İş Mektubu Nedir? Profesyonel Olarak Nasıl İletişim Kurulur?

İş iletişimi, normal iletişim ile aynı değildir.

Kurumsal bir ortamda ortalama bir gün, telefonla, görüntülü görüşmelerle veya iş mektuplarıyla iletişim kurmayı içerir. İş yerinde iletişim resmi ve profesyoneldir - ya da öyle olmalıdır. Rahat bir kültürde bile, belge oluşturma yazılımıyla yazılı yazışmalar oluşturmanız ve kaydetmeniz gerekir .

İş mektupları genellikle özel ve gizlidir ve niteliği onları gönderdiğiniz paydaşa göre değişir. Konu, kesin ve amaca yönelik olmalı ve anında dikkati teşvik etmelidir.

Her konuşmacı daveti, referans, satıcı ödemesi veya müşteri takibi için bir iş mektubu yazabilirsiniz.

İdeal bir iş mektubu hazırlamak için alıcıya özel dikkat göstermelisiniz. Bir yatırımcıya yazarken, diliniz ikna edici ve net olmalıdır. Yeni katılan bir müşteriye e-posta gönderiyorsanız, ürün uygulama zaman çizelgesini listeleyin. Ayrıca mektubu gönderirken kuruluşun resmi antetli kağıdını kullandığınızdan emin olun.

Tartışacağımız bazı iş mektubu örnekleri işe alım e-postaları, teşekkür mektupları, tavsiye mektupları, takdir mektupları ve müşteri katılım mektuplarıdır.

Kullanım durumu ne olursa olsun, bir iş mektubu net, eylem odaklı ve profesyonel görünmelidir. Yazma becerilerinizi geliştirin ve başınıza geleceklere hazırlıklı olun.

Anlaşılması kolay iş mektubu formatı

Öncelikle bir iş mektubunu nasıl formatlamanız gerektiğinden bahsedelim. Her mektubun özellikleri farklı görünecektir, ancak genel bir iş mektubu göndermeniz gerekiyorsa, yapısal bir temsilden geçmeniz gerekir.

1. Başlık: Herhangi bir mektup gibi, adres ve tarih içeren bir başlığınız olmalıdır.

2. Selamlama : Ardından selamlamayı yazmalısınız. İsimden bahsedin. mektubun göndericisinin ve alıcısının e-posta adresi, adı ve adresi. Standart biçim, alıcının adı ve ardından unvanı, şirketi ve adresidir.

2. Ardından konu satırı gelir. Bir sonraki bölüme geçmeden önce iş mektubunun tartışmasını bir satırda özetleyin.

Sonra mektubun gövdesi gelir. Alıcıya adıyla başvurmanız gerekecek. Adlarını bilmiyorsanız, mektubu "İlgili kime" adresine gönderebilirsiniz.

(Çok önemli) iş mektubunuzu yazmayı bitirdiğinizde, kibar bir imza ile imzalayacaksınız.

Proje başarısını ve gelişimini değerlendirmek için kullanabileceğiniz kaba bir iş mektubu şablonu oluşturmak için hepsini bir araya getirelim.

İş mektubu en iyi uygulamaları

Mektup yazmanın içine girdiğinizde, iş mektubunun bir doğum günü partisi daveti olmadığını unutmayın. Veya ekip üyelerinizle yıllık bir barbekü yemeği. Zevkleri atlamalı ve doğrudan konuya girmelisin.

Mesajınızın amaçlandığı gibi alındığından emin olmanın bir yolu, mektubun benzersiz amacı ne olursa olsun, aşağıdaki en iyi uygulamalara uymaktır.

• Düzeltme: Mektubunuzun üzerinden iki veya üç kez geçtiğinizden emin olun, gramer ve yazım hatalarını kontrol edin. Bu, iletişiminizde daha zeki görünmenizi sağlayacaktır.
• Akran düzenlemeleri : Belgeyi sizin için düzenlemeye istekli olacağını bildiğiniz bir arkadaşınız, meslektaşınız veya akıl hocanız varsa, sormaktan çekinmeyin. Mektuba yeni bir zihinle bakmak, beyninizin gözden kaçırdığı hataları yakalayacaktır.
• Dosya biçimi: Mektubunuzun istenen dosya biçimiyle uyumlu olduğundan emin olun. Örneğin, ön yazıları PDF olarak gönderin, ancak şirketinizin tercihine göre satış mektupları gönderin.
• Ad yazımını kontrol edin: Düzeltme işleminden daha önce bahsettiğimi biliyorum, ancak adları doğru yazdığınızı kontrol etmek bir adım olmalıdır. Bu özellikle kapak mektupları ve niyet mektupları için geçerlidir. Bir kişinin veya kuruluşun adının doğru olması bir saygı göstergesidir.
• Mektup uzunluğu: İş mektubunuzun kelime uzunluğunu kontrol edin. Süslü jargonu veya girişi atlayın ve mümkünse içeriği maddeler halinde listeleyin. Endişelerinizi tek tek net bir tonda yazın. Alıcınızı toplu e-posta ile karıştırmayın.
• Doğru ton: Mektubu yazarken iğneleme yapmaktan kaçının. Hiçbir aşamada, alıcınızın belirli bir görevi tamamlaması için zorlanmış veya emredilmiş gibi hissetmediğinden emin olun. Sezgisel, empatik ve nazik olun çünkü bunlar iyi bir profesyonelin temel taşlarıdır.

Önem taşıyan herhangi bir iş mektubuna parmak basamıyoruz. Bir iş mektubu diğeriyle aynı içeriğe sahip olamaz. Bu nedenle, kaba bir taslağı takip etmek ve her seferinde düzenlemek yanlış uygulama olabilir.

İş mektubu türleri

İş mektupları amaçlarına göre ayrılır. Her iletişim parçası aynı mesajı göndermeyi amaçlamaz. Bazı mektuplar bir şirketteki zamanınızı bitirir; diğerleri, yeni bir işe alım müdürü tarafından fark edilmenizi sağlar. Bazıları, bir çalışan olarak görev sürenizin bir özetidir; diğerleri mevcut çalışma alanınızla ilgili memnuniyetinizi ölçen anketlerdir.

Aşağıda, anlamı daha iyi sindirmenize yardımcı olacak iş mektubu örnekleriyle birlikte farklı iş mektubu biçimlerinin bir listesi bulunmaktadır.

İşyerinde profesyonel bir ilişki sürdürmek için, aşağıdaki mektup türlerini ve bunları ne zaman kullanacağınızı öğrenin.

1. İşverene e-posta gönderme

Kurumsal dünyanın bataklığına girerken kendinizi korumanın yollarını arayın. Her iş arayan, başvuruları ve kişisel bilgileri doldurur ve bir özgeçmiş gönderir. Bu eğitimli göze çarpmıyor. Kendinizi bu fazlalık çukuruna düşmekten nasıl alıkoyabilirsiniz? İşverene bir e-posta göndererek.

Şu anda yüzyılın en rekabetçi aşamasına tanık oluyoruz. Her bir açık pozisyon için yüzlerce hatta binlerce aday sıraya giriyor. Giriş seviyesi bir rolün iş tanımı, "en üst düzey MBA", "beş yıllık deneyim" ve benzeri gibi gerçekçi olmayan beklentileri içerir. Alçakgönüllü adayların, akademisyenler tarihinin en iyisi değillerse gidecek yerleri yoktur. Potansiyel bir işe alım görevlisine iyi yazılmış bir e-posta sizi bu tekdüzelikten kurtarabilir ve başvurunuzun parlamasını sağlayabilir.

2. Ön yazı

Ön yazı, bir iş fırsatı için değerlendirilmek istediğinizde bir şirkete gönderdiğiniz bir mektuptur. Özgeçmişinizde belirtilenler dışında, şimdiye kadar kat ettiğiniz profesyonel yolculuğun ek yönlerini kapsar. Kişiselleşebilir ve işe alım görevlilerinizi zihninizle çekmek için birkaç tuhaflığa dokunabilirsiniz. Ön yazılar genellikle iş başvurunuz ve özgeçmişinizle birlikte gönderilir.

Ön yazılar sizi siz olduğunuz için işe almayı amaçlar. Bu, genellikle diğer profesyonel malzemelerinizden toplayamayacakları bilgilerdir.

Kapak mektuplarının nasıl yazılacağı hakkında daha fazla bilgi için ön yazılar hakkında bilmeniz gereken her şeyi okuyun.

Kurumsal dünyada bir iş için işe alınmaya çalıştığınızda bir ön yazı yazmalısınız. Birçok iş başvurusu, bir ön yazının isteğe bağlı olduğunu söyleyecektir. Ancak, yine de bir tane yazmanızı tavsiye ederim.

3. Teşekkür mektubu

Bir teşekkür mektubu, alıcının size sağladığı herhangi bir yardım veya zaman için bir takdir göstergesidir. Zorlukların üstesinden gelmenize ve kendinize güvenmenize yardımcı olan potansiyel bir görüşmeciye, yöneticiye veya iş arkadaşınıza bir teşekkür mektubu yazabilirsiniz. Tipik olarak, profesyonel teşekkür mektupları, görüşme yapılan ve bir iş için düşünülen bir adaydan işe alım yöneticilerine veya görüşmecilere yazılır.

Teşekkür mektupları, potansiyel yeni organizasyonunuza minnettarlığınızı göstermenin ve yöneticilere inisiyatif almaktan korkmadığınızı göstermenin bir yoludur.

Birkaç nedenden dolayı profesyonel bir teşekkür mektubu yazmalısınız, ancak bu senaryoda, mektuplardan işverene bir övgü olarak bahsediyoruz. Görüşülen kişiler için, kişisel bir video görüşmesini organize etmeden önce işverene teşekkür etmelidirler.

4. İstifa mektubu

  Bir istifa mektubu, mevcut işvereninize kısa bir süre sonra artık orada çalışmayacağınızı resmen bildirir. Daha aşırı veya acil durumlarda, bir istifa mektubu işvereninize derhal geçerli olmak üzere işi bırakacağınızı bildirir.

Çoğu senaryoda, çalışanlar bu mektubu iki veya üç hafta önceden haber vererek teslim edeceklerdir. Bu, işvereninize ayrılacağınızı bildirdiğiniz, ancak ya yeni birini işe alma ya da bir çalışanı tamamen kaybetme geçişine yardımcı olmak için önceden belirlenmiş bir süre boyunca çalışmaya devam edeceğiniz anlamına gelir.  

Eski işvereninizden tam ve nihai (FnF) anlaşmanızı talep etmek için aşağıdaki taslağı kullanın:

İşten ayrılmaya hazır olduğunuzda bir istifa mektubu yazmalısınız. Vereceğiniz bildirim miktarı tamamen durumunuza bağlı olacaktır. Bununla birlikte, önümüzdeki iki veya üç hafta içinde ayrılmaya hazır değilseniz, bir istifa mektubu vermeyin.

5. Referans mektubu

Referans mektubu, adayın yeni bir iş teklifi almasına yardımcı olma umuduyla becerilerine ve deneyimine kefil olan profesyonel veya kişisel bir bağlantı tarafından yazılır. Referans mektupları genellikle eski yöneticiler veya diğer yöneticiler veya öğretmenler, profesörler ve akıl hocaları tarafından yazılır. Referans mektupları bazen, ancak sıklıkla değil, arkadaşlar veya komşular tarafından yazılacaktır.

Bunları kim yazarsa yazsın, bir profesyonelin adayla birlikte çalıştığı veya onu denetlediği deneyiminin olumlu anlatımları olmalıdır. Belirli anekdotlardan bahsetmeli ve adayın karakterinin özelliklerini tanımlamalıdırlar. Referans mektubu aynı zamanda "tavsiye mektubu" olarak da bilinir.

Referans mektubu yazmanız istendiyse, bir referans mektubu yazmalısınız. Bir kişinin karakteri ve iş deneyimi hakkında dürüstçe ve olumlu bir şekilde konuşabiliyorsanız, yalnızca evet demelisiniz. İyi tanımadığınız veya pek iyi düşünmediğiniz biri sizden bir referans mektubu yazmanızı isterse, kibarca reddetmek en iyisi olabilir.

6. Niyet Mektubu

Bir niyet mektubu tam olarak göründüğü gibidir: niyetinizi beyan eden bir mektuptur. Niyet mektupları, çeşitli taraflar arasında bir anlaşma oluşturmak için kullanılır. Bir teklif taslağı hazırlarken, bir işe başvururken veya kabul ederken veya belirli bir anlaşmayı kabul ederken kullanılabilirler.

Bir niyet mektubu, belirli bir görev için onayınızı gösterir. Yeni bir projeye atanmış olabilirsiniz ancak nasıl başlayacağınızı bilmiyor olabilirsiniz. Bir niyet mektubu, sempatinizi gösterebilir, rehberlik aramanıza yardımcı olabilir ve işleri canlandırabilir.

Bir niyet mektubunu gelecekteki endişelerinizi iletmek ve tercihlerinizi duyurmak veya halka açıklamak için kullanabilirsiniz. Bir niyet mektubu, her iki tarafı da bazı ortak çıkar köprüleri olan "zımni" bir anlaşmayla bağlar.

8. Satış mektubu

Bir satış mektubu, belki de daha belirgin bir şekilde satış e-postası olarak anlaşılır, okuyucunun bir ürün veya hizmet hakkında daha fazla bilgi edinmesini sağlamak ve ilgisini çekmek için var olan bir iletişim biçimidir.

Bir satış mektubunun nasıl yazılması gerektiğine ilişkin birçok farklı strateji vardır. Nihayetinde, şirketinizin oyun kitabında ortaya koyduğu stratejiyi izlemelisiniz. Bununla birlikte, tüm satış mektupları, okuyucunun ilgilenmesi durumunda sizinle iletişim kurma yönteminin yanı sıra bir harekete geçirici mesaj içermelidir.

Bir profesyonelin veya bir kuruluşun dikkatini çekmek istediğinizde bir satış mektubu yazmalısınız. Başka bir deyişle, birinin bir anlaşma veya satışla ilgilenmesini umarken.

9. Şikayet mektubu

Bir şikayet mektubu, bir kuruluş veya kişiyle aranızda bir anlaşmazlığa düştüğünüzde yazdığınız bir mektuptur. Endişelerinizi ihbar eder ve onları ilgi odağı haline getirir. Bir şikayet birkaç diğer ekip üyesi adına konuşabilir. Diyelim ki korkunç bir müşteri hizmeti aldınız veya sizi uygunsuz bir şekilde hedefleyen bir reklam buldunuz.

Bir kuruluşu durumdan haberdar etmek ve sonraki adımlara karar vermesine izin vermek için bir şikayet mektubu yazarsınız.

Başlığında "şikayet" kelimesi olmasına rağmen, tüm şikayet mektuplarının bir şirketi yanlış yaptığı için suçladığınız öfke belgeleri olması gerekmez. Başvurmak için önerilen birkaç beklentiyle memnuniyetsizliğinizin basit bir açıklaması olabilirler.

Eğer kızgınsan, yine de, ne pahasına olursa olsun, buna sahip ol.

Bir şikayetiniz olduğunda bir şikayet mektubu yazmalısınız. Bugünlerde şikayet etmek için başka birçok yöntemimiz var (şanslı müşteri hizmetleri temsilcileri).

Bir şirketin müşteri hizmetleri yardım hattını arayan veya hatta çevrimiçi olarak bir temsilciyle sohbet eden birini görmek daha yaygındır. Bir mektup, iletişim kurmanın daha resmi bir yoludur, ancak bu konuda yazacak kadar ciddi olduğunuz mesajını iletir.

10. Düzeltme mektubu

Düzeltme mektupları, bir şikayet mektubuna yanıt veren şirket veya kişilerdir. Mektup, şirketin davadaki duruşunu açıkça belirtmelidir.

Müşterinin tarafını tutuyorsanız, bunu hemen belirtin. Müşterinin tarafını tutmuyorsanız, olağanüstü müşteri hizmeti sunmaya devam ederken bunu net bir şekilde ilettiğinizden emin olun.

Şirketiniz bir müşteriden şikayet mektubu aldıktan sonra bir düzeltme mektubu yazmalısınız. Müşterileri itibardan kurtarmak ve sadık tutmak için destek sorularına yanıt vermek önemlidir.

11. Sipariş mektubu

Sipariş mektubu, işletme yöneticilerinin veya sahiplerinin üreticilerine ne alacaklarının ayrıntılarını ilettikleri bir belgedir. Sipariş mektupları miktarlar, boyutlar, renkler, ürün adları ve sipariş numaraları ve beklenen fiyat gibi bilgileri içerir.

Sipariş mektupları genellikle resmi bir iş mektubu yerine bir form olarak biçimlendirilir. Bunun nedeni, formların ve elektronik tabloların, bir kişinin ne istediğine dair daha büyük resmi anlamayı kolaylaştırmasıdır.

Perakende satış için toptan mal almaya hazır olduğunuzda bir sipariş mektubu yazmalısınız. Bazı işletme yöneticileri ve sahipleri, sipariş mektubuna mallar için yapılan ödemeleri dahil edeceklerdir, bu nedenle, hazır olana ve satın alma işlemini gerçekleştirebilecek duruma gelene kadar bir sipariş mektubu göndermemeniz zorunludur.

12. Teşekkür mektupları

Onay mektupları sipariş onayları gibidir. İşletmeler, bunları bir müşteriye veya akrabaya önceden telefon aramaları, e-postalar, mektuplar vb. aldıklarını bildirmek için gönderir.

Teşekkür mektupları hiçbir şeyi garanti etmez. Ayrıca, bir işletmenin bir durumu iyileştirmek için adımlar attığını da bildirmezler. Bunun yerine, bir müşteriye duyulduklarını söylerler.

İşletmeler, bir kişi veya kuruluşun yazışmalarını aldıklarını bilmelerinin gerekli olduğunu düşündüklerinde bir teşekkür mektubu yazmalıdır. Bu, özellikle orijinal iletişimde mağaza içi bir yaralanma gibi ciddi bir durumla ilgiliyse gereklidir.

Bir onay mektubu, herhangi bir işlem yaptığınız anlamına gelmez. Daha ziyade, güvence sunan bir okundu bilgisinin iş eşdeğeridir.

Mektuba

Bir iş mektubu, durumun kısalığını açıklar ve zarar görmeden üstesinden gelmenin yollarını önerir. Bunu profesyonel sehpa sohbetlerinin yerini alacak bir şey olarak düşünün. Profesyonellikten uzaklaşmamak için kaleminizi dikkatli tutmalısınız.

Umarım bu size iş mektupları hakkında bir fikir verir. Karşı tarafın itirazda çok az şey söyleyebilmesi için bunu resmi etkileşim yönteminiz yapın.

Şirket kültürü ne kadar güçlüyse, o kadar az olumsuz iş mektubu. En iyi şirket kültürü uygulamalarını dahil edin ve çalışan memnuniyetinin ön saflarında yer alın.