Kaostan Düzene: Sözleşme İş Akışları Nasıl Kolaylaştırılır?

Sözleşmeler, iş başarısının temelidir ve en iyi yetenekleri işe almaktan ortaklıklar kurmaya, ürün satmaya ve ofis alanı kiralamaya kadar operasyonların her yönünü etkiler. Bir kuruluş içinde güven oluşturur, çıkarları korur, riskleri yönetir ve sorunsuz operasyonlar sağlar.

Ama olay şu. Geleneksel sözleşme yönetimi yöntemleri kaotiktir. Manuel süreçlerle, fiziksel belgelerle ve bitmek bilmeyen e-posta alışverişleriyle uğraşmak her şeyi yavaşlatır ve hatalara ve kaçırılan fırsatlara kapı açar.

Neyse ki bir çözüm var: sözleşmeli iş akışları.

İşletmeler, otomasyonu benimseyerek, sözleşme havuzlarını merkezileştirerek ve elektronik imzaları kullanarak sözleşme yönetimi süreçlerine düzen getirebilir ve genel verimliliği artırabilir.

Bu makale, sözleşme iş akışlarını ve fırsatlardan hızlı ve etkili bir şekilde yararlanmak için bunları düzene sokmanın yollarını araştırıyor.

İşletmeler, yapılandırılmış bir sözleşme iş akışı uygulayarak verimliliği artırabilir, uyumluluğu sağlayabilir, işbirliğini geliştirebilir ve hataları ve gecikmeleri azaltabilir.

Geleneksel sözleşme iş akışlarıyla ilgili zorluklar

Geleneksel sözleşme yönetimi yöntemleri genellikle verimsizdir ve bir şirketin kâr hanesini önemli ölçüde etkiler. Araştırmalar, şirketlerin etkisiz sözleşme yönetimi nedeniyle kârlarının %9'unu kaybedebileceğini gösteriyor.

Geleneksel sözleşme yönetimiyle ilgili bazı yaygın zorluklar şunları içerir:

1. Verimsiz süreçler

Manuel süreçler zaman alıcıdır ve genellikle sözleşmenin yürütülmesinde gecikmelere yol açar, sonuç olarak geri dönüş sürelerinin uzamasına ve kaçırılan fırsatlara neden olur. Evrak yığınları arasında gezinmek, sıfırdan sözleşmeler oluşturmak, sürümleri yönetmek veya onayları takip etmek değerli zamanı tüketir ve başka yerlerde daha iyi kullanılabilecek kaynakları tüketir.

2. Görünürlük ve takip eksikliği

Merkezi bir sistem olmadan, her aşamada sözleşmelerin durumu ve ilerlemesi hakkında bilgi edinmek zorlaşır. Sözleşme sürümlerini, değişiklikleri ve müzakereleri takip etmek zor olabilir ve potansiyel hatalara ve yanlış iletişimlere yol açabilir. İşletmeler genellikle dağınık sözleşme bilgileriyle mücadele eder ve bu da herkesin aynı fikirde olmasını zorlaştırır.

3. Güvenlik riskleri ve uyum sorunları

Fiziksel belgelere güvenmek, kayıp, hasar veya yetkisiz erişim gibi riskler doğurur. Bu riskler, hassas sözleşme bilgilerinin gizliliğini ve bütünlüğünü tehlikeye atar. Ayrıca, veri gizliliği düzenlemelerine (GDPR, CCPA), endüstri standartlarına (HIPAA, ISO 27001) ve yasal gerekliliklere uygunluğu sağlamak, fiziksel belgelerle uğraşırken giderek daha zor hale geliyor.

4. Sınırlı işbirliği ve iletişim

Sözleşme iş akışlarında manuel aktarımlar ve fiziksel belge dolaşımı, iletişimde gecikmelere ve verimsizliklere yol açar. Departmanlar ve paydaşlar arasında sözleşme incelemelerini, düzenlemelerini ve onaylarını koordine etmek zaman alıcıdır ve hataya açıktır. Bu, teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve yanlış iletişimlere neden olabilir.

5. Maliyet ve kaynak verimsizlikleri

Manuel sözleşme süreçleri, bir şirketin bütçesini etkileyebilecek çeşitli ilişkili maliyetlere sahiptir. Yazdırma, kağıt depolama, posta ücreti, idari görevler ve fiziksel müşteri etkileşimleri gibi masraflar toplanır. Ek olarak, yüz yüze toplantılar ve sözleşme imzalama için ulaşım ve konaklama da dahil olmak üzere seyahat masrafları önemli olabilir. Müşterilerle tanışmak ve yüz yüze görüşmeler yapmak için seyahat etmek için harcanan zaman, kaynak verimsizliklerini daha da artırıyor.

Sözleşme iş akışlarını kolaylaştırmanın 6 yolu

Sözleşme iş akışlarını düzene sokmak, sözleşmelerin yönetilmesiyle ilgili adımların otomatikleştirilmesi ve standartlaştırılması anlamına gelir. Doğru kişilerin doğru zamanda doğru belgelere sahip olmasını sağlayarak görevleri ve eylemleri organize etmek için iş akışlarını kullanmayı içerir. Amaç, süreci olabildiğince verimli ve doğru bir şekilde basitleştirmektir.

İşte kuruluşunuzdaki sözleşme iş akışlarını kolaylaştırmanın altı yolu.

Kaynak: Signeasy

1. Bir elektronik imza çözümü uygulayın

E-imza çözümleri, yazdırma, imzalama, tarama ve postalama gibi fiziksel belge işleme ihtiyacını ortadan kaldırarak sözleşme iş akışlarını kolaylaştırır. Bunun yerine, sözleşmeler dijital olarak imzalanarak zamandan ve kaynaklardan tasarruf edilebilir ve hata veya kayıp riski azaltılabilir.

E-imzalar ayrıca uzaktan işbirliğine olanak tanır ve imzalama sürecini hızlandırır. Taraflar istedikleri zaman istedikleri yerden cihazlarını kullanarak elektronik sözleşme imzalayabilirler. Yüz yüze toplantılara veya birden fazla programı koordine etmeye olan ihtiyacı ortadan kaldırarak sözleşmenin yürütülmesini hızlandırır ve gecikmeleri azaltır.

Ayrıca, elektronik imzalar gelişmiş güvenlik ve özgünlük sunar . Gelişmiş şifreleme teknikleri ve kimlik doğrulama mekanizmaları, imzalanan sözleşmelerin bütünlüğünü ve geçerliliğini sağlar. Dijital denetim izleri, belgeyi kimin ve ne zaman imzaladığını kaydeder, bu da ek bir güvenlik ve sorumluluk katmanı sağlar.

E-imzalar, imzalama sürecini kolaylaştırarak genel verimliliği ve üretkenliği artırır. İdari yükleri azaltır, kağıt tabanlı verimsizlikleri ortadan kaldırır ve ilgili tüm taraflar için sorunsuz bir deneyim sağlar.

2. Sözleşme yönetimini merkezileştirin

İşletmeler, tüm sözleşmeleri merkezi bir sistemde birleştirerek çeşitli avantajlar elde edebilir. İlk olarak, sözleşmelere kolay erişim, izleme ve geri alma sağlar. Kullanıcılar, fiziksel dosyalar arasında gezinmek veya çeşitli sistemler arasında arama yapmak yerine sözleşmeleri tek bir kaynaktan hızlı bir şekilde bulabilir ve alabilir. Zaman kazandırır, hataları azaltır ve sözleşmelerin yönetiminde verimliliği artırır.

Merkezileştirme, gerçek zamanlı işbirliğini ve güncellemeleri kolaylaştırır. Birden çok paydaş aynı anda sözleşmelere erişebilir ve bunlar üzerinde çalışabilir, bu da manuel devir ihtiyacını ortadan kaldırır ve gecikmeleri azaltır. Anlık bildirimler ve paylaşılan erişim ile ekipler sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabilir, düzenlemeler yapabilir, yorum ekleyebilir ve değişiklikleri gerçek zamanlı olarak izleyebilir, bu da daha hızlı sözleşme onayları ve gelişmiş üretkenlik sağlar.

Ayrıca merkezi bir sistem, sözleşme yaşam döngüsü üzerinde daha iyi görünürlük ve kontrol sağlar. İşletmelerin önemli kilometre taşlarını izlemesine, sözleşme performansını izlemesine ve yenilemeleri veya sona erme sürelerini daha etkin bir şekilde yönetmesine olanak tanır. Bu proaktif yaklaşım, risklerin azaltılmasına, uyumluluğun sağlanmasına ve sözleşme yönetimi süreçlerinin optimize edilmesine yardımcı olur.

3. İş akışı otomasyonunu etkinleştirin

Yapılandırılabilir iş akışlarıyla, sözleşmelerinizin takip etmesi için sorunsuz bir yol tasarlayabilirsiniz. Manuel çabayı azaltır ve değerli zamandan tasarruf sağlar. Örneğin, ilgili bilgilerle doldurulabilen dinamik alanlara sahip standartlaştırılmış sözleşme şablonları oluşturularak belge üretimi otomatikleştirilebilir.

Onay iş akışları, onay sırası tanımlanarak ve ilgili paydaşlara bildirimler gönderilerek de otomatikleştirilebilir. Gözden geçirme ve onay aşamalarını hızlandırır, gecikmeleri azaltır ve verimliliği artırır.

Otomatik bildirimler ve uyarılar, paydaşları sözleşme durumu, önemli kilometre taşları, yaklaşan son tarihler ve gerekli eylemler hakkında bilgilendirir. İletişimi geliştirir, zamanında yanıt verilmesini sağlar ve kaçırılan teslim tarihleri ​​veya gözden kaçan görevler riskini azaltır.

4. Diğer sistemlerle entegre edin

Sözleşme yönetimi yazılımını diğer temel yazılım sistemlerine bağlayarak, kullanıcılar tek bir arayüzde ilgili tüm bilgilere erişebilir ve gerekli işlemleri gerçekleştirebilir, bu da manuel veri aktarımı veya çeşitli uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırır. Zamandan ve emekten tasarruf sağlar, hata riskini azaltır ve kullanıcı deneyimini geliştirir.

Microsoft ve Google gibi popüler çalışma alanlarının yanı sıra CRM , ERP veya HR yazılımıyla entegrasyon, kullanıcıların çalışma alanlarından ayrılmadan sözleşmeleri imzalamasına, imza için göndermesine ve takip etmesine olanak tanır. Bu entegrasyon, sözleşmeyle ilgili bilgilerin sistemler arasında doğru bir şekilde paylaşılmasını sağlayarak manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır.

Entegrasyon, sözleşmeyle ilgili görevlerin daha geniş iş süreçlerinizle sorunsuz bir şekilde hizalandığı birleşik bir ortam oluşturur. Örneğin, fırsatlara dayalı sözleşme oluşturma otomasyonu. CRM sisteminde yeni bir fırsat tanımlandığında, ilgili sözleşme şablonları otomatik olarak oluşturulabilir, bu da zamandan tasarruf sağlar ve tutarlılığı artırır.

5. Sözleşme şablonları kitaplıklarını kullanın

Sözleşme şablonu, belirli ayrıntıları yansıtacak şekilde özelleştirilebilen yapılandırılmış bir biçim sağlayan, sözleşme oluşturmak için bir başlangıç ​​noktası işlevi gören önceden tasarlanmış bir belgedir. Standartlaştırılmış sözleşme şablonlarından oluşan bir koleksiyona sahip olmak, daha hızlı taslak hazırlamaya olanak tanır. Kullanıcılar, her seferinde sıfırdan başlamak yerine, belirli amaçlar için hazırlanmış önceden onaylanmış şablonlara kolayca erişebilir. Sözleşme oluşturma sürecini hızlandırır, zamandan ve emekten tasarruf sağlar.

Yaygın olarak kullanılan belgeler, sözleşmeler ve anlaşmalardan oluşan bir kitaplığın sürdürülmesi, onaylanmış şablonlara kolay erişim sağlar. Sözleşme dili ve yapısında tutarlılığı teşvik ederek sözleşme oluşturma sırasında hata ve tutarsızlık olasılığını azaltır.

Sözleşme şablonu kitaplıkları ayrıca belge sürüm kontrolünün sağlanmasına yardımcı olur. İşletmeler, şablonları bir kitaplıkta merkezileştirerek bunları kolayca yönetebilir ve gerektiğinde güncelleyebilir. Kullanıcıların her zaman en yeni sürümlerle çalışmasını garanti ederek eski şablonları kullanma riskini azaltır ve uyumluluğu korur.

6. Sözleşme analitiğini ve raporlamasını uygulayın

Sözleşme analitiği yazılımı, işletmelerin sözleşme performansını derinlemesine anlamalarına olanak tanır. Kuruluşlar, sözleşme durumu, geri dönüş süreleri ve kullanımla ilgili verileri analiz ederek kalıpları, eğilimleri ve iyileştirme alanlarını belirleyebilir. Bu bilgi, veri odaklı kararlar vermelerini, iş akışlarını optimize etmelerini ve darboğazları ele almalarını sağlayarak sonuçta sözleşme yönetimi sürecini kolaylaştırır.

Sözleşme ölçütleri hakkında raporlar oluşturmak, sözleşme faaliyetleri ve performansına ilişkin kapsamlı bir görünüm sağlar. Bu raporlar, sözleşme durumuna, kilometre taşlarına ve temel performans göstergelerine gerçek zamanlı görünürlük sunar. Hazır bulunan bu bilgilerle, paydaşlar ilerlemeyi kolayca izleyebilir, gecikmeleri belirleyebilir ve sözleşmeleri yolunda tutmak için proaktif önlemler alabilir.

İşletmeler, geçmiş sözleşme verilerini analiz ederek sorunları proaktif olarak ele alabilir, riskleri azaltabilir ve genel sözleşme yönetimini iyileştirmek için iş akışlarını optimize edebilir.

Farklı departmanlar sözleşme iş akışlarını nasıl kolaylaştırır?

Sözleşmeler, hukuk, satış ve finans gibi farklı ekiplerin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu ekipler arasındaki işbirliği ve koordinasyon, etkileşimleri kolaylaştırır, el değiştirmeleri azaltır ve iletişimi geliştirir. Üretkenliği artırır, hataları azaltır, sözleşme döngülerini hızlandırır ve sonuçta kuruluş için daha iyi sonuçlar sağlar.

Farklı ekiplerin sözleşme iş akışlarını nasıl kolaylaştırdığını görelim.

1. Satış ve pazarlama

Satış ve pazarlama ekipleri, faaliyetlerini desteklemek için satış sözleşmeleri, pazarlama ortaklıkları, hizmet düzeyi sözleşmeleri ve gizlilik sözleşmeleri dahil olmak üzere sözleşmeler kullanır. Bu ekipler, uyumluluğu sağlamak ve sözleşme şartlarını müzakere etmek için hukuk uzmanlarıyla yakın bir şekilde çalışır. Fiyatlandırmayı, ödeme koşullarını ve gelir tanımayı yönetmek için finans ekipleriyle işbirliği yaparlar.

Satış ve pazarlama ekipleri, sözleşme oluşturma, onay süreçleri ve belge takibini otomatik hale getirir. Sözleşmenin yürütülmesini hızlandırır ve manuel evrak işlerini ortadan kaldırır. Bu işbirlikçi yaklaşım üretkenliği artırır, müşteri ilişkilerini geliştirir ve gelir artışını destekler.

2. Yasal

Hukuk departmanı satıcı sözleşmelerini, müşteri sözleşmelerini, istihdam sözleşmelerini, gizlilik sözleşmelerini ve lisans sözleşmelerini yönetir. Tedarik, İK, finans ve yönetici liderliği dahil olmak üzere çeşitli ekiplerle yakın bir şekilde çalıştıkları için hukuk departmanı için işbirliği hayati önem taşır.

Hukuk departmanı, sözleşme iş akışlarını kolaylaştırmak için sözleşme oluşturma, onay süreçleri ve belge depolamayı otomatikleştirir. Sözleşmeleri dijital bir havuzda merkezileştirmek, sözleşme durumunu kolayca izlemelerine, ilgili belgelere erişmelerine ve paydaşlarla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmalarına olanak tanır. Sözleşme görünürlüğünü artırır, manuel hataları azaltır ve yasal gerekliliklere uygunluğu sağlar.

3. İK

İK ekipleri iş akışlarında istihdam sözleşmeleri, teklif mektupları, gizlilik sözleşmeleri ve rekabet etmeme sözleşmeleri kullanır. İK departmanındaki sözleşme iş akışlarını düzene koymak, İK profesyonelleri, hukuk ekipleri, işe alım müdürleri ve yeni çalışanlar arasındaki işbirliğini içerir.

İK ekipleri, e-imzalar ve otomatikleştirilmiş iş akışları gibi teknolojilerden yararlanarak sözleşme yönetimi sürecini hızlandırabilir. İnceleme ve onay için sözleşmelerin hazırlanmasını ve gönderilmesini, elektronik imzaların alınmasını ve sözleşme belgelerinin güvenli bir şekilde saklanmasını ve yönetilmesini içerir.

4. BT işlemleri

BT operasyon ekipleri, teknoloji uygulamalarını, satıcı sözleşmelerini, hizmet seviyesi anlaşmalarını ve bakım sözleşmelerini kolaylaştırır. Bu sözleşmeler, harici tedarikçilerle ilişkileri yönetmek, sorunsuz operasyonlar sağlamak ve BT altyapısının bütünlüğünü korumak için gereklidir.

BT operasyon departmanlarındaki sözleşme iş akışlarını kolaylaştırmak, BT uzmanları, satın alma ekipleri, hukuk departmanları ve harici satıcılar arasında işbirliğini içerir. Verimli sözleşme yönetimi araçlarından ve süreçlerinden yararlanan bu ekipler, sözleşme oluşturma, müzakere ve yürütmeyi kolaylaştırabilir.

5. Finans ve muhasebe

Finans ve muhasebe ekipleri, finansal sözleşmeleri, satıcı ilişkilerini, müşteri sözleşmelerini ve uyumluluk yükümlülüklerini yönetmek için sözleşmeleri kullanır. Bu sözleşmeler, doğru finansal işlemlerin yapılmasını, risklerin azaltılmasını ve finansal bütünlüğün korunmasını sağlar.

Finans ve muhasebe departmanları hukuk ekipleri, satın alma departmanları ve harici taraflarla işbirliği yapar. Otomatik sözleşme iş akışları, zamanında faturalama, ödeme tahsilatları ve sözleşme şartlarına uygunluk sağlayarak sözleşme aşamalarını, ödeme koşullarını ve mali yükümlülükleri izlemeye yardımcı olur.

Finans ve muhasebe ekipleri, sözleşme iş akışlarını kolaylaştırarak finansal doğruluğu artırabilir, nakit akışı yönetimini iyileştirebilir, sözleşmeden doğan riskleri azaltabilir ve mevzuata uygunluğu sağlayabilir.

Sözleşme yönetimi iş akışlarının sektöre özel uygulamaları

Çeşitli sektörlerde, sözleşmeli iş akışlarını düzene sokmak, her sektörün ihtiyaçlarına göre özel avantajlar sağlar. Onlara aşağıda bakalım.

1. Sağlık

Hastaneler, ilaç şirketleri, araştırma kurumları ve sağlık hizmeti sağlayıcıları, sorunsuz işleyiş ve uyum için verimli sözleşme yönetimine güvenir. Satıcılar, tedarikçiler, sağlık hizmeti sağlayıcıları ve sigortacılarla yapılan sözleşmelerin yönetilmesini içerir.

Önemli yönlerden biri, hassas hasta bilgilerini korumak için düzenleyici gerekliliklere ve HIPAA gibi gizlilik yasalarına uygunluğu sağlamaktır.

Verimli sözleşme iş akışları, sözleşmenin zamanında yürütülmesini sağlar, paydaş işbirliğini geliştirir ve sözleşmeden doğan yükümlülüklerin karşılanmasına yardımcı olur. Sağlık kuruluşları, dijital araçlardan ve otomasyondan yararlanarak, hasta bakımına odaklanarak ve olumlu paydaş ilişkilerini teşvik ederek sözleşme süreçlerini modernize eder.

2. Teknoloji

Teknoloji şirketleri, yazılım satıcıları ve SaaS sağlayıcıları, yeniliği desteklemek, müşteri ilişkilerini sürdürmek ve sektör düzenlemelerine uymak için kolaylaştırılmış sözleşme yönetimine güvenir.

Teknoloji sektöründeki sözleşme iş akışları, yazılım lisans sözleşmeleri, hizmet seviyesi sözleşmeleri, yazılım geliştirme sözleşmeleri, fikri mülkiyet sözleşmeleri ve ortaklık sözleşmeleri gibi bir dizi sözleşmeyi kapsar. Bu sözleşmeler, hem teknoloji sağlayıcının hem de müşterinin haklarını, yükümlülüklerini ve beklentilerini tanımlar.

Ayrıca, teknoloji şirketleri son derece düzenlenmiş bir ortamda faaliyet göstermektedir. Veri gizliliği düzenlemelerine, güvenlik standartlarına ve sektöre özgü düzenlemelere uymaları gerekir. Sözleşme iş akışlarını düzene sokmak, kuruluşların uyumluluğu sağlamasını, riski yönetmesini ve yasal gerekliliklere bağlılığını göstermesini sağlar.

3. Emlak

Gayrimenkul sektöründe, sözleşme iş akışları, kiralama sözleşmelerinin, mülk satış sözleşmelerinin ve satıcı sözleşmelerinin yönetiminde çok önemlidir. Emlak uzmanları, bu iş akışlarını düzene sokarak, kiralama sözleşmeleri, kiralama yenilemeleri ve mülk bakım sözleşmeleri gibi süreçleri otomatikleştirerek zamandan ve emekten tasarruf edebilir.

Etkili sözleşme iş akışları ayrıca mülk sahipleri, kiracılar ve mülk yönetimi ekipleri arasındaki iletişimi ve işbirliğini geliştirerek sorunsuz ve verimli bir operasyon sağlar. Ayrıca, sözleşme iş akışlarını düzene sokmak, emlak kuruluşlarının yerel düzenlemelere ve yasal gerekliliklere uymasına yardımcı olarak hata riskini en aza indirir ve yasal olarak sağlam bir süreç sağlar.

4. İmalat

İmalat endüstrisinde kolaylaştırılmış sözleşme iş akışları, tedarikçi sözleşmelerinin ve satın alma sözleşmelerinin yönetiminden tedarik zinciri sözleşmelerinin yürütülmesine kadar sorunsuz operasyonlar sağlar.

Üreticiler, satın alma siparişlerini, tedarikçi katılımını ve sözleşme yenilemelerini otomatikleştirerek zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebilir ve temel iş faaliyetlerine odaklanmalarına olanak tanır. Ek olarak, verimli sözleşme iş akışları üreticiler, tedarikçiler ve distribütörler arasındaki işbirliğini geliştirerek tedarik zinciri boyunca daha güçlü ortaklıklar ve kesintisiz iletişim sağlar.

5. Finansal hizmetler

Finansal hizmetler endüstrisindeki sözleşme iş akışları, kredi sözleşmelerini, müşteri katılımını ve uygunluk belgelerini otomatikleştirir. Daha hızlı işlem yapılmasını sağlar, manuel hataları azaltır ve müşteri deneyimini geliştirir.

Kuruluşlar, finansal kurumlar, müşteriler ve hukuk ekipleri arasındaki işbirliğini kolaylaştırarak şeffaflığı sağlayabilir, gecikmeleri azaltabilir ve müşteri ilişkilerini güçlendirebilir. Kolaylaştırılmış sözleşme iş akışları, finansal hizmetlerin kara para aklamayı önleme (AML) yasaları ve Müşterinizi Tanıyın (KYC) gereklilikleri gibi düzenlemelere uymasını sağlar.

Kurumlar, sözleşme iş akışlarını kolaylaştırarak sağlam uyumluluk önlemleri uygulayabilir, düzenleyici değişiklikleri izleyebilir ve uyumluluk risklerini azaltabilir.

Doğru sözleşme iş akışı yazılımı nasıl seçilir

Mevcut seçeneklerin çokluğuyla, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun yazılımı bulmak zor olabilir.

Bilgilendirilmiş bir karar vermenize yardımcı olmak için, bir e-imza ve sözleşme iş akışı yazılımı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken beş temel soruyu burada bulabilirsiniz.

1. Sezgisel bir kullanıcı deneyimi sunuyor mu?

Kullanım kolaylığı, e-imza yazılımı seçiminde kritik bir faktördür. Sezgisel bir arabirim sağlayan, çalışanların belgeleri kolay ve hızlı bir şekilde imzalamasına olanak tanıyan bir çözüm arayın. Sözleşmeleri aynı anda birden çok imzalayana gönderme, tek oturumda birden çok belgeyi imzalama, yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturma, ek iş akışlarını tetikleme ve gerçek zamanlı durum güncellemeleri gibi özellikler, kolaylaştırılmış ve kullanışlı bir imzalama deneyimi için çok önemlidir.

2. Mevcut araçlarımla entegre oluyor mu?

Yazılımın mevcut iş uygulamalarınızla uyumluluğunu göz önünde bulundurun. Popüler araçlarla sorunsuz bir şekilde entegre olan e-imza çözümlerini arayın. Sorunsuz veri alışverişi sağlamak ve farklı platformlarda iş akışınızı kolaylaştırmak için yazılım önceden oluşturulmuş bağlayıcılara veya esnek API'lere sahip olmalıdır.

3. Sorunsuz bir mobil deneyim sunuyor mu?

Günümüzün mobil merkezli dünyasında, mobil cihazlarda sorunsuz bir deneyim sağlayan yazılımları seçmek çok önemlidir. iOS, Android ve web gibi büyük platformlar için yerel uygulamalar sunan e-imza çözümlerini arayın. Çalışanların hareket halindeyken belgeleri güvenli bir şekilde göndermesine, imzalamasına ve yönetmesine olanak tanıyarak üretkenliği artırır ve görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlar.

4. Yazılım hangi güvenliği sunuyor?

Hassas belgelerin işlenmesi söz konusu olduğunda güvenlik en önemli endişe kaynağıdır. E-imza yazılımının, belge koruması için SSL şifrelemesi gibi sağlam güvenlik önlemleri sağladığından emin olun. Kimlik doğrulama yöntemleri (oturum açma kimlik bilgileri, güvenli dijital imzalar), endüstri standartlarına uygunluk (örn. E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) ve imzalama sürecini izlemek ve gerekirse yasal kanıt.

5. Fiyatlandırma sistemi genişlemeyi barındırıyor mu?

Yazılımın ölçeklenebilirliğini ve maliyet etkinliğini göz önünde bulundurun. Kuruluşunuz hızla büyüyorsa, artan ihtiyaçlarınızı önemli ek maliyetlere yol açmadan karşılayabilecek bir çözüm seçin. Kağıt tabanlı imzalama süreçlerinin yerini alabilecek hızlı uygulama, keyifli kullanıcı deneyimi, güvenilir müşteri desteği ve maliyet tasarrufu sağlayan özellikler arayın.

Sınırlı bütçeleri olan daha küçük kuruluşlar, yönetimi kolay çözümler, mevcut uygulamalarla sorunsuz entegrasyon ve gelecekteki kullanım durumları için ölçeklenebilirlik sunan sağlayıcılar aramalıdır. Başarılı bir geçiş sağlamak için her zaman kapsamlı uygulama, eğitim ve değişiklik yönetimi desteği sağlayan bir satıcı seçin.

Kaos içinde düzene ulaşmak

Sözleşme yönetimi iş akışlarında kaostan düzene geçiş, işletmelerin başarılı olması için yalnızca bir olasılık değil, bir gerekliliktir. Kuruluşlar, sözleşmeli iş akışı uygulamalarını otomasyonun gücü ve önce dijital zihniyetiyle düzene sokabilir.

İşletmeler bu yola girerek optimize edilmiş süreçlere, azaltılmış risklere ve yüksek performansa kapı açar. Bu dönüşüm, gelişmiş verimliliğin, maliyet düşürmenin ve bir işbirliği kültürünün kilidini açar.

Sözleşme yönetiminin sırrı yazılımda yattığı için işletmeniz için en iyi aracı aramak çok önemlidir.