Bu, her etkinlik planlayıcısının en büyük korkusudur: Konuşmacıları veya gösterileri organize etmek ve mükemmel mekanı güvence altına almak için aylar harcarsınız. Sonunda gün gelir ve kimse gelmez.

Ancak endişelenmeyin, doğru e-posta pazarlama kampanyasıyla bunu başarabilir ve davetinizin koltuklarınızı doldurmak için doğru kişilere ulaşmasını sağlayabilirsiniz.

Büyük günün kendisi gibi, etkinlik e-posta pazarlaması da çok fazla stratejik planlama gerektirir. Anahtar, yaklaşan etkinlik e-postalarınızı nasıl yapılandıracağınızı ve hangi yaygın hatalardan kaçınmanız gerektiğini bilmektir.

Bu ipuçlarıyla okuyucularınızın ilgi alanlarına öncelik vererek, katılımın cansız olmasını önleyebilir ve abonelerin geri gelmesini sağlayabilirsiniz.

Etkinlik e-posta pazarlamasını doğru yapmak için 8 ipucu

Etkinlikler için e-posta pazarlaması, geleneksel e-posta pazarlamasından farklı bir oyun sahasındadır.

Bununla birlikte, günün sonunda, aynı genel kavramlardan bazıları hala geçerlidir: doğru kitleyi hedeflemek, ilgilerini çekmek ve harekete geçmelerini sağlamak istiyorsunuz.

Tek gerçek fark, doğru zamanda harekete geçmelerini sağlamak için meraklarını yeterince harekete geçirmeniz gerektiğidir.

Dikkat süreleri azalan hızlı tempolu bir dünyada, insanlardan belirli bir yerde ve zamanda, hatta web seminerleri gibi çevrimiçi etkinlikler için bile gelmelerini isteyerek bir dağın yerini değiştiriyor olabilirsiniz.

Ancak doğru etkinlik e-posta pazarlama stratejisini geliştirirseniz, yalnızca hedef kitlenizin ortaya çıkmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bazı arkadaşlar da getirebilir.

1. Bir e-posta dizisi geliştirin.

Diğer tüm e-posta kampanyaları gibi, mesajınızı açık ve basit tutmak istersiniz. Aynı zamanda, etkinliğe kaydolmak için dışarı çıkmanız gereken birçok bilgi var.

İlk olarak, diziniz için bir yapı geliştirmek isteyeceksiniz. Bu yapı, etkinliğinizin doğasına bağlı olacaktır. Çevrimiçi mi yoksa yüz yüze bir etkinlik mi? Eğlence veya işle ilgili bir amacı var mı?

Etkinliğin bir özetini ve erken kayıt için harekete geçirici mesajı içeren bir tanıtım e-posta duyurusu ile başlayabilirsiniz. Ardından, konuşmacılar veya müzik etkinlikleri gibi etkinliğin farklı yönlerini vurgulayan ek e-postalarla bunu takip edersiniz.

Abone katılımına dayalı otomatik takip kampanyalarını tetiklediğinizden emin olun. İlk e-postayı açmayan kişilerle anında ve tutarlı ilgi gösteren kişiler için farklı e-posta dizilerini otomatikleştirin.

2. Doğrudan konuya gelin.

Dizinizdeki her e-posta belirli bir amaca hizmet etmelidir. olayı özetler misin Hoparlörleri vurgulama? Veya abonelere etkinliğin yakında geleceğini hatırlatmak mı?

Her e-postanın tek bir harekete geçirici mesaj içerdiğinden emin olun. Abonelerinize çok fazla bilgi ve tıklamak için çok fazla bağlantı verirseniz, hiçbir işlem yapmayabilirler.

Fred Perry'den gelen bu duyuru e-postası, okuyuculara, okunması kolay bir formatta yüksek kaliteli bir grafikle hızlı bir özet ve ayrıntılar sağlar.

Kaynak: Kampanya İzleme

3. Video ve multimedyayı benimseyin.

EyeView tarafından yapılan bir araştırmaya göre, bir video eklemek, etkinlik e-posta pazarlama dönüşüm oranlarınızı şaşırtıcı bir şekilde %80 oranında artırabilir. Bir video bir seçenek değilse, GIF'ler ve yüksek kaliteli resimlerle devam edin.

E-posta zaten samimi bir iletişim yöntemidir, ancak konuşmacılarınızdan birinden bir video mesajı veya geçen yılki etkinlikten bir görüntü eklemek kişisel bir dokunuş ekleyebilir ve aboneleri cihazlarından etkinliğe taşıyabilir.

Wista'dan gelen bu e-posta, tüm konuşmayı bir videonun yapmasına izin veren hoş ve basit bir düzene sahiptir:

Kaynak: Gerçekten İyi E-postalar

4. Açılış konuşmacılarını veya ana olayları vurgulayın.

Bir e-postayı ana konuşmacılara veya manşet eylemlerine ayırmayı düşünün. Sonuçta, etkinliğiniz onlarsız olmazdı, değil mi?

Okuyuculara etkinlikte deneyimleyeceklerini tattırın ve mümkünse alıntılar yapın. Kişisel olun. Bu, aboneleri e-postayı arkadaşlarıyla paylaşmaya da teşvik edebilir.

Dreamforce'dan gelen bu e-posta, hem ana konuşmacıları hem de sponsorları vurgulamak için mükemmel bir iş çıkarıyor.

Kaynak: Gerçekten İyi E-postalar

5. Erken kayıt indirimleri sunun.

Herkes tasarruf etmeyi sever. Erken kayıt indirimleri sunmak, aciliyet duygusu yaratmaya yardımcı olacak, böylece aboneler mümkün olan en kısa sürede kaydolmaya mecbur kalacaklar. Hatta ilk e-postanızdaki CTA butonunu kullanarak kayıt yaptıranlar için hediyeler veya yağma çantaları bile sunabilirsiniz.

6. Sponsorlarınıza duyurun.

Aboneleriniz, etkinlik e-posta pazarlamanızdaki sponsorların listesini gördüklerinde kayıt olurken kendilerini daha güvende hissedecekler. Bu aynı zamanda, etkinliğin kendisinde bulabilecekleri yararlı stantlar veya bilgiler hakkında da bilgi sahibi olmalarını sağlayacaktır.

Ayrıca, sponsorlarınız kendilerine bir e-posta ayırmayı takdir edeceklerdir ve gelecekte etkinliklerinize sponsor olmaya kendilerini mecbur hissedebilirler.

7. Katılımcılardan referanslar sağlayın.

Yıllık bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, bazı referanslar için geçen yılki katılımcılara ulaşın. Görüşler, kişiselleştirilmiş videolara benzer şekilde yeni abonelerde güven oluşturmak için harikalar yaratır.

8. Kaydolmayı kolaylaştırın.

Abonelerinize her e-postada göze çarpan bir yeri tıklamaları için güzel ve büyük bir kayıt düğmesi verin ve cesur ama bunaltıcı olmayan bir renk şeması kullanın. Bu, okuyucularınızın her e-postada hızlı ve minimum çabayla kaydolmalarını sağlayacaktır.

İnsanların etkinliğinize şehir dışından katılmasını istiyorsanız, aynı e-postayla hem etkinliğe kaydolmalarını hem de indirimli bir konaklama yeri ayırtmalarını kolaylaştırın.

Kaynak: Gerçekten İyi E-postalar

Kaçınılması Gereken 6 Etkinlik E-posta Pazarlama Hatası

Yukarıdaki ipuçlarını dikkate almak önemli olsa da, etkinlik e-posta pazarlaması için kesinlikle herkese uyan tek bir çözüm yoktur. Bununla birlikte, yaygın hatalardan da kaçınmak önemlidir.

Anahtar, özel etkinliğiniz ve çekmek istediğiniz kitle türü için işe yarayan bir strateji geliştirmektir.

1. Abone listenizin çürümesine izin vermek.

İnsanların çıkarlarının yıllar içinde değişmesi doğaldır. Yıllık bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, her yıl doğru kişilere hala ulaştığınızdan emin olmak için e-posta listenizi düzenli olarak temizlemeniz gerekir.

Bunu yapmanın basit bir yolu, okuyuculardan ek e-postaları seçmelerini isteyen bir e-posta göndermektir. Oradan, etkin olmayan aboneleri temizleyebilirsiniz.

2. Olayla ilgili yeterince e-posta göndermemek.

Her şey ölçülü olarak iyidir, değil mi? Yalnızca bir veya iki e-posta gönderirseniz, aboneleriniz etkinliğinize kaydolmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri alamayabilir.

Bu arada, çok fazla e-posta göndermek kullanıcılarınızı bunaltabilir. Tüm önemli bilgileri kısa ve öz bir şekilde ortaya çıkaran bir strateji geliştirin.

3. Çok fazla renk.

Etkinlik e-posta pazarlamanız için etkinliğin logosunu ve havasını yansıtan belirli bir renk şeması oluşturmak iyi bir fikirdir. Sadece renklerle fazla çıldırma, yoksa bunaltıcı hissedeceksin. Renk psikolojisi, okuyucuların harekete geçmesinde büyük rol oynar, bu yüzden onu akıllıca kullanın.

NeoCon'dan gelen bu e-posta, baskıcı hissetmeden etkinliğin estetiğini yansıtan cesur bir renk şemasına sahiptir.

Kaynak: Gerçekten İyi E-postalar

4. Katılımcıları takip etmemek.

Etkinliğe giden e-posta programıyla uğraştınız ama çok önemli bir ayrıntıyı unuttunuz: etkinlik sonrası takip.

Takip e-postanız, sıralamanızda gönderdiğiniz en önemli e-postalardan biri olabilir. HubSpot'a göre, teşekkür e-postaları %42 açılma oranı ve %12 TO sağlıyor. Bu, abonelerinizle iletişim halinde kalmanıza yardımcı olur ve katılımlarını takdir ettiğinizi bilmelerini sağlar.

EiQ'dan gelen bu e-posta, CEO'nun etkinliğe katıldığı için okuyucuya teşekkür ettiği cesur ama basit bir formatta kişisel bir mesaj içeriyor.

Kaynak: Gerçekten İyi E-postalar

5. Mobil erişilebilirliğin göz ardı edilmesi.

Açık görünebilir, ancak çok sayıda etkinlik organizatörü büyük bir hata yapıyor: yüksek kaliteli resimleri, videoları ve düzenleri mobil cihazlarda düzgün şekilde oluşturulmuyor.

İnsanlar her hafta telefonlarında bütün bir güne eşdeğer zaman harcarken, mobil erişilebilirlik her şeyden önemlidir. Yalnızca e-postalarınız düzgün bir şekilde işlenmemeli, aynı zamanda abonelerin etkinliğe telefonlarından da kaydolmaları kolay olmalıdır.

6. Tek bir e-postada çok fazla bilgi göndermek.

Etkinlik e-posta pazarlama kampanyanızı, abonelerinizle güven oluşturma fırsatı olarak düşünün. Erken rezervasyon biletleri, açılış konuşmacıları ve parti sonrası ayrıntılarla dolu bir veya iki e-posta göndermek yerine, birkaç hafta boyunca bir kampanya planlayın.

Sarmak

Bir etkinlik planlayıcısı olarak, işleri başarmak için zaten çok fazla baskıyla karşı karşıyasınız. Etkinlik e-posta pazarlama dizinizi stratejik olarak planlayarak stresi artırmaktan kaçının.

Mümkün olduğu kadar çok kişiye ulaşma konusunda endişelenmek yerine, abonelerinizin ilgi alanlarını ve ihtiyaçlarını ilk sıraya koyun. Bu, etkinliğinizin neden onlar için yararlı olabileceğini açıklamanıza ve onları harekete geçmeye ikna etmenize yardımcı olacaktır.

Rahatlayın ve her seferinde bir adım atın. Okuyucularınıza üzerinde çalışacakları pek çok bilgi verin ama onları da bunaltmayın. İşleri basit tutun ve kayıt olmalarını veya etkinliği arkadaşlarıyla paylaşmalarını kolaylaştırın.

İşleri doğru yaparsanız, bazı arkadaşlar bile getirebilirler.

Etkinlik e-posta dizinizle ilgili yardıma mı ihtiyacınız var? Emma yardım etmek için burada.