Veri Yönetiminin Nasıl ve Nedeni

Şirketler iş zekası oluşturmak, süreçlerini iyileştirmek ve daha fazla gelir elde etmek için verilere güvenir. Ancak, verilerin getirdiği fırsatlar bir riskle birlikte gelir.

Veriler düzgün bir şekilde yönetilmediğinde, başlangıçta desteklemesi gereken işletmeye zarar vererek bozulabilir, kullanılamaz hale gelebilir ve hatta kaybolabilir.

Bu nedenle uygun veri yönetimi, iş başarısı için çok önemlidir.

CRM veri yönetimi nedir?

CRM veri yönetimi, iş operasyonlarını desteklemek ve iş hedeflerine ulaşmak için müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) verilerini toplama, doğrulama, depolama ve kullanma pratiğidir. İyi bir CRM veri yönetimi, güvenli ve verimli bir şekilde gerçekleşir ve şirketlerin uygun maliyetli kalırken ve tüm veri düzenlemelerine göre çalışırken verilerinden en iyi şekilde yararlanmalarına olanak tanır.

Aşağıdakiler gibi birçok farklı veri yönetimi işlevini kapsamak için iyi düşünülmüş bir strateji gereklidir:

• Verileri doğru kişiler için erişilebilir hale getirme
• Verileri güncel tutma
• Verileri bulutta ve/veya şirket içinde düzenleme ve depolama
• Veri gizliliğini koruma
• Verilerin güvenliğini sağlama
• Veri yedekleme ve kurtarma seçenekleri sunar
• Küresel gizlilik yasalarına ve düzenlemelerine uygunluğu sürdürmek için gerektiğinde verileri silme

Bu işlevler veya faaliyetler, birlikte bir veri yönetim sistemi oluşturan farklı araç ve platformlarda gerçekleşir.

Veri yönetiminin, yalnızca CRM verilerinin değil, her türlü verinin yönetimini kapsadığına dikkat etmek önemlidir. Ayrıca çalışan kayıtlarını, referans verilerini, araştırma verilerini, raporları, bordro verilerini ve diğer türdeki dahili verileri ve harici kaynaklı bilgileri denetler.

Bu nedenle veri yönetimi, şirketinizin depoladığı verilerle etkileşime giren herkesi etkiler.

Veri yönetiminin önemi

Veriler, birçok şirkette temel bir varlık haline geldi. Şirketler verileri pazarlama kampanyalarını yönlendirmek, müşteri hizmetlerini iyileştirmek, iş akışlarını optimize etmek ve üst düzey iş kararları almak için kullanır.

Verilerin bu kapsamlı kullanımı (ve hatta bunlara bağımlılık), uygun veri yönetiminin çok önemli olduğu anlamına gelir. Bu olmadan, veri kalitesi sorunlarının ortaya çıkması ve kuruluşunuzun tüm düzeylerinde sorunlara yol açması an meselesidir.

Tutarsız, eksik veya yanlış veriler şunlara yol açabilir:

• Satış ekipleri anlaşmaları kapatmak için yeterli ayrıntıya sahip değil.
• Pazarlama ekiplerinin etkili, hedefe yönelik kampanyalar oluşturamaması.
• Müşteri desteğinin kişiye özel yardım sunamaması.
• Hatalı bilgilere dayalı olarak stratejik kararlar alan yönetim.

Ve uygun bir veri yönetimi süreci kurmadıysanız, topladığınız tüm bu verilerin işlenmesi zor hale gelmesi ve daha iyi performans göstermenize yardımcı olmak yerine kaynaklarınızı daha fazla tüketmeye başlaması çok uzun sürmeyecek.

Kısacası, uygun veri yönetimi olmadan zaman, para ve hatta markanızın itibarını kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Bunun da ötesinde, şirketlerin verilerini güvende tutma ve GDPR ve California Tüketici Gizliliği Yasası gibi gizlilik düzenlemelerine uyma konusunda yasal yükümlülükleri vardır. Veri yönetimi, bu düzenlemelere uygunluğu sürdürmek için çok önemlidir.

Veri yönetiminin faydaları

Doğru veri yönetiminin önemi, sorun önlemenin ötesine geçer. Güçlü bir veri yönetimi stratejisi beraberinde pek çok fayda getirir.

Yeterlik

Verilerinizi yüksek kalitede ve düzenli tutarak, kuruluşunuzdaki herkes için kullanımı çok daha kolay hale gelir. İnsanlar, hepsini yorumlamak için veri uzmanlarına güvenmek zorunda kalmadan görevleriyle ilgili verilerden yararlanabilir, analizler yürütebilir ve iyileştirmeler önerebilir.

İtibar

Tüm bu müşteri ve potansiyel müşteri kayıtları büyük sorumluluklar taşır. Onları güvende tutarsanız, sizinle çalışan ve sizden ürün satın alanların güvenini korursunuz. Ancak herhangi bir şey ters giderse, bu güvenlik ihlali, veri kaybı veya gizlilik ihlali itibarınızda bir çentik oluşturacaktır.

Tutarlı CRM veri yönetimi, veri gizliliği ve güvenliğinin sürekli öncelikler olmasını sağlar ve bu süreçte itibarınızı korur.

rekabet edebilirlik

Büyük veri kümelerini toplamak bir şeydir, ancak bunları verimli bir şekilde kullanmak başka bir şeydir. Hedef odaklı bir CRM veri yönetimi stratejisi, pazarlama ve satış çabalarınızın yanı sıra dahili süreçlerinizi iyileştirmenize olanak tanıyan içgörüler sağlayarak size rekabet avantajı sağlayabilir.

Maliyet etkinliği

Veri akışları düzgün bir şekilde belgelendiğinde ve araçlar arasında tek güvenilir bilgi kaynağı sağlamak için veriler düzene girdiğinde, tekrar eden süreçler oluşturmak ve aynı tür analizleri tekrar tekrar çalıştırmaktan kaçınmak çok daha kolay hale gelir. (Veri tekrarını önleyerek tasarruf ettiğiniz kaynaklardan bahsetmiyorum bile.)

Veri yönetimi türleri

Bu kadar geniş bir alan olduğundan, her biri kendi sorumluluklarıyla gelen farklı veri yönetimi türleri vardır.

Veri yönetimi

Veri yönetişimi, bir şirketin, verilerin toplandığı andan nerede ve nasıl saklandığına, erişilebilir kılındığına, kullanıldığına ve taşındığına kadar veri yaşam döngüsünün her aşamasında verilerini nasıl yönettiğini belirleyen ilkeler, prosedürler ve politikalar kümesini ifade eder. ve (potansiyel olarak) silindi.

Her şirketin, şirketin iş hedeflerine ve veri gereksinimlerine dayalı olarak kendi veri yönetişim çerçevesi vardır. Daha büyük şirketler, veri görevlilerini, veri güvenliği ekiplerini ve diğer veri kalitesi ve yönetimi profesyonellerini ve ayrıca veri kalitesi ve güvenliğini korumada rol oynayan herkesi denetleyen özel veri yöneticilerine sahip olabilir.

Veri yönetimi

Veri görevlisi, şirket genelinde veri yönetişimi ilkelerini uygulayan ve uygulayan kişidir. Kuralları belirlemezler, ancak yönergelerin takip edildiğinden ve en iyi uygulamaların uygulandığından emin olurlar.

Çoğu zaman, veri görevlileri de veri kalitesinin sağlanmasından sorumludur. Ancak daha büyük şirketlerde, bu göreve yardımcı olan özel veri kalitesi yöneticileri olabilir.

veri mimarisi

Veri yönetişiminin bir şirket içinde veri yönetimi için kuralları belirlediği durumlarda, veri mimarisi, verilerin belirlenen ilkelere göre yönetilmesine izin veren teknolojik altyapıyı sağlamaya odaklanır.

Veri güvenliği

Veri güvenliği, bir şirketin verilerinin korunmasını sağlayan tüm süreçlerle ilgilidir, örneğin:

• Veri şifreleme
• Giriş kontrolu
• Veri hırsızlığı önleme
• Yanlışlıkla yer değiştirmeye veya silinmeye karşı koruma
• Veri bozulmasına karşı koruma
• Yedekleme ve kurtarma işlemleri

Veri güvenliği ekipleri yalnızca gerçek verileri denetlemekle kalmaz, aynı zamanda bu verilerin üzerinde yaşadığı donanım ve yazılımın da güvenli olmasını sağlar.

Veri Hazırlama

Veri hazırlama, analiz için ve iş zekası kaynağı olarak kullanılabilir hale gelmesi için ham verilerin profilinin çıkarılması, doğrulanması, temizlenmesi ve dönüştürülmesinden oluşur. Genellikle farklı kaynaklardan gelen verilerin birleştirilmesini de içerir.

veri modelleme

Veri modelleme, farklı veriler arasındaki ilişkileri ve verilerin bir şirkette hem belirli araçlar içinde hem de kurumsal sistemler arasında nasıl hareket ettiğini belgeler.

Ana veri yönetimi

Ana veri yönetimi, bir şirketin her zaman tek, doğrulanmış, güncel ve güvenilir bir bilgi parçasıyla çalışmasını sağlamaya odaklanır. Bu, tüm farklı veri kaynaklarınızdan veri çekmek ve bunları kullanılabilir, güvenilir bir kaynak olarak sunmak anlamına gelir. Ayrıca, verilerin farklı sistemler ve araçlar arasında aynı niteliksel şekilde temsil edilmesini sağlamayı da içerir.

Veri ambarı yönetimi

Veri ambarı yönetimi, bir şirketin verilerinin fiziksel olarak ve/veya bulutta nasıl depolanacağını belirler. Ham verilerin toplandığı ve düzenlendiği altyapıyı sağlar, denetler ve yönetir.

büyük veri yönetimi

Büyük veri yönetimi, bir şirketin büyük miktarlarda ham ve yapılandırılmış veriyi nasıl toplayıp depoladığını ifade eder, böylece şirket genelindeki ekipler bu verileri süreçlerini iyileştirmek ve veriye dayalı kararlar almak için kullanabilir.

Veri yönetimi en iyi uygulamaları

Veri yönetimi, işletmenin hedeflerine ve veri gereksinimlerine bağlı olarak şirketten şirkete farklı görünecektir. Ancak, uygulamaya karar verdiğiniz politika ve prosedürlerden bağımsız olarak aklınızda bulundurmak isteyeceğiniz birkaç en iyi uygulama vardır.

İş hedeflerini tanımlayın

İşinizdeki çoğu büyük girişimde olduğu gibi, veri yönetimi uygulamalarınız iş hedeflerinizi desteklemelidir. Bu, verimli ve etkili bir şekilde performans göstermek için hangi verilere ihtiyacınız olduğunu ve bu verilerin en iyi nasıl saklanacağını ve kullanılacağını belirlemeniz gerektiği anlamına gelir.

Çok fazla veri toplamak, kaynaklarınızı zorlayabilir ve iğneyi hareket ettirmenize gerçekten yardımcı olacak şeylerden odağı uzaklaştırabilir. Çok az veri toplamak, daha ayrıntılı prosedürler ve iş akışları geliştirirken fırsatları kaçırmanıza neden olabilir.

Veri güvenliğini önceliklendirin

İş hedefleriniz ne olursa olsun, verilerinizi güvende tutmak her zaman bir öncelik olmalıdır. Bunun üzerinde aktif olarak çalışmak ve bir ihlal meydana geldiğinde harekete geçmek önemlidir. Ekibinizin güvenlik risklerini tespit etmesine ve bunları önleyici bir şekilde çözmesine olanak tanıyan bir veri güvenliği bakım planı oluşturun.

Veri güvenliği, yalnızca veri yönetimi ekibinizin sorumluluğu değildir. Şirkette verileri işleyen herkesin veri güvenliği en iyi uygulamaları konusunda bilgi sahibi olması gerekir. İdeal olarak, bu, kimlik avı teknikleri ve fidye yazılımı saldırıları gibi en son tehditler hakkında sürekli eğitim ve iletişim yoluyla gerçekleşir.

Veri kalitesine odaklanın

Veri kalitenizi korumak için, şirketinizde yüksek kaliteli verilerin nasıl göründüğüne dair net bir tanımlamaya ihtiyacınız var. Bu standartları belirledikten sonra, bunları sürekli olarak izlemek için bir plan geliştirin. Hataları ortaya çıktıkları anda düzeltebilmek için doğruluğu ve olası veri bozulmalarını kontrol edin.

Aşağıda, ekleyebileceğiniz birkaç veri kalitesi metriği verilmiştir:

• Doğruluk: Veriler ne kadar doğru?
• Uygunluk: Veriler iş hedeflerinizle ne kadar alakalı?
• Tamlık: Verilerin kullanılmasını engelleyen herhangi bir şey eksik mi?
• Erişilebilirlik: Bu verilere erişmesi gereken herkesin erişimi var mı?
• Tutarlılık: Verileriniz, veri kaynakları ve sistemler arasında aynı şekilde mi biçimlendirilmiş?

Bu bağlamda, veri yönetimi en iyi uygulamalarının şirket genelinde bilinmesi önemlidir, böylece herkes verileri olabildiğince temiz tutmak için üzerine düşeni yapabilir. Ayrıca, kapsayıcı veri yönetişimi ilkelerinizle çelişmediği sürece, CRM veri yönetimi en iyi uygulamaları gibi araca özel veri yönetimi yönergeleri de tanımlayabilirsiniz.

Bir veri yedekleme ve kurtarma stratejisi geliştirin

Acil bir durumda, ayrıntılı yedekleme ve kurtarma prosedürleri, veri sistemlerinizi hızlı bir şekilde çalışır duruma getirmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, toplamak ve korumak için çok çalıştığınız yüksek kaliteli verilerle hemen çalışmaya geri dönebilmenizi de sağlarlar.

Ekibinizi en iyi şekilde hazırlamak için neyin yanlış gidebileceğini önceden tanımlayın ve her senaryoyu nasıl ele alacağınızı planlayın. Adım adım bir yaklaşımın ana hatlarını çizin ve herkesin baskı altındayken ne yapacağını bilmesi için neyin (ve ne zaman) olması gerektiğini görsel olarak netleştirmek için akış şemaları kullanın.

Tüm veri yönetimi araçlarınızın nasıl çalıştığını ve aralarındaki iş akışlarının nasıl göründüğünü günlüğe kaydetmek de iyi bir fikirdir. Bu, hedeflenen bir şekilde sorun gidermeyi ve yalnızca gerektiğinde kurtarma prosedürlerini çalıştırmayı kolaylaştırır.

Verilerinizi güvenli bir şekilde depolamak söz konusu olduğunda, 3-2-1 metodolojisi yaygın olarak kullanılır ve önerilir. Biri tesis dışında olmak üzere iki farklı depolama yöntemi kullanarak verilerinizin üç kopyasını depolamanızı söylüyor. Bu sistem, bir depolama yönteminin veya konumun kaybolması veya imha edilmesi durumunda verilerinizin bir kopyasına her zaman sahip olmanızı sağlar.

Verileri kullanılabilir hale getirin

Verilerinizi düzgün bir şekilde yönetmenin ve güvende tutmanın tüm amacı, şirketiniz için yararlı olabilmesidir. Bu, kullanıcılar için kolayca erişilebilir ve kullanılabilir olması gerektiği anlamına gelir. Belirli bir veritabanı tasarımı, BT ekibiniz için iyi sonuç verebilir, ancak diğer kullanıcılar için kafa karıştırıcı olabilir.

Veri yönetimi uygulamalarınızı geliştirirken daima son kullanıcıları göz önünde bulundurun ve onlar için sorunsuz bir kullanıcı deneyimi sağlayın. Bunu en başından itibaren her zaman doğru yapamayabilirsiniz, bu nedenle geri bildirim toplamak ve gerektiğinde uyarlamalar yapmak önemlidir.

Sonunda, verileriniz yalnızca ekip üyelerinizin verilerle çalışabildiği kadar sizin için çalışabilir.

Sağlam veri yönetimi yazılımı kullanın

Bu en iyi uygulamaları desteklemek için oluşturulmuş veri yönetimi yazılımını kullandığınızda, veri yönetimi en iyi uygulamalarını takip etmek en kolay yoldur. Sizin için doğru araç, şirketinizin hedeflerine ve veri gereksinimlerine bağlı olacaktır, ancak bir veri yönetimi aracında her zaman olmasını isteyeceğiniz birkaç şey şunlardır:

• Kullanıcı dostu arayüz
• Veri temizleme özelliği
• Kurtarma işlevi
• ölçeklenebilirlik
• özelleştirilebilir seçenekler

Etkili veri yönetimi için adım adım kılavuz

Veri yönetimi, günümüzün veri odaklı dünyasında bir işletmeyi yönetmenin kaçınılmaz bir yönü haline geldi. Ancak, bunu doğru yapmak kolay değil.

Verileri işlemenin pek çok farklı yolunu kapsadığından, veri yönetimi kolayca dağınık hale gelebilir ve veri kalitenizi olumsuz yönde etkileyebilir.

Bu nedenle The Dirt on Data Quality adlı rehberimizi oluşturduk. Etkili bir veri yönetimi stratejisi oluşturmanız için size adım adım talimatlar verir, böylece verilerinizin size karşı değil, sizin için çalıştığından emin olabilirsiniz.