Küçük İşletmeler İçin Envanter Yönetim Sistemi Nedir? Tam 2022 Kılavuzu

Sürekli olarak bir elektronik tabloya ürün verilerini giren veya satışlarınızı kağıt üzerinde takip etmeye çalışan küçük bir işletme sahibiyseniz, bir envanter yönetim sistemi zamandan tasarruf sağlayabilir.

Bir envanter yönetim sisteminin ne olduğunu, bir envanter yönetim sisteminin küçük işletmeniz için uygun olup olmadığını ve herhangi bir iyi envanter yönetimi yazılımının sahip olması gereken özelliklerini öğrenmek için okumaya devam edin.

Envanter Yönetim Sistemi Nedir?

Bir envanter yönetim sistemi, işletmenizin tüm mallarını (hammaddeler, bitmiş ürünler, vb.) ilk alındıkları andan satıldıkları ana kadar denetleme sürecinde size yardımcı olacaktır. Yönetim sistemi, ürünlerinizin yaşam döngüsü için burada. Envanter yönetim sistemleri, malları lokasyonlar arasında takip edebilir ve işinizi etkin bir şekilde yürütmek için o ürünle ilgili ihtiyacınız olan her türlü ayrıntıyı size sağlayabilir.

Küçük İşletmeler İçin Bir Envanter Yönetim Sisteminin Faydaları

Küçük işletmeler, ürün/satış kayıpları söz konusu olduğunda daha büyük işletmelerle aynı yastığa sahip değildir. Bir işletme küçük marjlarla faaliyet gösterdiğinde, envanteri takip edecek bir sisteme sahip olmak kârlarda önemli bir fark yaratabilir.

Bir envanter yönetim sistemi, küçük işletme sahiplerinin şunları yapmasına olanak tanır:

• Ürünleri her zaman stokta tutun, böylece hiçbir indirimi kaçırmayın
• Doğru ürün miktarına yatırım yapın
• Doğru teslimat bilgilerini sağlayın
• Doğru fiyatlar verin
• Ürün hasarlarını, kayıplarını ve hırsızlığı erkenden tespit edin
• Hangi ürünlerin neden iade edildiğini takip edin
• Yoğun sezonları tahmin edin ve satın alma alışkanlıklarınızı buna göre ayarlayın
• Büyük siparişlerin toplanıp paketlenmesi gerektiğinde daha fazla personel veya geçici personel kiralayın
• Gerektiğinde stoğu döndürün
• Hangi ürünlerin satıldığını ve hangilerinin durdurulması gerektiğini belirleyin

Envanter Yönetim Sistemleri Türleri

Stokları ne sıklıkta saydığınıza ve stok seviyelerini ölçmek için kullandığınız yönteme göre değişen birkaç stok yönetim sistemi vardır.

En yaygın iki envanter yönetim sistemi türüne bakalım: periyodik ve sürekli.

Periyodik Envanter Yönetimi

Periyodik envanter yönetimi, her dönem (ay, çeyrek, yıl vb.) stok seviyelerini fiziksel olarak saydığınız ve bu sayıyı satış rakamlarıyla karşılaştırdığınız bir sistemdir. Şirketler zaman içinde bunu yaparak, eksik veya çok fazla ürün olup olmadığını doğrularlar.

Bu tür envanter yönetim sistemi, sınırlı stok seviyeleri ve ürün varyasyonları olan küçük işletmeler için iyi çalışır. Periyodik envanter yönetimi için ihtiyacınız olan tek şey, öğeleri fiziksel olarak sayacak ve bir elektronik tablodaki bilgileri takip edecek bir kişidir.

Daha büyük işletmeler veya çeşitli ürün tekliflerine sahip işletmeler, herhangi bir zamanda gelen ve gönderilen çok sayıda farklı sipariş olduğundan, periyodik olarak envanter almakta zorlanabilir.

Periyodik Envanter Yönetimi Örneği

Diyelim ki blazer ceket satan bir firmanız var. Şirketin müşteri hizmetleri temsilcileri siparişleri alır, bir sisteme girer ve şirketin deposundaki çalışanlar bu siparişleri alır, paketler ve gönderir. Şirketiniz bir toptancıdan satın aldığı için, ne kadar envanterin gelmesi gerektiğine dair kayıtlarınız da var.

Her ayın sonunda, toplayıcılar depodaki blazerlerin sayısını fiziksel olarak sayarlar. Bu sayıyı, kayıtlı olan stok seviyeleriyle karşılaştırırsınız.

Kaydedilenden daha az blazer ceket varsa, biri yeni bir blazer göndermiş, ancak kaydetmemiş olabilir veya bir toplayıcı yanlışlıkla fazladan bir blazer istemeden paketlemiş olabilir veya toptancı yeterli stok göndermemiş olabilir. .

Bu senaryolardan birkaçı gerçekleşmiş olabilir, ancak her sipariş hakkında ayrıntılı bilgi olmadan tam olarak hangisi olduğunu söylemek zor. Bu nedenle periyodik envanter yönetimi her işletme türü için çalışmaz.

Sürekli Envanter Yönetimi

Sürekli envanter yönetimi, stok seviyelerinin işlem bazında güncellendiği bir sistemdir. Her öğenin bir tanımlayıcısı (UPC, SKU, vb.) vardır ve izlenebilir. Satın almadan satışa ve iadelere kadar, sipariş yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasında öğelerin tam olarak nerede olduğunu görebilirsiniz.

Sürekli envanter yönetimi sistemleri, işletme sahiplerine satın alma siparişleri, satış siparişleri, raflardaki stoklar, hasarlı ürünler ve iade edilen ürünler hakkında en güncel bilgileri verir. Bu tür bir sistem, işletmenizin nerede durduğuna dair mümkün olan en net resmi verir.

Ancak, yanlış olanı seçerseniz, sürekli envanter yönetim sistemleri pahalı ve kullanımı zaman alıcı olabilir.

Sürekli Envanter Yönetimi Örneği

Diyelim ki blazer şirketinizde kalıcı bir envanter yönetim sistemi uygulamaya karar verdiniz. Her blazere bir barkod etiketi atanır. Her etiket, toptan sipariş teslimatında taranır ve her etiket, toplama, paketleme ve nakliye sırasında taranır.

Müşteri hizmetleri temsilcileri, her blazer ile ilişkili barkod numaralarını kullanarak hangi blazerlerin hangi siparişlere dahil edildiğini takip eder.

Bu sistemle, satın alma siparişinizde eksik ürün olup olmadığını, belirli bir blazerin iade olarak geri gelip gelmediğini, bir müşterinin geç teslimatının nerede yapıldığını vb. bileceksiniz. Ayrıca müşterilere bir blazer'in ilişkili takip kimliğini de gönderebilirsiniz, böylece paketlerinin nerede olduğunu gerçek zamanlı olarak görebilirler.

Bir Envanter Yönetim Sisteminde Gereken 10 Özellik

Yürüttüğünüz işin türüne bağlı olarak, envanter yönetim sisteminizde bu özelliklerin tümüne ihtiyacınız olmayabilir. Bununla birlikte, herhangi bir şey gönderirseniz, birden fazla yerde satarsanız veya herhangi bir türde dönen stokla uğraşırsanız, aşağıdakilerin çoğuna ihtiyacınız olacaktır:

1. Barkod Yazdırma ve Tarama

Barkodlar, her türlü fiziksel envanteri izlemenin ve satmanın anahtarıdır. İster fiziksel bir yerde ürün satıyor olun, ister binlerce ürünü farklı depolarda barındırıyor olun, her bir ürünün kendisiyle ilişkilendirilmiş bir barkodu olmalıdır.

İyi envanter yönetim sistemi sağlayıcıları, şirketin yazılımını kendi donanımınızla entegre ederek barkodları yazdırmanıza ve taramanıza olanak tanır. Birçok envanter yönetimi şirketi, işletme sahiplerinin kullanması için kendi barkod etiket yazıcılarını ve tarayıcılarını da sunar.

2. Gerçek Zamanlı Envanter Güncellemeleri

Bir sipariş alınır alınmaz, paketlenir ve teslimat için gönderilir gönderilmez ve ürünler geldiğinde, stok seviyeleriniz bunu yansıtacak şekilde otomatik olarak güncellenmelidir. Bir satın alma yapıldığında öğeler rezerve edilmelidir.

Öğeler daha büyük bir satış siparişinin parçası olarak bir araya getirilmiş olsa bile, envanteriniz ayrıca bireysel stok düzeyindeki değişiklikleri göstermelidir.

3. Çok Kanallı Satış Desteği

Amazon veya Walmart gibi pazaryerlerinde ürün satıyorsanız, Instagram gönderilerinizi alışveriş yapılabilir hale getirmeye karar verirseniz, TikTok'ta bir TikTok işletme profili ile satış yapmaya başlarsanız veya çevrimiçi ve şahsen satış yaparsanız, envanter yönetim sisteminizin çok kanallı satışı desteklemesi gerekir.

Farklı kanallarda satış yaptığınızda, her yerden her öğenin muhasebeleştirildiğinden emin olmalısınız, yoksa elinizde bile olmayan stokları satabilirsiniz. Çok kanallı satış raporları, öğelerinizin nerede iyi performans gösterdiğine dair size fikir verebilir ve bu platformlardaki satışları iyileştirmeye odaklanabilir.

4. Depolar Arası Envanter Yönetimi

Öğeleriniz farklı depolarda tutuluyorsa, ürünleri konumlar arasında görüntülemek, aktarmak ve paketlemek kolay olmalıdır. Hangi ürünlerin hangi konumda tutulması gerektiğini belirlemek için alıcıların konumlarına ilişkin raporlamadan da yararlanabilirsiniz.

5. Entegre Muhasebe

Envanter seviyeleriniz, satış numaralarınıza yakından bağlıdır. Her ikisinin de tek bir yazılımda olması, malzeme maliyetleri, zaman içindeki satış rakamları, iadeler, ürün kayıpları ve daha fazlasıyla ilgili finansal bilgileri görüntülemenizi daha kolay (ve daha ucuz) hale getirecektir.

6. Satın Alma Siparişi

Pek çok işletme, kendi ürünlerini satmak için toptancılar veya hammadde sağlayıcılar gibi diğer satıcılardan satın alımlara güvenir. İyi bir envanter yönetim sistemi, farklı satıcıları yönetmeyi, özelleştirilebilir şablonlar kullanarak satınalma siparişleri oluşturmayı ve hatta stok azaldığında satınalma siparişlerini otomatik olarak göndermeyi kolaylaştırır.

7. Envanter Takibi

Siz ve müşterileriniz, ürünlerin nerede olduğu ve teslimat için ne kadar bekleyebilecekleri konusunda en güncel bilgileri istiyorsunuz. İyi bir envanter yönetim sistemi, müşterilerin paketlerini kendileri takip edebilmeleri için fişleriyle birlikte gönderebileceğiniz envanter takip kodları oluşturmanıza olanak tanır.

Restoran ve kafe sahipleri için yiyecek envanteri takibi, restoran envanter yönetiminin önemli bir parçasıdır. Uygun bozulabilir envanter yönetimi ile maliyetleri azaltabilir ve israfı azaltabilirsiniz.

8. Envanter Uyarıları ve Tahmin

Çoğu envanter yönetim sistemi size günlük stok uyarıları ve otomatik düşük stok uyarıları gönderir ve bir ürün belirli bir stok eşiğinin altına düştüğünde otomatik olarak yeni bir satınalma siparişi oluşturabilir. Bazı sistemler, stokta düşük veya mevcut olmayan öğeleri listelemek için çevrimiçi ürün kataloglarını otomatik olarak günceller.

Zamanla, envanter yönetim sisteminiz, ne zaman sipariş akışı bekleyeceğinizi ve işletmenizin "yavaş bir sezon" geçirip geçirmediğini size söylemek için satış etkinliğinizi analiz edebilmelidir. Bu bilgilerle, tüm yıl boyunca doğru stok seviyelerini koruyabilir ve nakit akışı sorunlarından kaçınabilirsiniz.

9. POS Yetenekleri

Bir mağazada ürün satıyorsanız, müşterileri kontrol etmek için bir satış noktası (POS) sistemine ihtiyacınız olacaktır. Hepsi bir arada envanter yönetimi ve POS çözümüyle, mağazada veya bir etkinlikte bir ürün sattığınızda envanteriniz (ve varsa e-ticaret web siteniz) güncellenir. Ayrıca, teslim alma ve teslimat seçeneğiyle müşterilerinizin elinizde olmayan ürünleri satın almalarına da izin verebilirsiniz.

İdeal olarak, POS sisteminiz mobil uyumludur, bu nedenle pop-up mağazalarda, ticari fuarlarda, özel etkinliklerde, pazarlarda vb. satış yapabilirsiniz. Hareket halindeyken büyümek için çeşitli işletme türleri için en iyi mobil POS sistemleri hakkındaki makalemizi okuyun. .

10. Üçüncü Taraf Entegrasyonları

Başarılı işletmeler, çevrimiçi ve çevrimdışı bir varlığı yönetmek, çalışanlara ödeme yapmak, envanter çıkarmak ve müşteri hizmetleri sunmak gibi şeyler için birkaç farklı araç kullanmadan nadiren başarılı olurlar.

İyi bir envanter yönetim sistemi, bir e-ticaret platformu, muhasebe yazılımı, bordro sistemleri, ödeme işlemcileri, nakliye yönetim araçları ve işinizi verimli bir şekilde yürütmek için ihtiyacınız olan her şeyle iyi bir şekilde entegre olacaktır.

Envanter Yönetim Yazılımını Seçin…

Her işletme belirli bir envanter yönetimi yazılımı gerektirmez. Daha küçük işletmeler, eski kalem ve kağıt yaklaşımıyla veya basit bir elektronik tabloyla idare edebilir.

Ancak, aşağıdaki durumlarda envanter yönetimi yazılımı edinmelisiniz:

• İşletmeniz birkaç üründen fazlasını satıyor veya çeşitli varyasyonlara sahip ürünler satıyor.
• Geri dönüşler sektörünüzde (giyim, sağlık ve güzellik vb.)
• Bir restoranınız veya kafeniz var, bir yemek şirketi veya yemek aboneliği işletmesi işletiyorsunuz ya da herhangi bir kapasitede bozulabilir yiyeceklerle çalışıyorsunuz.
• Birkaç kişiden fazlası eşyaları toplar, paketler ve gönderir.
• Birden fazla yerden gönderim yapıyorsunuz.
• Kendi web siteniz, çevrimiçi pazaryeriniz, sosyal medyanız ve/veya fiziksel vitrininiz gibi birden çok satış kanalında satış yapıyorsunuz.
• Birden fazla fiziksel konumunuz var veya ticaret fuarları, pazarlar ve pop-up mağazalar gibi tesis dışı etkinliklerde satış yapıyorsunuz.
• Mevcut envanter sayımlarınız uyuşmuyor.
• Envanter kayıtlarını kendi başınıza tutmanız çok zor veya zaman alıcıdır (bazen kolaylık fiyatı buna gerçekten değer.)

Doğru Envanter Yönetim Sistemini Bulmak İçin Sonraki Adımlar

Çoğu envanter yönetim sistemi, belirli sektörlere ve işletme boyutlarına göre uyarlanmıştır.

Bir restoranınız, kafeniz, yemek kamyonunuz, barınız varsa veya herhangi bir kapasitede yiyecek satıyorsanız, en iyi restoran envanter yönetimi yazılımımızı okuyun. Envanterinizi yakından izlemeye ne kadar hızlı başlarsanız, gıda bozulmaları ve gelir kayıplarıyla o kadar az karşılaşırsınız.

Perakende satış yapıyorsanız, çevrimiçi ve çevrimdışı satış yapıyorsanız veya yalnızca esnek bir envanter yönetim sistemine ihtiyacınız varsa, tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan yazılımı bulmak için en iyi envanter yönetim sistemleri hakkındaki yazımızı okuyun.

Ve gerçekten zaman sıkıntısı çekiyorsanız, seçeneklerinizin üst düzey bir görünümü için envanter yönetimi yazılımı karşılaştırma tablomuza göz atın.