Sürekli İşlem Kontrolü: neden şirketler için de faydalıdır?

Şirketler için Sürekli İşlem Kontrolü , yalnızca yetkililerin daha fazla dikkatini çekmekle kalmayıp aynı zamanda bir dizi önemli avantaj ve işlerini daha şeffaf, güvenli ve daha açık olan dijital bir modele doğru geliştirme fırsatı anlamına gelen önemli bir yeniliği temsil ediyor. Uluslararası market.

Şirketler için Sürekli İşlem Kontrolü : bir varlık mı yoksa bir “yük” mü? Cevap açık değil.

İlk bakışta, Sürekli İşlem Kontrol sistemlerinin yalnızca şirket faaliyetlerini izlemek, yanlış veya daha kötü, hileli davranışlardan kaçınmak için ek bir araçtan yararlanabilecek devlet yetkilileri için yararlı olduğunu düşünebilirsiniz.

Sonuçta, yakın tarihli bir gönderide , Ülke sistemi için Sürekli İşlem Kontrolünün başlıca avantajlarını sıraladık ve çok olumlu bir tablo ortaya çıktı:

1. CTC çözümleri , tüm işlemler herhangi bir zamanda, esasen gerçek zamanlı olarak izlenebildiğinden, kontrollerin etkinliğini artırır;
2. İşlemlerin kontrolü, esasen sonuçlandırıldığı an ile eş zamanlı olduğu için, yetkililer, uzun zaman öncesine ait tarihi bilgileri elde etmek için uzun teftiş faaliyetlerine kaynak harcamak zorunda kalmama gibi muazzam bir avantaja sahiptir;
3. Genel olarak, daha etkili ve verimli bir kontrol sistemi sayesinde, izleme ve doğrulama faaliyetlerinin maliyeti oldukça düşüktür ve aynı zamanda vergi gelirlerinde, dolandırıcılık veya kaçakla mücadelede sürekli bir artışa izin verir.

Bu nedenler tek başına herhangi bir devleti Sürekli İşlem Kontrolü teknolojilerini mümkün olan en kısa sürede benimsemeye zorlamak için fazlasıyla yeterli olacaktır, ancak aynı şey iş perspektifinden bakıldığında söylenebilir mi?

Sürekli İşlem Kontrolü dijitalleşmeyi destekliyor

Yukarıdaki soruya verilen yanıt evettir: Sürekli İşlem Kontrolü , şirketler içinde dijital dönüşümü yönlendirmek söz konusu olduğunda müthiş bir araçtır. Bu dönüşüm sadece üretim aşamasını veya müşteri ilişkileri aşamasını ilgilendirmemelidir. İş faaliyetinin tüm sektörlerini içeren mümkün olduğunca çapraz olmalıdır. Faturalandırma, şüphesiz en stratejik uygulama alanlarından biridir , çünkü sadece şirketleri dahili olarak etkilemekle kalmaz, aynı zamanda şirketlerin faaliyet gösterdiği bağlamı ve diğer kamu ve özel kuruluşlarla kurdukları ilişkileri de etkiler. Bu sayede şirketler, tüm ülke sisteminin dijital dönüşümünde aktif rol alarak yukarıda bahsettiğimiz faydaların elde edilmesine yardımcı oluyor.

Sürekli İşlem Kontrolü, belgelerin kaydileştirilmesini teşvik eder

Spesifik olarak, Sürekli İşlem Kontrol modellerinin benimsenmesinin en çok teşvik ettiği dijital dönüşümün bir yönü , belgelerin kaydileştirilmesidir . Sonuçta, faturalama ve ilgili tüm prosedürler geleneksel olarak hem fiili işlem sırasında hem de beyan ve değerlendirme aşamalarında daha fazla kağıt belge gerektirir. Buna, günlük faaliyetler sırasında hazırlanan diğer tüm belgeleri eklemeliyiz.

Neden bahsettiğimiz hakkında bir fikir edinmek için, bazı anketlere göre bir İtalyan çalışanın yılda ortalama 70 kilo kağıt kullandığını düşünün : bu 17 ağacın kesilmesine, yani 440.000 litre su tüketimine tekabül ediyor. , 3 varil petrol kullanımı ve son olarak 3m² atık üretimi (Kaynak: Adnkronos). Ve belirtildiği gibi, kullanılan kağıdın iyi bir yüzdesi kesinlikle faturalandırma ve diğer ilgili faaliyetlerle ilgilidir. Ayrıca, her yıl kağıt, toner, fotokopi makinesi, bakım ve fiziksel arşiv alanı satın alma dahil olmak üzere çeşitli ilgili gider kalemleriyle uğraşmak zorunda kalan şirketler için kağıt medya kullanımının önemli bir maliyet olduğunu vurgulamak gerekir .

Sürekli İşlem Kontrolü , her bir şirketten gelen işlem verilerinin dijitalleştirilmesini zorunlu kılarak, şirketlerin geleneksel faturalandırma yöntemlerini dijital olanlar lehine terk etmesine yol açar. Aslında, uygulanan CTC modelinin ötesinde, bilginin merkezi makamlara aktarılma şekli, belirli kaydi formların benimsenmesini gerektirmektedir.

Örneğin, Avrupa Birliği'nin tüm üye ülkeleri arasında yaygın olan raporlama modelinde, belirli XML standartları (İspanya'da olduğu gibi) veya Vergi için Standart Denetim Dosyası olarak adlandırılan (Portekiz ve Polonya'da uygulanmaktadır) oluşturulmuştur. OECD tarafından tanıtıldı. Benzer şekilde, takas modelinde de ISO20022 Fatura Vergi Raporu gibi sadece iletim modeli olarak da olsa firmalar ve Kamu Yönetimi arasındaki veri alışverişlerinde başvurulması gereken standart iletişim modelleri kullanılmaktadır. Buradan, belgelerin kaydileştirilmesinin mantıklı olduğu ve şirketlerin kendilerini kontrol yetkilileri tarafından uygulanan sistemlerle verimli bir şekilde uyumlu hale getirmelerine yardımcı olduğu anlaşılabilir.

Ancak diğer yazılarda da belirttiğimiz gibi, kaydileştirme sadece bir şirkette kullanılan kağıt medyayı terk etmek değildir. Aynı zamanda , bir belgenin oluşturulduğu zamandan arşivlendiği zamana kadar uzanan dahili belge süreçlerini tamamen yeniden düşünmekle ilgilidir. Aksi takdirde, tam tersi bir etki ile karşılaşırsınız: Dahili süreçleri daha çevik ve sürdürülebilir kılmak yerine, dijital formatta belgelerin kullanımı ile hala analog prosedürlere ve zaman çizelgelerine bağlı olan bir belge yönetim sistemi arasında kaçınılmaz olarak sürtüşme yaratırsınız. kolayca hayal edilebilecek verimsizlikler.

Sürekli İşlem Kontrolü şirketleri korur

Sürekli İşlem Kontrol sistemlerinin uygulanmasının bir başka ilginç avantajı, merkezi kontrol yetkilileri ile ilişkilerin daha verimli yönetilmesini sağlamasıdır. Ayrıca, uyulması gereken son teslim tarihlerinin sayısı ve son teslim tarihlerinin kendileri göz önüne alındığında, uyum konusu herhangi bir şirket için çok hassastır. Bu nedenle, şirketler genellikle bu yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlama konusunda özel bir role sahip dahili ekiplere sahiptir.

Sürekli İşlem Kontrolü (CTC) sistemleri, en küçük usulsüzlükler bile daha kolay tespit edildiğinden, yetkililerin sistemi kontrol etme kabiliyetini ve dolayısıyla firmalar üzerindeki baskıyı artırmaktadır. Bununla birlikte, aynı zamanda, Sürekli İşlem Kontrolü teknolojilerinin uygulanması, herhangi bir sektördeki tüm operatörlere, KDV faturalandırması ve beyanı ile ilgili tüm süreçleri otomatik bir şekilde kontrol etmek ve yönetmek için tasarlanmış bir dizi dijital çözümü keşfetme ve benimseme fırsatı sunar. şekilde (Kaynak: The European Financial Review) .

Bu şekilde, tüm görev blokları, yalnızca bu faaliyetlerin verimliliğini artırmakla kalmayıp aynı zamanda kurumsal uyumun daha iyi ve sürekli izlenmesini sağlayan amaca yönelik platformlar tarafından etkin bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Sürekli İşlem Kontrolü ve dahili veri içgörüsü

Sürekli İşlem Kontrolü ile kurumsal uyum arasındaki bağlantının, hafife alınmaması gereken ek bir avantajı vardır. CTC sistemleri, şirketlerin verilerinin önemli bir bölümünün yönetimini otomatikleştirmesine izin verdiğinden , aynı teknoloji dahili veri analizi için de kullanılabilir. Bu, işinizle ilgili çok ilginç bilgiler sağlayabilir.

Öte yandan, Sürekli İşlem Kontrol sistemlerinin faaliyetlerin dış dünyaya karşı şeffaflık seviyesini artırma eğiliminde olduğu doğruysa, aynı şeffaflığın şirketin kendisine de fayda sağlayabileceği de aynı derecede doğrudur. Ek olarak, işlemlerin gerçek zamanlı kontrolü, onları izlenebilir kılar ve sonuç olarak, organizasyonun her bölümü için anında erişilebilir bir bilgi kaynağı haline gelen veri toplamayı kolaylaştırır. Ancak bu durumda da şirketlerin durumdan yararlanmak için çaba sarf etmesi gerekiyor: özellikle Yapay Zeka ve özellikle makine öğrenimine dayalı teknoloji çözümlerini uygulamak için yatırım yapmaları gerekebilir.

Bu araçlar, konu büyük miktarda veriyi yönetmek, yeniden düzenlemek, sınıflandırmak, analiz etmek, arşivlemek ve hepsinden önemlisi onları anlaşılır kılmak söz konusu olduğunda çok kullanışlıdır. Bundan sonra, belirli stratejiler oluşturmaya ve hepsinden önemlisi, ortaya çıkabilecek herhangi bir kritikliğe önceden müdahale ederek uyumla ilgili görevleri işlevsel ve verimli bir şekilde organize etmeye geçebilirsiniz.

Sürekli İşlem Kontrolü ve uluslararası ticaret

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, çoğu şirket, ulusal sınırları aşarak işlerini mümkün olduğunca genişletmeyi hedefliyor. Aslında, ekonominin ve toplumun hiperdijitalleşmesinin sonuçlarından biri, her şirket için mesafeleri azaltmak ve referans pazarını genişletmek. Ancak, uluslararası işlemler genellikle faturalandırma ve vergi uyumu açısından bazı zorluklara neden olur. Bu bakış açısından, Sürekli İşlem Kontrolü olağanüstü bir basitleştirme aracıdır, çünkü teorik olarak bir CTC sistemine uyum sağlayan her şirket, formları, platformları, güvenlik standartlarını ve faturalama modellerini paylaşan bir organizasyonlar devresinin parçası haline gelir.

Merkezi yetkililerin bakış açısından, avantajlar açıktır, ancak aynı şey diğer oyuncularla daha kolay etkileşim kurabilen ve herhangi bir uyum riskini azaltan şirketler için de geçerlidir . Ve sadeleştirme her zaman iş dostudur.

Bununla birlikte, bunun gerçekleşmesi için, çok sayıda farklı model ve süreçten kaçınmak için tüm ülkelerin tek tip ve tutarlı bir şekilde Sürekli İşlem Kontrol sistemlerini benimsemesi gerektiğine dikkat edilmelidir. Ne yazık ki, uygulamanın tekdüzeliği hala orta düzeyde bir hedeftir, çünkü ülkeler şimdiye kadar büyük ölçüde bağımsız hareket etmiş, (Avrupa düzeyinde ve ötesinde) bağlayıcı direktiflerden veya “resmi olarak tercih edilen” bir modelden yoksundur.

Uluslararası Ticaret Odası veya ICC , "yatırımları, mal ve hizmet pazarlarının açılmasını ve sermayenin serbest dolaşımını teşvik etmek" için çalışan özel bir kuruluştur. ICC, herhangi bir Sürekli İşlem Kontrol sisteminin uygulanmasına ilham vermesi gereken bir ilkeler ve değerler listesi çizerek sorunu çözmeye çalıştı . Sürekli İşlem Kontrolü'nün tanımlanan birçok değeri arasında işbirliği, anlaşılabilirlik, mahremiyete saygı ve ayrıca en az etki ve ayrımcılık yapmama ilkesi vardır: bunların hepsi çok önemli ve alakalıdır, ancak bakış açısından çok katı değildir. yüksek hacimli günlük işlemler söz konusu olduğunda pratik uygulama.

Yine de, hem yerel hem de uluslararası böyle bir güvenli, izlenebilir işlemler ağı oluşturmak, vergi engelleri veya uyum riskleri olmadan faaliyet gösterdikleri mevcut pazar alanını giderek daha fazla genişletmek için devletlerin ve şirketlerin izlemesi gereken bir hedef olmalıdır. Bu nedenle şirketler, tek tip ve ortak Sürekli İşlem Kontrol model ve platformlarının oluşturulması için gerekli tüm tedbirlerin alınması için ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlara baskı yaparak olumlu lobi faaliyetleri yürütmek için de ellerinden gelenin en iyisini yapmalıdır.

Sürekli İşlem Kontrolü bürokrasiyi de değiştiriyor

Sürekli İşlem Kontrol sistemlerinin benimsenmesinin çok olumlu bir sonucu daha sonra sistematiktir ve yukarıda söylediklerimizi toplayarak anlaşılabilir. Kaydileştirme, arayüz platformlarının tanıtılması ve çeşitli işlemlerin sonuçlandırılmasıyla esasen eşzamanlı olan kontroller sayesinde, CTC sistemlerinin olduğu yerlerde bürokrasinin yükünün zamanla azaltılabilmesi beklenmektedir.

Dijital yönetim, aslında, prosedürleri basitleştirmeli ve bu nedenle, firmaların kontrol sistemleri geliştikçe ayak uydurabilmek için teknolojiye yatırım yapmaya devam etmeleri şartıyla, gerekli tüm görevleri yerine getirmek için daha az kaynak (hem insan hem de finansal) harcamalarına izin vermelidir. Bu tür sistemlerin uygulanmasının kaçınılmaz bir sonuç olmadığı ve zorluklarının da olmadığı açıktır. Aynı zamanda geleceğin de bu yöne doğru gittiği de inkar edilemez. Ayrıca, birçok uzmana göre, başlıca yükselen ekonomiler ve en tam olarak sanayileşmiş ülkeler, en az 2030 yılına kadar bu sürece dahil olacaklar ve bu araçların kullanımındaki olgunluk ve farkındalık düzeyinin Sürekli İşlem olacak şekilde olması bekleniyor. Kontrol sistemleri, hem ulusal hem de uluslararası düzeyde vergi değerlendirmesinin ana yöntemi haline gelecektir (Kaynak: Fintech Direct) .

Bu nedenle, her şirket, bu trendin dışında kalmamak ve her şeyden önce, CTC çözümlerinin tüm ülke sistemine sağladığı avantajlardan tam olarak yararlanabilmeleri için üzerine düşeni yapmaya çağrılmaktadır. Zorluk açık ve tehlikede olan çok şey var, ancak dijitalleşmenin artık birçok sektörde kabul edilen bir gerçeklik olduğu ve işlem kontrolü söz konusu olduğunda da durumun böyle olması gerektiği de doğru.