Ekibinizde Bilgi Yönetimini Başarıyla Nasıl Uygularsınız?

Bilgi, işletmeler için değerli bir kaynaktır. Ancak, maddi bir varlık olmadığı için, işletmelerin bilgiyi yönetmek için nadiren bir stratejisi vardır.

Bir bilgi yönetimi stratejisiyle, kuruluşunuz genelinde bilgileri belirleyebilir, izleyebilir, yönetebilir ve paylaşabilir ve bu varlıktan daha fazla değer elde edebilirsiniz.

Bilgi Yönetimi Nedir?

Bilgi yönetimi, bilgiyi oluşturmak, yönetmek ve paylaşmak için kullanabileceğiniz farklı yöntemlere atıfta bulunan bir kavramdır. İster yeni kaynaklar yaratıyor, ister eskilerini güncelliyor veya yeni işe alınanlarla paylaşıyor olun, bilginizi yönetmek iş hedeflerinizi destekleyebilir.

İşletmeler genellikle tanımlanması ve yönetilmesi kolay açık bilgiye sahiptir. Açık bilgi, yazılı olarak koyduğunuz en iyi uygulamaları, eğitim kaynaklarını, fikri mülkiyeti veya kullandığınız bir ekipman parçası için bir bakım programını içerir.

Bununla birlikte, kuruluşlar aynı zamanda örtük bilgiye de güvenirler. Bu tür bilgilerin yazılı hale getirilmesi daha zordur. Aktarım genellikle şahsen gerçekleşir, ancak bazı örtük bilgiler, çalışanların yılların deneyimiyle kazandığı bir şeydir.

Bilgi Yönetimi Neden Önemlidir?

Bilgi, işiniz için değeri temsil eder. Bu bir varlıktır, ancak diğer maddi varlıkların aksine, üzerinde uygun bir görünürlüğe sahip olmayabilirsiniz.

Kuruluşunuz, çalışanlarının uzmanlığına her gün güveniyor. Uzaktan çalışma ve dış kaynak kullanımı gibi uygulamaların artmasıyla, iletişimi geliştirmek ve herkesin işini yapmak için ihtiyaç duyduğu bilgiye erişmesini sağlamak her zamankinden daha önemli hale geldi.

Bilgi yönetimi de zorunludur çünkü birçok sektörde bir beceri boşluğu vardır ve yeni işe alınanlar genellikle ilk eğitim sürecinde işlerini nasıl yapacaklarını öğrenirler. Yeni işe alınanlara bilgi aktarımı, rekor sayıda Baby Boomer'ın emekliye ayrılmasıyla her zamankinden daha önemli.

Bilgi aynı zamanda şirket kültürünüzün önemli bir parçasıdır. Bilgiyi yeni işe alınanlara ve ortaklara aktarmazsanız, şirketinizi benzersiz kılan şeyi kaybedebilirsiniz. Bilgi ve aktarımı, şirket kültürünüzü korumak, büyüme ve yenilik yaratmak ve müşteriler ve çalışanlar için olumlu bir deneyim sunmak için geliştirmeniz gereken şeylerdir.

Bilgi Yönetimini benimsemek için Beş Strateji

Bu stratejiler, görünürlüğü artırmak ve bu kaynaktan daha fazla değer elde etmek için bir bilgi yönetim sistemi benimsemenize yardımcı olacaktır.

Bir Anketle Başlayın

Kılavuzları, politikaları, en iyi uygulamaları, eğitim materyallerini ve daha fazlasını gözden geçirerek kuruluşunuzun yazılı olarak verdiği bilgileri gözden geçirin.

Ayrıca örtük olan bilginin bir listesini de oluşturmalısınız. Bu liste, henüz belgelemediğiniz süreçleri ve çalışanların yıllar içinde açık bir eğitim almadan yapmayı öğrendikleri şeyleri içerebilir.

dijitalleşme

Bilgiyi dijital kaynaklara dönüştürmek, erişimi iyileştirir. Ayrıca, geleneksel bir işyeri modelini terk edip uzaktan çalışmayı veya dış kaynak kullanımını benimseseniz bile bilginin erişilebilir kalmasını sağlar.

Çalışanların ve ortakların tüm kaynaklarınıza erişebileceği merkezi bir havuz oluşturmak iyi bir stratejidir. Arama özellikleri ve dizinleri, kullanıcıların aradıkları belirli bilgileri hızlı bir şekilde bulmalarına yardımcı olacağı için bir artıdır.

Dijital bir kütüphane oluşturmak, farklı formatlarla çalışmanıza da olanak tanır. Örneğin, bir çalışanın belirli bir görevi nasıl yerine getirdiğini filme alarak, yazılı hale getirilmesi zor olan bilgileri paylaşmak için videoları veya ses dosyalarını kullanabilirsiniz.

Merkezi bir havuz, bilgiyi daha etkili bir şekilde izlemenize de olanak tanır. Boşlukları belirleyebilecek ve kullandığınız belgelerin en son sürümlerine herkesin erişmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca, belirli bir bilgiyi gözden geçirmesi gereken çalışanlara bağlantılar gönderebildiğiniz için kaynakları paylaşmak kolaydır.

Bilgi Yönetimi ve Kültür

Bilgiye ve öğrenmeye değer veren bir kültüre sahip bir işletme, bilgi yönetiminden daha fazlasını alacak bir işletmedir.

Şirket kültürünüzü ve temel değerlerinizi gözden geçirmelisiniz. İletişim, kişisel ve profesyonel gelişim veya sürekli öğrenme gibi değerler eklemeyi düşünün.

Bazı Yeni Projelerle Harekete Geçin

Şirket değerlerinizi güncelledikten sonra, bu değerleri günlük operasyonlarınızın bir parçası haline getirmek için somut çözümler aramalısınız.

İşte birkaç örnek:

• Herkesin ekiple bilgi paylaşmalarını beklediğinizi bilmelerini sağlamak için iş tanımlarını güncelleyebilirsiniz. Performansı değerlendirirken yöneticilerin de bu davranışı aramasını sağlayabilirsiniz.
• Herkesin konumunun ve deneyiminin açıklamasını içeren bir dizin oluşturun. Bu belge, çalışanların yardıma ihtiyaç duyduklarında doğru kişiye yönelmelerine yardımcı olacaktır.
• Üyelerin kuruluşunuz genelinde bilgi paylaşabilmeleri ve birlikte dijital kaynaklar oluşturabilmeleri için departmanlar arası bir ekip oluşturun.
• İK departmanınız, her çalışanın hedefler belirleyebildiği ve kişiselleştirilmiş eğitim kaynaklarını gözden geçirmek için haftalık uzaktan eğitim zamanı tahsisini kullanabileceği kişisel ve mesleki gelişim programları ile bilgi yönetiminde kritik bir rol oynayabilir.
• Eğitim sürecinizi ve bilgiyi yeni işe alınanlara nasıl sunduğunuzu gözden geçirin. Eğitimden sorumlu çalışanlar, muhtemelen bilgi yönetimi programınıza katkıda bulunacak çok şeye sahiptir.

Stratejik Yaklaşım Neden Önemlidir?

Bilgi yönetimine stratejik bir yaklaşım benimserseniz daha iyi sonuçlar alırsınız. Bu süreci oluştururken kendinize sormanız gereken birkaç soru var:

• Bilgi yönetimi ile hangi hedeflere ulaşmak istiyorsunuz?
• Kuruluşunuzda bilgi ne tür bir rol oynayabilir?
• Bilgiden nasıl daha fazla yararlanırsınız?

Bir bilgi yönetimi sürecini uygulamak önemli bir değişiklik olabilir. Bir zaman çizelgesi ile adım adım bir plan oluşturun. Bazı çalışanları bu dönüşümden sorumlu tutun ve süreci daha verimli hale getirmek için bilgi yönetimi yazılımını araştırın.

Ayrıca bilgi yönetimi sürecinizi geliştirmeye devam etmenin yollarını arayın. Bilgiyi tanımlamanın yeni yollarını arayın, yeni kaynaklar oluşturmaya devam edin ve mevcut kaynakları düzenli olarak güncelleyin. Çalışanlardan gelen geri bildirimleri dinleyin ve bu yeni sistemin performansını değerlendirmek için kullanabileceğiniz ölçümlere karar verin.

Son düşünceler

Çok fazla işletme bilgi yönetimini gözden kaçırıyor. Ancak bu değerli varlığı korumanın en iyi yolu, bilgi yaratmak, yönetmek ve paylaşmak için stratejik bir plan uygulamaktır. Daha fazla işletme geleneksel modellerden uzaklaşıp bunun yerine uzaktan çalışmayı benimsedikçe veya artan sayıda satıcı ve ortakla çalıştıkça, bilgi yönetimi gelecekte daha da önemli bir rol olmaya devam edecektir.