Dijital İşlem Yönetimi: Kağıtsız bir kuruluş için 4 adım

Bugün başarılı bir şirket için, her yerde en iyi Dijital İşlem Yönetimi çözümleri uygulanmadıkça olgun bir Dijital Dönüşüm diye bir şey yoktur . Bir soru sorarak başlayalım: DTM kısaltması ne içeriyor?

Belge akışlarına dayalı işlemleri dijital olarak yönetmek için oluşturulmuş geniş bir bulut hizmetleri kategorisini içerir . Tüm bunlar, veri güvenliğini sağlayan ve (sürekli güncellenen) gizlilik düzenlemelerine uygun bir bağlamda yapılır .

Şunlardan bahsediyoruz: elektronik işlemler, belge aktarımları, kimlik doğrulama, dijital imzalar, sertifikalar ve güvenli ve kaydileştirilmiş depolama , “inkar etmemenin ” yasal yönleri ve şirket ile müşteri arasında birlikte gezinme.

Bu örneklerden, Dijital İşlem Yönetimi çözümlerinin birbiriyle ilişkili birçok yönü içeren çok geniş ve eklemli bir eylem alanına uyduğunu anlayabiliriz.

Bu yazıda, akıllı ve kağıtsız bir şirkete geçişin merkezinde yer alan 4 kilit noktaya odaklanacağız . Ancak önce, DTM sistemlerinin uygulanmasının faydalarını hızlıca anlayalım.

Dijital işlem yönetiminin faydaları

Daha derinlemesine bir genel bakış için başvurabileceğiniz Dijital İşlem Yönetimi çözümlerinin faydalarından daha önce bahsetmiştik. Burada, ana faydaları özetleyebiliriz:

1) Maliyet tasarrufu : Dijital süreçlerle baskı, postalama, dosyalama ve sertifika (ve ilgili personel) maliyetleri ortadan kalkar.

2) Zamandan tasarruf : Analogdan dijitale geçişte elde edilen zaman tasarrufunun da finansal bir etkisi vardır. Unutmayın: zaman tasarrufu sadece şirket tarafında değil, müşteri tarafında da vardır… ve bu marka itibarı, müşteri deneyimi ve sadakat yönleri için çok önemlidir.

3) Artan güvenlik : DTM ile, genel olarak fiziksel belgelerin saklanması, aktarımlar sırasında kayıp veya hasar, sahtecilik ve veri sızıntısı veya kaybıyla ilgili riskler azaltılır. Her şey her zaman mükemmel bir şekilde izlenebilir, alınabilir ve doğrulanabilir, hızlı ve sezgisel olarak kalır.

4) Esneklik ve ölçeklenebilirlik : DTM sistemlerinin her zaman üzerine kurulduğu bulut bilişim mimarisinden doğrudan kaynaklanan ve günümüzün akışkan ve hızlandırılmış ekosisteminin zorluklarını karşılamak için gerekli olan iki özellik.

Örneğin, küçük bir start-up, kendisini kısa bir zaman diliminde işlemlerde öngörülemeyen bir artışı yönetmek zorunda bulabilir. Verimli Dijital İşlem Yönetimi çözümleri olmadan, hızlı, plansız büyüme fırsatlarını yakalamasını engelleyen darboğazlarla karşılaşma riski kesinlikle olacaktır.

5) CRM ve CCM sistemleri ile entegrasyon : Bu, birkaç satırda özetlenemeyecek merkezi bir noktadır. Ancak bu yazının ilerleyen bölümlerinde dijital süreçlere odaklanacağımız zaman buna geri döneceğiz.

Son olarak, son araştırmalardan ortaya çıkan anlamlı bir rakam: 2021'de küresel Dijital İşlem Yönetimi pazarı 8,04 milyar dolar değerindeydi . 2022'den 2030'a kadar yıllık ortalama %25.5 oranında (CAGR) büyüyeceği tahmin edilmektedir (kaynak: grandviewresearch.com).

Şimdi söz verdiğimiz gibi Dijital İşlem Yönetimi çözümlerinin özelliklerine inelim. Beklendiği gibi, bugün ve yakın gelecek için en önemli ve umut verici olan dördünü ayırdık.

1. Elektronik imza

Dijital İtalya Ajansı'nın (AgID) web sitesine göre, "Nitelikli elektronik imza (FEQ) - veya dijital imza - doğrulama adı verilen ve bilgilerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve reddedilmemesini garanti eden bir bilgisayar prosedürünün sonucudur. bilgisayar belgeleri” (agid.gov.it).

Daha teknik tanımlardan yola çıkarak, dijital imzaların avantajları nelerdir?

Her şeyden önce, hız ve kolaylık : Bilgisayar belgeleri, coğrafi veya cihazla ilgili sınırlamalar olmaksızın nerede olursanız olun doğrulanabilir. Daha az kağıt : baskı ve ardından dosyalama maliyetlerinin ortadan kaldırılmasıyla (daha önce tartıştığımız tüm ilişkili risklerle birlikte). Bu, verimlilik açısından olumlu bir etkiye sahiptir ve her türlü sözleşmenin imzalanma sürecini daha çevik ve daha akıllı hale getirir. Ayrıca güvenlikte de artış var .

Doxee tarafından sunulanlar gibi elektronik imza hizmetlerine güvenerek, diğer Dijital İşlem Yönetimi çözümleriyle entegrasyonun önemli bir yönü vardır. Doxee'nin e-imza çözümleri, elektronik faturalama, mevzuata uyumlu dijital depolama gibi diğer ürünlerle ve ayrıca CRM ve CCM sistemleriyle kolayca entegre edilebilir.

Kısacası, mevzuata uygunluğu üst düzey bir müşteri ve kullanıcı deneyimiyle birleştiren eksiksiz bir dijital alıştırma sürecidir.

2. Blok zinciri

Elektronik imzalar gibi köklü bir araçtan, daha fazlasını sunan oldukça genç bir teknolojiye dönüyoruz.

Daha geniş Dağıtılmış Defter Teknolojisi (DLT) alanının bir parçası olan Blockchain'den bahsediyoruz . Bu teknoloji, Bitcoin ve kripto para ekosistemi için duyulan coşku dalgasında halkın ön saflarına sıçradı, ancak uygulamaları kesinlikle finansal nitelikte olanların çok ötesine geçiyor.

Aslında, blockchain dağıtılmış fikir birliği kavramına dayanır ve merkezi bir varlığın aracı olarak hareket etmesine gerek kalmadan değiştirilemez bir işlem defteridir . Her türlü işlemi, belge transferini, mülkiyeti, sertifikayı ve kimlik doğrulamayı etkileyen, büyük ölçüde henüz keşfedilmemiş gerçek bir devrimdir.

Sadece sözde “ akıllı sözleşmeleri ” düşünün. Bu, dağıtılmış defter yazılımı teknolojilerine dayalı olarak farklı türdeki özel taraflar arasında ve bir hizmet, süreç, işlem veya belge hakkındaki verilerin bütünlüğü ile ilgili en sağlam garantilerle sözleşmelerin otomatik olarak etkinleştirilmesi anlamına gelir.

Anahtar kelime aracısızlaştırmadır . İşte sosyal ve ekonomik ortam da tam da bu doğrultuda giderek daha kararlı adımlarla ilerliyor. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, dünyanın dört bir yanındaki düzenleyiciler (İtalya dahil), nasıl kullanıldığını düzenlemek için bu tür teknolojiye giderek daha açık bir şekilde dönüyorlar.

3. Kaydi depolama

Verimli Dijital İşlem Yönetimi çözümleri , kaydileştirilmiş belge koruma ile başlar.

Ancak daha ileri gitmeden önce, yanlış anlamaları ortadan kaldıralım: sayısallaştırma ve kaydileştirme iki farklı kavramdır .

Kaydileştirme , basit sayısallaştırmanın ötesine geçen bir süreçtir. Bununla, dijital muadilleri tam yasal ve kanıt değeri kazandığından , kağıt belgeler tamamen ortadan kaldırılabilir .

Bu alanda doğaçlama yapamazsınız. Ve uzman şirketlere güvenmek çok önemlidir. 10 yılı aşkın bir süredir Doxee Standard Digital Preservation , 2 milyardan fazla belgenin korunduğu ve 400'den fazla tüzel kişinin yönetildiği farklı sektörlerden yüzlerce şirket tarafından tercih ediliyor . 

Daha da önemlisi, Doxee'nin kaydileştirilmiş muhafaza çözümleri sadece yasal yükümlülükleri yerine getirmekle ve yönetmeliklerin sürekli güncellenmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda çok kanallı ve veri odaklı bir bakış açısıyla CRM ve CCM sistemleri ile entegre edilebilmesi için her şirketin ihtiyaçlarına göre tasarlanır.

Bu gönderiyi kapatırken değineceğimiz, tam olarak CRM ve CCM gibi dijital süreçlerdir.

4. CRM ve CCM dijital süreçleri

Kağıtsız bir şirket, israfı azaltan, maliyetleri optimize eden ve iç süreçlerini hızlandıran ve daha akıllı hale getiren daha verimli bir şirkettir.

Ama hepsi bu değil. Daha da önemli bir nokta var: Kağıtsız bir şirket aynı zamanda müşterilerine en iyi Müşteri Deneyimini sunabilen bir şirkettir.

DTM çözümleri bu konuda ne kadar önemli? Burada, verilerin bizim için konuşmasına izin vereceğiz. Forrester için DocuSign tarafından yaptırılan bir çalışmada , ankete katılanların %32'si, kağıt ve manuel prosedürler tarafından cesaretlerinin kırılması nedeniyle sözleşmeleri, anlaşmaları ve işlemleri sonlandırmaktan vazgeçtiklerini söyledi (kaynak: docusign.co.uk).

Ve burada belirleyici bir noktaya geliyoruz: Dijital İşlem Yönetimi sistemlerini Müşteri İlişkileri Yönetimi ve Müşteri İletişim Yönetimi sistemleriyle bütünleştirme olanakları. Bu gerçek bir erdemli döngüdür: elektronik imzalar ve kaydileştirilmiş depolama gibi DTM çözümlerini uygulayarak, bir şirketin emrinde büyük miktarda veri olur. Daha da önemlisi: otomatik ve işlevsel bir şekilde alınabilen ve sıralanabilen son derece ayrıntılı verilere sahiptir. Bütün bunlar neye dönüşüyor?

Bir kişinin müşterileriyle olan ilişkisine dahil olan tüm dijital süreçlerin son derece doğru bir resmini çekme becerisine dönüşür . Geçmişi takip etmek, bireylerin özelliklerini, alışkanlıklarını, tercihlerini ve olası ihtiyaçlarını bilmek.

Bu çok derinlemesine bilgiden, o zaman, müşteri sayısı kadar kişiye özel ilişki kurulabilir: tabii ki otomatik olarak.

Ve burada, veriye dayalı bakış açısının CRM ve CCM sistemlerine entegrasyonuyla, bire çok ilişkiden gerçek bire bir diyaloğa geçiş mükemmel bir şekilde gerçekleştirilir.

Kısacası: Dijital İşlem Yönetimi çözümlerini uygulamanın en olgun meyvesi, Dijital Dönüşümün en önemli vaadini gerçekleştirebilmektir: bireyleri gerçekten her işin merkezine koyma yeteneği .