Çalışan Geri Bildirimi Alma ve Vermenin Etkili Yolları

En başarılı yaratıcı ajanslar cesur ve yaratıcıdır. Harika fikirler, yaptıkları işe tamamen bağlı olan bireylerden oluşan ekipler tarafından doğar. Ancak Covid-19 pandemisinden bu yana iş değerlerinde ve dinamiklerinde büyük değişiklikler olmasına rağmen, hala çalışanlarınızın önceliklerini ele alıyor musunuz?

Çalışan bağlılığı, ekibinizin katılımını, performansını ve moralini kapsar. Doğrudan üretkenlik, memnuniyet ve elde tutma anlamına gelir.

Mart 2022'de Microsoft, 31 ülkeden 31.000 çalışanıyla bir anket başlattı. Önemli bulguları?

• Çalışanların %53'ü sağlıklarına işten daha fazla öncelik veriyor
• Z kuşağı ve Y kuşağının %52'si gelecek yıl yeni iş bulmayı düşünüyor
• Liderlerinin %54'ü, çalışanlarının ihtiyaçlarıyla zaten bağlantılarının koptuğunu düşünüyor.

Beklentiler değişti. İnsanlar artık koşuşturma ve üretkenlik kültü üzerinde kişisel değerlerinden taviz vermeye istekli değiller.

Ocak 2022'de yaklaşık 4,3 milyon kişinin işini bırakmasıyla, kuruluşların yetenekleri elinde tutmakta zorlandığı açık. Şirketlerin %54'ü de onları bulmakta zorlanıyor.

Ekiplerinizi dahil etmek istiyorsanız, hem maaşınızın hem de kültürünüzün rekabetçi olması ve ekiplerinizin değer verdiği değerlerle uyumlu olması gerekir. Bunun gerçekleşmesi için sağlıklı bir geri bildirim alışkanlığı oluşturmaya zaman ve enerji harcamak gerekir.

Yaratıcı ajansınızda nasıl bir geri bildirim döngüsü oluşturabileceğinizi ve nihayetinde verimli iletişimi teşvik eden bir sistemi nasıl oluşturabileceğinizi konuşalım.

Çalışan Geri Bildirimi Alma

Etkili iletişime izin veren sistemler, kuruluşların ekiplerinin ihtiyaçları ve gelişen öncelikleri ile uyum içinde kalmasının yolunu açar.

Çalışanlardan Geribildirim Almanın 6 Yolu

1. Yıllık ve Nabız Anketleri

Yıllık anketler genellikle çok çeşitli konuları kapsar. Çalışanlarınızın ajansınızın girişimleri hakkında nasıl hissettiklerini ve hangilerini en değerli bulduklarını öğrenmek için bunları kullanabilirsiniz.

Nabız anketleri daha odaklıdır – belirli konuları kapsarlar. Bunu, ekibinizin ilgili konular ve önemli kararlarla ilgili endişelerini ortaya çıkarmak için kullanabilirsiniz.

Anketlerin ölçeklenmesi ve yayılması kolaydır. Ancak, toplayıcının takip eden sorular sorabileceği ve daha fazla açıklama talep edebileceği diğer geri bildirim toplama tekniklerinin kişiselleştirilmesinden yoksundur. Bu, anketleri diğer yöntemlerle birleştirmek tavsiye edilir.

2. Odak Grup Tartışması (FGD)

Odaklanmış grup tartışması (FGD), belirli bir geçmişe veya deneyime sahip birkaç kişinin bir konu hakkında konuşmak için bir araya geldiği kolaylaştırılmış bir oturumdur. Yanıt verenler, görüşlerini ayrıntılı olarak paylaşmaya teşvik edilir, zaman zaman ayrıntılı olarak tartışılır.

Genel olarak, OGD'ler anketlere kıyasla daha fazla çaba gerektirir. Kolaylaştırıcı beceriler, moderatörün sorgulama biçiminin fikirleri belirli bir yöne çevirmemesini sağlamak için gereklidir.

3. Bire Bir Görüşmeler

Bire bir görüşmelerin büyük ölçekte uygulanması zor olabilir. Ancak derinlemesine kapsamlı bir geri bildirim istiyorsanız, bu en iyi seçeneklerinizden biridir.

Konuları derinlemesine tartışma fırsatının yanı sıra, iletişimi hem dışa dönükler hem de içe dönükler için eşit bir oyun alanı haline getirebilir. Kolaylaştırıcının kendini iyi bir şekilde taşıyabilmesi koşuluyla, 1:1 tartışmalar daha kişisel yaklaşımı nedeniyle dürüst geri bildirim sağlayabilir.

4. Şirket Etkinlikleri

Herkesin katıldığı toplantılar gibi şirket etkinlikleri, çalışanların üst yönetimle iletişim kurması için harika yöntemlerdir. Bu etkinliklerde planlar sunulur ve katılımcılara sorularını ve endişelerini dile getirme şansı verilir.

Düzenli belediye toplantıları düzenlemek, çalışanlara liderlerinin planlarını gösterecek kadar önemsediğini gösterir.

5. Dahili Sosyal Platformlar

Çevrimiçi etkileşim çoğumuzun derinlerine kök salmıştır. Çalışanlara içgörülerini çevrimiçi paylaşmaları için yollar sağlayarak, diğer yöntemlerin getirebileceği sürtüşmeleri azaltabilirsiniz.

Etkinlikler sırasında bir kitlenin önünde soru sormaktan çekinen kişiler için, bunun yerine onların yorumlarını toplantıdan sonra göndermelerine izin vermeyi keşfedebilirsiniz.

Dahili sosyal platformlar, yıllık ve nabız anketleri gibi diğer iletişim girişimlerini yaymak için bir yol olarak da hizmet edebilir.

6. Lider Yaklaşımı

Liderin ulaşılabilirliği birçok faktörden etkilenebilir. Bunlardan biri, açık kapı politikası, doğrudan sohbet odaları veya anlık mesajlaşma platformları aracılığıyla erişim gibi politikalardır.

Bir diğeri ise ilişki yönetimidir: liderlerin bu bağlar aracılığıyla ilişkiler kurma ve açıklığı teşvik etme çabaları.

Ekip oluşturma etkinlikleri bunu teşvik etmeye yardımcı olabilir. Check-in ve kişisel konuşmalar da işe yarayabilir.

Çalışan Almak İçin En İyi Uygulamalar

Geri bildirim

Geri bildirim toplamak için kullanabileceğiniz yöntemlerin üzerinden geçtik, şimdi bunların etkililiğini sağlamak için uygulama notlarına geçelim.

• Gizlilik

Çalışanlarınızın dürüst geri bildirimlerini paylaşmalarını istiyorsanız, gizlilik sözünüzü yerine getirin. Çalışanların %74'ü , sonuçların gerçekten gizli olması durumunda içgörülerini seve seve paylaşacaklarını söylüyor . Muhtemel misilleme korkusu – emsal olsun veya olmasın, gerçek veya hayali – çok gerçek bir düşüncedir .

anekdot tweet

• Farklı Yöntemler Kullanın

Geri bildirim toplama sürecine bireysel kişilik ve sosyal kaygı düzeylerinin dahil edilmesi, bazı insanlara daha yüksek bir ses verebilir. Sosyal kelebekler, FGD'ler sırasında birbirleriyle fikir alışverişinde bulunma konusunda kendilerini rahat hissedebilirken, daha çekingen olanlar ortamı kendilerini ifade etmeleri için daha zararlı bulabilir.

Bir çalışma , daha uzun görev süresi olan çalışanların geri bildirim paylaşmaya daha açık olma eğiliminde olduğunu gösterdi. Yeni çalışanlardan haber almak için ekstra çaba sarf etmek, bulgularınıza derinlik katmak için gerekli olabilir.

• Dinleyin ve Harekete Geçin

Çalışanlar açıldıktan sonra, açık ve meraklı olarak mümkün olduğunca fazla bilgi toplayın. Bir sohbetin içindeyseniz, savunmaya geçme eğiliminden kaçının. Bunun yerine, nereden geldiklerine dair anlayışınızı derinleştirmek için takip eden sorular sorun.

Örneğin, biri “Yönetim, sanatçılar olarak ihtiyaçlarımıza daha fazla dikkat etmeli” derse, “bu sizin için nasıl görünüyor?” Diye sorun. Endişesine hitap etmesi gerektiğini düşündüğünüz mevcut çabalarla onu bombalamak yerine, durumu onun objektifinden görmeye çalışın.

Bilgi aldıktan sonra, eyleme geçin. İçgörülerinin göz ardı edildiğini hissetmek, birçok çalışanın ayrılmasının başlıca nedenlerinden biridir.

• Yaratıcı ol

Geri bildirim toplama, çalışanlar için gerekli ancak ekstra bir görevdir. Bu inisiyatifleri yürütürken önemlerini belirleyin ve çalışanların mesajınıza abone olmasını sağlayın.

Bir geri bildirim alışkanlığı uygulamak zor olabilir. Yapışmasına yardımcı olmak için geri bildirim toplamayı dinamik hale getirmenin yollarını bulun. Görevleri daha anlamlı ve ilgi çekici bir şeye dönüştürmek için oyunlaştırmayı düşünün. Doğru yapıldığında, sonunda daha doğal bir şeye, hatta belki de tatmin edici bir şeye dönüşebilir.

Çalışan Geri Bildirimi Verme

Geri bildirim almak kadar vermek de önemlidir. Geri bildirim, olumsuz davranışları engellemeye ve olumlu olanları güçlendirmeye yardımcı olabilir.

Çalışan Geri Bildirimi Sağlamanın 4 Yolu

1. Yıllık Performans Değerlendirmeleri

Performans değerlendirmeleri, işverenlerin bir çalışanın çalışması hakkında belirli bir süre için geri bildirimde bulunduğu oturumlardır. Genellikle, çalışanın performansının sonuçları, beklentilerin eşit düzeyde mi, beklentilerin altında mı yoksa ötesinde mi olduğunu görmek için önceden belirlenmiş metriklere göre değerlendirilir.

Bunun için nitel veya nicel bir yaklaşım izlenebilir. Büyüme için onaylama, tartışma ve strateji oluşturma için bir yol sağlar.

2. Bire Bir Seanslar ve Check-In'ler

Bire bir ve check-in'ler genellikle sohbet amaçlıdır, ancak bunu yapmanın birçok yolu vardır. Kurulumun samimiyeti göz önüne alındığında, puanlarınızı açıklamanıza ve samimiyet göstermenize izin verebilir. Bu, özellikle günlük operasyonlarda her zaman bağlantı kuramadığınız çalışanlarla yakınlık ve ilişkiler kurmanın iyi bir yoludur.

3. Geçici Anlar

Çoğu geri bildirim formatı, bir çalışanın geriye dönük eylemlerini kapsarken, anında geri bildirim vermek, onu alıcı için daha unutulmaz ve tatmin edici hale getirebilir.

Olumsuz davranış hakkında geri bildirim verirken, hemen ele almak, yansımalarını azaltmaya da yardımcı olabilir. Hemen, çalışana kendi ayakları üzerinde düşünme, uyum sağlama ve problem çözme alıştırması yapma fırsatı verir.

4. Göster, Söyleme

Bir çalışanı iyi yapılmış bir iş için tebrik etmenin yanı sıra, başarısını ekiple paylaşın. Ona bir terfi veya nakit bonus verin. Çalışmasını en iyi uygulama için örnek olarak kullanın.

Bir şey söylemek, geri bildirim vermenin tek yolu değildir. Eylemlerinizi de kullanabilirsiniz.

Çalışan Vermede En İyi Uygulamalar

Geri bildirim

Geri bildirim almak çoğu insan için zordur. Bir yönetici olarak, ekiplerinizi doğru şekilde etkilediğinden emin olmak için nasıl geri bildirim verdiğinize dikkat etmeniz önemlidir.

• Empatiyle Başlayın ve Olumlu Niyetler Varsayın

Geri bildirim yalnızca alıcı buna açıksa çalışır. O yüzden bir şey söylemeden önce kibar ol. Kişiye iyi bir zaman olup olmadığını ve kafa boşluğunun iyi olup olmadığını sorun. Ya da daha iyisi, ona hazırlanabilmesi için bir randevu ayarlayın.

Sohbete katıldığınızda, empati ve açıklık gösterin. Yaptığı her şeyin iyi niyetten geldiğini varsayalım ve sizin göreviniz onun düşünce sürecini anlamaktır.

Tonunuza dikkat edin. Açıklık istiyorsanız, güven ve emniyet sağlayın.

• Hedefleri Netleştirin ve Sahip Olun

Geri bildirimi paylaşma amacınız, birinin büyümesine yardımcı olmak olmalıdır - bir noktayı kanıtlayarak egonuzu beslemek değil. Randevunuzu ayarlarken, görüşmenin amacının net olduğundan emin olun.

Örneğin, satış görevlinize bir müşteri konuşurken sözünü kesmemesini söylemeye başlamadan önce, “Size geri bildirimde bulunuyorum çünkü işiniz konusunda çok tutkulu olduğunuzu biliyorum. Ve müşterilerimizle iyi bir ilişki kurmanıza yardımcı olmak için size mümkün olduğunca fazla destek vermek istiyorum.”

Ardından “biz” ve “onlar” yerine “ben” ifadelerini kullanarak gözlemlerinizi belirtmeye devam edin.

"Bayan Y konuşurken, o kendi fikirlerini paylaşmayı bitiremeden senin fikirlerini paylaşma eğiliminde olduğunu fark ettim. Onun endişelerini nasıl ele alacağınızı çok iyi bildiğiniz açık ve bu iyi bir şey. Ama Bayan Y'nin kendini geçersiz veya saygısız hissedeceğinden endişeleniyorum.”

“Ben” ifadeleri, söyledikleriniz için sorumlu olmanızı sağlar. Bir bakıma sizi savunmasız kılar. Bu, çalışanınızın açık ve savunmasız olmasına izin vererek daha verimli bir tartışmaya yol açar.

• Spesifik, Eyleme Geçebilir ve Büyüme Odaklı Yapın

Şemsiye terimleri ve genel ifadeleri kullanmak yerine, belirli durumlar hakkında konuşun.

Önceki örnekten devam edersek, geri bildirim vermenin yanlış bir yolu şu olabilir:

"Müşterilerimizi konuşurken bile sözünü kesme eğiliminde olduğunuzu fark ettim."

Bu tür bir geri bildirim, satış elemanını savunmacı yapabilir. Bunun her zaman yaptığı ve doğru olmayabilecek bir şey olduğu izlenimini veriyor.

Belirli bir duruma atıfta bulunmak, çalışanın gözleminizi daha fazla kabul etmesini sağlayabilir. Aynı şeyi diğer müşterilere yaptığı başka zamanlar olup olmadığını düşünmek için zihinsel inisiyatifi de kullanabilir.

Öğrenmeyi kolaylaştırmak için tavsiyenizi uygulanabilir hale getirin. Yapması gerekenler yerine gelecekte neler yapabileceği hakkında konuşun.

Doğru: “Bir dahaki sefere müşterileri dinlerken, dinlediğinizi belirtmek için başınızı sallayabilirsiniz. Belki de söylediklerinin bazı cümlelerini tekrar edin. Bu, onların durumuyla ilgilendiğinizi ve onlara yardım etmekte samimi olduğunuzu gösterecektir.”

Yanlış: “O konuşurken, dinlediğinizi belirtmek için başınızı sallamanız gerekirdi. Belki de söylediklerinin bazı cümlelerini tekrarlayabilirsin.”

• Zamanında Olun

Geri bildirime değer davranışları tanımakta hızlı olun. İyi bir iş çıkaran birini gördüğünüzde, tekrar yapma şansını artırmak için o anda bunu belirtmek en büyük önceliğiniz olmalıdır.

“Geri bildirim kültürü, yalnızca resmi performans değerlendirme sürecinde değil, hazırlıksız olduğumuz anlarda geri bildirim vermeyi öğrendiğimizde mümkündür.” (Kaynak: Culture Amp )

• kişiselleştir

Geri bildirim alma yeteneği her birey için farklıdır. Övgü veya yapıcı eleştiriyi kabul etme söz konusu olduğunda herkesin kişiliğine, mizacına ve olgunluğuna ilişkin yeterli içgörüyü toplamak için ekibinizle ilişkiler kurun.

Unutmayın, geribildirim vermenin amacı büyümedir. Herkesin açık ve anlayışlı olması ideal olsa da, ekibinizdeki insanlar her zaman farklı büyüme aşamalarında olacaktır. Bir yönetici olarak, onlarla bulundukları yerde tanışmak ve oradan büyümelerine yardımcı olmak en iyisidir.

Ajanslar Sağlıklı Bir Toplumu Nasıl İnşa Edebilir?

Geribildirim Kültürü

Bir ajans olarak geri bildirimi kültürünüze dahil etmek, faydalarını en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacaktır. İşte bunu nasıl başlatabileceğiniz.

Beceri Oluşturma: Koçluk, liderler için organizasyonda büyümeye ilham verme yeteneğine sahip önemli bir beceridir. Aslında finans şirketi Mastercard , yöneticilerinin koçluk becerilerini geliştirmelerine yardımcı olmak için yatırım yaptı. Bu, Forbes tarafından çalışılacak en iyi şirketlerden biri olarak dışarıdan tanınmalarına ve çalışan bağlılığını geliştirmelerine yardımcı olmuş olabilir.

McKinsey'den bir makaleye göre, "Yöneticiler çalışanlara etkili bir şekilde koçluk yapabildiğinde, performans yönetim sisteminin adil olarak algılanması çok daha olasıdır" . Koçluk becerileri, yalnızca yöneticilerin ekiplerinde büyümeyi kolaylaştırmasına yardımcı olmaz. Ayrıca, nesnelliğine güvendikleri için çalışanları geri bildirime daha açık hale getirecekler.

Şirket, “iletişim hatlarını açık tutarak, güvene ve sürekli mesajlaşmaya dayalı bir ilişki geliştirerek ve bireyleri ihtiyaç duydukları şeyi sormaya teşvik ederek”, ekiplerin neler yaşadığının farkında olmalarını sağlayabilir. Bu, ne tür desteğe ihtiyaç duyduklarını bilmelerine yardımcı olur.

Normalleştir ve Sistemleştir:   Çalışanların %28'i, geri bildirimin nasıl gelişeceklerini bilmeleri için yeterince sık gelmediğini bildiriyor. Yalnızca değerlendirme döneminde geri bildirim vermek , elde tutmayı ve uygulamayı zorlaştırabilir. Ayrıca çalışanların savunulmasına ve yetiştirilecekler tarafından kör olmasına neden olabilir.

Geri bildirimi etkili kılmak için, resmi veya gayri resmi olsun, periyodik ve sık check-in yapın.

Aynı zamanda, zamanında geri bildirim göndermek veya kapsamlı konular için anketler oluşturmak için teknolojiyi kullanın. İyi kullanıldığında teknoloji, ajansınızın büyüklüğü ne olursa olsun, çabalarınızı ölçeklendirmeyi kolaylaştırabilir.

Sana doğru

İyi bir geri bildirim süreci, bir kuruluşun üyelerinin birbirlerinden öğrenmelerine ve herkesin yeteneklerini en üst düzeye çıkarmasına olanak tanır. Ayrıca elde tutmayı artırır, performansı iyileştirir ve ele alınması gereken sorunları tespit etmeyi kolaylaştırarak şirketlerin sağlıklı kültürleri sürdürmelerine yardımcı olur.

Yaratıcılığı, büyümeyi ve mükemmelliği kuruluşunuzda sistematik bir özellik haline getirmek için, sağlıklı bir geri bildirim kültürü oluşturmaya zaman ve enerji harcayın.