Çağrı Kalitesini Nasıl Artırır ve İşletmeniz İçin Maliyetleri Nasıl Azaltırsınız?

İletişim, işletmeler için kritik altyapıdır. Her şey açık ve güvenilir iletişime dayanır: ekipleriniz birbirleriyle ve müşterilerle tutarlı bir şekilde iletişim kurabilmelidir.

İlgili Yazı: 2022-23'ün En İyi Çağrı Merkezi Yazılımı

Ancak, arama kalitesinin iyileştirilmesi genellikle maliyetlerin artması anlamına gelir ve bu da karmaşık hesaplamalara neden olur. İyileştirilmiş iletişimin faydaları, kendi masrafını karşılayacak ve maliyetleri haklı çıkaracak kadar gelir sağlayacak mı?

Ancak, arama kalitesini nasıl iyileştireceğinizi ve aynı zamanda maliyetleri nasıl azaltacağınızı biliyorsanız, bu maliyetleri ve faydaları en azından o kadar tartma konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Tabii ki, iş hayatınızı daha kolay ve daha karlı hale getirmek için çağrı kalitesini artırırken aynı zamanda maliyetleri düşürmenin yollarını ele alacağız.

Maliyetleri Düşürme, Müşteri Memnuniyetini Arttırma ve Son Kullanıcı Deneyimini İyileştirme

Maliyetleri düşürürken çağrı kalitesini artırmak, işi daha verimli yapan iletişim stratejileri ve teknolojilerini uygulama meselesidir.

Bazı durumlarda, sahip olduğunuz iletişim ağı ne olursa olsun stratejileri uygulayabilirsiniz. Diğer stratejiler daha yetenekli iletişim altyapısı gerektirir.

İşte teknolojik yönden başlayarak yapmanız gerekenler.

Ayrıca Okuyun: Ağır Düzenlemelere Tabi Bir Sektörde Yeni Bir Şirket Kurmak İçin İpuçları

İletişimlerinizi bir SIP Trunking Platformuna Taşıyın

Temelde SIP trank, telefon sisteminizi internete bağlamak için dijital bağlantılar kullanır, bu nedenle aramalarınız geleneksel telefon hatları yerine internet altyapısına dayanır. Telnyx gibi SIP trank sağlayıcıları, ister eski bir telefon sistemi, ister VoIP iletişimleri kullanıyor olun, size telefon sisteminizi bir SIP trank platformuna geçirme gücü verir.

SIP trank, hem standart VoIP hem de eski telefon sistemlerine göre çeşitli avantajlar sunar:

• Gelişmiş arama yönetimi. SIP trank sağlayıcıları, aramalarınızın kendi ağları üzerinden nasıl ilerlediği konusunda daha iyi kontrole sahiptir.

Bu, her telefon numarası için özel arama yönlendirme, arama kaydı ve programlı arama kontrolü gibi daha gelişmiş özellikler sunmalarını sağlar. Bu, aramaları yönlendirmek ve otomasyonu uygulamak için size çok daha fazla kontrol ve seçenek sunar.

• Daha iyi arama kalitesi. SIP trank, dahili telefon sistemi ağınız ile internetin geniş alan ağı arasında daha doğrudan bir bağlantı sağlar.

Bu, telefon bağlantınızda daha az kablo ve daha az donanım parçası anlamına gelir. Bağlantı altyapısının basitleştirilmesi gürültüyü azaltır ve daha iyi arama sesi ve net görüntülü aramalar için daha net bir sinyal sunar.

• Daha fazla esneklik. SIP trank, hem sabit hem de yazılım telefonları ile uyumludur.

Ekipleriniz için halihazırda fiziksel masa telefonlarınız varsa, bunlar bir SIP trank ağı üzerinde çalışacaklardır. Ancak SIP trank, ekiplerinizin telefon iletişimleri için akıllı telefonları veya bilgisayarları kullanmasını sağlayan yazılım telefonlarını kullanma seçeneği de sunar.

Bir yazılım telefonunda otomatik çeviricileri ve diğer telefon araçlarını kullanmak kolay olduğundan, yazılım telefonlarını kullanmak genellikle üretkenliği artırır.

Ayrıca Okuyun: Profesyonel Ofis Taşıma Hizmetlerinin İlk 10 Faydası

• Arttırılmış güvenlik. Kaliteli SIP trank sağlayıcıları kendi IP ağlarına sahiptir ve bunları işletir.

Bu, verilerinizi yalnızca SIP sağlayıcınızın ağından ayrılana ve üçüncü taraf bir ağa veya daha kötüsü halka açık internete atlayana kadar korumak yerine arama verilerinizi uçtan uca güvence altına alabilecekleri anlamına gelir.

Daha iyi güvenlik, şirketleri iflas ettirecek kadar şiddetli olabilen yıkıcı veri sızıntısı risklerini azaltır.

• Daha verimli işbirliği. Daha net, daha güvenilir iletişim, ekiplerinizin bilgileri daha iyi paylaşabilmesi ve daha fazlasını yapabilmesi anlamına gelir. SIP trank, ekiplerinizin nerede olurlarsa olsunlar bağlantıda kalabilmelerini sağlamak için sohbet ve yazılı mesajlaşmayı da destekler.
• Daha düşük maliyetler. SIP trank, diğer telekom teknolojilerinden daha uygun maliyetlidir.

SIP tranklama ile talep üzerine telefon numaralarını tedarik edebilir ve sonlandırabilirsiniz, bu da ihtiyacınız olan bağlantılar için ihtiyacınız olduğu zaman ödeme yapmanız anlamına gelir. Bu şekilde hiçbir zaman boşa harcanan ve bütçenizi gereksiz yere tüketen telefon numaralarınız olmaz.

Bununla birlikte, SIP trank, hem numara hem de dakika bazında neredeyse her zaman VoIP ve eski telekomünikasyondan daha düşük maliyetlidir.

Bu iki maliyet azaltma faktörü, işletmeler için önemli maliyet azaltma sağlamak üzere bir araya gelir.

Sesli Mesaj İzlemeyi Ayarlayın

Sesli mesaj izleme, sesli mesaj dağıtımını iyileştirir.

Bu teknoloji, harici bir siteye yönlendirildiklerinde sesli mesajlarınızdaki sekmeleri tutar, ardından site mesajı kontrol ettiğinde ve mesaj gerçekten teslim edildiğinde bir bildirim döndürür.

Bu, sesli mesaj izleme, mesaj iletimi başarısız olduğunda veya olması gerekenden daha uzun sürdüğünde algılayacağından, ağ tıkanıklığına ve hava koşulları gibi dış etkenlere bağlı olarak sesli mesajlarınızın en iyi şebekeler üzerinden yönlendirilmesini sağlar.

Sesli mesajların teslim edildiğini bildiğiniz zaman, mesajların ne zaman teslim edildiğini bildiğiniz için personelin hesap verebilirliği artar. Ancak, en yüksek mesaj teslim hızlarını elde etmek, ekibinizin kontrolü dışındaki iletişim hatalarını ortadan kaldırır.

Ayrıca Okuyun: 2022'de Büyüyen İşletmeniz İçin Ticari Ödeme Seçenekleri

Etkileşimli Sesli Yanıtı (IVR) Uygulayın

Terime aşina olmasanız bile muhtemelen Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) sistemlerine aşinasınızdır. Daha önce bir işletmeyi arayıp sesli komutlara yanıt veren otomatik bir menü sistemine bağlandıysanız, bir IVR sistemi kullanmışsınız demektir.

Temel olarak, bir IVR sistemi, telekom sisteminizin aramaları otomatik olarak doğru kişiye yönlendirmesini sağlar.

Bir IVR sistemi olmadan, bir IVR sisteminden daha hantal ve daha az yetenekli olan dokunmatik tonlu menüleri kullanmak zorunda kalırsınız. Veya aramaları manuel olarak yönlendirmeye adanmış bir müşteri hizmetleri temsilciniz olmalıdır.

Bunların hiçbiri iyi seçenekler değil.

Bir IVR sistemi yalnızca çağrı yönlendirmeyi otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda otomatikleştirilmiş destek de sağlayabilir. Bazı müşteri sorunları basit, kaydedilmiş talimatlar veya bilgilerle çözülebilir.

Basit müşteri hizmetleri çağrılarını otomatik hale getirirseniz bu, müşteri hizmetleri ekiplerinizin daha karmaşık sorunları olan müşterilere yardımcı olmak için daha fazla zaman bırakmasını sağlar.

Bu, tüm müşteri hizmetleri sorgularınız için çözüm süresini azaltır ve sonuçta müşteri deneyiminizi geliştirir.

Doğrudan Çağrı Yönlendirmesinden Yararlanın

Doğrudan arama yönlendirme, bir aramayı bir numaradan diğerine aktarmak için gereken bağlantı sayısını azaltır.

Çağrıların her zaman doğrudan bir numaradan diğerine yönlendirileceğini düşünebilirsiniz. Ancak, bu her zaman böyle değildir.

Bazı telekom sağlayıcıları, aramaları bağlamak için üçüncü taraf ağları kullanır veya halka açık interneti kullanır. Bu, arama bağlantılarınızı karmaşıklaştırabilir, çünkü üçüncü taraf ve halka açık internet ağları her zaman en verimli ağlar değildir ve aramaları bir numaradan diğerine yönlendirirken genellikle "atlamalar" ekler.

İdeal olarak, SIP trank sağlayıcınız varsayılan olarak doğrudan yönlendirmeyi kullanacaktır. İkinci en iyi durum, SIP sağlayıcınızın size doğrudan arama yönlendirmeyi kullanma seçeneği sunmasıdır.

Ayrıca Okuyun: İşletmenizi Yeniden Açarken Güvenliği Artırmak İçin 8 Adım

Doğrudan arama yönlendirme, mesajların güvenilir bir şekilde iletilmesini sağlar ve tüm gerçek zamanlı iletişimlerinizi geliştirir. Aramalar dolaylı olarak yönlendirildiğinde, sesli aramalarda gürültü ve gevezeliğe, görüntülü aramalarda ise düşük görsel kaliteye neden olabilir.

Doğrudan çağrı yönlendirme, ekipleriniz ve müşterileriniz arasında daha güvenilir ve daha net iletişim sağlar.

Çok geç olmadan maliyetleri düşürmeye başlayın

Fark etmiş olabileceğiniz gibi, bunların çoğu SIP trank bağlantıları gerektirir.

Standart VoIP ve eski telefon sistemleri, bu stratejileri uygulama yeteneğinden ve yapılandırılabilirliğinden yoksundur. Hala bu geleneksel telekom altyapılarından birini kullanıyorsanız, iletişiminizi en verimli şekilde kuramayacaksınız.

Bu nedenle, ilk adım, iletişiminizi bir SIP trank platformuna taşımaktır.

Çoğu işletme için bu, maliyetleri anında azaltacak ve arama kalitesini artıracaktır. Ancak, iletişimleriniz SIP bağlantıları üzerinde çalışmaya başladığında, telekom ağlarınızı yapılandırabilir ve maliyet azaltma çabalarınızı ikiye katlayabilirsiniz.