Dijital İşlem Yönetimi: Kaydileştirebileceğiniz tüm belgeler

“Dijital Dönüşüm” terimi, her yerde, çok çeşitli alanlarda ve bağlamlarda tekrarlanan bir ifadedir. Ayrıca pratikte herhangi bir operasyonel anlamı olmayan bir slogandır.

Aksine, herhangi bir işletme işlerlik alanıdır ve öyle olmalıdır . Bu nedenle, dijital devrim her zaman somut süreç iyileştirme, basitleştirme, tasarruf, fırsatların genişletilmesi ve şirket içinde her düzeyde gerçek bir zihniyet değişikliğine dönüşmelidir. Başka bir deyişle: “dijital dönüşüm” “ dijital olgunluk ” haline gelmelidir.

Ve bu olgunluğun temel, çok somut ve vazgeçilmez bir adımı da Dijital İşlem Yönetimi (DTM) sistemleridir.

DTM, belge tabanlı işlemleri dijital olarak ve bulut bilişim yoluyla yönetmek için oluşturulmuş çok çeşitli bir hizmet kategorisidir.

Alan gerçekten de tahmin edebileceğiniz gibi çok geniş: Elektronik işlemlerden belgelerin transferine (şirket içi veya dışı); sertifikalardan , kimlik doğrulamalarından ve kaydi arşivlemeden ; elektronik imzalardan , “reddedilmeme ” nin yasal yönlerine, şirket ve müşteri arasında ortak taramaya kadar… ve çok daha fazlası.

DTM çözümleri sayesinde hangi belgeleri dijitalleştirebilirim ?

Ancak bu yazıda, bir şirketin günlük işleyişinde ve operasyonel akışlarında merkezi olduğunu düşündüğümüz ve mümkün olduğunca geniş bir kapsamı kapsayan 3 özel alanı ayırmaya karar verdik. Belge arşivleme , kimlik doğrulama ve elektronik imzalardan ve son olarak İK departmanlarındaki dahili belge akışlarıyla ilgili her şeyden bahsediyoruz .

Hemen söyleyelim: bunlar birçok örtüşme ve entegrasyon noktasına sahip üç belirleyici taraftır (dijitalleşme hakkında konuşurken her zaman aklımızda tutmamız gereken bir terim!).

Ancak bu üç noktayı incelemeden önce, faydaları ve Dijital İşlem Yönetimi tekliflerini hızlıca gözden geçirelim. Bir sonraki bölümde yapacağımız şey bu.

Dijital İşlem Yönetiminin sunduğu avantajlar

DTM sistemlerinin daha geniş kapsamlı uygulanmasından kaynaklanan sayısız fayda ve fırsat vardır. Onları birkaç ana nokta etrafında toplayalım:

1. Maliyet tasarrufu : Baskı, postalama, arşivleme ve sertifika maliyetlerinde (ve istihdam edilen ilgili personelde) azalma sayesinde.

2. Zaman tasarrufu : Analogdan dijitale geçiş söz konusu olduğunda sezgisel bir yön. Örneğin, bir sözleşmeyi posta yoluyla göndermek ve imzalamak ile bunun yerine dijital olarak, uzaktan yapmak arasındaki farkı bir düşünün. Dikkat: Zaman tasarrufu sadece şirket ve çalışanları için değil, müşteri için de geçerlidir ve bu itibar, müşteri deneyimi ve sadakat söz konusu olduğunda çok önemlidir.

3. Artırılmış güvenlik : DTM ile, fiziksel belgelerin saklanması, aktarımlar sırasında kayıp veya hasar, manipülasyon ve genel olarak veri sızıntısı veya kaybı ile ilgili riskler azaltılır. Her şey her zaman mükemmel bir şekilde izlenebilir, alınabilir ve doğrulanabilir, hızlı ve sezgisel olarak kalır. Tabii bu, altyapı bulut tabanlı olduğunda geçerlidir.

4. Esneklik ve ölçeklenebilirlik : DTM sistemlerinin her zaman üzerine kurulduğu Bulut Bilişim mimarisinden doğrudan türetilen iki özellik. Bu özellikler, çok akıcı ve hızlı olan ve hıçkırık ve darboğazlardan kaçınmanın kritik olduğu günümüz ekosisteminin zorluklarının üstesinden gelmek için gereklidir.

5. CRM ve CCM sistemleri ile entegrasyon : bu kesinlikle merkezidir. Kağıtsız bir şirket, daha verimli, israfı azaltan, maliyetleri optimize eden, daha hızlı çalışan ve dahili süreçlerini daha akıllı hale getiren bir şirkettir. Ama en önemlisi, müşterilerine en iyi Müşteri Deneyimini sunabilen bir şirkettir.

DTM çözümleri bu konuda ne kadar önemli? Forrester tarafından yaptırılan bir araştırmanın sonuçları bize şunları söylüyor:

• Sözleşmeleri, anlaşmaları ve işlemleri kapatmayı bırakan kişilerin %32'si bunu, kağıt ve manuel prosedürler yüzünden cesaretleri kırıldığı için yaptı (kaynak: docusign.co.uk).

Bu bölümü, tüm üretim ekosistemlerinde DTM sistemlerinin artan önemini gösteren başka bir rakamla kapatalım:

• 2021'de küresel Dijital İşlem Yönetimi pazarı 8,04 milyar dolar değerindeydi. 2022'den 2030'a kadar, yıllık ortalama %25,5 (CAGR) büyümesi bekleniyor (kaynak: grandviewresearch.com).

Söz verdiğimiz gibi, belge arşivleme konusundan başlayarak bahsettiğimiz üç tarafı ele alacağız.

1. Kaydi belge arşivleme

Kağıtsız bir işletme için başlangıç ​​noktası ancak dijital bir arşivleme sistemi olabilir. Bu temel olmadan, mimarinin geri kalanı ayakta kalamaz. Ancak dikkatli olun: Kaydileştirme, basit belge sayısallaştırmasının ötesine geçen bir kavramdır .

Dijital muadilleri tam yasal ve kanıt değeri kazandığından , kaydileştirme süreçleriyle kağıt belgeler tamamen ortadan kaldırılabilir. Hassas ve çok önemli bir hukuki değeri olan bir farklılıktan bahsediyoruz. Kaydi belgenin analog belgeye göre avantajları nelerdir? Çok var.

Yine, bu bir verimlilik ve zamandan ve paradan tasarruf meselesidir . O zaman arama kolaylığı ile ilgili önemli bir husus var, sadece belgenin tamamıyla değil, aynı zamanda bölümleriyle de (kaydileştirilmiş belgeye geçiş sürecinin mümkün olduğu kadar iyi yapıldığını varsayarak) ilgili. Ardından paylaşım , aciliyet, çok kanallı ve şeffaflıkla ilgili her şeyi düşünün.

Kısacası, çok açık ve sezgisel avantajlardan oluşan bir dizi. Bununla birlikte, daha az acil olan ama belki de en belirleyici olana odaklanmak istiyoruz.

Kaydileştirilmiş bir arşiv, paha biçilmez bir veri madenine dönüşür . Sıklıkla söylendiği gibi, modern bir şirketin gerçek varlığı olan veriler. Burada, aslında, iç süreçlerin işleyişi ve hepsinden önemlisi, tedarikçiler ve müşterilerle ilişkiler hakkındaki bilgiler saklı kalır ve her zaman hazırdır.

Bu bilgiye sahip olmak, onu otomatik ve akıllı bir şekilde nasıl yorumlayacağını bilmek ve bu bilgilerden yola çıkarak kararlar almak, verimliliği artırmanın ve müşterilerle ilişkileri sürekli geliştirmenin sırrıdır.

2. Kimlik doğrulamaları ve dijital imzalar

Kimlik ve kimlik doğrulama, dijital belge yönetimiyle ilgili her şey için ön koşuldur.

İşte burada güvenlik, mevcut düzenlemelere uyum ve genel olarak uyumla ilgili her şey büyük önem taşıyor. Ve burada her türlü riski azaltmak ve aynı zamanda devreye alınan sistemlerin verimliliğini optimize etmek için bu alanları yönetmek için uzmanlaşmış şirketlere güvenmenin önemi ortaya çıkıyor. Ancak en yaygın ve vazgeçilmez araçlardan birinin etrafındaki çemberi daraltalım: elektronik imza .

Aşağıdaki gibi farklı elektronik imza türlerini düzenleyen Dijital Yönetim Kodudur:

• Basit Elektronik İmza (SES) ;
• 22 Şubat 2013 tarihli Başbakanlık Kararnamesi'nin Başlık V Madde 55-61 kapsamındaki ilgili teknik kurallara göre Gelişmiş Elektronik İmza (AES);
• ilgili AgID Yönergelerine göre SPID güvenli dijital kimliğe sahip imza ;
• dijital imza veya nitelikli elektronik imza ;
• CAD'nin 25. maddesi uyarınca noter veya kamu görevlisi huzurunda noter tasdikli imza .

Aşırı teknik detaylarda kaybolmayalım. Ancak vurgulamak istediğimiz bir nokta var: Doxee'nin sunduğu gibi e-imza hizmetlerine güveniyorsanız, en belirgin avantajlarından biri diğer Dijital İşlem Yönetimi çözümleriyle entegrasyon imkanı.

Doxee'nin e-imza hizmeti aslında elektronik faturalama, standart dijital depolama gibi diğer ürünlerle olduğu kadar CRM ve CCM sistemleriyle de kolayca entegre edilebilir.

Kısacası, mesele sadece yasal gerekliliklere uymak değildir; bu , mevzuata uygunluğu üst düzey bir müşteri ve kullanıcı deneyimiyle birleştiren eksiksiz bir dijital katılım süreci oluşturmakla ilgilidir.

3. İç süreçler ve İK departmanları

Burada tecrit edilmesi gerektiğini düşündüğümüz Dijital İşlem Yönetimi çözümleriyle ilgili son kısma geliyoruz. Kaydi arşivleme ve dijital imzalar için ilgili kimlik doğrulamasından sonra, şirket içindeki dahili belge akışlarına odaklanmak istiyoruz .

Bu alanda, verimli ve çağdaş bir şirket için birincil hedef , işe alımdan ilişkinin yönetimine ve feshine kadar, tüm farklı ve çoklu biçimleriyle iş sözleşmelerini artık kağıt üzerinde yazdırmamaktır. Ancak hepsi bu kadar değil: tatil, izin, yaralanma, hastalık, masraf geri ödemesi vb. talepleri içeren tüm bürokratik taraf da var. Suç riskleri, öngörülemeyen olasılıklar ve aynı zamanda – potansiyel olarak – büyük zaman kayıpları da dahil olmak üzere risklerin pusuya yattığı çok karmaşık ve hassas bir konudan bahsediyoruz .

Neyse ki, bu iç akışların kaydileştirilmiş ve profesyonel yönetimi bu riskleri büyük ölçüde azaltır ve aynı zamanda bu faaliyetlere harcanan zamanı büyük ölçüde azaltır.

Bununla birlikte, kaydileştirilmiş bir belge, bazı kaçınılmaz gereklilikleri garanti etmelidir:

• belgenin kendisinin menşei ve yazarlığının kesin olarak tanımlanmasına izin vermek ;
• değiştirilemezliği ve bütünlüğü sağlamak ;
• bir belgeyle ilgili olarak belirli bir irade beyanını, bir bilgisayar prosedürü aracılığıyla (imza sahibi veya imza sahibi olarak anılacaktır) bu iradeyi ifade eden kişiye benzersiz bir şekilde bağlamak ;
• imzalayanın imzanın ilişkili olduğu belgenin içeriğine bağlı kalmasını sağlar (burada yine elektronik imzanın vazgeçilmez aracı döner).

Kısacası: herhangi bir sorun yaşamamak için yükümlülükler, düzenlemeler ve hassas prosedürler çok dikkatli bir şekilde takip edilmelidir. Dijital İşlem Yönetimi çözümleri , tüm bunların en güvenli, çevik ve şeffaf şekilde yönetilmesine yardımcı olur.

Ancak tekrar vurgulayalım: Tüm bu zorunlulukların yanında ele geçirilecek fırsatlar da geliyor. Bu fırsatlar arasında (zaman ve paradan tasarruf), artan verimlilik ve şirketin çalışanları, işbirlikçileri ve müşterileri ile olan ilişkilerinin gelişmesi sayılabilir.

Doxee'nin İtalya ve Avrupa uyumu ile ilgili vergi ve belgelerdeki süreçlerin kaydileştirilmesi ihtiyaçlarını karşılayan Kağıtsız Deneyim ürünleri bu temel üzerine inşa edilmiştir ve şirketinizi tam dijital olgunluğa getirmek için en iyi müttefiklerdir.