İş Telefonu Sistemi Nasıl Seçilir: Kapsamlı Bir Kılavuz

Teknoloji işletmeler için bizlere çeşitli iletişim araçları sunsa da kurumsal ortamda telefon ihtiyacını ortadan kaldıramadı. Müşteri hizmetleri için en çok tercih edilen kanal telefon görüşmeleri olmaya devam ediyor. Ancak teknolojik ilerleme nedeniyle işletmeler artık iş telefonu sistemleri için çeşitli seçeneklere sahip.

Aralarından seçim yapabileceğiniz telefon sistemlerinin çeşitliliği göz önüne alındığında, kuruluşunuz için en uygun olanı belirlemek göz korkutucu görünebilir. Bu yazının amacı size erişilebilir sistemler, bunların farklı özellikleri ve karar verirken dikkate almanız gereken faktörler hakkında net ayrıntılar sunmaktır. Öyleyse başlayalım.

Neden İş İletişiminizi Yükseltmelisiniz?

İş telefonu sistemlerini araştırıyorsanız, muhtemelen bir işiniz var ve şu anda müşterilerle bir şekilde iletişim kuruyorsunuz. Muhtemelen siz ve meslektaşlarınız kişisel cep telefonlarınızı iş için kullanıyorsunuz. İşletmenizin sabit hattı da dahil olmak üzere şirketiniz için belirli iletişim numaraları oluşturmuş olabilirsiniz; ancak işle ilgili çağrıları ele almanın daha etkili yollarının varlığı konusunda şüpheler devam ediyor.

Araştırmanızın temeli ne olursa olsun, iş taleplerinize göre uyarlanmış doğru sistemi seçmek faydalı olacaktır. Günümüzde telefon sistemi teknolojileri eskisi kadar maliyetli değil, daha güvenilir ve geçmiş zamanlara göre çok daha üstün gelişmiş özelliklerle dolu. Müşterilerle şu anda nasıl iletişim kurduğunuza ve hangi telefon sistemini seçtiğinize bağlı olarak, iş telefonu sistemi yükseltmesiyle görebileceğiniz avantajlardan bazıları şunlardır:

• Merkezi iletişim: Bireysel cep telefonlarına veya bağlantısız sabit hatlara bağlı olmak, iş aramalarını yönetirken yanlış anlaşılmalara neden olabilir; Özel kurumsal telefon sistemi, gelen tüm aramaları tek bir ana noktadan yönlendirmenizi sağlar.
• Geliştirilmiş çağrı yönetimi: Daha sorunsuz bir deneyim oluşturulabilir ve iş telefonu sistemlerinde çağrıları sıraya koyma, çağrı yönlendirme ve otomatik operatörler gibi işlevlerle çağrılar her zaman yanıtlanır.
• Ölçeklenebilirlik ve büyüme: Gerektiğinde ek hat ve dahili hat eklenmesine olanak tanıyan bir telefon sistemiyle işletmenizin kesintisiz büyümesi mümkündür.
• Çağrı öngörüleri: Çağrılarınızı daha iyi anlamanızı sağlayacak çağrı izleme ve analiz gibi araçlarla donatılmış bir iş telefonu sistemi kullanarak müşteri etkileşimleriniz zaman içinde önemli ölçüde gelişebilir.
• Entegrasyonlar: İş telefonu sistemlerinizden toplanan verileri, CRM veya yardım masası yazılımı gibi işletmenizde kullanılan diğer araçlarla birleştirme olanağına sahipsiniz ve bu, temsilcilerinize müşteri etkileşimlerine ilişkin her şeyi kapsayan bir görünüm sağlar.
• Uzaktan ve hibrit çalışma: Mobil uygulamalar, sanal şubeler ve yazılım telefonu yetenekleri gibi unsurları içeren gelişmiş iş telefon sistemleri, hibrit ve uzaktan çalışma ortamlarının yönetimini zahmetsiz hale getirir.

İlgili: VoIP İletişiminin Geleceği: Yapay Zeka, Bağlantı Kurma Şeklimizde Nasıl Devrim Yaratıyor?

İş Telefonu Sistemleri Türleri

Onları nasıl sınıflandırdığınıza bağlı olarak bu, mevcut telefon sistemlerinin sayısını belirler. Burada odak noktamız bunları geleneksel sabit hatlara, VoIP sistemlerine ve sanal telefon sistemlerine ayırmak olacak.

Geleneksel Sabit Hatlar

Yerel veya bölgesel telefon şirketleri genellikle geleneksel sabit hat sistemleri olarak bilinen sistemleri sağlar. Aynı zamanda kamu anahtarlamalı telefon ağları (PSTN'ler) olarak da tanınırlar. İşletmenize bakır telefon hatları üzerinden hizmet verilmektedir.

Şirketinizde özel bir sabit hat hizmetini yönetmek için tesislerinize dayalı özel bir şube santrali (PBX) gereklidir. PBX, telekomünikasyon sistemine aboneler, çağrıları aktarma ve telefon rehberi listeleri gibi işlevler sağlayan donanımdır. Mevcut sabit hat hizmetlerinin çoğu, VoIP veya sanal telefon sistemlerini kullanan hibritlerdir.

Güvenilirlik ve zaman testi, sabit hat sistemlerini kullanmanın avantajlarıdır. Ancak birçok telekomünikasyon şirketinin geleneksel sabit hatlardan uzaklaşması nedeniyle çok sayıda dezavantaj var; çok yakında bu cihazlar geçerliliğini yitirecek. Büyük şirketler, donanım ve bakım bütçeleri nedeniyle geleneksel sabit hat sistemlerini uygun maliyetli bir şekilde koruyabilen tek şirketlerdir. Yine de bu sistemler sıklıkla eskimiş olarak damgalanıyor ve yavaş yavaş değiştiriliyor.

VoIP Sistemleri

VoIP telefon sistemleri, sabit hatlar için eski moda bakır telefon kablolarını kullanmak yerine işletmenin internet bağlantısına bağlıdır. Ayrıca, eskiden yalnızca pahalı sabit hatlı PBX sistemlerinde mevcut olan özelliklerin aynısını da sağlarlar:

• Otomatik görevliler.
• Çağrı kuyrukları.
• Bilgisayar entegrasyonu.

İşletmeniz tüm bu özellikleri daha az maliyetli VoIP sistemleriyle karşılayabilir. Sahip oldukları tek sınırlama, en yüksek performans için tamamen güvenilir ve yüksek hızlı bir internet bağlantısı gerektirmeleridir. VoIP telefon sistemleri de iki tipte gelir.

Şirket İçi VoIP

İşletmenizde şirket içi VoIP sistemi kullanan kurumunuz, telefona ait tüm donanım ve ekipmanları kurumsal veri merkezinde barındırır. Bu, işletmenizin telekomünikasyon kurulumu üzerinde tam kontrol sahibi olmasına izin verir, ancak buna artan bir peşin ücret eşlik eder ve donanımla ilgilenmek için özel çalışanlar talep edilir. Bu tarz VoIP kurulumu, uyumluluk yükümlülüklerini yerine getirmek ve sistemle ilgilenecek bir ekip ekibine sahip olmak için verilerinin tam güvenliğine ihtiyaç duyan işletmelere uygundur.

Bulut Tabanlı VoIP

Bulut tabanlı VoIP kullanırken tüm fiziksel donanım ve devam eden bakım hizmeti telefon sistemi sağlayıcınız tarafından gerçekleştirilir. Telefon sistemi işletmenizin odaklanması gereken tek şeydir. Bulut tabanlı VoIP kullanımıyla, mütevazı işletmeler bile standart bir sabit hatlı PBX'in tüm olası özelliklerine ve VoIP'in ek özelliklerine, bakım ve maliyet sorunları olmadan erişebilir. Firmalar sadece interneti kullanarak VoIP telefon sistemlerine bağlanırlar.

Sanal Telefon Sistemleri

Küçük işletmeler ve şahıs şirketleri genellikle iş telefonu ihtiyaçları için en uygun çözümün, aynı zamanda kolayca erişilebilen bir sanal telefon sistemi olduğunu görürler. Sanal telefon sistemiyle, işletme telefon numaranıza yapılan aramalar, ele aldığımız diğer sistemlerin tüm özelliklerine sahip olan bulut yazılımına yönlendirilir:

• Uzantılar.
• Çağrı yönlendirme.
• Analytics'i arayın.
• Çağrı izleme.

Ardından, gelen tüm aramaları tercih ettiğiniz ayarlara göre cep telefonlarına, sabit hatlara veya muhtemelen sesli mesajınıza yönlendirebiliriz. Diğer sistemlerden farklı olarak sanal telefon sistemleri, aramaları mevcut telefon ağlarını kullanarak birbirine bağlar ve uyarlanabilirlikleri, uzaktaki çalışanlara bu geleneksel sistemlerle aynı özellik erişimini sağlar.

Ayrıca bakınız: Dijital Telefon ve VoIP Telefon Sistemleri – Artıları ve Eksileri.

İş Telefonu Sistemi Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler

Çeşitli telefon sistemlerinin sağlayabileceği tüm özellikleri incelerken, bunların ötesindeki bazı faktörleri de dikkate almak önemlidir:

Bütçe

Bir sonuca varmadan önce bir telefon sistemi edinmeyle ilgili tüm harcamaları düşünün. Kendi kendine barındırılan bir VoIP kurulumuna sahip olma olasılığı, işletmenize sunduğu operasyonel kontrol nedeniyle size cazip gelebilir, ancak önemli ön maliyetlerin yanı sıra her ay harcayacağınızdan daha fazla olabilecek sürekli harcamaları da düşünün.

Ölçeklenebilirlik

Sabit hat sistemleri için ölçeği büyütmek basit bir iş değildir. Gelecekteki genişleme planlarınızın bir parçasıysa, kuruluşunuzun telefon sistemine yeni iletişim numaraları ve dahili hatlar eklemenin herhangi bir zorluk yaratıp yaratmayacağını bir kez daha kontrol edin. Ayrıca, seçtiğiniz çözümün gelecekteki iş gereksinimlerinizle başa çıkabilmesini sağlamak için şu anda kullanımda olmayabilecek ancak daha sonra gerekli olabilecek işlevleri de araştırın.

Teknik Destek

Teknik destek düzeyi, seçeceğiniz herhangi bir çözüme karar vermede önemli bir unsur olmalıdır. Şirket içi VoIP seçimine karar verirseniz, ekibinizin çözemeyeceği donanım ve yazılım zorluklarına yönelik bir destek sisteminin mevcut olması önemlidir. Bulut VoIP veya sanal telefon çerçevesine karar verirseniz teknik desteğinin sorunlara hızlı bir şekilde yanıt vermesi önemlidir.

Entegrasyonlar

Pek çok güncel telefon sistemi, CRM'niz gibi işletmenizin kullandığı diğer yazılım araçlarıyla entegre olma yeteneğine sahiptir. Tüm telefon sistemi sağlayıcıları çeşitli entegre setler taşıyabilir veya teknik ekibinizin kendilerininkini geliştirebilmesi için API erişimi sunabilir. Telefon sisteminizi elden geçirmenin temel amacı görev akışlarını basitleştirmek olduğunda, çözümün aktif olarak kullandığınız araçlarla iyi uyum sağladığını doğrulamak çok önemlidir.

İş Telefonu Sistem Sağlayıcısı Nasıl Seçilir?

Bir iş telefonu sistemine özgü çeşitli unsurları, türleri hakkında bir fikri ve bunları kurumsal gereksinimlerinize göre uygulama becerilerini anladıktan sonra; sonuç olarak, bu sürece zaman ve enerji yatırımı yapılmasına yönelik açık bir talep vardır. Artık bir telefon sistemi sağlayıcısı aramaya başlamalıyız. İşte bu konuda yardımcı olacak ipuçları:

• Araştırma sağlayıcıları: İhtiyacınız olan her özelliği sunan, aynı zamanda övgüye değer bir üne sahip olan ve bütçe aralığınıza uygun olan telefon sistemi satıcıları için çevrimiçi yazılım karşılaştırma web sitelerini araştırın.
• Deneme talebinde bulunun: Pek çok sağlayıcı, sistemleriyle kişisel olarak etkileşim kurmanıza olanak tanıyan ücretsiz denemeler veya demo sürümleri sağlar. Bu, yardımcı programın tüm ihtiyaçlarınızla eşleşip eşleşmediğini değerlendirmede size ve ekibinize destek olacaktır.
• Fiyatlandırmayı ve sözleşmeleri karşılaştırın: Farklı satıcıların farklı çerçeve maliyetleri olabilir. Düşündüğünüz her paketin maliyetini her sağlayıcıdan değerlendirin. Kesin bir değerlendirme sağlamak için, işletmenizin ihtiyaç duyduğu her temel özelliğin, karşılaştırılan planlara dahil edildiğini doğrulayın.
• İncelemeleri okuyun ve öneriler isteyin: En iyi onaylar, iş alanınızda tanıdığınız kişilerden gelebilir. Profesyonel bir telefon sistemi için benzer ihtiyaçlara sahip olabilirler ve size uygun bir düzenleme önerebilirler.
• Sağlayıcıyla pazarlık yapın: İhtiyaçlarınıza uygun bir iş telefonu sistemi sağlayıcısını seçtikten sonra, en iyi pazarlığı garantilemek için nihai sözleşme üzerinde pazarlık yapın. Hazır planlar ihtiyaçlarınıza uygun olmayabilir ve tamamlayıcı ve gereksiz özellikler nedeniyle size daha fazla maliyet getirebilir. Çoğu zaman, bir planı ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek size daha iyi bir anlaşma sağlayabilir.

İlgili: VoIP Güvenlik Açığı ve Güvenlik Riskleri: Bilmeniz Gereken Her Şey.

Son düşünceler

Bir noktada, ne kadar küçük veya büyük olursa olsun herhangi bir şirket için bir iş telefonu sistemine ihtiyaç ortaya çıkar. Personelinizin ve müşterilerinizin deneyimini geliştirecek, çağrı yönetimini basitleştirecek ve üretkenliği artıracaktır. Ancak mevcut alternatif seçeneklerin geniş yelpazesi göz önüne alındığında, bu kararı hafife almamak önemlidir.

Bir telefon sistemi seçmeden önce işletmenizin özel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak zorunludur. İster sabit hat sistemine sadık kalın, ister bir VoIP kurulumu seçin, ister sanal telefon sistemini tercih edin, tüm bu formların işinize yardımcı olabilecek yararları ve dezavantajları vardır. Seçilebilecek birçok servis sağlayıcı var. Ancak firmanız için gerekli olan düzenleme türünü belirledikten sonra; Özelliklerin yanı sıra kullanıcı incelemelerini de içeren fiyat listelerinin incelenmesi, üretkenliği zenginleştirecek ve kurumsal başarıların artmasını sağlayacak verimli bir telefon kurulumu edinme konusunda karar vermeyi hızlandırabilir.