli ölçüde daha az hata yapabildiklerini buldu.

Bu küçük çalışmanın sonuçları ayrıca, bir saat çalıştıktan sonra daha uzun bir mola vermenin kafanızı temizleyip yorgunluğu azaltabileceğini, ancak yarım saat sonra kısa bir mola vermenin bilişsel performansınız üzerinde çok daha büyük bir etkisi olabileceğini gösteriyor.

Molalarınız kısa bir yürüyüş yapmak, esnemek, kahve yapmak ve hatta biraz temiz hava almak için dışarı çıkmak şeklinde olabilir. Sadece sosyal medyaya girmek gibi kırılması zor olacak dikkat dağıtıcı şeylere kapılmamaya dikkat edin. Bunu günün sonunda her zaman yapabilirsiniz.

6. Gerekli olmayan tüm dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın

Dikkat dağıtıcı şeyler odaklanma yeteneğimizi engeller. Bu araştırmaya göre, ortalama bir çalışan, e-postalarını veya anlık iletilerini kontrol etmeden 6 dakikadan fazla gidemez. Çalışma saatleriniz boyunca gerekli olmayan tüm dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın.

Telefonunuzu birkaç dakikada bir kontrol etmeye dayanamıyorsanız, kapatın ve yakınınızdan uzak tutun. "Önemli" aramaları veya mesajları kaçırma konusunda endişelenmeyin, daha sonra istediğiniz zaman geri dönebilirsiniz.

Dikkatin dağılması, her iki görevin performansını da düşüren bir zihinsel hokkabazlık eylemi olan çoklu görevi teşvik eder. Ne kadar az dikkat dağıtıcınız varsa, o kadar çok iş yapabilirsiniz.

7. E-postanızı kontrol etmek için belirli bir zaman belirleyin

Birkaç dakikada bir e-postalarımızı kontrol edemememizin nedeni FOMO etkisinden kaynaklanıyor. Aldığımız e-postaların çoğu aslında acil yanıtımızı gerektirmiyor. Gelen kutunuzu kontrol etmek ve mesajlara toplu olarak yanıt vermek için gün içinde belirli zamanlar ayarlayabilirsiniz.

En önemli sabah işlerinizi tamamladıktan sonra ve öğleden sonra geç saatlerde, işten ayrılmadan hemen önce bir kez daha kontrol edebilirsiniz. Her birkaç dakikada bir dürtüsel olarak kontrol etme alışkanlığından kurtulun.

8. “Akışınızı” koruyun

Akış, bir aktiviteye tamamen dalmış olduğunuz ve çevrenizden habersiz kaldığınız bir zihin durumudur . Böyle bir durumdayken, çalışmak artık iş gibi gelmiyor. Kitap okuyorsan sayfalar kendi kendine dönüyor. Yazıyorsan, kelimeler senden zahmetsizce akar.

Ne zaman böyle bir duruma gelsen, hayatın buna bağlıymış gibi koru. İşte o zaman yaratıcılığınız zirvededir. Telefonunuzu sessize alın, e-posta bildirimlerinizi kapatın, sosyal medyadan ve dikkatinizi dağıtacak her şeyden uzak durun. İnsanlarla konuşmayın bile. Odaklandığınız görevden başka hiçbir şeyin önemi olmamalıdır. Akışınız bozulduğunda tekrar geri gelmesi saatler alabilir, hatta bazen gün içinde gerçekleşmeyebilir.

9. Her şeyi yazın

Bu, işleri halletmek için en iyi üretkenlik ipuçlarından biridir. Bir şeyleri hatırlama yeteneğimizi abartma eğilimindeyiz. Günlük planlarınızdan, tanıştığınız yeni insanların isimlerine kadar her şeyi bir yere yazma alışkanlığını geliştirin. O kadar zaman ve çaba gerektirmez. Akıllı telefonunuzu kullanabilir veya küçük bir cep boyutunda defter ve kalem taşıyabilirsiniz.

Bu verimlilik hilesinin size ne kadar yardımcı olduğuna şaşıracaksınız. Her şey yazılıdır ve tamamlandıkça öğelerin üzerini çizerek size bir memnuniyet ve ilerleme hissi verir. Bu, gününüzü daha fazla kontrol altında hissetmenizi sağlayacaktır.

Bir şeyler yazdığımızda, görevlerimizi düzenlemek zorunda kalırız . Bir hedefi gerçekleştirmek için gereken adımları düşünür ve bir hedefi yönetilebilir iş parçalarına nasıl ayırabileceğimizi planlarız. Hepsi kağıt üzerinde, unutulabilecek kafamızın dışında.

Ne yapmak istediğinizi veya ne satın almak istediğinizi hatırlayamadığınızdan daha sinir bozucu bir şey yoktur. Hatırlayamadığınız birçok şeyden biri olduğunu fark ettiğinizde daha da sinir bozucu oluyor. Her şeyi bir yere yazma alışkanlığını geliştirmek, bu sorunu bir kez ve herkes için çözer.

10. Gününüzü önceden planlayın

Bundan daha önemli birçok üretkenlik hilesi yoktur. Yapılacaklar listesi yazmak, takip etme şansınızı %91'e kadar artırır. Gününüz için bir avuç öncelik belirleyin – tercihen bir önceki gün ve sonra sabah ilk iş zihniniz hala tazeyken bunlarla uğraşın.

Aktivitelerinizi önceden planlamazsanız, kendinizi ortaya çıkan şeylere tepki verirken bulacaksınız. Bu, küçük görevleri tamamlamanın tüm gününüzü alabileceği anlamına gelir.

Planlamanın bu kadar önemli olmasının nedeni, sizi uzun vadede başarıya hazırlamasıdır. Daha sonra ne yapmanız gerektiğini bulmak zorunda kalmayarak zamandan tasarruf edeceksiniz. Yapılacaklar listenizden bir görev seçin ve başlayın.

Yapılacaklar listenizi önceden planlamayarak, çok yoğun bir gün geçirebilir, ancak yine de çok az ilerleme kaydedebilirsiniz, çünkü en önemli şeyler üzerinde çalışmamış olursunuz.

11. En önemli görevlerin üstesinden gelerek güne başlayın

Yorgun olduğunuz ve iradenizin tükendiği günün ilerleyen saatlerinde dikkat dağıtıcı şeylere teslim olma olasılığınız daha yüksektir. Ayrıca gün geçtikçe çıktınızın kalitesi de giderek azalıyor.

İnsanlar iradelerinin tükendiğini fark ettiklerinde dikkatlerini dağıtma eğilimindedir. Güne yalnızca en önemli görevlere odaklanarak başlarsanız, daha sonra dikkat dağıtıcı şeylere daha az kapılırsınız.

Ayrıca çıktınızın daha yüksek kalitede olduğunu göreceksiniz. Gününüzü önceden planlamak, uyanır uyanmaz tam odaklanmanız gereken şeyleri size hatırlatarak dağınıklığı ve dikkat dağıtıcı şeyleri azaltmanıza yardımcı olur . Sabah saatlerini bu görevler için ayırın.

12. Başarılarınıza ödüller ekleyin

Başarılara ödüller eklemek, yorgun ve zihinsel olarak tükenmiş hissettiğinizde size ekstra destek sağlayabilir. Ödüller, zevk aldığınız herhangi bir şey olabilir.

Örneğin, bir görevi tamamladıktan sonra bir şeyler atıştırabilirsiniz. Satış kotanızı doldurduktan sonra arkadaşlarınızla bir şeyler içmek için dışarı çıkabilirsiniz. Uzun ve korkunç bir projeyi tamamladıktan sonra tatile çıkmayı planlayabilirsiniz. Başarı ne kadar büyükse, ödül de o kadar büyük olmalıdır.

13. “Jerry Seinfeld” üretkenlik sırrı

Bu benim en sevdiğim üretkenlik tüyolarımdan biri. Tüm günleri ve ayları tek bir sayfada gösteren büyük bir duvar takvimi alın ve ardından iş istasyonunuzun (veya evinizde göze çarpan bir duvarın) yanına asın. Tüm görevlerinizi tamamladığınız her gün için kırmızı bir işaretleyici ile büyük bir X koyun.

Birkaç gün sonra bir zincir oluşmaya başlayacak ve amacınız onu kırmamak olacaktır. Birkaç hafta süren bir zinciriniz olduğunda, her şeye yeniden başlamak zorunda kalmamak için onu kırmamak için ne gerekiyorsa yaparsınız.

14. Büyük görevleri küçük ve yönetilebilir parçalara ayırın

Bir görev çok büyük veya zor olduğunda, ilk tepkimiz ondan korkmak olur ve bu da ertelemeye yol açar. Düşüncesi bile bize uykusuz geceler verebilir. Ne zaman böyle bir görevle karşı karşıya kalsanız, onu düşünmek için daha az bunaltıcı olan daha küçük parçalara bölün.

Örneğin, 10.000 kelimelik bir rapor yazmanız gerekiyorsa, bunu ele almayı düşündüğünüz konulara göre ayırın, ardından enerjinizi bir konuya odaklayın, sonra diğerine geçmeden önce. Bir bütün olarak bakma, aksi takdirde başlamak için motivasyonu asla bulamazsın.

15. Benzer görevleri gruplayın

Birbiriyle ilgisi olmayan görevleri arka arkaya yapmak zihinsel olarak yorucu olabilir ve bir akış durumuna girmenizi engelleyebilir . Benzer görevleri gruplamak, çalışırken aynı zihin çerçevesini korumaya yardımcı olur.

E-postalar, telefon görüşmeleri ve toplantılar gibi sosyal etkinlikleri bir araya getirebilirsiniz; yemek pişirme, temizlik ve market alışverişi gibi fiziksel aktiviteler; TV izlemek, okumak ve sosyal medya gibi eğlence aktiviteleri. Bunları birbirinin yerine yapmak, akışınızı bozacağından emin olabilirsiniz.

16. Çoklu görevi durdurun

Çoklu görev, birçok insanın inandığı kadar verimli değildir. Araştırmalar, tüm dikkatinizi hiçbir şeye vermediğiniz için verimliliğinizi %40'a kadar azaltabileceğini gösteriyor.

Ayrıca verimliliğinizi azaltabilir, sizi yavaşlatabilir ve hatta sizi strese sokabilir. Aynı anda daha fazlasını yapmaya çalışmak yerine, bir seferde yalnızca bir göreve daha fazla odaklanmaya çalışın .

Londra Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırma, çoklu görevin beyninizin bilgiyi her seferinde bir göreve odaklandığınız zamanki kadar derinlemesine işlemesine izin vermediğini gösteriyor. Aynı anda birden fazla görev yaparken, aslında anıları alma ve bilgileri işleme yeteneğinizi azaltıyorsunuz.

Bu nedenle, bir dahaki sefere aynı anda birkaç şey yapmak zorunda kaldığınızda, bunun yerine birini seçin. Görevlerinizi çok daha hızlı tamamlayabilecek, zamandan tasarruf edebilecek ve günün geri kalanında her şeyin üstünde kalabileceksiniz.

17. Rutin faaliyetler için şablonlar oluşturun

Bu, daha kısa sürede daha fazlasını yapmak için en iyi üretkenlik tüyolarından biridir. İşiniz aynı görevleri tekrar tekrar yapmayı içeriyorsa, her zaman sıfırdan başlamak zorunda kalmamak için şablonlar oluşturun . E-postalarınız, raporlarınız, teklifleriniz vb. için şablonlar oluşturabilir ve ardından bunları yalnızca alıcı için özelleştirebilirsiniz.

Müşterilerle çok iş yapıyorsanız, sık sorulan soruların ve ilgili cevapların bir listesini yazın. Listenizdeki sorulardan herhangi biriyle ilgili bir e-posta aldığınızda, yanıtı kopyalayıp yapıştırabilirsiniz (ve elbette göndermeden önce özelleştirebilirsiniz).

18. Mükemmeliyetçiliği bırakın

Zaten yeterince iyi olan bir şeyi kusursuz hale getirmek için çok fazla zaman harcadığınızda, sadece verimsiz oluyorsunuz.

Yaptığın hiçbir şey asla mükemmel olmayacak. İnsanlar kusurlu yaratıklardır ve hata yapmak doğamızda vardır. Biz makine değiliz. Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanlarla ilgili gerçekçi olmayan beklentileri nasıl bırakacağınızı öğrenin.

Mükemmeliyetçilik talepkar olsa da, gerçekçi olmanın işinizi (kendinizi strese sokmadan) halletmenizle sonuçlanması daha olasıdır. Çıktınızın kalitesini her zaman iyileştirebilirsiniz, ancak ne zaman bırakacağınızı bilmek, zaten yeterince iyi olan bir şey üzerinde zaman kaybetmenizi engeller. Yüksek beklentilere sahip olmak sorun değil, ancak ne zaman bırakacağınızı bilin. Kendinize çok sert davranarak asla başarıya ulaşamazsınız.

19. Bol su için

Son olarak, bol su için! Gittiğiniz her yerde yanınızda bir şişe taşıyın. Bazen susamış hissetmeyebilirsiniz, ancak vücudunuzun optimal seviyeye ulaşması için umutsuzca suya ihtiyacı vardır . Dehidrasyon sizi uyuşuk, sinirli hissettirebilir ve en küçük görevlere bile odaklanmanızı zorlaştırabilir.

Ayrıca fiziksel görünümünüzü de etkileyebilir. Susuz kalırsanız, cildiniz kuruyabilir ve gözleriniz çökmüş görünebilir.

Gerçekten susuz kalmak istiyorsanız, çişinizin renginin size ne söylediğini bilmelisiniz. Koyu sarıysa, bu genellikle yeterince su içmediğiniz anlamına gelir. Açık bir renkse, tebrikler! Muhtemelen yeterince su içiyorsun.

İğrenç görünebilir, ancak çişinizi kontrol etmek için en iyi zaman sabah uyandığınız zamandır. Dün geceki suyunuzun sisteminizden tamamen çıkması bu kadar sürer. Sabah çişinizi kontrol ettiğinizde, o suyun tamamı mesanenizden çıkmış olacaktır. Sarıysa, gün boyunca daha fazla su içmeyi deneyin.

Sık sık işemek zorunda kalıyorsanız, bu çok fazla su içtiğiniz ve yavaşlamanız gerektiği anlamına gelebilir. Ancak normalden daha az çiş yapıyorsanız, vücudunuzun yeterince su almadığı için sudan kurtulmak için mücadele ettiği anlamına gelebilir. Çişiniz normal bir renge dönene kadar her saat başı bir bardak su içmeyi deneyin.