Doküman Otomasyonunun İşinizi Arttırabileceği 4 Yol

Makine öğrenimi otomasyon süreçleri geliştirmek için belgeleri işlemek karmaşık bir iştir. Bilgisayarınızdaki birkaç düğmeyi tıklamak kadar basit değil! Her biri genellikle el emeği gerektiren birkaç adımı içeren çok sayıda görevden oluşur. Bu, sipariş formları, satış teklifleri, notlar ve sözleşmeler dahil olmak üzere her türlü belge için geçerlidir. Belge otomasyonunun neyi gerektirdiğini anlayalım.

Doküman otomasyonu nedir?

Doküman otomasyonu, dokümanla ilgili görevleri kolaylaştırmak için iş akışlarının ve sistemlerin uygulanmasıdır. Bu görevler, belgeleri oluşturmayı, göndermeyi, kaydetmeyi, arşivlemeyi ve açıklama eklemeyi içerebilir.

Doküman otomasyon sistemi, birçok durumda manuel olarak veya bir uygulama, platform veya yazılımla birlikte çeşitli biçimlerde olabilir. Birincisi, geliştiriciler belgeyle ilgili tek bir göreve yardımcı olmak için başka araçlar tasarlarken, belirli araçlar çeşitli görevlerde yardımcı olacak çok sayıda özelliğe sahip olabilir. Örneğin, bir belge açıklama aracı, açıklama eklerken belgelere kolayca yorum ve açıklamalar veya notlar eklemenizi sağlayan özelliklerden oluşur.

Sizin için önerilen: İş Akışı ve BPM: En İyi İş Otomasyon Aracı Hangisi?

Belge otomasyonunun işletmenizi geliştirme yolları

Bu veri etiketleme platformları arasında ortak olan bir şey, farklı şekillerde de olsa hepsinin bir işletmeyi güçlendirmeye yardımcı olabilmesidir. Doküman yönetiminizi otomatikleştirmenin işinize potansiyel olarak yardımcı olabileceği dört yol şunlardır:

1. İnsan hatası olasılığını en aza indirir

"İnsan hatası", bir aktörün niyetlenmeden yaptığı bir eylemi ifade eder. Basitçe söylemek gerekirse, insanın kusurlu olmasından kaynaklanan istenmeyen bir sonuç veya hatadır, dolayısıyla adı.

Hataların yaygınlığı nedeniyle, bazı insanlar işletmeler üzerindeki etkilerini hafife alıyor. Ancak, bir şirketin düşük performansının bir nedeninin de bu olduğunu unutmamalısınız. Aslında, Marketwire'ın bir analiz raporuna göre, insan hataları 2008'de İngiltere ve ABD şirketlerine toplam 37 milyar dolara mal oldu.

İnsan hatalarının etkisi hakkında daha iyi bir fikir vermek için, aşağıda özellikle belgeyle ilgili görevleri içeren bazı insan hatası örnekleri verilmiştir:

• Bir çalışanın bir belgeye yanlış bilgi girmesi yanlış anlaşılmalara yol açabilir ve personelin düzeltmesi gerekir. Sonuç olarak, daha uzun işlem sürelerine yol açarak günlük işlem sayısını azaltabilir.
• Bir çalışanın belgeyi yanlış e-posta adresine veya yere göndermesi veri sızıntılarına neden olabilir. Bir veri sızıntısı, işletmenizin güvenliğini tehlikeye atacaktır.
• Bir çalışan yanlışlıkla belgeyi sildiğinde yeniden işlemesi gerekir. Çalışan, yeni bir görev üzerinde çalışmak yerine, sınırlı saatlerini uzun zaman önce bitirebilecekleri aynı görev üzerinde harcayacak ve bu da üretkenliği azaltacaktır.

Senaryo farklı olsa da tüm bunlar tek bir gerçeğe işaret ediyor: insan hataları temel performans göstergelerini veya KPI'ları azaltır ve bu iş için kötü olabilir. Ne yazık ki, insan hatası olasılığını tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir. Ne de olsa, 'hata yapmak insanidir' ama tam da bunun için gitmelisiniz. İnsanlara güvenmek yerine sistemlere güvenebilirsiniz.

Bir belge otomasyon sistemi veya iş akışı, insan girdisine olan ihtiyacı ortadan kaldırarak, her türlü insan hatası olasılığını büyük ölçüde azaltmanıza ve hatta muhtemelen tamamen ortadan kaldırmanıza olanak tanır.

2. Otomasyon, belge güvenliğini en üst düzeye çıkarabilir

Belge yaşam döngüsü, bir belgenin oluşturulmasından nihai imhasına veya bazı durumlarda "arşivlemeye" kadar geçmesi gereken farklı aşamaları temsil eder. Yaşam döngüsü bir belgeden diğerine değişebilir, ancak aşağıdaki beş aşamadan oluşmalıdır:

Belge Oluşturma

Bu aynı zamanda, sistemin dosyayı bilgisayarda oluşturduğu belge oluşturma olarak da bilinir. Belge tipik olarak şablonun bir kopyası olarak başlar.

Belge Derleme

Bu, sistemin şablon kopyasını benzersiz bir belgeye dönüştürmek için gerekli verileri veya adlar, tarihler ve sayılar gibi girdileri bir araya getirdiği zamandır.

Belge saklama

Bu, sistemin tamamlanan belgeyi müşteri veya müşteri gibi bir alıcıya aktardığı zamandır. Ayrıca belgeyi güvenli depolamaya, genellikle güvenli bir sunucudaki bulut depolamaya veya sistemin kendi içindeki bir depolama konumuna taşır.

Doküman yönetimi

Bu, kullanıcının ihtiyaç duyduğunda sistemde aradığı belgeleri kolayca bulabilmesini sağlamak için çok sayıda belgenin düzenlenmesini içerir.

Belge Arşivi

Belge arşivleme veya imha etme, belgeyi tamamen mi yoksa yalnızca arşivleme mi yapacağınıza karar vermeniz gereken aşamadır. Bu aşama isteğe bağlıdır ve yalnızca belge artık gerekli değilse ve/veya varlığı sorunlara yol açabilecekse gereklidir.

İş akışınız ne kadar verimli olursa olsun, bu aşamaların her biri arasında her zaman bir boşluk olacaktır. Örneğin, belgeyi oluşturduğunuz zaman ile onu güvenli bir saklama yerine aktardığınız zaman arasında bir boşluk olacaktır. Ve bu boşluk, bilgisayar korsanlarının sisteminize girip belgeyi, özellikle de verilerini çalması için bir fırsat olabilir. Uzmanlar, bilgisayar korsanının iletim sırasında verileri yakaladığı bu tekniğe veri müdahalesi adını verir.

Bu etkili bir tekniktir çünkü veriler, bir tür veri şifrelemesi olmadıkça iletim sırasında en savunmasızdır. Esasen belge otomasyonunun sunduğu şey budur.

Hız ve güvenlik, doküman otomasyon sistemlerinin temel özelliklerinden ikisidir. Siber suçlulara verilerinizi çalmaları için zaman tanımadan belge yaşam döngüsünün beş aşamasını hızlıca geçebilirler. Çoğu platform, veri ihlalleri durumunda temel olarak belgelerinizin ve içerdikleri verilerin güvenli ve emniyetli kalmasını garanti eden şifreleme teknolojisine sahiptir.

Tek bir siber saldırı, küçük bir işletmeye 38.000 USD'ye kadar mal olabileceğinden, bunların olmasını önlemek, potansiyel kayıpları en aza indirebileceği için işletmenize büyük ölçüde yardımcı olabilir.

İlginizi çekebilir: Şimdi Kullanabileceğiniz 11 Mükemmel Belge Düzenleme Yazılımı.

3. Çalışan moralini, memnuniyetini ve üretkenliğini artırır

Belge işleme, tekrar eden ve zaman alan bir iştir. Diğer şeylerin yanı sıra onlarca alanı doldurmanız, şirket bilgilerini kopyala-yapıştır yapmanız ve hata olup olmadığını kontrol etmeniz gerekiyor. Hemen fark edilmese de, belge işlemenin gerektirdiği monoton iş akışı, sonunda çalışanların moralini, memnuniyetini ve sonunda üretkenliği düşürecektir.

Bu gerçeği birçok faktöre bağlayabilirsiniz, ancak bunun nedeni çoğunlukla geçimlerini sağlamak için yaptıklarından bir başarı duygusu hissetmemeleridir. Bu özellikle ofis çalışanları için geçerlidir. Belge otomasyonu, belgeyle ilgili görevler için otomatikleştirilmiş bir platforma güvenmeye başladığınızda, bu tekrar eden görevleri ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Bu iki ana fayda sağlayabilir.

Başlangıç ​​olarak, çalışanlarınızın yetenek ve becerilerini daha iyi kullanmanızı sağlar ve bu da karlılığı artırır. İkincisi, üretkenliklerini en üst düzeye çıkaran herkesin yapamayacağı faaliyetlerde bulunmadıkları için bir başarı duygusu hissetme olasılıkları daha yüksektir.

Araştırmalar ayrıca, ticari operasyonlar için yazılım, sistem veya başka herhangi bir teknolojinin kullanılmasının, şirketinize büyük bir varlık olarak hizmet edebilecek teknoloji meraklısı yetenekleri çekebileceğini gösteriyor.

4. Belge otomasyonu size zaman kazandırır

'Zaman nakittir' ifadesi birçok durum için geçerlidir, ancak iş bir işletmeyi yönetmeye geldiğinde iki kat daha doğrudur. Zaman, bir şirketin gelirine katkıda bulunan bir faktördür.

Örneğin bir boya şirketini ele alalım. Binlerce müşteriniz olsa bile tek başına bir gecede milyonlarca dolar kazanmanız mümkün değil. Bunun nedeni, tıpkı para gibi, zamanınızın da sınırlı olmasıdır.

Bu nedenle işletme sahipleri çalışanları işe alır. İşletmenin gelir elde etmek için harcayabileceği süreyi uzatmanın mükemmel bir yoludur. Ancak, sürenizi uzatmanın başka yolları da var. Özellikle, belirli görevleri gerçekleştirmek için gereken süreyi en aza indirmenin yollarını bulabilirsiniz.

Önceki bir boyama şirketi örneğini kullanarak, el ile teklif yazmak yerine, mal sahibi bunun yerine bir teklif uygulaması kullanabilir. Maliyetli olabilir, ancak 10 dakikalık bir görevi 1 dakikalık bir göreve dönüştürebilir ve sahibine diğer konulara ayırabileceği daha fazla zaman verebilir. Bu, zaman alan görevleri hızlı olanlara dönüştürmek için belge otomasyonunun arkasındaki ana fikirlerden biridir.

Örnekler:

Aşağıda, bir belge otomasyon sisteminin size zaman kazandırabileceği yollardan bazı örnekler verilmiştir:

• Şirketinizin bilgilerini gerekli yerlere ekleyebilir.
• Geçerli tarihi uygun alanlara koyabilir.
• Dilbilgisi ve yazım hatalarını kontrol edebilir (yasal belgeler için idealdir).
• Farklı veri türleri arasındaki tutarsızlıkları arayabilir (yani, tekliflerde veya tahminlerde sunulan ürün ve hizmetlerin toplam maliyetini hesaplarken).

Faydası ne kadar bariz olursa olsun, insanlar bir işte zaman kazanmanın önemini küçümseme eğilimindedir. Ancak, otomasyon araçlarının zamandan tasarruf ederek bir şirkete milyonlarca dolar kazandırabileceğini unutmamak önemlidir. Belge otomasyonunun da aynı şeyi yapabileceğine inanmamak için hiçbir neden yok. Ne de olsa, bir otomasyon aracıdır ve bu konuda en kullanışlı araçlardan biridir.

Şunlar da ilginizi çekebilir: İşletmeniz Bu 9 Ürün Lansmanı Stratejisini Kullanarak Nasıl Başarılı Olabilir?

Kapanış düşünceleri

Doküman otomasyonunun bir işletme için son derece faydalı bir teknoloji olduğu inkar edilemez. Ancak çoğu sistem gibi, zorlukları da beraberinde getirir. Yeni başlayanlar için, düzgün bir şekilde kurmak için özel beceriler ve teknoloji gerektirdiğinden, uygulanması kolay değildir. Ayrıca, tamamen kurulması birkaç gün hatta haftalar alabilir. Ancak, bunu bir kez yaptığınızda, elde edebileceğiniz faydalar bu zorluklarla karşılaştırılamaz. Kısacası, kesinlikle değerli bir yatırımdır.

Referanslar

1. Uluslararası Ticaret ve Sürdürülebilir Kalkınma Merkezi. "İnsan Hatasının Maliyetini Neden Düşünmelisiniz?" https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. "Tekrarlayan İşleri Ortadan Kaldırmak Verimliliği Artırabilir." Otomatik Veri İşleme, A.Ş., 18 Temmuz 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/elimining-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. “Verilere Müdahale ve Hırsızlık: Verilerinizi Korumanın 7 Yöntemi.” Tech Arbiters, 7 Eylül 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. tepe noktası. "Amerikan Şirketleri, Sadece Bu Süreçleri Otomatikleştirerek Yılda 10 Milyon Dolardan Fazla Tasarruf Ediyor." 10 Mayıs 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.