Freelancer Olarak İş Belgeleri Nasıl Başarılı Bir Şekilde Oluşturulur ve Yönetilir?

Demek patronundan sıkıldın, öyle mi? Yalnız değilsin. Tüm sektörlerden ve yaş aralıklarından insanlar kariyer yollarını açmayı seçiyor. Zippia'ya göre bugün yalnızca ABD'de 70 milyondan fazla aktif serbest çalışan var. Ve 2029'da 90 milyon olacak.

Yani gelecek serbest çalışmadır. Esnek çalışma saatleri, özerklik ve daha iyi ücretler göz önüne alındığında bunun nedenini anlamak kolaydır. Ancak çoğu güzel şeyde olduğu gibi bunda da bir sorun var. Kendi işinizin patronu olmak, bir işi yürütmenin getirdiği tüm evrak işleriyle uğraşmanız gerektiği anlamına gelir.

Ama endişelenmeyin, yardım etmek için buradayız. Aşağıda serbest çalışma belgeleri oluşturma ve yönetme hakkında bilmeniz gereken her şeyi bulacaksınız.

İçeriği hâlâ WordPress'e mi kopyalıyorsunuz?

Yanlış yapıyorsunuz… sonsuza dek elveda deyin:

• ❌ HTML'yi temizleme, yayılma etiketlerini, satır sonlarını vb. kaldırma.
• ❌ Tüm başlıklar için İçindekiler bağlantı kimliği bağlantılarınızı elle oluşturma,
• ❌ İçeriğinize tekrar yüklemeden önce görselleri tek tek yeniden boyutlandırmak ve sıkıştırmak,
• ❌ Açıklayıcı dosya adları ve alternatif metin nitelikleriyle görselleri optimize etme,
• ❌ Her bir bağlantıya target=“_blank” ve/veya “nofollow” niteliklerini manuel olarak yapıştırmak

5 ücretsiz ihracat alın

Serbest işinize başlamak için 6 yasal belge nedir?

Her zaman olması gerektiği gibi, en baştan başlayalım. Serbest işinizi kurmak, kariyerinizin en önemli ve evrak yoğun aşamalarından biridir. Bu nedenle konuya dikkatli yaklaşmalısınız.

Nasıl serbest yazar olunacağını öğrenmek için aşağıdaki makaleyi okuyun. Aşağıda serbest işinize hemen başlamak için gerekli altı yasal belgeyi bulacaksınız.

1. İşletme Kaydı

Çalışacağınız ilk işletme belgesi bir işletme tescil talebidir. Bunlar ülkeler arasında farklılık gösterir ancak her zaman göndermeniz gereken bilgiler şunları içerir:

• İlgili Tüm Tarafların (Siz) Kişisel Bilgileri
• İşletme Merkezinin Fiziki Konumu
• Şirketin Organizasyon Yapısı

Sorun yaşayabileceğiniz tek nokta son noktadır, o yüzden mevcut seçenekleri tartışalım. Bir serbest çalışan, işletmesini şu şekilde kaydedebilir:

a) Serbest Meslek / Şahıs Mülkiyeti

Her iki terim de özel bir kişi olarak sizin bir kamu kuruluşu (yani bir işletme) olarak hareket ettiğiniz düzenlemeyi tanımlar. Bu durumda kanun kişisel ve şirket gelirleri arasında ayrım yapmamaktadır. Yani vergiyi yalnızca bir kez ödemeniz gerekiyor.

Bu tür bir işletmenin kaydolması da çok hızlı, kolay ve uygun maliyetlidir. Ancak önemli bir dezavantajı da beraberinde getiriyor. Şirketinizi tüm kişisel servetinizle garanti altına almalısınız. Bu, yasal bir sorunla karşılaşırsanız kazandığınızdan daha fazlasını kaybedebileceğiniz anlamına gelir.

b) LLC, S-Corp. ve C-Corp

Limited Şirketler (LLC'ler) ve şirketler çok farklıdır. Ancak bunların benzersiz yönlerini tartışmak için bütün günümüz yok, bu yüzden bunun yerine TL;DR sürümünü sunuyoruz.

Adından da anlaşılacağı gibi bu tür şirketler sınırlı sorumluluk sunmaktadır. Bu, mahkemelerin sizin değil, yalnızca şirketin varlıklarına dokunabileceği anlamına gelir. Ancak kurulumu çok daha maliyetlidir ve kayıt olmaları biraz zaman alır.

2. İşletme Lisansı

Bu yasal belge, belirli bir ülke , bölge ve sektörde faaliyet gösterme yeteneğinizi ve kapasitenizi tanımlar. Bu, yerden yere farklılık gösterdiğinden, yerel düzenlemelerinizi araştırmak her zaman en iyisidir.

Yalnızca belirli sektörler (sağlık, finans, gıda hizmetleri vb.) için işletme lisansına ihtiyacınız vardır. Diğerleri ise “serbest endüstriler” olarak adlandırılıyor ve herkesin iş kurmasına izin veriyor.

3. Şirket Tüzüğü/İşletme Sözleşmesi

Şirketinizin yapısına bağlı olarak yasal olarak tüzük yazmanız gerekebilir. Bu belgeler ticari operasyonlarınızı, hizmet şartlarınızı ve diğer bilgileri ayrıntılarıyla anlatır.

Örnek: Bir metin yazarı olarak fikri mülkiyetinizin tüm haklarını elinizde tutabilirsiniz. Bu, gelecekte bunları istediğiniz kadar kullanabileceğiniz anlamına gelir. Serbest yazar olarak nasıl başarılı olacağınızı öğrenmek için aşağıdaki makaleyi okuyun .

Şahıs mülkiyeti, tüzük veya işletme sözleşmesi gerektirmez. Ancak yine de bunları yazmak iyi bir fikirdir. Bunu yapmak, müşterilerinizle net bir şekilde iletişim kurmanıza ve anlaşmalara daha hızlı ulaşmanıza olanak tanır.

4. Mülkiyet / Ortaklık Sözleşmesi

Bir arkadaşınızla veya aile üyenizden biriyle iş kurmak istiyorsanız bir ortaklık sözleşmesi yazmanız gerekir. Bu belge, ortaklığınızın şartlarını ve şirketi nasıl böleceğinizi tanımlar. Bu nedenle çoğu insan sözleşmelerini avukatlara yazdırır. Bunlar şunları içermelidir:

• Her bir taraf için hisse sahipliği,
• Roller, sorumluluklar ve karar verme yetenekleri,
• Kâr ve zararın bölünmesi,
• İç anlaşmazlıkları ele alma stratejileri,
• Bir tarafın ayrılması durumunda satın alma işlemi.

Doğal olarak partnerinize özellikle yakınsanız bu durum rahatsız edici olabilir. Ancak her ilişki kötüye gidebilir, bu nedenle evlilik sözleşmesinin iş versiyonuna sahip olmak asla kötü değildir.

5. Satıcı Sözleşmesi

Her işletme neredeyse sonsuz bir girdi ve çıktı döngüsünden oluşur. Bu nedenle, muhtemelen farklı zamanlarda hem tedarikçi hem de alıcı olacaksınız. Her iki durumda da, bir satıcı sözleşmesine sahip olmak harika bir şeydir.

Bunlar, her iki taraf için de hizmet şartlarını tanımlayan bağlayıcı belgelerdir. Aşağıdaki gibi bilgileri içerirler:

• Mal/hizmet türleri,
• İstenilen miktar/nitelik,
• Teslimat zamanları,
• Ödeme süreleri,
• ve dahası.

6. Gizlilik Anlaşması

NDA'lar, tarafların gizli bilgileri ifşa etme kabiliyetini sınırlayan yasal belgelerdir. Bu, anlaşmanın ayrıntılarını, iş operasyonlarını ve daha fazlasını içerebilir. Gizlilik anlaşmasını ihlal etmek çoğu zaman önemli bir para cezasıyla birlikte gelir.

Bu yasal belgeler her büyüklükteki şirket için, hatta serbest çalışanlar için bile faydalıdır. Fiyatlandırmayı, hizmetleri ve daha fazla bilgiyi güvence altına almak için bunları kullanabilirsiniz.

Serbest çalışanlar için 6 önemli belge örneği nedir?

Yani işinizi tescil ettirdiniz ve tüm önemli ilişkilerinizi yasal olarak tanımladınız. İyi iş. Artık - tahmin ettiğiniz gibi - daha fazla evrak işine geçebilirsiniz!

Neyse ki, doğru araçlar ve şablonlarla bu, "işten" çok "kağıt" olacaktır. Ve bu günlerde şirketlerin %78'i serbest çalışanlara güvendiği için bu kesinlikle gereklidir. Şimdi her serbest çalışanın ihtiyaç duyduğu altı önemli belge örneğine bakalım.

1. Proje Teklifi

Ne yazık ki çoğu serbest çalışan proje teklifleriyle ilgilenmiyor. Ama hata yapıyorlar. Bu iş belgeleri profesyonelliğinizi ve inisiyatifinizi sergilemek için mükemmeldir.

Teklifler bir projenin kapsamını, hedeflerini, zaman çizelgesini ve bütçesini tanımlar ve daha büyük girişimler için en uygun olanıdır. Her ne kadar zaman alıcı gibi görünseler de, taslağı hazırladığınızda çocuk oyuncağı haline gelirler.

(Resim Kaynağı: Smartsheet)

2. Fiyat Teklifi

Fiyat teklifi, serbest çalışan olarak en sık göreceğiniz mali belgelerden biridir. Bir teklif görevi görür ve her iki tarafın iş ayrıntılarını, ürün/hizmet listesini, fiyatı, geçerliliği ve daha fazlasını içerir.

Dikkat edilmesi gereken bir husus bağlayıcı olmamasıdır . Yani alıcı bunu kabul etmeyi veya reddetmeyi seçebilir. Üstelik geçerliliği sona erdikten sonra teklifi serbestçe değiştirebilirsiniz. Hızlı ve basit bir şekilde teklif oluşturmak için teklif oluşturucuyu kullanın.

(Resim Kaynağı: Billdu)

3. Sözleşme

Sözleşmeler çeşitli amaçlara hizmet eder. İlk olarak, sizi ve müşterilerinizi anlaşmanın amaçlarına uymaya zorlarlar. Ayrıca sizi olası davalardan korur ve müşteri memnuniyetini artırmaya yardımcı olurlar.

Bu etkileri, Perakende Müşteri Deneyimi Aracı aracılığıyla gönderilen Net Tavsiye Skoru anketi aracılığıyla görebilirsiniz.

(Resim Kaynağı: Jotform)

4. Fatura

Dikkate alınması gereken bir sonraki iş belgesi türü faturalardır. Bu mali belgeler hem teslimat kanıtı hem de ödeme talebi işlevi görür. Üstelik vergiler, müşteri anlaşmazlıkları ve muhasebe açısından da çok önemlidirler.

Serbest çalışma kariyerinizde bunların çoğunu yaratacaksınız. Ama çok şükür artık bunlara çok fazla zaman harcamanıza gerek yok. Ücretsiz çevrimiçi fatura oluşturucular gibi çözümler, profesyonel bir görünüm ve hissi korurken oluşturma sürecini kolaylaştırır.

(Resim Kaynağı: Billdu)

Ancak daha sağlam bir çözüme ihtiyacınız varsa serbest çalışanlara yönelik başka birçok araç ve yazılım mevcuttur. Örneğin Refrens, çeşitli özelleştirilebilir fatura şablonlarının yanı sıra ödeme seçenekleri ve diğer hizmetleri de sunar. Ayrıca G2 ve Capterra ile olağanüstü incelemelere ve derecelendirmelere sahiptir.

(Resim Kaynağı: Capterra)

Bu ve diğer faturalandırma yazılımı seçenekleri aşağıdakiler gibi gelişmiş özelliklerle birlikte gelir:

• Otomatik faturalandırma
• Zaman takibi
• Özelleştirilebilir şablonlar
• Ve dahası

(Resim Kaynağı: Billdu)

5. Geribildirim / Referans Formu

İnsanlar sosyal yaratıklar olduğundan, başkalarının düşünceleri ve görüşleri bizimkini etkiler. Dolayısıyla incelemeler ve referanslar, yeni müşteriler arayan serbest çalışanlar için çok faydalıdır.

Görüşler geri bildirim toplamanıza, ürünlerinizi geliştirmenize ve güven oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli şekillerde gelirler:

• Anketler (ör. Google Formlar)
• LinkedIn Önerileri
• Yazılı Görüşler

Ne yazık ki geri bildirim almak oldukça zor olabilir. Bu nedenle, bazı müşterilerin isteğinizi reddetmesi veya görmezden gelmesi durumunda cesaretiniz kırılmasın. Memnuniyetlerini soran kibar bir e-posta yazdığınızdan emin olun, formunuzu göndermek için izin isteyin ve başarılı olana kadar denemeye devam edin.

(Resim Kaynağı: Jotform)

6. Tutucu

Serbest çalışmanın talihsiz bir gerçeği, bazen iş bulmanın zor olmasıdır. Projeler oldukça sezonluk olma eğilimindedir, bu nedenle en iyi uygulama, hizmetlilerle yıl boyunca düzenli gelir elde ettiğinizden emin olmaktır.

Sözleşme görevi gören bu yasal belgeler, sizi ve müşterilerinizi haftalık , aylık veya üç ayda bir yinelenen çalışmalara bağlar. Geleneksel olarak, daha büyük projeleri takip ederler (örn. web sitesi geliştirme ve bakımı) ama aynı zamanda sizi bir şirketin ekibinin resmi olmayan bir parçası olarak (örn. metin yazarlığı, grafik tasarım vb.) de dahil edebilirler.

(Resim Kaynağı: İmzayla)

Serbest çalışanlar için diğer 4 önemli belge şablonu nedir?

Artık uğraşmanız gereken en önemli serbest çalışma belgelerini ele aldığımıza göre rahat bir nefes almak isteyebilirsiniz. Ancak her ihtimale karşı repertuarınıza birkaç iş belgesi daha eklemelisiniz. Bunlar şunları içerir:

1. Gelir Tabloları

​​Bu mali belgeler aynı zamanda kâr, zarar ve kazanç tabloları olarak da bilinir. Serbest çalışma işinizin gelirini, giderlerini ve zaman içindeki toplam net gelirini/zararını takip ederler.

Daha büyük şirketler kıyaslama, planlama ve karar verme amacıyla gelir tablolarını kullanır. Ancak serbest çalışanlar için bunlar en çok vergi uyumu açısından faydalıdır.

​

(Resim Kaynağı: Zervant)

2. Bilançolar

Bilançolar birçok bakımdan gelir tablolarına benzer. Belirli bir zamandaki şirketinizin mali durumunun anlık görüntüsünü sağlarlar. Yukarıda açıklanan aynı nedenlerden dolayı da önemlidirler.

Ancak, işletmenizin varlıkları , borçları ve hissedar özsermayeleri üzerindeki odak noktaları farklılık gösterir . Bu özellikle bir ortakla bir LLC veya Şirket kurmak için kullanışlıdır.

(Resim Kaynağı: Vertex42)

3. Fikri Mülkiyet Belgeleri

Fikri mülkiyet iş belgeleri, yaratıcı sektörlerdeki serbest çalışanlar için özellikle önemlidir. Bu iş belgeleri fikri mülkiyet haklarınızı koruyabilir ve diğer tarafların IP kullanımını sınırlayabilir.

Fikri mülkiyet öncelikle makaleler, pazarlama metinleri, tasarımlar ve diğer maddi olmayan varlıklarla ilgilidir. IP belgeleri aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok nedenden dolayı önemlidir:

• Hırsızlık koruması,
• para kazanma,
• Marka tanıma,
• ve dahası.

(Resim Kaynağı: İmzayla)

4. CV / Özgeçmiş / Portföy

Son olarak ama en önemlisi, kendinizi pazarlama konusuna değinelim. Bir işe girmek için bir özgeçmiş veya portföy gerekli olmasa da, bir özgeçmişe veya portföye sahip olmak daha iyi, daha yüksek profilli işler elde etmenize yardımcı olabilir.

Sektörünüze bağlı olarak değerinizi sergilemeye en uygun belge formatını ve içeriğini seçebilirsiniz. Bunlar vaka çalışmalarını, parçacıkları, ekran görüntülerini, sonuçları, referansları ve hatta tam çalışma örneklerini içerebilir.

(Resim Kaynağı: Kickresume)

Serbest çalışan olarak önemli belgeleri yönetmenin 4 başarılı yolu nedir?

Son olarak, sizi burada bırakmadan önce, odadaki file değinsek iyi olur; tüm bu belgeleri nasıl takip edeceksiniz?!

Göz korkutucu görünebilir ama endişelenmeyin. Artık depolama için klasörlere ve masa çekmecelerine güvenmenize gerek yok. İşte serbest çalışma belgelerinizi yönetmenize yardımcı olacak en iyi dört uygulama .

1. Dijital tutun

Yukarıda belirtildiği gibi kağıt, ofisinizi düzenli ve zihinsel olarak formda tutmanın yolu değildir. Maksimum verimlilik için tüm eski evraklarınızı dijitalleştirmenizi ve gelecekte belge oluşturuculara başvurmanızı öneririz.

2. Belge depolamayı merkezileştirin

Serbest çalışanlar pek organize insanlar olma eğiliminde değildir; istediğiniz/ihtiyaç duyduğunuz yerde ve zamanda çalışırsınız ve gerisini sonra düşünürsünüz. Ancak serbest işinizle ilgili belgeleri her zaman tek bir yerde saklamanızı sağlamak, uzun vadede sizi büyük bir stresten kurtaracaktır.

Favori bulut tabanlı depolama hizmetinizi seçin (Google Drive, iCloud, Dropbox vb.). Ardından, tüm belgelerinizi oraya doldurun ve bunun birkaç dakika sürdüğünü ve sizi saatlerce süren çılgın aramalardan kurtardığını bilin.

3. Açık bir adlandırma ve etiketleme politikası oluşturun

Şimdiye kadar, projeyle ilgili dosyalarınız olmasa bile kendi başınıza takip etmeniz gereken çok fazla belge türü olduğunu gördünüz. Neyse ki doğru adlandırma ve etiketlemeyle hayatı kendiniz kolaylaştırabilirsiniz.

Aşağıdakileri hesaba kattığınızdan emin olun:

• Belge Türü
• Konu/Kullanım Örneği
• Müşteri Adı

4. Yedekleme/olağanüstü durum kurtarmayı uygulayın

Bütün bunlardan sonra tüm ilerlemenizi kaybetmek istemezsiniz, değil mi? Bu nedenle, her ihtimale karşı bir yedekleme oluşturmak sizin yararınıza olacaktır.

İşle ilgili verilerinizi bir sabit sürücüye indirin. En hayati belgelerin fiziksel kopyalarını saklayın. Başka bir bulut depolama çözümünde bir kopya oluşturun.

Seçim senin. Sadece bir şeyler yaptığından emin ol.

Sonuç: Serbest çalışanlar için önemli belgelere genel bir bakış elde ettiniz mi?

Görmek? Serbest çalışmanın ilk bakışta göründüğünden daha fazlası olduğunu söylerken yalan söylemedik. Buna rağmen cesaretinizin kırılmaması gerekir. Milyonlarca insan serbest yaşam tarzını kendileri için işe yaradı, dolayısıyla farklı olmanız için hiçbir neden yok.

Önemli olan işinizi kurmayı ciddiye almanızdır. Doküman yönetiminizde kararlı olun ve hiçbir şeyi şansa bırakmayın. Bu makalede yer alan bilgileri ciddiye alın; yalnızca hayatta kalmakla kalmayıp, gelişeceğinizden emin olabilirsiniz.

Bir başka yazımızda görüşmek üzere, iyi şanslar dileriz. Mutlu serbest çalışma!