Bir Sonraki ESP Geçişinizde E-posta Performansına Zarar Vermeden Nasıl Hayatta Kalırsınız?

Her şey çok heyecan verici: Şirketiniz e-posta pazarlama platformunu geride bıraktı ve daha büyük ve daha iyi şeyler peşinde. Size yeni e-posta servis sağlayıcısının (ESP) tüm özelliklere sahip olduğu ve doğrudan güçlü CRM'nize entegre olduğu söylendi.

Taşınma günü yakında geliyor, bu yüzden hazırlanma zamanı.

Ne kadar zor olabilir?

Ne yazık ki ESP'leri taşımak, bir e-posta pazarlama programının karşılaşabileceği en büyük risklerden biridir. Bu projeyi doğru bir şekilde yönetemezseniz, e-posta performansı ve gelir açısından büyük bir karmaşa yaşayabilirsiniz.

Sağlam organizasyon, zaman yönetimi ve doğru kaynaklarla, e-posta pazarlamacıları bir sonraki geçişlerinde başarılı olabilir.

Kötü yönetilen bir ESP geçişinin olası sonuçlarından bazılarına ve bu sorunların nasıl önleneceğine bir göz atalım.

altyapı

Gönderen itibarınız, mesajlarınızın yasal olduğuna güvenen abonelere ve posta kutusu sağlayıcılarına bağlıdır. Yeni bir hizmete geçtiğinizde, e-postanız doğrulanabilir gönderme geçmişi olmayan yeni bir altyapıdan gönderilecektir. Şirketinizin adına gönderme izni olduğuna dair bir kanıt yoksa, e-posta sağlayıcıları şirketinizin kimliğine bürünmeye çalışan bir spam gönderici olduğunuzu varsayacağından, düşük gelen kutusu yerleşimi ve IP engellemeleriyle karşılaşabilirsiniz.

Etki Alanı Adı Sistemi (DNS) kayıtlarının bu proje sırasında en az iki kez güncellenmesi gerekir. Hâlâ eski ESP'nizi kullanırken, ancak yeni ESP'nizden göndermeye başlamadan önce, yeni ESP'nizle hangi DNS kayıtlarını (MX, SPF, DKIM ve CNAME) eklemeniz veya güncellemeniz gerektiğini onaylamanız gerekir. Bu, DNS Yöneticiniz ve Değişiklik Yönetimi ile koordinasyon gerektirecektir. Eski ESP'nizin hesabı artık etkin olmadığında, eski hizmeti onaylanmış bir gönderici olarak doğrulayan DNS kayıtlarını güncelleyin veya silin.

İçerik ve tetiklenen kampanyalar

Marka tutarlılığını korumak için e-posta şablonlarınızı, resimlerinizi, açılış sayfalarınızı ve diğer tüm web içeriklerini yeni sisteme taşıyın. Abonelik tercihlerinin yeni ESP'nize kaydedilmesini sağlamak için e-posta şablonlarınızdaki ilgili bağlantıları (örneğin, abonelikten çıkma bağlantıları) güncellemeniz gerekir. Otomatikleştirilmiş e-posta dizileri için sorunsuz bir geçiş planlamak da çok önemlidir.

Bu geçiş döneminde katılımcıların yolculuğun ortasında kesilmesini istemezsiniz. Yeni ESP'de otomasyonları yeniden yapılandırarak, geçmiş katılımcıların yanlışlıkla en baştan yeniden başlatılmamasını sağlayın.

Abonelik yönetimi

Geçiş sürecinde abonelerinizin tercihlerini takip etmek zor olabilir. İlk olarak, eski ESP'nizdeki pazarlama listelerinizi temizleyin, engellemeler, şikayetler, sert geri dönüşler, hareketsizlik veya abonelik iptalleri nedeniyle gizlenen herkesi kaldırın. Validity BriteVerify gibi bir kişi doğrulama aracı, bu işlemi daha kolay hale getirecek ve insan hatasına daha az açık hale getirecektir.

Ardından, abonelik yönetim merkezinizi/e-posta tercih merkezinizi oluşturun ve yeni ESP'nizdeki e-posta şablonlarınızda bu merkezin bağlantısını oluşturun. Ardından, abonelik tabanlı pazarlama listelerinizi içe aktarın. Son olarak, tüm pazarlama şablonlarında yeni abonelik merkezinize bağlantı verin. Geçiş işlemi sırasında eski ESP'nizi kullanmaya devam ederseniz, yeni ESP'nizdeki listeleri güncellemek için yeni geri dönenleri, engellemeleri, şikayetleri veya abonelikten çıkmaları takip etmeniz gerekecektir.

Veri sorunları

Bu büyük olanı. Bu projeyi ilgili tüm ekiplerle koordine etmek, zor (ama gerçekçi) son tarihler belirlemek ve eski ESP sözleşmenizin süresi dolmadan herhangi bir çakışan süreye izin vermek önemlidir. Aksi takdirde, veritabanınızda geçersiz, eski veya eksik verilerle karşılaşabilirsiniz. Bu, sert geri dönüşlere, spam şikayetlerine ve spam tuzağı isabetlerine yol açacaktır. Kapıdan çıkar çıkmaz zarar görmüş bir gönderen itibarına sahip olabilirsiniz. Verilerinizi büyük hamleye hazırlamak için şu adımları izleyin:

• Veritabanınızı temizleyin: Kopyaları birleştirin. Veritabanınızdan geçersiz adresleri silin. Abone olmayan adresleri abonelik tabanlı pazarlama listelerinden kaldırın. Yeni ESP'de gizlenmeleri için bu kişilerin devre dışı bırakıldı/abonelikten çıktı olarak işaretlendiğinden emin olun. Belirli bir süre içinde etkileşimde bulunmayan (tıklamalar, satın almalar, gönderilen formlar vb.) kişileri arşivlemeyi düşünün.
• İçe aktarmayı kolaylaştırmak için eski veritabanınızda kullanılanlarla eşleşen özel alanlarla Müşteri Adayı/İletişim formlarını yapılandırın.
• Temiz kişi verilerinizi, raporlarınızı ve resimlerinizi eski ESP'nizden dışa aktarın ve yedek kopyaları sakladığınızdan emin olun.
• Kayıtlarınızdaki tüm ilgili alanlarla eşleşen verileri yeni ESP/CRM'ye aktarın.

IP ısınma

Yeni bir ESP'ye geçiş, yeni IP adreslerinden gönderme yapmanızı gerektirir. Paylaşılan IP adresleri ısınma gerektirmez, ancak özel IP adresleriyle gönderme hacminizi yavaşça artırmanız gerekir. (MBP'ler, yeni bir IP'den gelen ani etkinliği spam benzeri davranış olarak görür ve iletileri buna göre filtreler.)

Ortalama gönderme hacminize ve ritminize bağlı olarak ısınma süreci birkaç hafta sürebilir. Gelen kutusu yerleştirme testleri gerçekleştirerek teslim edilebilirlik sorunlarını belirlemek için tam hedef kitlenize göndermeden önce suları test edin. IP ısınma sürecinde pazarlama hedef kitlelerinizi bölümlere ayırırken, önce en çok etkileşim kuran abonelere gönderin. Yüksek hemen çıkma oranları veya IP engellemeleriyle karşılaşırsanız stratejinizi ayarlayarak, daha az ilgili kitleye dikkatli bir şekilde genişletin. Isınma sırasında eski ESP'yi kullanmaya devam ederseniz, yeni ESP'de abonelikten çıkmış veya geri dönen ek kişilerin güncellendiğinden emin olun. Başarılı ısınmanızı tamamladıktan sonra, kişilerinize normal ses ve sıklıkta göndermeye başlayabilirsiniz. Her şeyin sorunsuz çalıştığını onayladıktan sonra, nihayet tüm e-postaları tamamen yeni ESP'nize geçirebilirsiniz.

Çözüm

Pürüzsüz bir ESP geçişi, muazzam, koordineli bir çaba gerektirir, ancak getirisi buna değecektir. Yeni temizlenmiş bir veritabanı ve iyileştirilmiş süreçlerle başladığınıza göre, eski ESP'nizden daha iyi teslim edilebilirlik bile görebilirsiniz.

Önde gelen perakendeci J.Jill'in ESP'lerini üç yıl içinde üç kez nasıl değiştirdiğine ilişkin derinlemesine bir bakış için örnek olay incelememizi okuyun: " J.Jill, Validity Everest ile üç ESP geçişi boyunca tutarlı bir ~%100 gelen kutusu yerleştirme oranını koruyor."

Geçerlilik müşterileri: Ek danışmanlığa mı ihtiyacınız var? Validity Professional Services ile koordinasyon sağlamak için müşteri başarı yöneticinize ulaşın.