En İyi İş Akışı Otomasyon Yazılımı [+Örnekler]

İş akışı otomasyon araçları, veri girişi, muhasebe, müşteri adayı oluşturma ve müşteri adayı yetiştirme gibi sıradan görevleri otomatikleştirmenin mükemmel bir yoludur .

İş akışınızı otomatikleştirmek, yaratıcı işinize odaklanmanıza ve stratejik iş kararları vermenize olanak tanır.

İş akışı yazılımını hiç duymadıysanız, bu blog tam size göre. Burada tartışacağız:

• En iyi iş akışı otomasyon platformları
• Satış ve pazarlama iş akışı yazılımının faydaları
• İdeal otomatik iş akışı platformunu seçmeye yönelik ipuçları ve püf noktaları

Hadi atlayalım!

İş Akışı Otomasyon Yazılımı Nedir?

İş akışı otomasyonu, işletmelerin dijital araçları kullanarak kağıt tabanlı ve manuel süreçleri değiştirmesine olanak tanır. Tipik olarak, kullanıcılar işle ilgili faaliyetler arasında görevlerin, belgelerin ve bilgilerin akışını kolaylaştıran tek bir platform kurar.

Otomasyon yazılımını entegre etmenin taktik amacı, çalışanların öncelikli görevleri doğru zamanda gerçekleştirmelerini sağlamaktır.

İş akışı otomasyon yazılımı, uygun şekilde uygulandığında üretkenliği artırmaya yardımcı olur, işi standartlaştırır, insan hatasını ortadan kaldırır, görünürlüğü kolaylaştırır ve çalışanların uyumluluk ilkelerine uymasını sağlar.

İş Akışı Otomasyonu Nasıl Çalışır?

İş akışı otomasyonu, sıradan ve zaman alan görevleri tasarlamayı, yürütmeyi ve otomatikleştirmeyi gerektirir. Bu şekilde şirketler maliyet ve zamandan tasarruf edebilir ve hataları azaltabilir.

İş akışı otomasyonu iki ana türdendir: İş Süreci ve Robotik Süreç iş akışı.

İş Süreçleri Yönetimi

BPM, işletmelerin müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için farklı süreçleri nasıl yapılandırdığını ifade eder.

Çoğu iş akışı otomasyonu, kritik iş hedeflerine ulaşmak için verimliliği artırmak için bu metodolojiyi takip eder.

Yazılım , zamandan tasarruf etmek ve çalışanların genellikle manuel olarak gerçekleştirdiği görevleri optimize etmek için iş süreci iş akışlarını otomatikleştirir.

Robotik Süreç İş Akışı

Robotik süreçler, insanların tarzını taklit ederken robotik süreçleri otomatikleştirir. Çoğu durumda, BT ekipleri idari prosedürleri desteklemek için RPA'yı kullanır.

Robotların yardımıyla çalışanlar, işleme hatalarını çözmek, yardım masası sorgularını azaltmak ve işleme hatalarına müdahale etmek için en uygun çözümleri belirleyebilir.

Neden İş Akışı Otomasyon Araçlarına İhtiyacınız Var?

Araştırmalar, CEO'ların %25'inden fazlasının makinelerin daha hızlı ve daha verimli bir şekilde başarabileceği sıradan görevlere zaman ayırdığını gösteriyor.

Ayrıca araştırmalar, çalışanların yaklaşık %60'ının bir iş akışı otomasyon aracından yararlanarak zamanlarından %30 tasarruf sağlayabileceğini ortaya koyuyor.

Bu nedenle, günümüzde daha fazla kuruluş aşağıdaki nedenlerle otomasyon araçlarını kullanıyor:

• Verimliliği artırmak için
• Verimliliği artırmak için
• İnsan hatalarını azaltmak
• Süreçleri hızlandırmak için
• Doğruluğu artırmak ve sapmaları azaltmak için
• Bireysel düzeyde hesap verebilirliği sağlamak
• Varsayımların kullanımını azaltmak ve onu gerçeklerin kullanımıyla değiştirmek

Artık iş akışı otomasyon araçlarının başlıca faydalarını bildiğinize göre, bunları ayrıntılı olarak tartışalım:

Yüksek Değerli Görevler Üzerinde Çalışmanızı Sağlar

İş akışı otomasyon aracı, çalışanlarınızı zaman alan ve düşük değerli görevlerden kurtarır. Bunun yerine, insan yaratıcılığı gerektiren otomatik olmayan, daha değerli görevlere odaklanabilirler.

Maliyetlerden Tasarruf Etmenizi Sağlar

Otomasyon yazılımının mükemmel bir profesyoneli, daha yüksek maliyet tasarrufu sağlamak için üretkenliği artırmasıdır.

İş Akışı Görünürlüğünü İyileştirir

İş akışı otomasyonu, otomatikleştirdiğiniz görevlere ve süreçlere ilişkin derinlemesine görünürlük oluşturan iş akışı eşlemesi gerektirir.

Bu şekilde kuruluşlar, modası geçmiş ve gereksiz görevleri belirlemek ve yenilikçi çözümler bulmak için iş akışlarının bütünsel bir görünümünü elde eder.

İletişimi Geliştirir

İş akışı otomasyon araçları, görünürlüğü iyileştirir ve bu da çalışan ve departmanlar arası iletişimi geliştirir.

Sonuç olarak, darboğazları belirlemenize ve işyeri üretkenliğini artırmanıza yardımcı olur.

Geliştirilmiş Hesap Verebilirlik

İş akışı otomasyonu, çeşitli görevleri tanımlamanıza ve doğru çalışana bireysel adımlar atamanıza olanak tanır.

Bu şekilde, işletmeler belirli süreçlerde çalışanlar arasında hesap verebilirliği artırabilir.

Kimin İş Akışı Otomasyon Aracına İhtiyacı Var?

İş akışı otomasyonunun en iyi yanı, herkesin bunları kullanabilmesidir. İş akışı otomasyon araçlarından en çok kimler yararlanıyor:

İşletmeler

İşletmeler, aşağıdaki nedenlerle iş akışı otomasyonunu kullanır:

• Maliyetleri Azaltan Süreçler Oluşturmak
• Görev Yönetimini Kolaylaştırmak için
• Manuel Girişlerden veya Gözetimlerden Kaynaklanan Hataları Azaltmak İçin
• Onay Akışlarını Otomatikleştirmek İçin
• Belge Rotalarını Kolaylaştırmak için

DevOps

DevOps genellikle otomasyon yazılımını şu amaçlarla kullanır:

• Geliştiriciler ve Operasyonlar Arasındaki İletişimi Kolaylaştırın
• Darboğazların ve takiplerin üstesinden gelin

BT Yöneticileri

Son olarak, BT Yöneticileri aşağıdaki nedenlerle iş akışı otomasyon araçlarını kullanır:

• Bulut Ağı Üzerinden Gözetim Oluşturmak İçin
• Görselleştirme Katmanı Eklemek İçin
• Ağ Sağlığını ve Eksikliklerini Gözetmek ve Analiz Etmek

Bir İş Akışı Otomasyon Aracını Ne Zaman Kullanmalıyım?

Tipik olarak, işletmeler ve girişimciler iş akışı otomasyon araçlarını şu durumlarda kullanır:

• Göreviniz tekrar ediyor
• Görevinizi hızlı ve insan hatası olmadan bitirmeniz gerekiyor
• Verimliliği artırmak için iş akışınızı kolaylaştırmak istiyorsunuz
• Gerçeklere dayalı stratejik bir iş kararı vermek istiyorsunuz

12 En İyi İş Akışı Otomasyon Aracı

McKinsey tarafından yapılan araştırma, işletmelerin para harcadığı faaliyetlerin %45'inden fazlasının mevcut teknolojiye uyum sağlayarak daha hızlı ve daha verimli bir şekilde gerçekleştirilebileceğini ortaya koyuyor.

Böylece ideal iş akışı otomasyon aracını kullanarak üretkenliği artırabilir, maliyetlerden tasarruf edebilir ve iş hedeflerinize ulaşabilirsiniz. Ama soru şu ki, hangisi doğru araç?

Doğru seçimi yapmanıza yardımcı olmak için en iyi on iki iş akışı otomasyon aracının kapsamlı bir listesini oluşturduk :

Ahtapot CRM

Octopus CRM, pazarlama huninizi oluşturmak için mükemmel hepsi bir arada LinkedIn otomasyon yazılımıdır. Son teknoloji iş akışı pazarlama platformumuz, günlük LinkedIn görevlerinizi otomatikleştirmenize ve basitleştirmenize olanak tanır.

Bu yenilikçi araçla, 100'den fazla LinkedIn kullanıcısına kişiselleştirilmiş bağlantı istekleri göndermek, farklı profilleri onaylamak ve hedef kitlenizi ziyaret etmek gibi zaman alan görevleri otomatikleştirebilirsiniz.

Sadece bu değil, Octopus CRM size performansınızın bütünsel bir görünümünü sunar. Profil görüntüleme sayısı, arama görünümleri, sosyal satış endeksi ve kampanya performansı gibi ayrıntılı analizlere erişebilirsiniz.

Octopus CRM'yi mevcut iş akışınıza entegre etmenin bir bonus noktası , LinkedIn'in haftalık davet sınırını güvenle atlayabilmenizdir. Herhangi bir LinkedIn hesap türündeki etkinliğinizi kontrol etmek için Octopus CRM'yi de kullanabilirsiniz.

En iyi kısım? Ahtapot CRM bütçe dostudur!

Ahtapot CRM'ye Kim İhtiyaç Duyar?

Octopus CRM, dijital pazarlama stratejilerini güçlendirmek ve LinkedIn'de potansiyel müşteriler oluşturmaya ve beslemeye odaklanmak isteyen her büyüklükteki işletmeler için idealdir.

Zapier

Zapier, mevcut araçlarla bağlantı kurmanıza izin veren başka bir mükemmel iş akışı otomasyon aracıdır. Platform, Google Drive, Facebook ve Insta gibi 1000'den fazla web uygulamasına bağlanması nedeniyle herhangi bir iş sürecini otomatikleştirmenizi sağlar.

İdeal iş akışını oluşturduktan ve iş akışınızda ihtiyaç duyduğunuz uygulamaları seçtikten sonra araç, klasörler ve cihazlar arasında işbirliği yapmanıza yardımcı olur.

Zapier'e kimin ihtiyacı var?

Zapier, küçük ve orta ölçekli işletmeler ve birden çok araç kullanan ancak uygun şekilde işbirliği yapamayan serbest çalışanlar için mükemmeldir.

HubSpot

HubSpot, tüm pazarlama, satış ve operasyon otomasyon ihtiyaçlarınız için mükemmel bir çözümdür.

Hepsi bir arada iş akışı otomasyon aracı, iş operasyonlarınızı bağlamanıza, görevleri kolaylaştırmanıza ve ekip süreçlerini uyumlu hale getirmenize olanak tanır.

Ayrıca bu kullanıcı dostu platform, bir hizmet biletini mevcut bir kayda bağlamanıza, müşteri verilerinden dağınıklığı gidermenize ve potansiyel müşterileri pazarlamadan satışa yönlendirmenize olanak tanır.

HubSpot'a Kimin İhtiyacı Var?

HubSpot, büyüyen işletmeler ve günlük görevleri otomatikleştirmek isteyen girişimciler için mükemmeldir. Ayrıca araç, pazarlama, satış, servis ve operasyon ekipleri için idealdir.

kuplör.io

Coupler.io, birden çok kaynaktan Google E-Tablolar, Excel veya Google BigQuery'ye veri akışını otomatikleştirmek için kodsuz bir entegrasyon çözümüdür. Yalnızca birkaç tıklamayla gerekli bir uygulamaya bağlanabilir ve e-tablonuza veya BigQuery tablonuza veri aktarımını planlayabilirsiniz.

Coupler.io, Airtable, Xero, HubSpot, Salesforce ve diğerleri gibi farklı uygulamalardan ham verilerin dışa aktarılmasını otomatikleştirmenize olanak tanır. Her 15 dakikada bir otomatik veri akışınızın sıklığını özelleştirebilirsiniz. Faydası ne?

Diyelim ki Tableau gösterge tablonuzdan bazı değerli bilgileri paydaşınızla paylaşmak istiyorsunuz. Tableau'daki karmaşık paylaşım seçenekleriyle uğraşmak yerine, Coupler.io'yu kullanarak Tableau'yu Excel'e bağlayabilir ve kendi kendini güncelleyen çalışma kitabını iş arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz.

Coupler.io'ya kimin ihtiyacı var?

Coupler.io, raporlama, analiz ve yedekleme için otomatikleştirilmiş iş akışı aracıdır. Geniş bir uygulama yelpazesine sahiptir ve muhasebeciler, veri analistleri, satış temsilcileri vb. dahil olmak üzere farklı girişimcilerin ve uzmanların seçimidir.

IFTTT

If Bu O Zaman Bu, işinizin her yönünü otomatikleştirmenize olanak tanıyan fütüristik bir iş akışı uygulamasıdır. IFTTT, iş ve yaşam iş akışlarını kolaylaştırmak için internetin birbirine bağlanmasını teşvik eder.

Araç ofis uygulamaları, akıllı buzdolapları ve akıllı cihazlarla uyumlu olduğu için IFTTT'yi ofisinize ve evinize entegre edebilirsiniz.

700'den fazla entegrasyon mevcut olan IFTTT, görevlerin ve bilgi parçalarının belirli bir rotadan akması için bir kanal görevi görür. Bu otomatik iş akışı aracını seçmenin en iyi yanı, tek bir kod sözcüğü bilmeden yüksek düzeyde otomatikleştirilmiş özelliklerini kullanmanın keyfini çıkarabilmenizdir.

IFTTT'ye Kimin İhtiyacı Var?

IFTTT, esnek fiyatlandırma planları ve yenilikçi otomasyon işlevleri sayesinde her büyüklükteki işletmeler ve girişimciler için mükemmeldir.

Bu aracı BT ve İK departmanları için şiddetle tavsiye ediyoruz.

Jira

Jira, 'Şu O Zaman Şuysa' metodolojisini tercih eden işletmeler için ideal proje yönetimi ve otomasyon aracıdır.

Bu çevik otomasyon yazılımı ile kullanıcılar, herhangi bir görevi veya işlemi birkaç tıklamayla otomatikleştirebilir. Ayrıca, görevlerinizi hızlandırmak için yüzün üzerinde otomasyon şablonuna erişebilirsiniz.

Ek özellikler arasında küresel otomasyon, yol haritaları, yönetici öngörüleri, temel ölçümler ve bir korumalı alan bulunur. Araç, Zoom, GitHub ve Zendesk gibi platformlarla entegre olmanızı sağlar.

Kim Jira'ya İhtiyaç Duyar?

Jira, uygun fiyatlı planları ve fütüristik özellikleri sayesinde her büyüklükteki işletmeler için mükemmeldir.

nintex

Nintex, 8.000'den fazla kurumsal müşterinin 3 milyon iş akışı uygulamasına erişmesine yardımcı olan devrim niteliğinde bir iş akışı otomasyon platformudur. Bu yenilikçi araçla iş süreçlerinizi hızlı ve verimli bir şekilde yönetebilir, otomatikleştirebilir ve optimize edebilirsiniz.

Ayrıca Nintex, süreç haritalama, süreç zekası ve gelişmiş iş akışları gibi çeşitli iş akışı otomasyon araçları sunar. Farklı süreçleri haritalayabilir, izleyebilir ve yürütebilirsiniz.

Nintex'e Kimin İhtiyacı Var?

Nintex, birden fazla uygulamayı bağlamak isteyen yerleşik süreçlere sahip kurumsal işletmeler ve serbest çalışanlar için idealdir.

öpücük akışı

Bulut tabanlı bir otomasyon çözümü olan Kissflow, işletmelerin iş süreçlerini otomatikleştirmesine ve analitiklere erişmesine olanak tanır.

Sıfır kodlama becerisine sahip kişilerle tasarlanan Kissflow, kişisel ve ekip iş akışları oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca platform, işbirliğine dayalı iş akışlarını verimli bir şekilde oluşturmanıza ve yürütmenize olanak tanır.

Kissflow ayrıca, birden çok işlemi içeren birkaç iş akışını tek bir platformda entegre etmenize olanak tanır. Basit izlemeyi, performans izlemeyi ve kolay uyumluluğu teşvik eder.

Ayrıca, bu otomasyon aracı, darboğazları belirlemek ve zorlukları ve çözümleri saniyeler içinde aşmak için raporları ayrıntılı olarak analiz etmenize olanak tanır.

50'den fazla önceden yüklenmiş iş süreci uygulamasıyla Kissflow, tüm iş süreçlerinizi düzenlemenize olanak tanır.

Kissflow'a kimin ihtiyacı var?

Kissflow, iş akışı otomasyonunu kullanmayan küçük şirketler ve serbest çalışanlar için idealdir. Aracın kullanıcı dostu olması sayesinde kullanıcılar, herhangi bir zorluk yaşamadan süreçleri otomatikleştirebilir.

Integromat

Integromat, iş akışlarınızı görselleştirmenize, özelleştirmenize ve otomatikleştirmenize olanak tanıyan fütüristik ve sağlam bir entegrasyon platformudur.

Sürükle bırak arayüzü ile tek satır kod yazmadan birden fazla uygulamaya bağlanmanın keyfini çıkarabilirsiniz. Ayrıca, görevleri çeşitli rotalara bölmek için yönlendiricileri kullanabilirsiniz. Farklı rotalardan geçen verileri de filtreleyebilirsiniz.

Ayrıca Integromat, kullanıcıların JSON ve API'ler dahil olmak üzere 1000'den fazla uygulama ve hizmetle entegre olmasına olanak tanır. Bu otomasyon aracını kullanmanın bir bonusu, binlerce işlemi kullanmanın keyfini çıkarmak için ücretsiz planına erişebilmenizdir.

Neden Integromat'a İhtiyaç Duyar?

Integromat, otomatik iş akışı araçlarını ilk kez kullanan küçük ve orta ölçekli işletmeler için idealdir.

bütünleştir

Integrify, özelleştirilmiş iş akışları oluşturmanıza ve paralel/sıralı akışlar çalıştırmanıza olanak tanıyan bir başka yenilikçi iş akışı otomasyon yazılımıdır.

Araç, görevler ve istekler arasında işbirliği yaparak ve hatırlatıcılar ayarlayarak iş süreçlerini kolaylaştırmanıza ve manuel görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır.

Ayrıca Integrify, iş akışı örnekleri, bir kullanıcı bilgi tabanı, dinlenme tabanlı bir açık API ve verileri içe ve dışa aktarma yeteneği sağlar.

Entegrasyona Kimin İhtiyacı Var?

Küçük ve orta ölçekli işletmelerin bu yenilikçi iş akışı otomasyon yazılımını kullanmasını öneriyoruz. Sürükle ve bırak süreç oluşturucu aracıyla günlük görevleri hızlı ve verimli bir şekilde otomatikleştirebilirsiniz.

yazar

Scribe, iş akışlarınızı belgelemenizi sağlayan bir iş akışı otomasyon aracıdır. Bu platform ile ekranınızı yakalayabilir ve tıklamaları ve tuş vuruşlarını yazılı talimatlara dönüştürebilirsiniz.

Scribe, bireylerin ve ekiplerin sınırsız otomasyon iş akışı oluşturmasına olanak tanıyan ücretsiz bir Chrome uzantısı veya ücretli masaüstü uygulamasıdır.

Ayrıca, Scribes'ları bir bağlantı aracılığıyla paylaşabilir veya bir CMS, wiki, proje yönetim aracı veya yardım merkezine gömebilirsiniz.

En iyi kısım? Sınırsız kullanımın keyfini ücretsiz olarak çıkarabilirsiniz!

Kimin Yazmaya İhtiyacı Var?

Scribe, iş performansını takip ederken iş akışını otomatikleştirmek isteyen her büyüklükteki işletmeler için idealdir.

En İyi 5 İş Akışı Otomasyonu Örneği

Otomasyon iş akışı araçlarının türlerini tartıştığımıza göre , şimdi birkaç örnek üzerinden gidelim:

Örnek 1: Görev Oluşturma

Otomatik bir görev oluşturma sistemi kullanmak, bir görev yönetim sistemi ile otomatik bir iş akışı oluşturmanıza ve ayarlamanıza olanak tanır.

İş akışı süreçleri, görev atanmış çalışanları bilgilendirmenize olanak tanır.

Örnek # 2: Müşteri Adaylarını Yönetme

Otomatik iş akışı sistemleri, yüzlerce müşteri sorgusunu eleyebilir, CRM'nizi ilgili bilgilerle doldurabilir ve potansiyel müşterileri pazarlamadan satışa yönlendirebilir.

Örnek # 3: Fatura Oluşturma

Otomatik iş akışı, işletmelerin belirli bir programda fatura oluşturmasına ve göndermesine olanak tanır. Bu şekilde, yaratıcılık ve stratejik karar verme gerektiren görevler için personeli serbest bırakabilirsiniz.

Örnek # 4: Biletleri Yönetme

Sorun biletlerini otomatikleştirmek, BT ekiplerinin insan hatalarını azaltmasına ve teknik yardım taleplerini verimli bir şekilde ele almasına yardımcı olur.

Örnek # 5: 'Gölge' BT'yi Azaltma

Gölge BT, çalışanların BT departmanının gözetimi olmadan kullandığı teknolojiyi ifade eder. Çalışanlar araçları bağımsız olarak kullanabilirken , yanlış bir adım şirketinize çok pahalıya mal olabilir.

Otomatik bir iş akışı, yöneticilere BT departmanının onaylamadığını bildiren bir uyarı sistemi kurarak bu sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olur.

RPA ve İş Akışı Otomasyonu Arasındaki Fark Nedir?

Robotik Süreç Otomasyonu ile İş Akışı Otomasyonu arasındaki temel fark, ilkinin bireysel iş aktivitelerini otomatikleştirmeye odaklanmasıdır. Aksine, iş akışı otomasyonu, özelleştirilmiş süreçler aracılığıyla iş akışını otomatikleştirmenize yardımcı olur.

RPA, iş süreçlerini yürütmek için fare tıklamalarını ve klavye vuruşlarını taklit eder. Öte yandan, iş akışı otomasyonu işbirliğini geliştirmenize, üretkenliği artırmanıza ve iletişim kesintilerini önlemenize yardımcı olur.

Doğru İş Akışı Otomasyon Yazılımını Seçme

Burada, mükemmel iş akışı otomasyon yazılımını bulmanıza yardımcı olacak kapsamlı bir kılavuz ekledik:

• İş İhtiyaçlarınızı Tanıyın – Hangi görevleri otomatikleştirmek istediğinizi ve hangi iş süreçlerini kolaylaştırmak istediğinizi düşünün
• Yazılımın Faydaları ve Kullanımı – Bir iş akışı otomasyon yazılımına bağlanmadan önce, faydalarını ve kullanımlarını göz önünde bulundurun. Örneğin Octopus CRM, LinkedIn pazarlama ihtiyaçlarını karşılamak isteyen dijital pazarlamacılar için mükemmeldir.
• Platformun Maliyeti – Bir otomasyon iş akışı yazılımı seçmeden önce bütçenizi belirleyin
• Kullanıcı Dostu – İdeal olarak, gezinmesi kolay ve kullanıcı dostu bir yazılım seçmek istersiniz.

Çözüm

Mükemmel iş akışı otomasyon yazılımını seçmek zor olabilir. Ancak, yukarıda listelenen on iki araçtan birini seçerseniz, işletmenizin üretkenliğini artırabilir ve maliyetleri verimli bir şekilde azaltabilirsiniz.

Nihai bir karar vermeden önce her aracın artılarını ve eksilerini göz önünde bulundurun.