Salesforce'a Veri Yüklemeleri ve Bunların Nasıl Yönetileceği

Eminim, ister bir süredir Salesforce'tasınız, ister Salesforce ekosisteminde yeni olun, birisinin Salesforce'a yüklenmesini istediği bazı veri koleksiyonlarıyla uğraşmak zorunda kalmışsınızdır.

Kıdemli bir Yönetici olarak bu durumun düşüncesi bile beni ürpertiyor.

Ancak işleri kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz araçlar ve süreçler vardır. Birkaçını inceleyelim.

Şablon

Henüz bu tür bir e-tablo görmediyseniz, büyük olasılıkla yakında göreceksiniz.

Eksik verilerin bu küçük, varsayımsal örneğine bir göz atın .

Eminim bazı sorunları görebilirsiniz.

• Birkaç sütunda veri eksik
• Ülke ve eyalet alanları standartlaştırılmamıştır
• Alanlarınızdan bazıları gerekliyse bu dosyayı yüklemek işe yaramayacaktır
• Başlıklar Salesforce'taki alan adlarıyla eşleşebilir veya eşleşmeyebilir; ancak yükleme işlemini kolaylaştıracağı için eşleşmelidir.

O halde en iyi uygulama olarak şunu önereyim: İş ortaklarınıza bir şablon sağlayın. Bu, umduğunuz sağlam bir çözüm değil, ancak kesinlikle yardımcı olacaktır.

Şimdi nasıl olduğuna bir göz atalım.

Veri yüklemenin sorunlu noktaları

Aynı alana farklı adlar

Başlık satırının Salesforce'taki alan adlarıyla eşleşen gerçek alan adlarına sahip olduğundan emin olun. Bu, başlık satırlarının Salesforce'taki alanlarla eşlenmesini çok daha kolay hale getirir.

Örneğin, Salesforce'un Veri Yükleyici aracını kullanıyorsanız alanları "Otomatik Eşleştir" seçeneğini kullanabilirsiniz ve bunlar çalışacaktır. Bu, her alanı manuel olarak eşleyerek zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

Zorunlu Alanlar

Örneğin kişileri yüklüyorsanız ve gerekli alanlardan biri e-posta ise, dosyanızın "e-posta" etiketli bir sütunda e-posta adreslerinin bulunduğundan emin olmanız gerekir.

Aksi takdirde, yüklemeyi gerçekten yapmaya çalıştığınızda hatalarla karşılaşırsınız. Yani bu, iş şablonunuzun başka bir parçası olmalıdır. Gecikmeleri önlemek için kullanıcının hangi alanların gerekli olduğunu bilmesini sağlayan bazı göstergeler sağlayın.

Eyalet ve ülke biçimlendirmesi

Bir hesap veya kişi yüklemesi (veya adresleri olan özel bir nesne) yapıyorsanız, yükleme yaptığınız nesneyi kontrol ettiğinizden ve aynı formatı kullandığınızdan emin olun. Durumlar tamamen yazılmışsa, aynısını yapmanız gerekir.

Alan özellikleri

Bu şablon fikrini bir adım daha ileri götürüp üçüncü bir satır eklerim. Bu durumda şablonunuz şöyle görünmelidir:

• Üst bilgi satırı
• Örnek veri
• Alan özellikleri

Alan özniteliği satırı, veri türünü (metin, sayı vb.) ve alanın boyutunu göstermelidir. Bu özelliklerin şablonda belirtilmesi, birisi size Salesforce'taki alan için çok büyük veri içeren bir sütun verdiğinde hatalarla karşılaşmanızı önler.

Veri yükleme araçları

Artık bazı en iyi uygulamaları incelediğimize göre, yüklemeyi tamamlamak için kullanabileceğiniz araçlara bir göz atalım. Bunlara değindikçe, sanırım yukarıda bahsettiğim bu sıkıntılı noktaları düzelttiğinizde araçların kullanımının daha da kolaylaştığını göreceksiniz.

Öyleyse Salesforce'un "kutudan çıkan" seçenekleriyle (Veri İçe Aktarma Sihirbazı ve Veri Yükleyici) başlayalım. Ardından DemandTools gibi tam özellikli bir çözüme bakacağız.

Veri İçe Aktarma Sihirbazı

Veri İçe Aktarma Sihirbazı, Salesforce içindeki Kurulum'da bulunur. Verileri hem standart hem de özel nesnelere aktarmanıza olanak tanır. Tek seferde 50 bine kadar kaydı içe aktarabilirsiniz. Kullanıcı arayüzü basittir ve içe aktarmayı tamamlamak için gereken parametreleri, alan eşlemelerini ve veri kaynaklarını yapılandırmanıza olanak tanır. İşte arayüze bir bakış.

Gördüğünüz gibi bazı eşleştirmeler gerekiyor ve söz konusu dosyayı yüklemeniz gerekecek. Bir sonraki ekranda alanlarınızı Salesforce'taki alanlarla eşlersiniz. Başlat düğmesine basmanız ve içe aktarmayı başlatmanızla sona erer.

Salesforce Veri Yükleyici

Veri Yükleyici, Salesforce'un içinde olmaması nedeniyle Veri İçe Aktarma Sihirbazı'ndan farklıdır. Bu, PC'nize yüklemeniz ve masaüstünüzden erişmeniz gereken bir "uygulamadır". Verileri bir üretim veya korumalı alan ortamına güncelleyebilir, ekleyebilir, silebilir, dışa aktarabilir ve yükseltebilirsiniz.

Kısaca söylemek gerekirse, bir güncelleme yapıyorsanız adımların oldukça basit olduğunu ve arayüzün kullanımının kolay olduğunu söyleyelim. Nesnenizi seçerek başlıyorsunuz. Daha sonra dosyanızı yüklersiniz. Son olarak Salesforce alanlarınızı dosyanızdaki eşleşen başlık sütunlarıyla eşleştirirsiniz.

Birkaç varsayılandan sonra yüklemeniz gerçekleşir. Her şeyin doğru şekilde yüklendiğinden emin olmak için kayıtları manuel olarak kontrol etmek size kalmıştır. Bir başarı ve hata dosyası alırsınız, böylece yüklemenizi bu şekilde de doğrulayabilirsiniz.

Ancak Veri Yükleyici bunun ötesinde pek fazla özellik sunmamaktadır.

TalepAraçları

Şimdi Validity DemandTools'a bir göz atalım. Bu, steroidler üzerinde ekleme, güncelleme, yükseltme, dışa aktarma ve silme yetenekleri sağlayan tam özellikli bir çözümdür. DemandTools, zaman kazandıran ve veri temizleme özellikleriyle doludur. İçe aktarılan kayıtlar , yinelemesiz bir içe aktarma sağlamak için herhangi bir alan veya alan kümesinde eşleşenbirden fazlanesnedeki (tek bir işlemde) mevcut Salesforce kayıtlarıyla karşılaştırılabilir .

Yöneticiler ayrıca, içe aktarma sırasında alan değerlerine önceden tanımlanmış biçimlendirme uygulayarak ve kullanıcıların giriş dosyalarında temsil edilmeyen alanlar için ortak bir değer belirlemesine olanak tanıyarak, bir e-tabloda verileri hazırlarken Yöneticinin zamanından tasarruf ettiğinden "formülleri dönüştürme" ve "sabit ekleme" özelliklerini de severler. .

Ancak bu, yüzeyi zar zor çiziyor.

Yöneticiler, Pazarlama Operasyonları ve Satış Operasyonları profesyonellerinin verilerini yönetmek için ihtiyaç duydukları şeye sahip olmaları için üründe yerleşik olarak bulunan diğer bazı zaman kazandıran özellikler şunlardır:

• Kayıt sahipliğini yönetmek için Salesforce atama kurallarını çağırın.
• İçe aktarma sırasında herhangi bir kayda Görevler oluşturun ve atayın.
• Etkin kampanya seçim listesini veya Kampanya Kimliğini kullanarak Kişileri ve Potansiyel Müşterileri bir Kampanyaya atayın.
• Ekipler ve otomasyon genelinde içe aktarma tutarlılığı için alan eşlemelerini ve eşleştirme mantığını kaydedin.
• İstenmeyen değişiklikleri geri almak için otomatik olarak oluşturulan geri yükleme dosyalarına güvenin.
• .xlsx ve .csv dosya türlerini kullanın.
• Giriş dosyanızda hangi satırların işleneceğini belirtin; örneğin, 50. satırdan başlayıp 200. satırda bitin.
• Gerçek dosyaları Salesforce İçeriğinden dışa aktarın.

DemandTools Ücretsiz sürümü (özellikler yukarıda belirtilenlerden farklıdır), daha gelişmiş bir veri yükleme aracını düşük maliyetle kullanmanın harika bir yoludur.

Veri yüklerinden korkmayın. Sadece oraya girmeniz ve verilerinizin yanı sıra sürecinizi de kontrol altına almanız gerekiyor. Bu şablonlar üzerinde çalışmaya başlayın; yardımcı olacaktır!

Bill Hare,Validity'nin konuk blog yazarıdır.Kendisi 2x Salesforce Sertifikalıdır.10 yıllık uygulama ve operasyon deneyimi boyunca Salesforce dünyasının birçok farklı yönünü görmesine olanak tanıyan birçok rolde yer aldı.