İş Süreçlerini İyileştirme (BPI): Nedir ve Nasıl Çalışır?

Gelişen senaryolara ayak uydurmak için her kuruluş için iş süreci iyileştirmesi (BPI) esastır.

Her şirket yüzlerce iş süreciyle uğraşmak zorundadır. Zaman ve paraya mal olan bazı darboğazlar her zaman olduğundan, hiçbir girişimci bu süreçleri %100 kusursuz olarak nitelendiremez.

Bu iş süreçlerini optimize etmek veya iyileştirmek, ekibinize veya müşterilerinize rahatsızlık veren sorunları ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilir. İş süreci iyileştirmenin nasıl çalıştığına ve işinizin gelişmesine nasıl yardımcı olduğuna bakalım.

İş Süreçlerini İyileştirme Nedir?

İş süreçleri, işinizi yürütmek için yaptığınız görevlerdir. Bu rekabetçi dünyada güçlü kalabilmek için bu süreçleri iyileştirmeniz gerekiyor. Bu nedenle, iş süreci iyileştirme, daha fazla üretkenlik ve etkinlik için iş süreçlerini sürekli olarak optimize etmek anlamına gelir.

Bir işletmenin iş süreçleri üç tür faaliyet içerir:

• Operasyonel Görev: Üretim, lojistik ve raporlama gibi şirketlerin her gün gerçekleştirmesi gereken tekrarlayan görevler.
• Yönetsel Görevler: Bu görevler bütçeleme, yönetim ve İK geliştirmeyi içerir.
• Destekleyici Görevler: Teknik destek, işe alma, muhasebe vb. gibi geri kalan görevler bu kategoriye girer.

Verimsizlikleri önlemek için bu kategorilere ait tüm görevlerin düzenli olarak değerlendirilmesi ve düzeltilmesi gerekir. BPI aracılığıyla şirketler, iç ve dış paydaşların girdilerine göre bu operasyonlarda sürekli olarak olumlu değişiklikler yapabilir.

Bu iyileştirmeler ya işleri yapmanın yeni yollarını sunar ya da mevcut süreçlerdeki kusurları ortadan kaldırır. Her iki durumda da amaç, süreci kolaylaştırmaktır.

İş Süreçlerini İyileştirmenin Önemi

Kuruluşunuz hangi sektöre ait olursa olsun, rekabette hayatta kalabilmek için değişikliklere uyum sağlamanız gerekir. İş süreci iyileştirmesi, bu değişikliği yapmanızı sağlar.

Bu süreçte şirketler iyileştirilmesi gereken alanları belirleyebilir ve giderilmesi gereken verimsizlikleri tespit edebilir. Kuruluşların sistemi anlamalarına ve mevcut endüstri standartlarına göre gelişmelerine yardımcı olur.

Ayrıca üretkenliği, kaliteyi, müşteri ilişkilerini ve beceri geliştirmeyi iyileştirmek için iş sürecinize yeni bir bakış açısı sunar.

İş Süreci İyileştirme Nasıl Çalışır?

1 numara. Bir İşlem Seçin

Öncelikle iyileştirilmesi gereken alanları veya süreçleri belirlemeniz gerekir. Bir şirkette sayısız iş süreci devam ederken, iyileştirme için tekrar eden süreçlere öncelik verebilirsiniz.

2 numara. Harita Süreci Sorunları

Ortadan kaldırılması gereken sorunları belirlemek için seçilen sürece odaklanın. Haritalama, tüm operasyonu görselleştirmek ve darboğazları bulmak anlamına gelir.

#3. İş Süreçlerini Analiz Edin

Şimdi, iyileştirilebilecek sorunları bulmak için sorunlu noktaları analiz etmeniz gerekiyor. İlgili soruları cevap almak için sorumlulara sorabilirsiniz.

#4. Süreci Yeniden Tasarlayın

Bu aşamada, süreci daha iyi hale getirmek için yeniden tasarlamanız gerekir. Tespit edilen sorunları ortadan kaldırmak ve süreçlerinizi daha verimli hale getirmek için en uygun metodolojiyi kullanın.

# 5. Kaynakları Edinin

İş sürecindeki her türlü iyileştirme için şirketlerin gerekli kaynakları sağlamaları gerekir. Yeni yazılım, donanım veya insan gücü almak olabilir. Tüm bunlar için yönetimden onay alın.

#6. Yeni Süreci Test Edin

BPI sistemini kuruluşunuzda uygulamadan önce, test edilmesi zorunlu bir süreçtir. Kritik hiçbir şeyi kaçırmamak için her iş akışı adımını kontrol edin. Herhangi bir değişikliğe ihtiyacınız varsa, bunu yapmak için gereken adım budur.

#7. Yöntemi Uygula

Başarılı test ve yönetim onayından sonra, iş süreci iyileştirme metodolojisini uygulama zamanıdır. Daha iyi sonuçlar için küçük ölçekte başlayabilir ve kapsamı genişletebilirsiniz.

# 8. İncele ve Hassaslaştır

Uygulama aşaması ile işiniz bitmiyor. Yeni yöntemlerin sürecinizi iyileştirip iyileştirmediğini sürekli olarak izlemeniz gerekir. İyileştirme bazen gerekli olabilir ve bunu buna göre uygulamanız gerekir.

İş Süreci İyileştirme Yöntemleri

İş sürecinize ve sektörünüze bağlı olarak, BPI için aşağıdaki metodolojileri seçebilirsiniz.

1 numara. Çevik Metodoloji

Bu metodoloji, bir projeyi katı bir son tarihe sahip olmaktan kurtarır ve daha fazla yinelemeyi dahil etmenize izin verir. Ekip ve müşteri geri bildirimlerine dayalı olarak Çevik, vurgulanan sorunları düzeltmenize olanak tanır. Aynı zamanda tüm taraflar arasındaki iletişim ve işbirliğini geliştirir.

2 numara. Yalın üretim

Bu metodolojinin amacı israfı ortadan kaldırmak ve böylece maliyeti azaltmaktır. İmalat sanayi dışında başkaları da temel ilkelerini uygulayabilir. Burada ekiplerin israfı ve fazlalığı ortadan kaldırmak için alıcı algısını anlaması gerekir.

#3. Altı Sigma

Bu popüler yaklaşım, değeri en üst düzeye çıkarırken verilerden ve istatistiklerden yararlanarak değişkenliği ve hataları azaltabilir. Altı Sigma, kolaylaştırılmış bir süreç ve artırılmış yatırım getirisi elde etmek için DMAIC ve DMADV kullanmayı içerir.

#4. Toplam Kalite Yönetimi (TKY)

Bu metodolojiyi kullanan şirketlerin, müşteri memnuniyetini artırmak için tüm ekibini dahil etmesi gerekir. Çalışanlara, deneyimlerin takdir edildiği ve ortak bir iş hedefine sahip olmaları için teşvik edildiği bir ortam ve çalışma kültürü sunar.

# 5. Kısıtlar teorisi

Kısıtlamalar Teorisi metodolojisi, anında iyileştirmeye ihtiyaç duyulduğunda yaygın olarak kullanılır. Proses darboğazlarını tespit edebilir ve giderilene kadar iyileştirir.

#6. kaizen

Bu iş süreci iyileştirme metodolojisi, yalın ve çevik uygulamalara odaklanır. Proseslerin kalitesini ve üretkenliğini artırmak için işinizi ve kurum kültürünüzü biraz değiştirir.

#7. Kanban

Kanban, sorunları belirlemenizi ve darboğazları ortadan kaldırmanızı sağlayan görsel bir iş akışı tekniğidir. Sonuç olarak, verimliliği artırabilir ve girişiminizin ilerleyişini izleyebilirsiniz.

# 8. Tam zamanında

Bu yöntem, talebe göre mal üreterek stok maliyetlerini en aza indirmek isteyen imalat şirketleri için idealdir. Çoğu durumda, doğru tahmin yapmak ve fazla iş kapasitesinden kaçınmak için Kanban metodolojisiyle birlikte kullanılır.

# 9. Süreç haritalama

Şirketler, bu iş akışı görselleştirme tekniğini kullanarak bir süreç iyileştirme planının haritasını çıkarabilir. Belirli roller veya iş hedefleri için haritalar geliştirmek için de kullanabilirsiniz.

# 10. PDCA

Bu model planla, yap, kontrol et ve harekete geç anlamına gelir. Kaizen metodolojisinin bir parçası olarak, kuruluşların verimsiz süreçleri bulmasına yardımcı olur.

İş Süreçlerini İyileştirmenin Faydaları

İş Çevikliği

İş süreçlerinin iyileştirilmesi sayesinde şirketler, müşterilerin sürekli değişen gereksinimlerini karşılama konusunda daha yetenekli hale gelebilir. Taleplere hızlı bir şekilde cevap verebilir ve projeleri buna göre geliştirebilirler.

Süreçlerde Daha İyi Görünürlük

BPI'yi uygulamak için şirketlerin tüm iş akışını görselleştirmesi gerekir. İş süreçlerini izlemelerine ve her aşamanın etkinliğini ölçmelerine olanak tanır.

Uygun Maliyetli

İş süreçlerini iyileştirmenin amacı, darboğazları ve verimsizlikleri ortadan kaldırmaktır. Gereksiz harcamaları belirlemenizi ve ortadan kaldırmanızı sağladığından, genel gider otomatik olarak azalır.

Daha Fazla Verimlilik

Süreçlerinizi verimli hale getirmek için BPI, tekrar eden ve gereksiz tüm görevleri iş akışından kaldırır. Sonuç olarak, çalışan verimliliği çok yönlü artar.

Uyum ve Güvenlik

İş süreci iyileştirmesini uygulamak, uygun şekilde düzenlenen ve yönetilen bir işyerine sahip olmak anlamına gelir. Dolayısıyla, bu şirketler düzenlemelere uyum sağlayabilir ve gerekli güvenlik önlemlerini alabilir.

Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti

Herhangi bir doğaçlama süreç, müşterilere değer katacaktır. Memnun müşterilerle başarılı bir işletmeye sahip olabilirsiniz. Ayrıca gereksiz görevleri ortadan kaldırarak ekibinizin verimli ve üretken olmasını sağlar.

İş Süreçlerini İyileştirmenin Zorlukları

1 numara. Çalışanlardan Direniş

BPI'nin karşılaştığı en büyük zorluk, çalışanların direnişidir. Çoğu insan herhangi bir değişikliğe karşıdır ve geleneksel olarak çalışmaya devam etmeyi sever. Bu nedenle, şirketler çalışanlarına bu iyileştirmenin faydasını anlamalarını sağlamalıdır. Aksi takdirde, girişim tamamen başarısızlığa dönüşecektir.

2 numara. Hedef Belirleyememe

Bu süreçte liderliğin açık ve spesifik hedefleri olmalıdır. Net hedefler olmadan, şirketin yönünün tam resmini elde edemeyecekler. Hedefler, zamanınızı ve kaynaklarınızı nereye koyacağınızı bilmenizi sağlarken, bunların eksikliği iş süreçlerinin iyileştirilmesinde zorluklara neden olacaktır.

#3. Zaman Ayarı️

İşlerin yürümesi için biraz zaman vermelisin. Birçok işletme, günlük faaliyetleri nedeniyle süreç iyileştirmenin imkansız olduğunu düşünmektedir. Ancak, iş akışlarını kolaylaştırmak ve bu süreci uygulamak için bir kişiyi görevlendirmek genellikle mümkündür. Ancak şirketler, süreci analiz etmesi için bir yüklenici veya serbest çalışan bile çalıştırabilir.

#4. Yeni Teknolojileri Tanıtmak

Çoğu iş süreci iyileştirmesi, eski uygulamalara veda etmeyi ve yeni teknolojileri benimsemeyi gerektirir. Çoğu şirket bunu son derece zorlayıcı buluyor. Maliyetli olmasının yanı sıra, çalışanlarınızı yenilikçi teknolojilerle tanıştırmalısınız.

Öğrenme Kaynakları

İş Süreçlerini İyileştirmenin Temelleri: Udemy

Bu İş Süreçlerini İyileştirmenin Temelleri kursu size BPI için gerekli çerçeveyi ve adımları öğretir. İş süreçlerini hedeflerle uyumlu hale getirmek ve pratik iyileştirme çözümleri bulmak da bu derste yer almaktadır.

Ayrıca bu kaynaktan hedeflerinizi ölçmek için yeni iş süreçleri ve teknikleri oluşturmak için farklı araçlar kullanmayı öğrenebilirsiniz.

Etkili İş Süreci İyileştirme: Udemy

Bu Etkili İş Süreçlerini İyileştirme kursu, kurumsal süreçlerinizi yeniden yapılandırabilmeniz için size iş süreci iyileştirmenin etkisini öğretir.

BPI modelinin geliştirilmesi, projede uygulanması ve ilerlemenin ölçülmesi bu derste öğretilir. İsteğe bağlı 2,5 saatlik video ve kurs tamamlandığında bir sertifika içerir.

İş Süreci İyileştirme

İş Süreçlerini İyileştirme konulu bu kitap, hizmet sektöründe kalite geliştirme tekniklerini nasıl uygulayacağınızı anlatır.

Ön izleme	Ürün	Değerlendirme	Fiyat
	İş Süreçlerini İyileştirme: Toplam Kalite, Verimlilik ve...		8,24 dolar	Amazon'da satın al

BPI'yi anında başlatmak için bilmeniz gereken her şeyi size söyler. Bu kaynaktan, BPI için ekipler oluşturmayı ve eğitmeyi, süreci basitleştirmeyi, zamanı azaltmayı ve ilerlemeyi izlemeyi de öğrenebilirsiniz.

İş Süreci İyileştirme Araç Kutusu

İş Süreçlerini İyileştirme Araç Kutusu hakkındaki bu kitap, size tutarlı bir BPI sistemi geliştirmeye yönelik pratik ve kapsamlı bir fikir verecektir.

Ön izleme	Ürün	Değerlendirme	Fiyat
	İş Süreci İyileştirme Araç Kutusu, İkinci Baskı		60,00 $	Amazon'da satın al

Performans ölçümünü kullanan BPI modelini tartışır ve sizi uygun araçlarla tanıştırır. Ayrıca, bu araçları nasıl kullanacağınızı öğrenebilir ve uygulama için bazı şablonlar edinebilirsiniz.

Son sözler

İş süreci iyileştirmesi olmadan rekabette kalmak imkansızdır. Zayıf yönlerinizi ve verimsizliklerinizi bulmanızı sağlar, böylece bunları geliştirmek için yeni yöntemler uygulayabilirsiniz.

Burada, iş süreci iyileştirme dünyasının nasıl olduğunu ve bunu öğrenmek için bazı yararlı kurslar ve kitaplarla birlikte tartıştık. Yeterli bilgiye sahip olduğunuzda, işinizi bir sonraki seviyeye taşımak için gerekli iyileştirmeleri yapmaya başlayın.

Ayrıca iş süreci yönetimi yazılımı hakkında da bilgi edinebilirsiniz.