Gantt Şemaları: En İyi Uygulamalara İlişkin Temel Bilgiler (Ücretsiz Gantt Şeması Şablonu Dahildir)

En iyi pazarlama ekipleri, verimliliği ve işbirliğini destekleyen sağlam sistemler aracılığıyla kullanıma hazır fikirler üretebilir. Görev görünürlüğü ve kaynak yönetimi, bunları başarmanın anahtarıdır.

Gantt şeması, görev görünürlüğünü artırmak için güçlü bir araçtır. Tüm sektörlerdeki ekipler, programları daha hassas bir şekilde oluşturmak için kullanır.

Bir bakışta, bir Gantt şeması ekibin yapması gereken görevleri ve her bir görevin diğeriyle nasıl ilişkili olduğunu gösterir. Bu yetenekler, proje yöneticilerinin en verimli yaklaşımı planlamasını sağlar.

Gantt Şeması Nedir?

Gantt çizelgeleri, bir projeyi tamamlamak için gereken görevlerin yanı sıra ne zaman başlamaları ve ne zaman bitmeleri beklendiğini gösteren yatay çubuk grafiklerdir. Ayrıca bağımlılıkları, hiyerarşileri ve ilgili kilometre taşlarını da gösterirler.

Amerikalı mühendis Henry Gantt tarafından popülerleştirildi. Başlangıçta elle çizilmişlerdi ve bakımı sıkıcıydı. Ancak 1980'lerde bilgisayarların yükselişi ile Gantt çizelgelerinin yönetimi daha kolay hale geldi ve popülaritesi daha da arttı.

Ücretsiz Gantt Şeması şablonumuz için burayı tıklayın.

Gantt Şeması Türleri

Kapsamları ve ayrıntı düzeyleri, iki Gantt şeması türünü ayırt eder.

- Üst Düzey Gantt Şemaları

Üst düzey Gantt çizelgeleri, büyük şirket girişimlerinin izlenmesine yardımcı olur. Buradaki zaman aralıkları genellikle aylar veya çeyrekler cinsindendir, çünkü her satır öğesi yüzlerce görev ve bir avuç ekip içeren çabaları temsil eder.

Yıl boyunca pazarlama iletişimi kampanyalarınızı izleyen bir Gantt şeması, üst düzey bir Gantt şeması örneğidir.

Proje Düzeyinde Gantt Şemaları

Projeye özel Gantt çizelgeleri, genellikle büyük bir girişimle bağlantılı daha küçük projeleri izler. Buradaki görevler önemli olabilir, bu nedenle zaman aralıkları genellikle günler veya haftalardır . Bazı durumlarda saatler bile olabilir.

Yukarıdaki pazarlama iletişimi kampanyası örneğimizi takiben, buna bağlı projeye özel bir Gantt şeması, blogunuzda yayınlanacak makaleleri izlemek için olabilir.

Bu senaryoda her iki Gantt şeması türünü kullanmak, kampanyanızın temel mesajlarıyla uyumlu olmalarını sağlarken geniş ölçekte içerik üretmenize yardımcı olabilir.

Gantt Grafiği Nasıl Okunur

Bir Gantt şemasını okumak için her bir parçanın neyi temsil ettiğini anlamanız gerekir.

Zaman Ölçeği

Gantt grafiğinin x ekseninin üst kısmı, görevlerinizi izlemek için kullanmak istediğiniz zaman aralığını gösterir. Bunlar günler, haftalar, aylar veya çeyrekler olabilir. Bazen, hatta saatler.

Görevler ve Alt Görevler

Gantt şemasının en sol tarafı, projeyi ilerletmek için gerçekleştirmeniz gereken görevleri listeler.

Etkinlik Çubukları ve İlerleme Çizgileri

Gantt grafiğindeki çubuklar, görevlerin tamamlanması için tahmini süreyi yansıtır. Çubukların içinde takımın ilerlemesini gösteren çizgiler var.

Çizgiler çubuk grafiğin içindeyse, işin yolunda olduğu anlamına gelir. Bunun ötesine geçen çizgiler, amaçlanan programları aşan görevleri gösterir. Bunlar, bağımlılıklar için gecikmeleri veya ek takip, bütçe veya kaynaklar ihtiyacını işaret edebilir.

kilometre taşları

Kilometre taşları, bir projenin tamamlanmasına yönelik kontrol noktaları olarak hizmet eder. Elmaslar onları temsil eder çünkü genellikle normal görevlerin yaptığı gibi süreleri yoktur.

oklar

Etkinlik çubuklarını birbirine bağlayan oklar, birbirine bağımlılığı olan görevleri ifade eder. Daha sonraki bir bölümde bağımlılıklar hakkında daha fazla konuşacağız, ancak bunlar zamanlama yaparken göz önünde bulundurulması gereken temel hususlardır.

Dikey Çizgi İşaretleyici

Dikey çizgi işaretçisi, belirli bir zamanda yapılan faaliyetleri belirlemenize yardımcı olur. Bir proje yöneticisi olarak bu, ihtiyaç duydukları desteği aldıklarından emin olmak için kiminle görüşeceğinizi görmenize yardımcı olabilir.

5 Adımda Gantt Şeması Nasıl Yapılır

Adım 1: Kilometre Taşlarınızı ve Görevlerinizi Listeleyin

Gantt grafiğinizi oluşturmaya başlamak için önemli ilerleme noktalarını işaretleyen kilometre taşlarını belirleyin. Kilometre taşları, yönetime durum güncelleme sunumları, prototip demoları, teslim edilebilir gönderiler ve diğerleri olabilir. Elmasları kullanarak bunları Gantt çizelgenize koyun.

Onlara sahip olduğunuzda, bunları başarmak için yapmanız gereken görevleri numaralandırın ve bunları grafiğinizin sol tarafında listeleyin. Bunları sindirilebilir hale getirmek için görevler ve alt görevler halinde gruplandırabilirsiniz.

2. Adım: Tercih Edilen Zaman Aralığını Belirleyin

Gantt grafiğiniz için kullandığınız zaman aralığı, haftalar ve aylar kadar yüksek seviyeli veya saatler veya günler kadar düşük seviyeli olabilir.

Daha önce belirtildiği gibi, Gantt çizelgeleri üst düzey veya projeye özel olabilir. Örneğin, yıl boyu süren kampanyanız için bir Gantt grafiği, zaman aralığı olarak ayları kullanabilir. Blogunuzda yayınlayacağınız makalelerin takibi ise günler veya haftalar ile daha iyi takip edilebilir.

3. Adım: Bağımlılıkları İşaretleyin

Bağımlılıklar, başlatılması başka bir görevin çıktısına bağlı olan görevlerdir. Gantt şemasında, oklar birbirine bağlanan görevleri işaretler.

Üç şey bağımlılıklara neden olabilir: paylaşılan kaynaklar, ön koşullar veya zamanlama .

Örneğin, ekibinizde yalnızca bir grafik sanatçınız varsa, o zaman hepiniz paylaşılan bir kaynağa bağımlısınız demektir. Sanatçınız, sosyal medya resimlerinizi vb. oluşturmayı bitirene kadar makalenizin özellik resmini başlatamaz.

Öte yandan, ön koşullar başka bir göreve başlamak için gereken çıktılardır. Örneğin, bir yazar bir özet olmadan bir makale üzerinde çalışmaya başlayamaz. Bu, makale yazmayı, önce bitirilen kısa metne bağımlı hale getirir.

Son olarak, zamanlama bağımlılıkları , yalnızca belirli bir zamanda yapabileceğiniz görevleri ifade eder. Örneğin, bir Noel sosyal medya gönderisini yalnızca Noel'de yayınlayabilirsiniz. Başka bir örnek: Kaynak kişinizle yalnızca müsait olduğunda görüşebilirsiniz.

Hangi görevleri aynı anda yapabileceğinizi (ve yapamayacağınızı) not etmek, doğru teslim tarihlerine bağlı kalmanıza ve kaynakları verimli bir şekilde dağıtmanıza yardımcı olacaktır.

4. Adım: Bir Araç Seçin

Microsoft Excel'in yığılmış çubuk özelliğini kullanarak bir Gantt şeması oluşturabilir veya Workamajig gibi özel proje yönetimi yazılımlarını kullanabilirsiniz. Workamajig, yalnızca birkaç tıklamayla anında ancak tamamen özelleştirilebilir bir program oluşturmanıza olanak tanır.

Bir Gantt şeması oluşturmak için manuel araçları kullanmak mümkün olsa da, proje yönetimi yazılımı, bunları en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak özelliklerle donatılmıştır.

Adım 5: Ayrıntıları Girin

Bir araç seçtikten sonra, listelenen görevlerinizi yazmaya ve kilometre taşlarınızı işaretlemeye başlayabilirsiniz. Ardından etkinlik çubuklarını ekleyin, bağımlılıkları işaretleyin ve görevleri atayın.

İşlem kağıt üzerinde basit görünebilir, ancak her zaman bu kadar basit değildir. Aslında, ilerledikçe yinelemeler ve ayarlamalar beklemelisiniz. Farkına varamadığın bağımlılıklar olabilir. Bazı son teslim tarihlerini yeniden müzakere etmeniz gerekebilir veya ekibinizin daha fazla kişiye ihtiyacı olabilir.

Bu olursa paniğe kapılmayın. Bu, Gantt şemasının güzelliği ve bu tür değişikliklere uyum sağlama yeteneğidir. Elbette, sorunları bir an önce fark etmek her zaman daha iyidir.

Gantt Şemalarının Avantajları ve Sınırlamaları

Gantt çizelgeleri inanılmaz araçlardır. Ama onların da güçlü ve zayıf yönleri var.

Neden Gantt Grafiği Kullanılır?

Proje Faaliyetlerini Görselleştirin

Gantt çizelgeleri bir bakışta çok büyük miktarda bilgiyi görüntüleyebilir: kritik yolunuz, ilerlemeniz ve kilometre taşı teslim tarihleriniz bunlardan birkaçıdır. Projenizin faaliyetlerinin bu kuş bakışı görünümü, daha iyi aramalar yapmanıza ve paydaşlarınızla iletişiminizi geliştirmenize yardımcı olabilir.

Faaliyetlerinizi Yapılandırın

Kilometre taşlarını ve çıktıları eyleme dönüştürülebilir görevlere ayırma ihtiyacı, sizi ve ekibinizi planlarınızı incelemeye, değerlendirmeye ve düzenlemeye zorlar. Bu, hizalamayı destekler ve netliğin sağlanmasına yardımcı olur.

Doğru Programlar Yapın

Dışarıdan birinin bakış açısının aksine, tüm tahminlerinizi toplayarak ve bunları ekibinizdeki kişi sayısına göre bölerek zaman çizelgeleri çıkarılamaz.

Bağımlılıkları göz önünde bulundurmanız gerekir ve Gantt çizelgeleri bunları göz önünde bulundurmanıza yardımcı olabilir. Paydaşlarınızla çıktıları taahhüt ederken bu bilgilerin elinizde olması, gerçekçi programlar ve son tarihler belirlemenize yardımcı olacaktır.

Ekipleri ve Paydaşları Etkileyin

Gantt şemasında yapılandırılmış görevleri görmek, ekibinizin günlük aktivitelerinin büyük resme nasıl katkıda bulunduğunu görmelerine yardımcı olmanın mükemmel bir yoludur. Sindirilebilir formatı, paydaşlarla uyum sağlamayı da kolaylaştırır.

Değişiklikleri ve Kapsam Sürünmesini Yönetin

Kapsam kayması ve müşterilerinize aşırı hizmet vermek, proje başarısızlığına büyük katkıda bulunur. Paydaşlar yeni talepler sorduğunda, Gantt grafiğiniz bunun üretim programınızı nasıl etkileyeceğini bildirmenize yardımcı olabilir. Bu bilgi parçasını teslim etmek, hala eklemeye değer olup olmadığını değerlendirmelerini ve makul bir uzlaşma üzerinde anlaşmalarını sağlayacaktır.

Gantt Şemasının Dezavantajları Nelerdir?

- Kompleks Büyüyebilir

Gantt çizelgeleri düzenli ve düzenli kaldıkları sürece kullanışlıdır. Uygun filtreleme olmadan, dağınık, dikkat dağıtıcı ve nihayetinde anlaşılmaz hale gelebilirler.

Bunu yönetmek için görevleri kolaylıkla gruplamanıza, filtrelemenize, aramanıza ve düzenlemenize izin veren bir yazılım seçin. Bu özellikler, Gantt grafiğinizin ekibinizin doğru kilometre taşlarına ve önceliklere odaklanmasına yardımcı olduğundan emin olmanıza yardımcı olabilir.

- Sınırlı Bilgi

Gantt grafiğiniz büyük miktarda bilgi gösterebilir. Ama hepsini gösteremez. Programınızı, insan gücü atamalarınızı ve görev sürelerinizi etkili bir şekilde görüntüleyebilse de, görevlerin zorluk seviyesini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duyacağınız kaynakları gösteremez.

Yalnızca Gantt grafiğinizde gördüklerinize göre büyük kararlar vermekten kaçının. Gerekli şekilde bilgi sahibi olabilmeniz için ek bağlam sağlamaya yardımcı olabilecek belgeler ve izleyicilerle destekleyin.

- Ayarlama ve Bakımı Zor Olabilir

Görev listeleri büyüdükçe, uygun otomasyon olmadan ayarlamalar daha karmaşık hale gelir. Bağımlılıkları gözden kaçırmak veya küçük çakışmaları fark etmemek, projenizin geri kalanında kartopu etkisine neden olabilir. Bu gerçek, değişiklikleri uyguladığınızda sağlam sistemlere, süreçlere ve kontrol ve dengelere olan ihtiyacı vurgular.

Gantt Şeması En İyi Uygulamaları

Not Çalışılmayan Günler

Hafta sonları ve çalışmayan tatiller, çalışma programınızı planlarken çok önemli hususlardır. Ancak, not almanız gereken tek iş dışı günler bunlar değil.

Bina yönetimi ve operasyon ekipleriniz ile koordinasyon sağlayın: Planlı kapanışlar ve bakım hizmetleri var mı? Ofisinizin konumunu düşünün: Yıl içinde sık sık şiddetli yağmur veya kar yağışı gördüğünüz günler var mı? Takım arkadaşlarınızla check-in yapın: yıl için planlanmış izinleri ve tatilleri var mı?

Her iş kesintisini tahmin edemezsiniz. Ancak yeterince özenle, bu harici gecikme nedenlerinin olasılığına karşı proaktif olarak hazırlanabilirsiniz.

Renkleri Avantajınız İçin Kullanın

Renkler, yüzeysel yükseltmeler olarak göz ardı edilebilir. Ancak iyi kullanıldığında Gantt grafiğinizi daha okunabilir ve kullanımı daha kolay hale getirebilirler. İşte birkaç öneri:

• Görevlerinizin nereye bağlandığını görsel olarak ayırt edebilmeniz için kilometre taşı veya teslimat başına bir renk belirleyin
• Ekibinizin her birine atanan görevleri bir bakışta görebilmesi için kişi başına bir renk atayın
• Kolay raporlama veya sorun giderme için her görevi durumuna göre renklendirin (Örnek: İyi gidiyorsa yeşil, ekstra dikkat gerektiriyorsa sarı, zaten gecikmişse kırmızı vb.)

Gantt grafiğinize renkli çizgiler eklemek yalnızca estetik amaçlar için iyi değildir. Doğru sistem uygulandığında sizin, ekiplerinizin veya paydaşlarınızın yararlanabileceği yeni organizasyon katmanları ekleyebilirler.

Doğru Yazılımı Seçin

Bir Gantt şemasını sürdürmek sıkıcı olabilir, ancak olması gerekmiyor. Bunu yönetmenin en iyi yolu, ihtiyaçlarınıza uygun yazılımı seçmektir.

Sıralama, gruplama, arama ve filtreleme zor gereksinimler olmalıdır. Otomasyon önemli bir artıdır. Doğru olanlar, etrafta dolaşmayı çok daha kolay hale getirebilir. Son olarak, öğrenmenin ve kullanmanın ne kadar kolay olduğunu düşünün.

Doğru sistem ve yazılımla, Gantt grafiğinizin güçlü yönlerini en üst düzeye çıkarabilir ve zayıf yönlerini azaltabilirsiniz.

Çözüm

Gantt çizelgeleri, birçok endüstride kullanılan güçlü araçlardır. Pazarlama uzmanları için ekipleri ve projeleri organize etmek ve hizalamak için bir yol sağlarlar.

Bir bakışta görevler, tahminler, atamalar, kilometre taşları, bağımlılıklar ve ilerleme gibi çok büyük miktarda bilgi sunabilir. Sağlam bir sisteme ve araca sahip olduğunuzdan emin olmak, bunun oluşturulması ve bakımı, proje görünürlüğünü artırmanıza, üretkenliği artırmanıza ve ekibinizle ve paydaşlarınızla etkileşim kurmanıza yardımcı olabilir.

Workamajig, tüm kampanyalarınız, ekipleriniz ve girişimlerinizden haberdar olmanıza yardımcı olmak için Gantt çizelgelerini ve diğer proje yönetimi özelliklerini entegre etti.

İş akışınızı optimize etmenize ve üretkenliğinizi güçlendirmenize nasıl yardımcı olabileceklerini görmek için Workmajig'in proje yönetimi araçları hakkında daha fazla bilgi edinin.