Proje Başlangıç ​​Toplantısı Yürütme Kılavuzu

Yayınlanan: 2022-07-27

En son çalıştığınız ilk günü düşünün. Muhtemelen geceyi kıyafetlerinizi düzenlemeden, bir veya iki arkadaşınızdan tavsiye istemeden ve bu yeni pozisyonda nasıl başarılı olabileceğinizi düşünerek geçirmişsinizdir. Ardından, ertesi gün olabildiğince hazırlıklı ve patronlarınız ve meslektaşlarınız üzerinde bu pozisyonda geçireceğiniz zamanın temeli olacak iyi bir ilk izlenim bırakmaya hazır olarak ortaya çıktınız.

Yepyeni bir müşteriyle bir proje başlangıç ​​toplantısına giderken almanız gereken zihniyet tam olarak budur. Bu müşteri, ajansınızla bir tür ortaklık yapmayı kabul etti ve şimdi kararlarının iyi verildiğinden emin olmanızın zamanı geldi. Hazırlıktan beklenti belirlemeye ve takibe kadar başarılı bir proje başlangıç ​​toplantısı düzenlemenin temellerini tartışalım.

Proje Başlangıç ​​Toplantısı Nedir?

Proje başlangıç ​​toplantısı, satış süreci tamamlandıktan sonra proje yöneticisinin ve ilgili ekibin bir müşteriyle yapacağı ilk gerçek etkileşimdir. Bu toplantı, müşteri ile proje için önceliklerinin, hedeflerinin ve hedeflerinin neler olduğunu daha ayrıntılı olarak tartışmanın zamanıdır. Bu toplantıyı, zaman çizelgeleri ve uygulama için beklentileri belirlediğimizden emin olmak ve müşteriyi hem profesyonel hem de kişisel düzeyde tanımak için biraz zaman ayırdığımızdan emin olmak için müşteri ve ekibimiz arasında biraz yapılandırılmış bir diyalog olarak kurmak istiyorum.

Herhangi bir müşteri ile bu önemli görüşmeleri yapabilmek için öncelikle sizin ve ekibinizin hazırlıklı olduğundan emin olmalısınız. Aşağıda, bir proje başlangıç ​​toplantısına hazırlanırken atılması gereken adımları tartışacağız.

1. Proje Başlangıç ​​Toplantısına Hazırlanmak

Bir Dahili Proje Başlangıç ​​Toplantısı Gerçekleştirin

Bir proje başlangıç ​​toplantısına hazırlanmanın ilk (ve belki de en önemli) adımı, asıl proje başlangıç ​​çağrısından önce müşteri hakkında olabildiğince fazla bilgi toplamak için şirket içi toplantılar ayarlamaktır. Go Fish Digital'de proje yöneticisi, müşterinin çalışma kapsamına bağlı olarak başlamak için birkaç farklı dahili toplantı ayarlayacaktır.


İlk şirket içi toplantı her zaman proje yöneticisi ile müşteriyle satış sürecini yürüten kişi arasındadır. Bu toplantı, proje yöneticisinin, satış ekibi üyesinin toplamış olabileceği herhangi bir arka plan bilgisinin yanı sıra müşterinin zaten paylaştığı herhangi bir amaç veya hedef hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar. Ayrıca, müşterinin projesinde çalışmak için hangi ekip üyelerinin en uygun olacağını tartışmaya başlama zamanıdır.

Ayarladığımız bir sonraki toplantı, keşif toplantısı dediğimiz şeydir. Bu toplantı sırasında, müşterinin çalışma kapsamındaki her dikeyden karar verilen stratejist ve analistler bir araya gelerek biraz araştırma yapacaklar. Örneğin, müşterinin proje kapsamının bir parçası olarak SEO varsa, görünürlük, geri bağlantılar ve site hızı gibi şeylere bakabiliriz. Kırmızı bayrak olmadığından emin olmak için kısa bir site taraması da yapabiliriz. Bu sefer, ekibin müşterinin sitesini anlamaya başlamasına ve proje başlangıç ​​görüşmesi sırasında bir müşteriyle gündeme getirmek isteyebileceğimiz her şeyi söylemeye başlamasına yardımcı olur.

Nihai şirket içi toplantı, müşterinin özel çalışma kapsamındaki her bir dikeyden tüm ekip üyeleriyle proje başlangıç ​​görüşmesinden bir gün önce kurulacaktır. Bu toplantı, herkesin proje başlangıç ​​sunumunda ve gündeminde (aşağıda tartışacağız) ortaya konan konuşma noktaları konusunda rahat hissetmesini ve hiç kimsenin devam eden soruları veya endişeleri olmamasını sağlamak için ayarlanmıştır.

Proje Başlangıç ​​Toplantısı Sunumu ve Gündemi Oluşturun

Proje başlangıç ​​toplantısı sunumunu ve gündemini oluşturmak, proje yöneticisinin çağrıdan önceki hafta üzerinde çalışacağı bir şeydir. Gündem, iç ekiplerin hazırlıklı hissetmelerine ve tam olarak hangi noktalarla konuşacaklarını bilmelerine yardımcı olur ve sunum güvertesi, müşterinin toplantı boyunca oluşturacağımız bazı beklentileri izlemesine ve görselleştirmesine yardımcı olur.

Bu toplantıların yürütülmesinde tutarlılık ve verimlilik sağlamak için ajansınızın hem gündem hem de sunum destesi için şablonlara sahip olduğundan emin olmanız önemlidir.

2. Proje Başlangıç ​​Toplantısının Yürütülmesi

Ekibi Tanıtın

Herhangi bir proje başlangıç ​​toplantısının ilk bölümü ekibi tanıtmak olmalıdır. Ekipteki herkes müşteriyle yüz yüze olmayacak, bu nedenle müşterinin proje boyunca bir proje yönetim aracı veya dijital iletişim kanalı aracılığıyla etkileşimde bulunabileceği isimlere yüzler koymak faydalı olacaktır. Müşterinin kamerası kapalı olsa bile, müşterinin ekibimizi biraz daha tanımasına yardımcı olmak için ekibimizi her zaman kameraları açıkken bu toplantılara katılmaya teşvik ediyorum.

Go Fish Dijital Ekibinin Üyelerini Seçin

Arka Plan Soruları Sor

Başarılı bir proje başlangıç ​​toplantısında bir sonraki adım, müşteriye kendilerini ve takımlarını tanıtma şansı vermektir. Bu aynı zamanda satış devrinden veya toplantıdan önce yapılan araştırmalardan öğrendiklerinize dayanarak aklınıza gelebilecek tüm soruları sormak için de iyi bir zamandır.

Bana göre başlangıç ​​görüşmesinin en önemli kısmı bu. Bu, gelecek aylar veya yıllar boyunca müşteri ilişkisinin temelini oluşturacaktır. Başlangıç ​​görüşmesinden önce, müşterinin web sitesinde gezinmek, satış devir görüşmesindeki notlarınızı gözden geçirmek ve görüşme sırasında müşteriye soracağınız soruların bir listesini hazırlamak için müşteri üzerinde herhangi bir ek araştırma yapmak için zaman harcamalısınız. Ayrıca, müşteriden, kapsamları dahilinde yardımcı olacak tüm Google mülklerine erişim göndermesini istemeyi de önemsiyorum. Bir proje başlangıç ​​görüşmesi sırasında sormaya meyilli olduğum birkaç sorudan oluşan bir listeyi aşağıya ekledim.

  • Bu projede birlikte çalışmamız için ne gibi hedefleriniz var?
  • Öncelikli anahtar kelimeleriniz nelerdir?
  • Birincil rakipleriniz kimler?
  • Birincil kitleniz kim?
  • Başlıca ürünleriniz/hizmetleriniz nelerdir?
  • Bize markanızdan bahseder misiniz?
  • Geçmişte dijital pazarlama varlığıyla ilgili bilmemiz gereken herhangi bir sorun veya problem yaşadınız mı?
  • Hangi CMS'yi kullanıyorsunuz? Ekibimize CMS'nize erişim izni verebilir misiniz?
  • Ekibinizle iletişim kurmanın en iyi yolu nedir? (Müşterilerimizle iletişim kurmak için ClickUp adlı bir proje yönetim aracı kullanıyoruz , ancak bunun işe yaradığından ve/veya e-posta veya Slack gibi başka bir kanal aracılığıyla da iletişim kurmak isteyip istemedikleri konusunda her zaman emin oluyorum.)

Ayrıca, müşterinin hazırlamış olabileceği veya proje başlangıç ​​sunumunu sunarken ortaya çıkabilecek soruları sormasına izin vermek için zaman ayırdığınızdan emin olmak istersiniz. Sordukları sorulardan bazıları daha fazla araştırma gerektirebilir veya hatta yanıtlanabilir, ancak müşterinin bu ilk görüşmede duyulduğunu hissetmesine yardımcı olmak her zaman faydalıdır.

Beklentileri ve Sonraki Adımları Belirleyin

Bir strateji oluşturmaya başlamak için yeterli müşteri geçmişine sahip olduğunuzda, müşterinin çalışma kapsamındaki her bir dikey strateji uzmanının, müşterinin önümüzdeki haftalarda ne beklemesi gerektiğine dair net bir resim çizmesini sağlayın. Görsel zaman çizelgelerini kullanmanın çok yararlı olduğunu düşünüyoruz. Örneğin, dijital PR kampanyalarında ilk birkaç hafta araştırma yapmak, veri toplamak ve varlık oluşturmak içindir. Ardından, umarım geri bağlantı almaları için bu kampanyayı gazetecilere sunmaya başlayabiliriz. Bu, proje başlangıç ​​toplantısında müşteriye güncellemeleri ve sonuçları ne zaman bekleyeceklerini bilmelerini sağlamak için önemli olan bir şeydir.

Go Fish Dijital Zaman Çizelgesi Örneği

3. Takip ve Sonraki Adımlar

Bir proje başlangıç ​​toplantısı bittiğinde, asıl iş başlar. Hazırlamak, araştırmak ve beklentileri belirlemek için şimdiden harika bir iş çıkardınız. Ancak şu anda en önemli şey, bu görüşme sırasında konuşulanları takip ettiğinizden emin olmaktır. Proje başlangıç ​​toplantısı gündeminizde aldığınız notları tekrar gözden geçirmek ve danışanla sorduğu her şeyi takip etmek konusunda gayretli olun. Ayrıca, müşteriyle, takip eden durum çağrılarının ritmi ve önümüzdeki haftalar için net bir yol haritasına sahip olmaları için hangi görevler üzerinde çalışacağınız hakkında konuşun.

Çözüm

Proje başlangıç ​​toplantıları, uzun süreli bir müşteri ilişkisi için harika bir temel oluşturmada çok önemlidir. Her toplantının mükemmel geçmesini beklemeyin, ancak yukarıdaki adım yönergelerini izlerseniz, ekibinizin verimli ve etkili bir proje başlangıç ​​toplantısı yürütmesine destek olmak için ilk adımı atabilirsiniz.

Haberleri Doğrudan Gelen Kutunuza Arayın

Bu alan doğrulama amaçlıdır ve değiştirilmeden bırakılmalıdır.

*Gerekli