E-postanın ardındaki duygu: Zor bir zamanda zorlu mesajlar nasıl yönetilir?

Bu yıl hepimizi en azından bir döngü için attı. Pandemiden, büyük ekonomik etkiden ve sivil kargaşadan, hem insanlar hem de pazarlamacılar olarak birçok yönden zorluklarla karşılaştık.

E-posta gelen kutuları zaten dağınıklığa ve aşırı uyarılmaya eğilimliydi ve bu hiç şimdiki kadar doğru olmamıştı. Yine de hala iletişim kurmamız gerekiyor - peki bunu insancıl, düşünceli ve toplumsal olarak içinde bulunduğumuz alana duyarlı bir şekilde ve aynı zamanda öğrencilerimize, fakültemize, çalışanlarımıza ve mezunlarımıza etkili bir şekilde nasıl ulaşırız?

Bu gönderide, e-postalarımızın duygusal etkisini düşünmek için kullanışlı bir listeyi gözden geçireceğiz ve ayrıca mesajınızı saygılı bir şekilde ilgi çekici olacak şekilde uyarlamak için önerilerde bulunacağız.

Kişiselleştirme: Gönderdiğimiz içerik, hedef kitlemizin görüldüğünü hissetmesine yardımcı oluyor mu?

Pazarlamacılar genellikle e-postalarımızın daha kişisel mi yoksa profesyonel mi olması gerektiğini düşünür. Ancak daha etkili olmak için, gönderdiğimiz içeriğin izleyicilerimizin görüldüğünü hissetmesine nasıl yardımcı olduğunu düşünmeliyiz. Çok fazla tanıtım veya çok fazla “ilan tahtası” yöntemiyle dijital platformlara yinelemeli bir yaklaşıma düşmek kolay olabilir.

Benimseyebileceğiniz daha hafif bir model, bir sonraki e-postanızı oluştururken kişiselleştirmeyi kullanmaktır; e-postayı yazan kişinin, bölümün, ofisin veya markan adına olsa bile, insan olduğunu unutma. Tüm kişiselleştirme, abonelerinize aşinalık kazandırmayı amaçlar. Toplu e-posta, doğası gereği kişiliksizleştiricidir. Dolayısıyla, o temelden yola çıktığımızda, onu yeniden kişiselleştirmek ve denemek için çalışmalıyız.

İnsanlar olarak çoğu zaman ihtiyaçlarımız görülmediği ve duyulmadığı zaman kendimizi yalnız hissederiz. Bir sonraki e-posta mesajınızı oluştururken bunu hatırlamak uzun bir yol kat edebilir. Aklında tut:

• Alaka düzeyi – Okuyucunuzun ihtiyaçlarının farkına varın.
• Aidiyet – Bu temel insan ihtiyacını nasıl güçlendirebilirsiniz? E-postanızın uyandırdığı beklenen veya istenen duygudan geriye doğru düşünün.

Burada bazı fikirler var: Kitleniz yalıtılmış mı hissediyor? Bağlanmak için bazı yollar sağlayın. Belki de bunalmış hissediyorlar? Streslerini yönetmeye yardımcı olacak bazı araçları paylaşın.

Yaratıcılığınızı sınırlayabilecek işlemsel veya zorunlu e-postalar için bile, bunalmışlık duygularını artırmaktan ve saygıyla iletişim kurmaktan kaçınmak için özlü ve kısa olmanızı öneririz.

Alt satır: Günün sonunda insan gibi konuşun.

Cadence: Ne sıklıkla göndermeliyiz?

Tüm kurumlar için, ne sıklıkta e-posta gönderdiğinizi, diğer departmanların ne sıklıkta e-posta gönderdiğini ve bu çevrimdışı bir insan ilişkisi olsaydı, bu miktardaki iletişimin bunaltıcı olup olmayacağını düşünmek önemlidir.

İster son dakika ders programı değişikliği hakkında iletişim kuruyor olun, ister sürekli güncellemelerin hızlı bir ritmini gerektirebilecek hızla gelişen bir durum hakkında iletişim kuruyor olun, bu konuda her zaman uyarılar olacaktır.

Bunun dışında, e-posta iletişimi insan deneyimini yansıtır. Sağlıklı insan ilişkilerini yansıtmalıdır. Bir adım geri atın ve “Her gün birinden haber alıyor olsaydım, bu bana yardımcı mı olur yoksa zorba mı hissettirir?” diye sorun.

Hedef kitlenizin her hafta gelen kutularında binlerce olmasa da yüzlerce e-posta aldığını varsaymak doğru olur. Bu kalabalık alanı göz önünde bulundurarak, göndermelerinizi şu sorularla duraklatmanızı ve değerlendirmenizi öneririz:

• Bu bir e-postaya mı ait? Düşünmemiz gereken başka bir kanal var mı?
• Alıcılarınız (kurumun tamamında) başka kaç listede olabilir?
  • Şirketinizden kaç tane gönderi aldıklarını bilmek için bir süreciniz veya aracınız var mı? Değilse, bir tane aramalı mısınız?
• Siz veya diğer departmanlar çabaları tekrarlıyor musunuz? Varsa birleştirebilir veya işbirliği yapabilir misiniz?
• Gönderme zamanına göre bu mesaj nasıl bir ton uyandırıyor? (yani hafta içi sabah gönderme ile hafta sonu gönderme)

Alt satır: Ezici olmayan gelen kutuları, kitlenizde iyi niyet oluşturmak için uzun bir yol kat edecektir. Kadansınızı nasıl denetleyebileceğinizi ve değerlendirebileceğinizi görmek için yazı kullanmak avantajlı olabilir.

Segmentasyon: Bunu kimin alması gerekiyor ve kim onsuz yapabilir?

Segmentasyon, e-postanızı kimlerin alması gerektiğini ve kimlerin onsuz yapabileceğini anlamanıza yardımcı olacak güçlü bir araçtır. Gönderimlerinizi coğrafya, sınıf yılı, ana dal, coğrafya ve daha fazlasına göre uyarlamanıza olanak tanır. Bir bölümü çok daha küçük bir sınıf gibi düşünün; gönderdiğiniz kişilerin özel ihtiyaçlarına daha ayrıntılı, samimi bir şekilde dikkat etmenize ve yaklaşımınızı daha etkin ve özgürce uyarlamanıza olanak tanır.

Ayrıca mesajınızı ilgi alanına, kimin meşgul olduğuna, kimin sesini duymadığına, e-postalarınızı kimin açmadığına ve daha fazlasına göre özelleştirebilirsiniz. Genel olarak, segmentasyon, tüm gönderilerinizde insan, kişiselleştirilmiş, alakalı ve düşünceli olmanızı kolaylaştırır.

Alt satır: Bilgileriniz ne kadar kişisel, doğrudan ve alakalı olursa, gönderdiğiniz kişilerle o kadar fazla güven, iyi niyet ve inanç oluşturacaksınız.

Uzman ipucu: Emma'da segmentler oluşturmaya nasıl başlayacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Erişilebilirlik: İnsanların içeriğimizi alabileceği tüm yolları düşünüyor muyum?

Şimdi insanların e-postalarınızı tükettiği tüm yolları hesaba katalım. Kendinize sormanız gereken ilk sorulardan biri, "İçeriğim herhangi bir görsel olmadan bir anlam ifade ediyor mu?"

Görüntülere aşırı güvenmek, ekran okuyucular aracılığıyla içerik tüketen okuyucuları yabancılaştırabilir. Çoğu zaman, görüntüler metinden daha yorumlayıcı olabilir. Bu nedenle, önerilerimizden biri, içeriğinizin özünü ifade etmek ve daha fazla netlik sunmak için metin kullanmak ve bir şeyi vurgulamanın veya detaylandırmanın bir yolu olarak görüntüleri kullanmak olacaktır. Ve yüksek sesle okuduğunuzda anlamlı olan sağlam ve açıklayıcı alternatif metinler oluşturmayı unutmayın.

Erişilebilirliği göz önünde bulunduran diğer alanlar şunlardır:

• Videolar – Altyazıları ve transkriptleri iki kez kontrol edin. Bazen Facebook veya YouTube'daki altyazıların otomatik olarak doldurulması hatalara neden olur.
• Sosyal medya grafikleri – Gönderileriniz ne tür görsel, kopya, görüntü ve dil hususları gerektiriyor?
• COVID-19 ile ilgili herhangi bir şey – Paylaştığınız içerik duygusal bir tepkiyi tetikleyecek mi? “COVID-19” ile hedef kitlenizi duyarsızlaştırma riskini alacak kadar çok mesaj mı gönderiyorsunuz? Bu düşünce, geleneksel erişilebilirlik fikri değildir, ancak yine de bu kutuplaştırıcı ve zor zamanda dilin, mesajların ve görsellerin uygunluğunu ve tüm bunların travmatik veya duygusal bir tepkiyi nasıl tetikleyebileceğini düşünmeliyiz.

Alt satır: Bazen erişilebilirlik, yarattığımız her şeye saygı ve nezaketle yaklaşmak kadar basit olabilir. Aciliyet veya kaçırma korkusu eklemek yerine, kaygıyı hafifletmeyi tercih edin ve düşünceli ve kişiselleştirilmiş içerikle hedef kitlenizi özel hissettirmeye çalışın.

İletişim kanalları: Bu mesaj için e-posta doğru araç mı?

E-posta, hedef kitlenize ulaşmanın en etkili yolu olsa da, diğer iletişim yöntemleri de pratik olabilir ve çoğu zaman birbirleriyle koordineli olarak en iyi şekilde çalışırlar.

Örneğin, Tennessee Üniversitesi, pandeminin ilk günlerinde izleyicilerinin durumunu öğrenmek için öğrencilerine tek soruluk basit bir anket gönderdi. Daha sonra, Şansölye de dahil olmak üzere fakülte ve personelinin nasıl olduklarını, hangi soruları olduğunu ve UT'nin nasıl yardımcı olabileceğini görmek için her bir öğrenciyi ayrı ayrı arayarak zaman ayırmasının en iyisi olacağına karar verdiler.

Bu, etkileşim için bir e-postadan çok daha insani ve nazik bir formattı, ancak anketle bu konuşmayı başlatmanın bir yolu olarak e-postayı kullanabildiler.

Salgının iletişim kurma ve toplumun işleyişini nasıl değiştirdiği ışığında, duvarları yıkmak ve topluluklarımıza kampüste ve çevrimiçi olarak görünmenin yeni yollarını keşfetmek özellikle önemlidir. Kampüs liderlerinin bir yıl önce “profesyonel” ve “uygun”u nasıl tanımladıkları şimdi tamamen farklı görünebilir. Ve farklı görünmesi gerektiğini savunuyoruz.

Bir sosyal medya platformunda bir öğrenciden veya veliden gelen doğrudan mesajların uygunsuz olduğu düşünülebilir. Ama şunu tekrar düşünelim: Size sadece bağlantı kurma fırsatı verildi! Destek iş akışı açısından ideal olmasa bile, onları doğru kişiye bağlayabilirsiniz.

Bu kişisel yaklaşımı e-postanıza da taşıyarak aboneleri yalnızca en son güncellemenizi tüketmekle kalmayıp belirli bir sorguyu yanıtlamaya teşvik edebilirsiniz.

Konfor bölgeleri önemlidir ve bu yaklaşım dijital sınıfta kesinlikle farklıdır. Ancak amaç bir aidiyet duygusu yaratmaksa, e-postanın gerektiği şekilde çalışmasını sağlamak için bunun başka platformlarda başlaması gerekebilir.

Alt satır: Hedef kitlenizle kendilerini rahat hissettikleri ve onlar için en etkili olduğu her yerde bağlantı kurmak için platformlar arasında uyumlu bir bağlantı ağı oluşturun.

Sarmak

E-posta bir strateji ve dijital bir iletişim aracı olsa da, hepimiz hala aynı insanlığa ve kurumlarımız için sahip olduğumuz hedeflere bağlıyız. İnsan ve empatik olmanın özü, bu süre zarfında özellikle e-posta yoluyla insanlarla nasıl bağlantı kuracağımız konusunda yol gösterici bir ilke olmalıdır.

Hepimiz dijital ve gerçek hayatta önce insan, sonra pazarlamacılar olarak görünmeye çalıştığımız için bu yazının (aşağıdaki kullanışlı, yazdırılabilir bir PDF kontrol listesinde özenle derlenmiş) yardımcı olacağını umuyoruz.