Bağış Teşekkür Mektubu Nedir?

Tutkulu bağışçılar, kar amacı gütmeyen girişimlerinizi mümkün kılar. Ve destekçiler karşılığında hiçbir şey istemese de, bağışçılarınıza her zaman sağlayabileceğiniz bir şey vardır: bir bağış onay mektubu. Bugün size nasıl bir araya getirileceğini göstereceğiz.

Bağış onay mektupları onay ve minnettarlığın ötesine geçer; İç Gelir İdaresi (IRS) yasal olarak bunları gerektirir. Ancak merak etmeyin, yasal yükümlülüklerinizi yerine getirirken bağışçılarınızın takdir edildiğini hissetmelerini sağlamak için bağış onay mektupları hakkında bilmeniz gereken her şeyi açıklayacağız.

İlk olarak, son teslim tarihlerine, gerekli bilgilere ve en iyi uygulamalara geçmeden önce bir bağış onay mektubunun ne olduğu hakkında aynı sayfada buluşalım.

Bağış Teşekkür Mektubu Nedir?

Nasıl bağış alacağınızı anlamak önemlidir, ancak bağışçılarınıza minnettarlığınızı nasıl göstereceğinizi bilmek de bağış toplama kampanyanızın başarısı için hayati önem taşır. Bağış onay mektubu (bazen bağış makbuzu veya teşekkür mektubu olarak adlandırılır), hayırsever bir katkıyı takdir eden bir e-posta veya kağıttır. En azından, bağışçılarınızın bağışlarını aldığınızı onaylayan bir onay makbuzudur.

Ancak, bağış onay mektuplarınız hayırsever hediyeleri kabul etmekten daha fazlasını yapmalıdır . Minnettarlığınızı gösterme fırsatını kullanın ve bağışçıya hayırsever bağışlarının değerini bildirin. Özel olduklarını ve görüldüklerini hissettirin.

En son Why America Gives raporumuz, bağışçıların %48'inin, kuruluş paralarının nerede etki yarattığına ilişkin güncellemeler sağladıktan sonra bağışı tekrarlamaya teşvik edildiğini ortaya koydu. Bağış onay mektuplarınız, bağışçılara daha büyük hedeflerinizde ve görevinizde nasıl bir rol oynadıklarını göstermek için harika bir yerdir. Yaratmaya yardımcı oldukları etkiyi göstermek için hikayeler, resimler ve videolar kullanın.

Tek seferlik bağışlar harika olsa da, bağışçınızı sürekli bağış yapan biri haline getirmek için elinizden gelen her şeyi yapmak istersiniz ve onay mektubunuz bu süreçte büyük rol oynar.

Bağış onay mektupları sadece "teşekkür ederim" demek için değildir. Bağışçılarınız vergi indirimlerini beyan ederken belgelere ihtiyaç duyarlar ve IRS'nin mektupların neleri içermesi gerektiğine dair katı gereksinimleri vardır (buna daha sonra değineceğiz).

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuza nasıl bağışta bulunduklarından bağımsız olarak, bağışçılarınıza da teşekkür mektupları göndermek isteyeceksiniz:

• Nakit bağışlar
• çevrimiçi bağışlar
• bağışlanan mallar
• Bağışlanan hizmetler
• Hediye Kartları
• stok bağışları
• Eski bağışlar

Her Bağışı Kabul Etmeniz Gerekiyor mu?

Yasal olarak hayır. Sadece 250 $ veya daha fazla hediye veren bağışçılara teşekkür mektupları göndermeniz gerekir . Ve bağışı bağış yoluyla mı yoksa bağışçının tüm katkılarını özetleyen tek bir yıl sonu onay mektubu ile mi kabul etmek istediğiniz size kalmış. İkisini de göndermenizi öneririz.

Her bağış için teşekkür etmek, size bağışçılara minnettarlığınızı göstermeniz için ek bir fırsat verir. Aynı zamanda anında onay işlevi görür. Aynı zamanda, yıl sonu teşekkür mektubu, bağışçınızın bağışlarını özetlemek ve başarılmasına yardımcı olan şeyleri vurgulamak için mükemmel bir fırsattır. Bireysel makbuzları bulmak için posta veya e-posta hesaplarını karıştırmak yerine vergi indirimleri için gönderilecek tek bir belgeye sahip olmak da bağışçılar için yararlıdır.

Peki ya 250 dolardan az bağışta bulunan tüm diğer bağışçılarınız? Onlara bağış onay mektupları göndermeli misiniz?

Kesinlikle.

Yasal bir gerekliliği yerine getirirken, teşekkür mektupları aynı zamanda bağışçılarınıza minnettarlığınızı göstermek ve bağışlarını aldığınızı onaylamak için mükemmel bir fırsattır. Her bağış önemlidir, bu yüzden bağışçılarınızın hiçbir iyiliğinin tanınmamasına izin vermeyin.

Bağış Teşekkür Belgelerinin Gönderilmesi İçin Son Tarih Ne Zaman?

Resmi bir son tarih şartı yoktur, ancak yıl sonu bağış onaylarınızı bağışı takip eden yılın 31 Ocak tarihinden önce göndermek en iyi uygulamadır. Bu zaman çerçevesine bağlı kalmak, bağışçılarınıza vergi beyannamelerini programlarına göre sunmaları için yeterli zaman verir.

Bireysel bağışlara gelince, mümkün olan en kısa sürede teşekkür mektupları göndermenizi öneririz. Geri bildirim döngüsünü tamamlamak ve bağışçılara minnettarlığınızı göstermek için anında bir fırsat. Ama aynı zamanda siber uzayda kaybolmak yerine bağışlarını aldığınızı bilmelerini sağlar.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuza bir bağış onayı göndermediğiniz için herhangi bir ceza verilmese de, bağışçılarınıza zarar vermiş olursunuz. Bu yazılı onay olmadan, kazandıkları vergi indirimlerini talep edemezler. Bazı bağışçılar bu avantajı umursamıyor olabilir, ancak ihtiyaç duydukları (ve hak ettikleri) onayı sağlamazsanız gelecekteki bağışçıları kaybetmeniz muhtemeldir.

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz Neden Onay Mektupları Göndermeli?

Teşekkür mektuplarını iletişim stratejinizin değerli bir parçası olarak düşünün. Teşekkür mektuplarınız , onlara bu mektupların hak ettiği zamanı, sevgiyi ve ilgiyi verdiğiniz sürece, kar amacı gütmeyen herhangi bir pazarlama kampanyasından daha etkili olma potansiyeline sahiptir .

Yazılı teşekkür mektuplarına öncelik vermeniz için birkaç neden:

• Yasal nedenler: Bir takvim yılı boyunca en az 250 $ hayır amaçlı bağışta bulunan kişilere kabul mektupları gönderme yasal yükümlülüğünüzü yerine getirin.
• Onay: Bağışlarını aldığınızı onlara bildirerek bağışçılarınızın içinin rahat etmesini sağlayın.
• Minnettarlık: Bağışçılarınıza minnettarlığınızı gösterin ve bunun kar amacı gütmeyen kuruluşunuz ve bileşenleri için ne kadar önemli olduğunu bilmelerini sağlayın.
• Etki: Bağışçılarınıza, katkılarını nasıl kullandığınızı ve bunun bireyler ve topluluklar üzerinde nasıl bir etki yarattığını bildirin.
• Hatırlatma: Bağışçılarınıza yıl sonunda bağışta bulunduklarını hatırlatarak onları kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz hakkında düşünmeye ve potansiyel olarak tekrar katkıda bulunmayı planlamaya teşvik edin.
• Farkındalık: Bağışçılarınızı destekledikleri amacı arkadaşları ve aileleriyle paylaşmaya teşvik edin.

Teşekkür Mektuplarınızın İçermesi Gerekenler

IRS'ye göre , bir onay mektubu aşağıdakileri içermelidir:

• Kuruluşunuzun adı
• katkı miktarı
• Gayri nakdi katkının tanımı (mutlaka değeri değil)
• Malların/hizmetlerin takas edilmediğini teyit eden beyan (varsa)
• Sağlanan mal/hizmetlerin tanımı ve iyi niyetli değer tahmini (varsa)

Ayrıca, IRS bunu gerektirmese de, mesajınızı bağışçının adı ve yardım katkısını aldığınız tarihle kişiselleştirmeniz yararlı olacaktır. Bu bilgi, alıcının kimliğini doğrular ve kayıt tutmasına yardımcı olabilir.

Artık yasal olarak eklemeniz gereken tüm bilgiler bu kadar. Ancak, kişiselleştirmeye öncelik veren bir bağış makbuzunun nasıl oluşturulacağını öğrenmek için birkaç ayrıntı daha gerekir. Örneğin, fonları nasıl kullandığınızı (veya kullanmayı planladığınızı) ve yaklaşan bağış toplama etkinlikleri veya gönüllülük fırsatları hakkında bağışçılarınıza bilgi verebilirsiniz. Başka bir deyişle, teşekkür mektuplarınızı bir bağış makbuzundan daha fazlası yapın.

Ayrıca mektuplarınıza bölümlere ayırarak biraz kişiselleştirme eklemenizi öneririz. Tekrarlayan bağışçılarınız ve büyük bağışçılarınız, özel bağışları için özel bir teşekkür notu almalıdır. Bağışçı onay mektubunuza benzersiz bir dokunuş ekleyerek, yukarıda ve öteye gittikleri için onlara değer verdiğinizi bilmelerini sağlayın:

• Kişisel not: Bağışçınıza, belirli bir yıl boyunca bağışta bulunduğunu veya bir defaya mahsus hatırı sayılır bir bağışta bulunduğunu belirtmek için kişiselleştirilmiş bir mesaj gönderin.
• Bir liderin mesajı: Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun liderlerinden birinin bağışçıya katkılarının kuruluş için ne kadar önemli olduğunu bildiren kişiselleştirilmiş bir mesaj yazmasını sağlayın.
• Tanınma: Tekrarlayan bağışçılarınızı veya büyük bağışçılarınızı (elbette onların izniyle ve belki kesin rakamlar olmadan) e-posta bülteniniz veya sosyal medya aracılığıyla duyurmayı düşünün.

Bağış Teşekkür Mektubu Örnekleri

İşte bağış onay mektuplarından birkaç örnek. Bunlar, minimum gereksinimden biraz daha kişisel bir şeye kadar değişir. Sizin için en iyi olanı bulun.

Bunları yasal yükümlülüğünüzü yerine getirmek için kopyala/yapıştır yapabilirsiniz, ancak markanızın sesine uyacak şekilde kişiselleştirmenizi öneririz.

Örnek 1: Bireysel Teşekkür Mektubu

Merhaba [bağışçı adı],

[Gelen tarih] tarihinde aldığımız [kâr amacı gütmeyen kuruluşun adı] kuruluşuna yaptığınız 500 ABD doları tutarındaki katkınız için teşekkür ederiz. Katkınız karşılığında hiçbir mal veya hizmet sağlamadık.

Örnek 2: Bireysel Teşekkür Mektubu

Merhaba [bağışçı adı],

[Alınan tarih] tarihinde [kâr amacı gütmeyen kuruluşun adı] kuruluşuna yaptığınız 250 $'lık katkınız için çok minnettarız. Bir teşekkür olarak, katkınız karşılığında size tahmini adil piyasa değeri 25 ABD doları olan bir tişört gönderdik. Sizi (yeni tişörtünüzle) [date of event] tarihinde yapılacak olan gönüllü etkinlikte görmeyi umuyoruz. Cömert bağışınız için tekrar teşekkürler—sizin gibi bağışçılar olmasaydı topluluğa yardım etmemiz mümkün olmazdı.

Teşekkürler,

[isim]

Örnek 3: Yıl Sonu Teşekkür Mektubu

Sevgili [bağışçı adı],

Geçen yıl organizasyonumuzu desteklediğiniz için teşekkür ederiz. Sizin gibi bağışçılar sayesinde 500 hayvanın sevgi dolu ailelerle yeni yuvalar bulmasına yardım edebildik. Her bağış önemlidir ve katkılarınız için minnettarız.

Geçen yıl [nonprofit's name] kuruluşuna toplam 1.000 $ katkıda bulundunuz ve karşılığında size hiçbir mal veya hizmet sağlamadık. Yardımınız için içtenlikle teşekkür ediyoruz ve önümüzdeki yıl ihtiyacı olan daha fazla yerel hayvana yardım etmemize yardımcı olacağını umuyoruz.

Yaklaşan tüm bağış kampanyalarımız ve gönüllü etkinliklerimiz hakkında güncel bilgiler almak için e-posta bültenimize kaydolun . Lütfen onları da dahil etmek için arkadaşlarınız ve ailenizle paylaşın.

Yaptığın her şey için teşekkürler!

Minnettarlıkla

[isim]

Onaylamanın Ötesine Geçin

Bir bağış aldığınızda bir onay mektubu gönderebilirsiniz, ancak bunun iletişiminizin sonu olmasına izin vermeyin. Kâr amacı gütmeyen gönüllüleri elde tutmanın anahtarı, daha sonra takip etmek ve bağışçılarınıza katkılarını nasıl harcadığınızı bildirmektir. Ve e-postalarınızı kabul ettilerse, diğer bağış toplama veya gönüllülük fırsatları hakkında onları bilgilendirin .

Bağışçılarınıza, bir toplum hizmeti projesine kaydolmak veya LinkedIn hesaplarında bir bağlantı paylaşmak gibi kâr amacı gütmeyen kuruluşunuza yardımcı olabilecekleri diğer yolları da bildirebilirsiniz.

Nihayetinde, tek seferlik bağışları ömür boyu sürecek ilişkilere dönüştürmek istiyorsunuz ve onay mektubunuz bu sürecin önemli bir parçası. Bu nedenle , bir makbuz sağlayarak en azını yapma cazibesinden kaçının . Bağışçılarınız için daha fazlasını yapın; umarız onlar da aynısını kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için yaparlar.

Bağışçılara değer verdiğinizi göstermenin benzersiz yollarını düşünün. Örneğin, aşağıdakilerden herhangi birini yapabilirsiniz:

• Bir telefon görüşmesi yapın: Bağışçılara kişisel olarak katkıları için teşekkür etmek için bir telefon görüşmesi yapın.
• El yazısıyla yazılmış bir mektup yazın: El yazısıyla yazılmış bir teşekkür notu ile bağışçılarınıza bağışlarının ne kadar önemli olduğunu gösterin.
• Bir resim paylaşın: Bağışçılarınızın, bağışlarıyla kime veya neye yardım ettiklerini görmelerine izin verin.

Onay Mektuplarını Otomatikleştirin

Çevrimiçi bağış yönetimi yazılımı ile bağış onay mektuplarınızı otomatik pilota alın . Classy'nin platformu, teşekkürlerinizi otomatikleştirmenize, kampanya performansını izlemenize, destekçileri yönetmenize, yinelenen bağışları düzenlemenize ve daha pek çok şeye yardımcı olabilir.

En büyük bağışları kim veriyor biliyor musunuz? Peki ya en çok kim verir? Classy Manager, daha hedefli mesajlar oluşturmak için destekçilerinizi aramanıza, filtrelemenize ve bölümlere ayırmanıza yardımcı olabilir.

Platformu çalışırken görmek ister misiniz? Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun bağış toplama etkinliklerini yönetmek, yeni bağışçılar çekmek, sezgisel ödeme seçeneklerinin kilidini açmak, onay mektupları göndermek ve daha fazlası için Classy'yi nasıl kullanabileceğini öğrenmek için bir demo talep edin .