KOBİ'ler İçin Doğru Muhasebe Yazılımı Nasıl Seçilir?

Muhasebe ve mali görevlerin kağıt tabanlı defteri kebir girişleriyle sınırlı olduğu günler geride kaldı. Bugünlerde her muhasebe uzmanı ve işletme sahibi, daha fazla müşteri kazanmaya, işlerini büyütmeye, basit veri girişi görevlerini azaltmaya, hataları azaltmaya ve verileriyle ilgili daha derin içgörüler kazanmaya odaklanıyor. Tüm bunları dijital çağda yapmanın en iyi yolu muhasebe yazılımı kullanmaktır. Bir muhasebe yazılımı çözümü, gelecek çeyrek için satış tahminleri oluşturarak, en çok ve en az karlı hizmetleri belirleyerek ve daha fazlasını yaparak ekibinizin iş verimliliğini ve üretkenliğini artırmanıza yardımcı olur.

Muhasebe Yazılımının Önemi:

1. Çalışma Hızınızı Hızlandırır: Muhasebe yazılımını kullanmak, ekibinizin yapması gereken çok daha az evrak işi olacağından genel iş üretkenliğinizi artırabilir. Otomatik olarak oluşturulan iş raporları ve faturalar, yeni müşteriler edinmek için ayırabileceğiniz zamandan tasarruf etmenizi sağlar.
2. Zaman Kazandırır: Muhasebe görevleri tamamen doğru hesaplamalarla ilgilidir. İyi bir muhasebe yazılımına sahip olmak, basit görevleri otomatikleştirerek defter tutma sürecini hızlandırabilir. Sadece zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda eski tarz kalem ve kağıt defter tutma tekniklerini kullanırsanız meydana gelebilecek olası hataları azaltır.
3. Analiz Sağlar: İyi bir muhasebe yazılımına sahip olmak, size üç aylık tahminler ve nakit akışı tabloları sağlayarak işinizin birkaç yıl içinde nasıl görüneceğine dair bir analiz sunar. Muhasebe yazılımı, işletmeniz için kar sağlayan alanlara yatırım yaparak daha iyi finansal kararlar almanıza yardımcı olabilir.
4. Veri Güvenliği: Kritik bilgilerin güvenliği bir şirketin en büyük önceliği olmalıdır. Siber suçların arttığı bir dünyada, doğru muhasebe yazılımına yatırım yapmak, finansal verilerinizi korumak için ek güvenlik katmanları ekleyebilir. Yazılım, bilgilerinizi güvende tutmak için çok faktörlü kimlik doğrulama, bilgilere sınırlı kullanıcı erişimi ve antivirüs koruması gibi özellikler sunar.
5. Merkezi Yönetim: Muhasebe yazılımının bir diğer özelliği de merkezi bir gösterge paneli sunmasıdır. Faturalar, bordrolar, vergiler, stoklar, satış siparişleri ve daha fazlası dahil olmak üzere finansal süreçlerinizin tüm yönlerini tek bir yerden kolayca görüntüleyerek zamandan tasarruf etmenize ve hızlı kararlar almanıza yardımcı olabilir.

Size önerilenler: Yeni Başlayanlardan Profesyonellere Kadar Kullanılabilecek 10 Video Düzenleme Yazılımı.

Doğru muhasebe yazılımını seçmek için ipuçları:

Bununla birlikte, piyasanın en iyisi olduğunu iddia eden çok sayıda muhasebe yazılımı çözümü vardır. Peki, iş gereksinimleriniz için doğru yazılımı nasıl seçersiniz?

İşletmeniz için bir muhasebe yazılımı seçerken bu ipuçlarını göz önünde bulundurmak yardımcı olabilir:

1. İşletmenizi Anlayın

Muhasebe yazılımını seçmeden önceki en hayati adım, iş gereksinimlerinizi anlamaktır. İşletmeniz için sektöre özgü herhangi bir özelliğe ihtiyaç duyup duymayacağınızı belirleyin ve aynısını sunan yazılımı seçin.

Ayrıca hangi eklenti uygulamalarına ihtiyacınız olduğunu ve bunların muhasebe çözümünüzle entegre olup olmadığını kontrol edin.

Çoğu küçük işletme, faturalama, gider takibi, rapor oluşturma ve daha fazlası gibi temel özellikler sunan muhasebe yazılımıyla yapabilir. Ancak, envanter takibi ve satış tahmini gibi gelişmiş işlevlere ihtiyacınız varsa, yazılımı buna göre seçmeniz gerekecektir.

2. Çevrimiçi veya Çevrimdışı

Bazı işletmeler son yıllarda pazarı ele geçiren bulut tabanlı muhasebe araçlarından yararlanırken, bazı kuruluşlar finansal gereksinimleri için hala masaüstü yazılımları tercih ediyor.

Üstelik hem masaüstü yazılımının işlevselliğini hem de bulut özelliklerini isteyen işletmeler, bulut barındırma hizmetlerini tercih ediyor. Örneğin, barındırma yazılımına sahip bulut tabanlı QuickBooks Enterprise, yalnızca masaüstü yazılımıyla aynı özellikleri ve kullanıcı arabirimini sunmakla kalmaz, aynı zamanda QuickBooks Online'a (QuickBooks'un SaaS sürümü) benzer uzaktan erişilebilirlik sunar.

İşletmeniz için en uygun modeli seçerken doğru bir analiz yapmanız gerekmektedir. İşletmenizin hem yönetimsel hem de finansal ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak tüm seçenekleri keşfetmeniz en iyisi olacaktır.

Bu konuda bir finans uzmanından veya muhasebecinizden de yardım alabilirsiniz.

3. Kullanıcı Arayüzü

Çoğu işletme sahibinin muhasebe geçmişi olmadığı için yazılımın kullanımı kolay olmalıdır. Oturum açmak ve özelliklere göz atmak için uygun talimatlar içeren temiz bir arayüz, ekibiniz için muhasebe süreçlerini kolaylaştırabilir.

Çünkü sonuçta her şey, yazılımın arayüzünün sizin ve ekip arkadaşlarınızın eğitim maliyetlerine fazla harcamadan ne kadar rahat çalışabileceğine bağlıdır.

Ayrıca, muhasebe yazılımınızın gelişmiş özelliklerini öğrenmek için ücretsiz çevrimiçi öğreticiler varsa, kitaplarınızı yönetmek çocuk oyuncağı olacaktır.

4. Bütçenizi Planlayın

Muhasebe yazılımı çözümleri, sundukları özelliklere ve fiyatlandırma planlarına göre değişir. İster yıllık abonelik planları, ister birden fazla yıl için paket satın alabilir, varsa yazılımın ücretsiz sürümünü kullanabilir veya firmanızın bütçesine göre muhasebe yazılımını kiralayabilirsiniz.

Pahalı muhasebe yazılımlarının gelişmiş işlevsellik sunduğu sıklıkla görülür. Proje raporlama, gider takibi, destekli bordro, CRM Bağlayıcı ve çok daha fazlasını içerir.

Muhasebe yazılımınızı satın alırken, ihtiyacınız olmayan ek özellikler için ödeme yapmadığınızdan emin olun.

5. Yazılımın Kullanılabilirliği

Muhasebe yazılımını satın almadan önce göz önünde bulundurulması gereken bir diğer faktör, uygulama üzerinde çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz kullanıcı sayısını destekleyip desteklemediğidir. Veya hareket halindeyken ve herhangi bir cihazda çalışmanıza izin verip vermediği?

Bulut tabanlı bir yazılım seçerseniz, İnternet aracılığıyla istediğiniz yerden, istediğiniz zaman ve istediğiniz cihazdan verimli bir şekilde çalışmanıza yardımcı olur.

Piyasada tek kullanıcıdan 40 kullanıcıya kadar hizmet veren çok sayıda yazılım mevcuttur. Kurumsal işletmeler için, maksimum kullanıcıyı destekleyen yazılımları seçmek faydalı olacaktır. Ancak bir start-up, muhasebe yolculuğuna 1 kullanıcılı bir sürümle başlayabilir.

İlginizi çekebilir: Küçük İşletmeler için Bitdefender Küçük Ofis Güvenlik Yazılımının İncelenmesi.

6. Ekibinize danışın

Her işletme farklıdır ve muhasebeciniz, kurumsal ihtiyaçlarınıza göre size muhasebe yazılımı hakkında en eğitimli görüşü sunabilir. Neredeyse her türlü muhasebe yazılımı üzerinde çalıştılar. Ne tür bir işiniz olduğunu ve hangi yazılıma ihtiyacınız olduğunu tam olarak biliyorlar.

Bunun dışında muhasebe yazılımınızın gerektirdiği donanım özelliklerini anlayın ve bilgi işlem departmanınıza danışın. Optimum iş operasyonlarını sağlamak için depolama alanını, sunucu kaynaklarını ve diğer bileşenleri gözden geçirmek çok önemlidir.

7. Tüm Seçenekleri Keşfedin

Piyasada bulunan çok sayıda muhasebe yazılımıyla, muhasebe organizasyonunuz için en uygun yazılıma yatırım yapmadan önce tüm seçeneklere göz atmak çok önemlidir.

Piyasadaki en popüler yazılımlardan bazıları Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeper, Accounting Seed ve Zoho Books'tur.

Bazıları doğrulukları, hızları ve kolaylıkları nedeniyle talep görmektedir. Diğerleri uygun maliyetlidir ve kullanımı kolaydır.

8. Bir Deneme Yapın

Herhangi bir muhasebe yazılımı satın almadan önce, muhasebe uygulamasını deneyin. Sahte işlemler girebilir, faturalar oluşturabilir, raporlar oluşturabilir ve ihtiyaç duyabileceğiniz tüm işlevleri test edebilirsiniz.

Ayrıca, deneme süresi boyunca müşteri desteğiyle iletişime geçebilir ve işinizle ilgili tüm soruları temizleyebilirsiniz. Her şey işinize uygun giderse, yazılımı satın almaya devam edebilirsiniz.

9. Eklenti Entegrasyonları

Her muhasebe yazılımı, ne kadar güçlü olursa olsun, tüm iş süreçlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak için bazı eklenti entegrasyonlarına ihtiyaç duyacaktır. Bu nedenle muhasebe yazılımı, muhasebe ile koordinasyon içinde çalışmak için ERP, CRM, faturalandırma, İK ve daha fazlası gibi temel işlevleri entegre etmelidir.

Örneğin, TSheets ve Bill.com gibi uygulamalar, QuickBooks gibi popüler muhasebe yazılımlarıyla entegre olur. Ancak, tüm yazılımlar eklentileri dahil etme yeteneği sunmaz. Bu nedenle, yazılımı sonlandırmadan önce bu faktörleri aklınızda tutmanız önerilir.

10. Müşteri Desteği

Muhasebe yazılımını kullanma konusunda yeniyseniz, finansal süreçlerinizi daha iyi optimize etmek için anlamak isteyeceğiniz pek çok işlev olabilir.

Bu nedenle, iyi bir muhasebe yazılımı, yazılımınızla ilgili tüm sorularınızda size ve ekip arkadaşlarınıza yardımcı olacak uzman desteği sunmalıdır.

Öte yandan, işletmeniz genişlerse ve verileriniz daha karmaşık hale gelirse, kayıtlarınızı doğru tutmanıza yardımcı olacak harici rehberliğe ihtiyacınız olacaktır. Bu nedenle, telefon, sohbet veya e-posta yoluyla 24 saat müşteri desteği sunan yazılımları arayın.

11. Müşteri Yorumları

Teknoloji odaklı dünyada, çevrimiçi olarak edinebileceğiniz herhangi bir yazılım önerisi, doğru yazılımı seçmenize yardımcı olabilir. Bu nedenle, kuruluşunuz için doğru olduğunu düşündüğünüz yazılımı kısa listeye aldıktan sonra, çeşitli forumlarda ve web sitelerinde müşteri incelemelerine bakın.

Müşteri desteği, fiyatlandırma, güvenlik, işlevler ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli parametrelere bağlı olarak muhasebe yazılımınız hakkında daha iyi bir karar verebilirsiniz.

Şunlar da ilginizi çekebilir: Antivirüs Yazılımını mı yoksa VPN'i mi Seçmelisiniz? Hadi bulalım!

Sarma

Doğru araç ve yazılımlara sahip olmamak, çalışanlarda stres ve tükenmişlik riskini artırır. İş gücünüz ne kadar stresli olursa, işletmeniz o kadar çok zarar görür.

Muhasebe yazılımı, işletmelerin defterlerini çok uzun süredir yönetmelerine yardımcı oluyor. Bazıları marka görünürlüğünü artırmayı hedeflerken, diğerleri müşteri deneyimini artırmayı vaat ediyor.

Tüm bu faktörleri göz önünde bulundurarak muhasebe yazılımını seçmek çok zor olsa da. Ancak işletmeniz için tek seferlik bir yatırım olacağından, karar vermeden önce kafanızı boşaltmalı ve zaman ayırmalısınız.

Doğru yazılımı seçmek, çalışanlarınız daha bilgili olacağından ve daha fazla takdir edildiğini hissedeceğinden tüm stresinizi azaltacaktır. Bu, işletmenizin sürekli büyümesine ve şirket gelirinin artmasına yol açacaktır.

Öyleyse akıllıca seçin!

 Bu makale Sharad Acharya tarafından yazılmıştır. Sharad, Ace Cloud Hosting'de teknik bir yazardır. En son teknolojileri araştırmayı sever ve bulut, sanallaştırma ve güvenlik üzerine makaleler yazmıştır. Onu Facebook, Twitter ve LinkedIn'de takip edebilirsiniz.