Çalışanlara Yardımcı Olacak Bir Davranış Kuralları Nasıl Yazılır?

Beklentileri belirlemek hayatın birçok alanında önemlidir.

Örneğin, bir oda arkadaşınızla yeni bir daire kiraladığınızda, muhtemelen ön kapının her zaman kilitli kalacağına dair bir beklenti oluşturacaksınız.

İş dünyasında, beklentilerin belirlenmesi özellikle çok önemlidir, çünkü bunu yapmak tüm çalışanlar için netlik sağlar ve şirketi başarıya hazırlar. Ve başarı, kapsamlı bir davranış kuralları yazmakla başlar.

İşletmelerin temel değerlerini ve misyonunu davranış kurallarına dahil etmesi yaygın bir durumdur. Kod, diğer şirket politikaları için sağlam bir temel oluşturmak üzere kılavuz olarak kullanılmalıdır. Çalışan davranışı ve etkileşimleriyle ilgili bu ayrıntılar, bir şirketin çalışan el kitabında yer almalıdır.

Davranış kurallarını yazan işletmeler, çalışanların uyması gereken kurallar, ilkeler ve standartları çevreleyen standart öğrenme içeriği sağlamak için genellikle taciz önleme yazılımlarına yönelirler.

Davranış kuralları ve etik kurallar

Davranış kuralları genellikle etik kurallarla karıştırılır, ancak ikisi farklıdır.

Bir şirketin davranış kuralları , davranışa rehberlik eden bir dizi kuraldır. İşletmenin başarısında rol oynadığına inandığı ilkeler ve davranışlar topluluğudur. Aynı zamanda tipik olarak şirket kültürünün unsurlarını da bünyesinde barındırır.

Etik kuralları, çalışanların doğruyu yanlışı ayırt etmesini mümkün kılan bir dizi ilkedir. Bir anlamda, bir davranış kurallarından daha geniştir ve çalışanların zihniyetini ve karar verme sürecini etkileyen ilkeler sağlar.

Her iki bileşen de çalışan el kitabının bir parçası olmalıdır.

Davranış kuralları yazmak neden önemlidir?

İşletmenizin on veya 1.000 çalışanı olsun, CEO'dan stajyerlere ve hatta yönetim kuruluna kadar dahil olan herkes, davranış kurallarının ayrıntılarını bilmekten yararlanır. Liderlik beklentilerini yazılı hale getirdiğinde, herkesin nasıl destek sağlayacağını bildiği bir çerçeve oluşturur.

Davranış kuralları yazarak, bir işletme:

• Şirket değerlerini detaylandırır. Davranış kuralları, kabul edilebilir ve kabul edilemez davranışları vurgulayarak bir şirketin korumaya çalıştığı değerleri gösterir. Kodun herkese açık olarak paylaşılmasına karar verilirse, açık pozisyonlara başvurmakla ilgilenen kişiler, görüşmeden önce potansiyel işverenlerinin iş etiği , değerleri ve ahlak kuralları hakkında daha fazla bilgi edinebilir.
• İşyerinde davranışa rehberlik eder. Net beklentiler, tüm çalışanların profesyonelce davrandığı sağlıklı bir çalışma ortamı yaratmayı kolaylaştırır. Davranış kuralları, davranışları şirket değerleriyle uyumlu hale getirerek davranışa yön vermelidir.
• Yürürlükteki yasalara uyar . Davranış kuralları, taciz ve tacizi önleme eğitim yöntemleri gibi uygunsuz davranışları ele aldığından, çalışanların yasalara uygun hareket etmesini ve herkesin iş yerinde kendini güvende hissetmesini sağlar. Ek olarak, 2002 tarihli Sarbanes-Oxley Yasası, halka açık şirketlerin davranış kurallarını uygulamasını zorunlu kılar.
• Çalışan moralini yükseltir. Birbirine eşit ve saygılı davranan çalışanlar, daha iyi ekip üyeleri olma eğilimindedir. Davranış kuralları bu davranışı desteklediğinde, mevcut çalışanların moralleri yükselir ve bu da üst düzey yeteneklerin elde tutulmasına yardımcı olabilir.

Davranış kurallarına neler dahil edilmelidir?

Bir davranış kurallarında yer alan bilgiler, çalışma politikalarını, kabul edilebilir ve kabul edilemez davranışları, eylemleri ve sonuçları detaylandırır. Çalışanların işe alım sırasında ve kuruluştaki görev süreleri boyunca erişebilecekleri bir kılavuzdur.

Her şirket farklı şekilde çalışır, bu nedenle davranış kuralları bir şablona bağlı değildir. Ne olursa olsun, aşağıdaki bilgiler her bir bölümün neler içerebileceğini açıklamaktadır.

Şirket değerleri, etik ve sorumluluk

Davranış kurallarının bu bölümü, kuruluşun desteklediği değerler ve bunları nasıl eyleme geçirmeyi planladığı ile ilgili tüm konuları detaylandırır.

Değerler hakkında bilgi şunları içerebilir:

• İş ahlakı.
• Çalışan hakları.
• Çeşitlilik ve kapsayıcılık .
• Sosyal sorumluluk .
• Çevresel sorumluluk.
• Taahhüt ve sorumluluk.

Çalışan davranışı ve eylemi

Davranış kurallarının çalışan davranışı ve eylemi bölümünde liderlik, performans ve davranışla ilgili olarak beklenenin üzerinde durmalıdır. Bu, diğer çalışanlara nasıl davranılacağı gibi unsurları veya rollerini profesyonel olarak nasıl yerine getireceklerine ilişkin ayrıntıları içerebilir. Ayrıca çalışan davranışlarıyla ilgili konuları da açıklayabilir.

Bu bölümdeki davranış ve eylem örnekleri şunlardır:

• İş taahhütleriyle ilgili dürüstlük
• profesyonellik standartları
• Mesai saatleri içerisinde Facebook, Twitter, Instagram gibi platformlarda bulunmanın uygun olup olmadığına ilişkin sosyal medya kullanımı
• Şirket varlıklarının kullanımı - genellikle bir şirket arabası, telefon veya bilgisayarı özetleyen kurallar.
• İletişim kuralları.
• Diğer çalışanlarla romantik ilişkiler.
• Disiplin işlemleri.

Dahili politikalar

Davranış kurallarının dahili politikalar kısmı, günlük iş operasyonlarını kapsar. Bu bölüm, çalışanlara ne kadar ücretli izin aldıkları veya bir hava durumu acil durumunda ne yapmaları gerektiği gibi diğerlerinden daha fazla sorulan sorular için gerekli bilgileri vermeyi amaçlamaktadır.

Bu bölümün detaylandırması gereken bazı dahili uygulamalar şunlardır:

• Şirketin kıyafet yönetmeliği .
• Yıllık izin, ücretli izin ve tatil zamanı.
• Sert hava politikası.
• Alışma süreci.
• Devamsızlık, gecikme ve dakiklik.
• Kişisel cep telefonlarının mesai saatleri içerisinde kullanılması.
• Komuta zinciri.
• Yasal ve İK uyumluluğu .

Dış politikalar

Öte yandan, bir davranış kurallarının da dış politikaları olmalıdır. Bu bölüm, müşteriler, alıcılar veya dış paydaşlar gibi dış taraflarla ilişkilerde çalışanların nasıl davranması gerektiğini ayrıntılarıyla açıklar.

Bu bölüm aşağıdakilerle ilgili bilgileri açıklığa kavuşturur:

• Çıkar çatışması.
• Mahremiyet.
• Gizlilik.
• Fikri mülkiyet politikaları.
• Müşteri iletişimini çevreleyen gereksinimler.

Suistimal

Son olarak, görevi kötüye kullanma olarak nitelendirilen davranışı ayrıntılarıyla açıklayan bir bölüm gereklidir. Teknik olarak, yukarıdaki bölümlerde suistimal olabilir, ancak burada uygunsuz davranışı açıkça belirtmeniz gerekir.

Bu bölüm, aşağıdakileri çevreleyen politikaları içermelidir:

• Ayrımcılık.
• Cinsel taciz.
• İstismar veya saldırı.
• Zehirlenme.
• zorbalık
• İntihal.
• Suistimali bildirmek.

Davranış kurallarında bir ihlal nasıl ele alınır?

Davranış kurallarındaki bir ihlalin nasıl yönetileceğini bilmek zordur. Bir çalışan, davranış kurallarında belirtilen mesleki standartları desteklemiyorsa uygun önlemin alınması gerekebilir.

Nihayetinde, bu ihlalin nasıl ele alınacağı, davranış kurallarının hangi öğesinin ihlal edildiğine bağlıdır. Örneğin, mesai saatlerinde sosyal medya kullanan bir kişi ile uyuşturucu etkisi altında işe gelen kişinin disiplin işlemleri aynı olmayacaktır.

Bununla birlikte, davranış kurallarının ihlali durumunda işten çıkarma da dahil olmak üzere disiplin cezasının gerekli olabileceğini davranış kurallarında özetlemek akıllıca olacaktır.

Bir davranış kuralları politikası yazmaya yönelik ipuçları

Bir davranış kuralları politikası yazarken insan kaynakları ekipleri, bunun mümkün olduğunca kapsamlı ve açık olduğundan emin olmak için bu altı ipucunu hatırlamalıdır.

• Sektörünüzü düşünün. Örneğin, bir okulda çalışanları olan şirketlere karşı bir fabrikada çalışanları olan şirketler için davranış kuralları farklı olacaktır.
• Yasal jargondan kaçının. Davranış kuralları, herkesin anlayabileceği açık bir dil kullanılarak yazılmalıdır. Yasal jargon, onu kimin okuduğuna bağlı olarak net olmayabilir.
• Erişilebilir hale getirin. Tamamlandıktan sonra, kod bir insan kaynakları bilgi sisteminde (HRIS) saklanmalıdır, böylece çalışanlar ona her an erişebilir.
• Tüm İK ekibini dahil edin. İnsan kaynakları departmanındaki herkes davranış kurallarının oluşturulmasına dahil edilmelidir. Tüm ekip, hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olmak için önemli ayrıntılarla ilgili olarak imza atmalıdır.
• Üst düzey liderlikten bir onay ekleyin. Davranış kurallarına, sonraki sayfalarda açıklanan ayrıntılarla ilgili üst düzey liderliğin desteğini gösteren bir CEO notu veya mesajı ile başlamayı düşünün.
• Kapsamlı ve örneklerle dolu olduğundan emin olun. Davranış kuralları, çalışanların yaşayabileceği net örnekleri ve önemli soruları yanıtlayan bir SSS bölümünü içermelidir.

Davranış kuralları örnekleri

Bazen örneklerden öğrenmek en iyisidir. Aşağıda, tanınmış ve güvenilir markalar tarafından yazılmış bazı davranış kuralları bulunmaktadır.

• Coca-Cola : Meşrubat markası, çalışanların net bir içindekiler tablosu ile tam olarak aradıkları soruların yanıtlarını bulmalarını kolaylaştırıyor. Ekip üyeleri buradan marka, varlıkları koruma, çıkar çatışmalarından kaçınma ve ekip olarak çalışma ile ilgili ayrıntıları arayabilirler.
• Google : Dürüstlük, ilkeler ve ayrımcılık ayrıntıları gibi beklediğiniz şeylerden köpek politikası gibi beklemeyeceğiniz şeylere kadar, Google'ın davranış kuralları, çalışanların bilmesi gereken temel ayrıntıları özetlediği için bilgilendirici ve anlaşılırdır.
• IBM : Davranış kuralları tamamen güven üzerine kuruludur ve çalışanlar bunun bu belgedeki ortak tema olduğunu görürler. IBM, okuması kolay bir içindekiler tablosu ve CEO'dan bir mesajla işe başlar ve ardından doğrudan yönergelerine dalar.
• Apple : Bu davranış kuralları, işyeri davranışları, markayı koruma, bireysel hesap verebilirlik ve iş bütünlüğü ile ilgili temel ayrıntıların tonunu hemen belirleyen "İş yapma şeklimiz" ile başlar.
• Mastercard : Mastercard'ın davranış kurallarının markayı, temayı ve renkleri tam olarak yansıttığını hemen söylemek kolaydır. CEO'nun mesajı ile başlar ve yönetim kurulunun notu ile devam eder. Ayrıca, çalışanların aradıkları yanıtlara hızla ulaşabilmeleri için bir içindekiler tablosu da sunar.

Yüksek standartlara sahip olmak iyidir

Özellikle işletmenizin desteklediği davranış kuralları söz konusu olduğunda. İş etiği ve sosyal medya kullanımıyla ilgili ayrıntılardan kıyafet kurallarına ve tacize kadar, bu bilgilerin çalışanlara sağlanması güvenli ve verimli bir çalışma ortamı sağlar.

Düşmanca bir çalışma ortamından kaçınmak için şirketinizin neler yapabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin .