Veri Arşivleme Nedir? Hedefler, Teknikler ve En İyi Uygulamalar

Her tıklama, kaydırma veya dokunma, çevrimiçi dünyamızın geniş mozaiğine eklenen bir veri izini sürdürür. Dijital değerli varlıklarımızın bakımı, korunması ve organize edilmesi giderek daha önemli hale geliyor.

Arşiv depolama çözümleri, verilerin uzun vadeli korunması için tasarlanmıştır. Bu tür veriler günlük işlemler için gerekli değildir ancak ticari veya düzenleyici nedenlerden dolayı saklanır. Çoğunlukla veri sıkıştırma, veri tekilleştirme ve şifrelemeyi bir araya getiren depolama çözümlerinin, veri bütünlüğünü korurken uygun maliyetli olması amaçlanmaktadır.

İnovasyonun sürekli olduğu ve dijital bilginin hiç bitmeyen bir nehir gibi aktığı durumlarda, dijital verilerin benimsenmesi merkezde yer alır. Dijital ayak izimiz katlanarak genişledikçe bu veri zenginliğini yönetmek ve korumak kritik hale geliyor.

Yaşam alanını düzenli tutmak için yılın büyük bölümünde sezonluk dekorasyonları bir depoya nasıl yerleştirdiğimiz gibi, veri arşivleme de nadiren kullanılan bilgileri güvenli bir konuma taşır. Bu, aktif depolama alanlarınızı tıkamadan hayati bilgilerin alınmasını kolaylaştırır.

Başka bir senaryoda, web sitenizi her bir bilgi parçasının değerli bir mücevher görevi gördüğü bir malzeme hazinesi olarak düşünün. Zaman geçtikçe bu hazinelerden bazıları daha az alakalı veya erişilebilir hale gelebilir, ancak yine de tarihi önemlerini koruyabilirler.

Veri arşivleme, bu tür daha az kullanılan ancak önemli mücevherleri sistematik olarak saklayarak sanal sandığınızın düzenli kalmasını ve fazla verinin web sitenizin performansını yavaşlatmamasını garanti eder.

Veri arşivleme stratejisi yalnızca web sitenizin performansını artırmakla kalmaz, aynı zamanda dijital geçmişinizin korunmasına da katkıda bulunur.

Veri arşivlemenin amaçları

Veri arşivlemenin hedefleri arasında etkin veri yönetimine katkıda bulunmak, mevzuata uymak, dijital geçmişi korumak ve meydana gelen felaketlerden verileri kurtarmak yer alıyor. Özellikle aşağıdakilerle ilgilidirler:

• Uzun süreli depolama. Arşivleme, önemli, etkin olmayan verilerin uzun bir süre boyunca erişilebilir ve hasarsız kalmasını garanti etmeyi amaçlar. Varlıkları donanım arızalarından, sistem arızalarından veya teknik değişikliklerden kaynaklanan veri kaybına karşı korur.
• Maliyet optimizasyonu. Arşivleme, eski materyalleri farklı bir yere taşıyarak aktif depolama sistemlerindeki kaynakları serbest bırakır. Bu, genel sistem performansını artırır ve yüksek performanslı depolama seçeneklerinin maliyetini düşürür.
• Uyumluluk ve mevzuat gereksinimleri . Yasalar, birçok endüstrinin belirli veri türlerini belirli bir süre boyunca elinde tutmasını gerektirir. Verilerin doğru şekilde korunması, şirketlerin düzenlemelere ayak uydurmasını sağlar.
• Tarihsel referans ve analiz. Arşivlenen veriler, şu anda çalışır durumda olmasa bile, geçmişten gelen önemli veri kökenini, öngörüleri, eğilimleri ve kalıpları içerir. Yine de bilinçli iş kararları alınmasına veya eğilimlerin tahmin edilmesine yardımcı olacak bilgiler içerebilir.
• Verimli veri yönetimi. İyi organize edilmiş bir veri ortamı, iyi korunmuş verilere ihtiyaç duyar. Eski materyalleri aktif depolama konumlarından uzak tutarak kullanıcıların istedikleri bilgiyi hızlı bir şekilde tanımlamalarına ve almalarına olanak tanır.
• Bilgi yönetimi . Kritik kurumsal bilgi, organizasyonlarda sıklıkla tarihsel verilere dahil edilir. Kuruluşlar sıklıkla kritik bilgileri geçmiş veri depolarına dahil eder. Düzgün arşivleme, personel değiştiğinde bile bu bilgilerin kullanılabilir olmasını garanti eder.

Veri arşivi, veri depolama ve veri yedekleme

Veri depolama bilgileri elinizin altında tutar. Veri yedekleme, iş sürekliliğini sağlamak için güncel, güvenliği ihlal edilmiş verilerin hızlı bir şekilde kurtarılmasıyla ilgilidir. Son olarak, veri arşivleme bir miktar depolamadan ve bir miktar da yedeklemeden yararlanırken, asıl odak noktası daha eski, daha az kullanılan verileri korumaktır.

Etkin veri yönetimi için mevzuata uygunluk, optimizasyon ve geçmiş referansların tümü gereklidir. Depolama, mevcut işletim taleplerini karşılar ve arşivleme, uzun vadeli koruma ve kaynak verimliliğine yöneliktir.

Veri arşivlemenin faydaları

Veri arşivleme, verileri ortada tutmanın ötesine geçer; Uygulama, kuruluşların üretkenliğini artırmasına, uyumluluğu sürdürmesine, bilinçli kararlar almasına ve dijital varlıklarını uzun vadeli saklama için güvence altına almasına olanak tanıyor.

• Geçmiş veriler önemli bilgiler, eğilimler ve modeller sağlar. Arşivleme, geçmiş verilerin incelemeye açık kalmasını garanti eder ve kullanıcıların bilinçli kararlar almasına yardımcı olabilir.
• Aktif, erişilebilir, değiştirilebilir veriler genellikle güçlü depolama ve işleme kaynaklarına ihtiyaç duyar. Hiç kimse arşiv dosyalarını eskisi kadar kullanmıyor; bu da kaynakları serbest bırakıyor, sistem verimliliğini artırıyor ve giderleri azaltıyor.
• Kayıtlar, belgeler ve araştırma çalışmaları gibi dijital varlıklar sıklıkla zaman içinde değerli hale gelir. Veri arşivleme, bu varlıkları veri kaybına, cihaz sorunlarına ve teknolojik eskimeye karşı korur.
• Arşivleme, başarılı veri yönetimi uygulamalarıyla tutarlıdır ve verilerin iyi organize edildiğini, kolay erişilebilir olduğunu ve doğru şekilde sınıflandırıldığını doğrular.
• Arşivlenen verileri istenmeyen erişim veya ihlallerden korumak için uygun arşivleme yöntemlerine güvenlik önlemleri dahildir.
• Beklenmedik olaylar iş operasyonlarını kesintiye uğratır. Arşivleme, hayati verilerin yedek kopyalarını güvence altına alarak iş sürekliliğini ayakta tutar.

Temel veri arşivleme yasaları

Veri saklamanın uyumluluk açısından işlevini daha iyi anlamamızı sağlamak için, belirli veri saklama politikası gereksinimlerine sahip birkaç yasa ve düzenlemeyi burada bulabilirsiniz.

• Genel Veri Koruma Yönetmeliği'nin (GDPR) 5(e) Maddesine göre veriler, "kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olandan daha uzun olmamak üzere, veri sahiplerinin kimliğinin belirlenmesine olanak sağlayacak bir biçimde saklanmalıdır." GDPR, firmaların kişisel verileri uzun süre saklamalarına izin verir; "kişisel veriler yalnızca kamu yararına arşivleme amacıyla, bilimsel veya tarihsel araştırma amaçlarıyla veya Madde 89(1) uyarınca istatistiksel amaçlarla işlenecektir."
• Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), eyaletlere göre değiştiği için tıbbi verilerin arşivlenmesine ilişkin tek tip bir kriter içermemektedir. Ancak HIPAA ile ilgili belgelerin saklanması hakkında net bilgiler içerir.
• ABD Çalışma Bakanlığı'na göre Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), işletmelerin kayıtlarını en az üç yıl saklamasını gerektiriyor. Ücretin hesaplanması için zaman kartları, programlar ve kazanç kayıtları iki yıl süreyle saklanmalıdır. Çalışma Bakanlığı temsilcileri inceleme için tüm kayıtlara erişebilmelidir.
• Sec'e göre. Sarbanes-Oxley Yasası (SOX) 802(a)(1) uyarınca, “1934 Menkul Kıymetler Borsası Yasasının 10A(a) bölümünün geçerli olduğu bir menkul kıymet ihraççısının denetimini yürüten herhangi bir muhasebeci, tüm denetimleri veya denetimin veya incelemenin sonuçlandığı mali dönemin sonundan itibaren beş yıllık bir süre boyunca çalışma kağıtlarını gözden geçirin.”

Veri arşivlemenin zorlukları

Veri arşivleme, işletmelerin depolanan verilerini başarılı bir şekilde yönetmek için aşması gereken çeşitli sorunları sunar. Aşağıda çözmeniz gerekebilecek beş konu var.

1. Veri hacmi ve büyüme: Hacimler katlanarak genişledikçe, büyük miktarda bilgiyi korumak ve muhafaza etmek zorlayıcı olabilir. Artan veri miktarlarını karşılamak için ölçeklenebilir arşivleme çözümleri sağlamak kolay bir iş değildir.
2. Veri sınıflandırması ve tanımlama: İlgililik, yasal gereklilikler ve kullanım eğilimlerine bağlı olarak hangi verilerin korunacağı konusunda bazı zor seçimler yapmanız gerekir. Verimli bir şekilde geri almayı sağlamak için arşivleme için materyali doğru şekilde tanımladığınızdan ve kategorilere ayırdığınızdan emin olun.
3. Veri saklama düzenlemeleri ve uyumluluk: Farklı sektörlerin farklı veri saklama düzenlemeleri vardır. Verileri bu standartlara uyarken korumak ve denetimler için erişilebilir tutmak, özellikle düzenlemeler değiştiğinde her bilgi profesyonelini test eder.
4. Materyale erişim ve erişilebilirlik: Arşivlenen materyale genellikle mevcut verilere göre daha az erişilebilir. Korunan verileri güvenlikten ödün vermeden kolayca kurtarılabilir halde tutmak için yapılan bir dengeleme eylemidir.
5. Teknolojinin eskimesi: Teknoloji ilerledikçe veri formatlarının, depolama yöntemlerinin ve arşivleme prosedürlerinin güncellenmesi gerekecektir. Korunan verilerin uzun vadeli erişilebilirliğini garanti etmek önemli zorluklar yaratır.

Veri arşivlemeye yönelik en iyi uygulamalar

Veri yaşam döngüsü yönetimi politikanızın önemli bir bileşeni olarak veri arşivlemeye yönelik bir planınızın olması gerekir. Aynı anda bilgileri kaydetmenize ve gerçekçi bir depolama bütçesini korumanıza olanak tanır.

Güçlü bir veri arşivleme stratejisi oluşturmak için önerilen ilk beş teknik aşağıda verilmiştir.

1. Açık arşivleme politikaları oluşturun

Korunacak veri türünü ve ne zaman arşivlenmesi gerektiğine ve ne kadar süre saklanacağına ilişkin parametreleri belirten iyi tanımlanmış arşivleme politikaları oluşturun. Tutarlılığı ve kurallara uyumu sürdürmek için veri uygunluk kriterlerini uygulayın.

2. Verileri sıralayın ve önceliklendirin

Verileri değerine, hassasiyetine ve kullanım sıklığına göre kategorilere ayırın. Her veri noktası aynı düzeyde koruma gerektirmez. Veri arşivlemeyi iş taleplerine, mevzuat kısıtlamalarına ve tarihsel öneme göre önceliklendirin.

3. Veri güvenliği önlemlerini uygulamaya koyun

Veri güvenliğinin korunmasını sağlamak için şifreleme, erişim kontrolleri ve kimlik doğrulama sistemleri kurun. Yasadışı erişimi önlemek için arşivlenen verilere erişimi düzenli olarak denetleyin ve izleyin.

4. Ölçeklenebilir ve verimli depolama çözümleri kullanın

Genişleyen veri hacimlerini işleyebilecek arşivleme sistemlerini seçin. Ücretleri yönetmek için bant arşivleri veya bulut arşivleme sistemleri gibi uygun maliyetli depolama alanlarını kullanmayı düşünün.

5. Belge arşivlemeye odaklanın

Kurallar, yöntemler ve veri arşivleme seçeneklerinin ardındaki gerekçeler de dahil olmak üzere, veri arşivleme operasyonlarınızın kapsamlı kayıtlarını tutun. Bu belgeler denetimler için kullanışlıdır, tutarlılık sağlar ve gelecekteki karar verme süreçlerinde referans işlevi görür.

Veri arşivleme çözümleri

Arşiv depolama çözümleri genellikle e-postaları, belgeleri ve doğrudan alakalı olmayan ancak yine de geçmiş referans, uyumluluk veya veri kurtarma açısından değeri olan diğer verileri tutar. Bu sistemler, bantlar gibi fiziksel depolamayı ve bulut tabanlı hizmetler gibi dijital depolamayı destekleyebilir.

Veri arşivlerinin geleceğinin kilidini açmak

Veri arşivleme, dijital çağımızın yapısında bilginin istikrarlı bir koruyucusu olarak ortaya çıkıyor; geçmişin, uyumluluğun ve verimliliğin akışını koruyor. Yenilik akımlarının içinden geçerken veri arşivlemenin geçmişimizi koruduğunu ve geleceğimize yön verdiğini keşfediyoruz. Bilinçli kararlar vermemize, düzenleyici ortamlarda gezinmemize ve kaynakları optimize etmemize olanak tanır.

Teknoloji ilerledikçe, uygun veri koruma ve korumanın önemi sabit kalacak ve iyi bilinen geçmiş ile önümüzdeki keşfedilmemiş bölge arasında bir bağlantı sağlanacak.

Fırsatı yakalayın ve veri koruma hakkında daha fazlasını keşfedin !