Çalışanlara Nasıl Ödeme Yapılır?

Çalışanlara nasıl ödeme yapacağınızı mı merak ediyorsunuz? Bordro vergileri, maaş günü kanunları, yüzde hesaplamaları ve çok daha fazlası hakkında bilgi gerektirdiğinden, işletmenizin ilk birkaç maaş bordrosunu yönetirken biraz derinlemesine bilgi sahibi olmanız şaşırtıcı değildir. Neyse ki, sizi koruduk.

Bu kılavuz, çalışanların ödeme yöntemlerini seçme, bir ödeme planı belirleme, çalışan kazançlarını hesaplama, bordro vergileri ve çok daha fazlası dahil olmak üzere çalışanlarınıza ödeme yapmak için bilmeniz gereken her şeyi açıklar. Başlayalım.

11 Adımda Çalışanlara Nasıl Ödeme Yapılır?

Çalışanlara ödeme yapmak için bordro yönetimi görevlerini tamamlamanız, çalışan maaşını hesaplamanız, stopaj ve kesintiler yapmanız ve son olarak bordro çalışmanızı göndermeniz gerekir. İlk bordro çalıştırmanızı yapmaya hazır mısınız?

İşte çalışanlarınıza sadece 11 adımda nasıl ödeme yapacağınızı adım adım açıklayan bir açıklama.

1. Yasal Sorunları Yönetin: İşletmenizin EIN'si, Çalışan Vergi Formları ve Yeni İşe Alım Raporları

Çalışanlarınıza ödeme yapmadan önce halletmeniz gereken birkaç yasal ön koşul vardır, örneğin:

• İşletmeniz için bir EIN alma
• İstihdam formlarının doldurulması ve sunulması
• Yeni işe alınan raporlama
• Çalışan sınıflandırması

Bu bordro ön koşullarının her birini yerine getirene kadar çalışanlarınıza yasal olarak ödeme yapamayacaksınız. Neyse ki, bu görevlerin çoğu zaman alıcı değildir ve işletmenizin yeni işe alım sürecinin temeli haline gelebilir.

İşte işletmeniz için bordro çalıştırmak için tamamlamanız gereken yasal ön koşullara bir göz atın.

2. Eyaletinizin Maaş Günü Yasalarına Göre Bir Maaş Günü Programı Belirleyin

Bir ödeme planı seçmeye gelince, eyaletinizin maaş günü yasalarını dikkate almak çok önemlidir. Çoğu eyalette, ödediğiniz işçinin türü, çalışanın yıllık maaşı ve çalışanın ek ücret alıp almadığı gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak izin verilen çalışan ödemeleri arasındaki maksimum süreyi belirleyen mevcut maaş günü yasaları vardır.

Bununla birlikte, bir ödeme planına karar verirken işletmenizin nakit akışını da göz önünde bulundurmalısınız. İşletmenizin bordro bütçesi, işletmenizin gelirinin önemli bir bölümünü alabilir. Bu nedenle, işletmenizin maaş gününe karar verirken işletmenizin nakit akışına (yani, bankada düzenli olarak paranız olduğunda) göre planlama yapmak en iyisidir.

Son olarak, endüstri standardı maaş günlerini dikkate aldığınızdan emin olun. Sektörünüz genellikle çalışanlara iki haftada bir ödeme yapıyorsa ve siz ayda bir ödeme yapıyorsanız, eyaletinizin maaş günü yasalarına uysanız bile muhtemel çalışanları korkutursunuz.

3. Hangi Çalışan Ödeme Yöntemlerini Sunacağınızı Seçin

Çalışan ödeme yöntemlerini seçerken bütçenize uygun, çalışanlarınız için en uygun ve kayıt tutma açısından en iyi seçeneklerin hangileri olduğunu göz önünde bulundurmanız gerekir. Genel olarak, ABD'deki en popüler ödeme yöntemleri doğrudan para yatırma ve kağıt çeklerdir.

Hem doğrudan mevduat hem de kağıt çek ödemeleri, bunları kullandığınızda organik olarak bir kayıt izi oluşturur, bu nedenle vergi ve muhasebe kaydı tutma için harikadırlar. Doğrudan para yatırma maliyetleri, işletmenizin bankasına bağlı olarak genellikle ödeme başına bir dolardan daha azdır.

Ancak, iş çeklerini nereden sipariş edeceğinize karar vermeniz, iş çeki kağıdı stoğu tutmanız ve potansiyel olarak bir çek yazdırma yazılımına abone olmanız gerektiğinden, kağıt çekler biraz daha maliyetli ve zaman alıcı olabilir.

4. Bordro Yazılımını mı yoksa Kendin Yap Bordro Sürecini mi Kullanacağınızı Seçin

Bordro yazılımını kullanmayı veya bordroyu manuel olarak işlemeyi seçmenizden bağımsız olarak, bordro işleme yöntemi aynı kalır. Yine de, bordro yazılımı veya DIY bordro işleme arasında karar vermek, bir işletmenin sahiplerinin finansmanı, zamanı ve kayıt tutma süreçleri üzerinde etkisi olan önemli bir karardır.

İşletmeniz için bordro yazılımını veya DIY bordro işlemeyi ne zaman seçmeniz gerektiğine ilişkin bir karşılaştırma için okumaya devam edin.

Bordro Yazılımını Ne Zaman Düşünmelisiniz?

Artıları

• Bordro çalıştırmada zaman kazandırır
• Bordro vergilerini işler
• Kullanıcıları maaş bordrosu sürecinde yönlendirir
• Bonus özellikler (İK, zaman takibi, fayda yönetimi vb.)

Eksileri

• Abonelik maliyetleri
• Teknik sorunlara duyarlı
• Bazı seçenekler esneklikten yoksundur

Bir işletme sahibi olarak, aşağıdaki durumlarda bordro yazılımını kullanmayı düşünmelisiniz:

• Bordro sürecinde deneyimsizdir
• Bilgisayar kullanmakta oldukça rahatlar
• Bordro çalıştırırken zamandan tasarruf etmek ister misiniz?
• Bordro düzenlemelerine ayak uydurma sorumluluğunu istemeyin
• Bordro vergilerinizi halletmesi için uzmanlara para ödemeye hazırsınız
• Bordro yazılımı abonelik maliyetlerini ödemeye istekli
• İşletmeniz için en iyi bordro yazılımı seçeneklerini araştırmaya istekli

5. Çalışanlarınızın Brüt Ücretini Hesaplayın

Bordro işlemeye başlamak için çalışanlarınızın brüt ücretini hesaplamanız gerekir.

Bir çalışanın brüt ücreti, bordro vergileri kesilmeden veya kesinti yapılmadan önceki tüm kazançlarının toplamıdır. Brüt ücret, maaş ve saatlik çalışanlar için kazanılan ücretlerin yanı sıra bahşişler, fazla mesai ücreti, ikramiyeler, komisyonlar, ödüller, geçmiş ödemeler ve daha fazlası gibi ek kazançları içerir.

6. Bordro Vergilerini Hesaplayın ve Durdurun

İşverenler, çalışanları adına bordro vergilerini hesaplamak ve stopaj yapmaktan sorumludur. Aşağıdaki vergiler, işverenler tarafından tutulan en yaygın vergilerdir:

• Medicare vergileri
• Sosyal Güvenlik vergileri
• Federal İşsizlik Vergisi Yasası Vergileri (FUTA)
• Devlet İşsizlik Vergileri
• Gelir vergileri

Bordro vergilerini hesaplamak için, her bir vergiyi çalışanın brüt kazancıyla manuel olarak çarpmanız gerekir.

7. Çalışan Bordro Kesintileri Yapın

Bordro vergilerine ek olarak, bordro kesintileri ile çalışanların kazançları da azaltılır. Bordro kesintileri isteğe bağlı veya gönülsüz olabilir. Ayrıca, vergi öncesi ve vergi sonrası kazançlardan bordro kesintisi yapılabilir.

İşte en yaygın bordro vergi indirimlerinden bazılarının hızlı bir özeti:

• Emeklilik hesabı katkıları
• süslemeler
• Sigorta prim ödemeleri
• ÖSO'lar ve HSA'lar
• Sendika Ücretleri

Bir işveren olarak, çalışanlarınız adına bordro kesintileri yapmaktan ve kesilen fonların uygun şekilde tahsis edilmesini sağlamaktan siz sorumlusunuz.

Örneğin, bir çalışanın işveren tarafından finanse edilen sağlık sigortasına yaptığı ödemeyi karşılamak için fon kesilirse, bu ödemeyi çalışanınızın maaş çekinden kestiğiniz fonlarla yapmanız gerekir.

8. Her Çalışan İçin Net Kazancı Hesaplayın

Tüm bordro vergisini ve ek maaş bordrosu kesintilerini yaptıktan sonra, çalışanınızın net kazancını hesaplamanın zamanı geldi. Bir çalışanın net kazancı, bir çalışanın vergiler ve kesintiler yapıldıktan sonra eve götürdüğü toplam ücrettir.

Bir çalışanın net kazancını hesaplamak için, ödeme dönemindeki brüt kazançlarından bordro vergilerinin ve kesintilerinin toplam tutarını çıkarmanız yeterlidir.

9. Bordro Düzeltmelerini İnceleyin ve Yapın

Çalışanlarınızın maaş çekleri için tüm matematiği tamamladıktan sonra, iki kez kontrol etmenin zamanı geldi. Hatalı bir maaş bordrosunu düzeltmek için harcadığınız zamandan ve paradan tasarruf edin. Göndermeden önce maaş bordronuzu incelerken kontrol etmeniz gereken bazı ayrıntılar:

• Çalışan kazançlarının doğruluğu
• Her çalışan için hangi ödeme yöntemlerinin seçildiği
• Paralar hangi banka hesabından geliyor?
• Doğru bildirilen çalışan saatleri
• Doğru ödeme dönemi tarihleri

Geri dönüp maaş bordronuzdaki hataları düzelttikten sonra maaş bordronuzu gönderebilirsiniz.

10. Çalışanlarınıza Ödeme Yapın

Bordro gönderildikten sonra, çalışanlarınıza ödeme yapma zamanı. Çalışanlarınıza ödeme yapmak için kullandığınız ödeme yöntemine bağlı olarak bu süreç farklı görünebilir.

Çalışanlarınıza doğrudan mevduat ile ödeme yapıyorsanız, çalışanların ödemelerini geciktirmemek için işlemleri zamanında bankanıza iletmeyi unutmamalısınız.

Çalışanlarınıza çekle ödeme yapıyorsanız, maaş gününde çekleri yazdırabilir ve bunları çalışanlarınıza dağıtabilirsiniz.

11. Bordro Vergi Depozitoları ve Kesinti Ödemeleri Yapın

Şimdi, çalışanlarınızın maaş çeklerinden ve kendi katkılarınızdan kestiğiniz parayla federal ve eyalet hükümetine maaş bordrosu vergisi yatırma zamanı.

Ek olarak, çalışanlarınızın maaş çeklerinde yaptığınız diğer tüm kesintiler için ödeme göndermeniz gerekecektir.

Sosyal güvenlik, sağlık ve gelir vergileri dahil olmak üzere istihdam vergileri, Form 944'ün 9. satırında veya Form 941'in 12. satırında bildirdiğiniz toplam vergi borcuna bağlı olarak aylık veya altı ayda bir yatırılmalıdır.

Devletin Elektronik Federal Vergi Ödeme Sistemi veya EFTPS aracılığıyla elektronik fon transferi yoluyla federal vergi mevduatı yapmak zorunludur.

FUTA vergi mevduatları, her vergi yılı boyunca 30 Nisan, 31 Temmuz, 31 Ekim ve 31 Ocak tarihlerinde ödenecektir.

Devlet maaş bordrosu vergi ödemesi vade tarihleri ​​ve maaş bordrosu kesintisi vade tarihleri ​​değişiklik gösterir, ancak depozitolarınızın ve ödemelerinizin zamanında yapıldığından emin olmak için bu bilgileri almanız gerekir.

Çalışanlara Nasıl Ödeme Yapılacağına Dair Sonuç

Neyse ki, maaş bordrosu ile ilgili temel bilgileri öğrenip tüm kurulum görevlerini hallettikten sonra, çalışanlarınıza nasıl ödeme yapacağınızı anlamak oldukça basittir.

Birçok küçük işletme sahibi, bordro vergisi kanunları ve İK düzenlemeleri bulunduğunuz yere bağlı olarak büyük ölçüde değişebileceğinden, çalışanlara ödeme yapmanın en zor kısmının bordro vergilerini doğru bir şekilde almak olduğunu fark eder. Neyse ki, bordro ve İK konusunda yeni olan işletme sahiplerinin yönlerini bulmalarına yardımcı olacak birkaç devlet bordrosu vergi kaynağımız var.

Eyalet bordrosu vergi kılavuzlarımıza göz atın:

• New York Eyaleti Bordro Vergi Rehberi
• California Bordro Vergi Rehberi
• Texas Bordro Vergi Rehberi
• Arizona Bordro Vergi Rehberi
• Florida Bordro Vergi Rehberi
• Maryland Bordro Vergi Rehberi

Çalışanlara Nasıl Ödeme Yapılır SSS