2023'ün En İyi 10 Otomatik Yanıt Sistemi

Normal çalışma saatleri dışında çalışırken, ofisiniz müşterilerden ve potansiyel müşterilerden çok sayıda telefon alabilir. Görevli bir resepsiyonistiniz olsa bile, çağrı hacminin belirli bir sınırı aşması durumunda yetersiz kalabilir. Ancak, her işletme bir resepsiyonist gerektirmez. Otomatik yanıtlama hizmeti, aramaları etkili bir şekilde uygun operatöre yönlendirebilir ve işletmenizin özel ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine uyacak şekilde özelleştirilebilir.

İş dünyasında ikinci şanslar nadirdir. Bir çağrıyı kaçırmak size potansiyel bir müşteri adayına, müşteriye veya önemli bir iş fırsatına mal olabilir. Ancak emrinize amade otomatik yanıtlama hizmetleriyle hiçbir fırsatı kaçırmadığınızdan emin olabilirsiniz.

Tüm yanıtlama hizmeti portalları kullanıcı dostudur, dolayısıyla bunları kurmak için bir teknik uzmana ihtiyacınız yoktur. İşletmeniz için en iyi yanıtlama hizmetini seçmek için mevcut işletme ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurun ve bunları vizyonunuzla uyumlu hale getirin. Bu, doğru ve en etkili kararı vermenize yardımcı olacaktır.

Otomatik Yanıtlama Hizmeti Nedir?
Otomatik Yanıt Sistemi Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler
En İyi 10 Otomatik Yanıtlama Sistemi

1. Nextiva
2. Önce Cevapla
3. PATlive
4. Sesli Ulus
5. Çekirge
6. Ooma
7. telefon.com
8. gezi
9. 8x8
10. hava araması

Otomatik Yanıtlama Hizmeti Nedir?

Bazı şirketler, telefon aramalarını yönetmek ve müşteri mesajlarını almak için canlı operatörleri kullanır, ancak operatörler başka görevlerle meşgul olduğunda aramaları yanıtlamak için otomatik yanıtlama hizmetlerini de kullanırlar. Otomatik yanıtlama hizmetleri, önemli aramalar alan ancak her aramayı kendileri yanıtlayamayan kişiler için de kullanışlıdır.

Basit bir ifadeyle, otomatik yanıtlama hizmeti, müşteri isteklerini ve sorgularını bekletmeden işleyen bir tür sanal resepsiyonisttir. Otomatik yanıtlama hizmetinin otomatik arama hizmetinden farklı olduğunu unutmamak önemlidir, çünkü öncelikle giden aramalardan çok gelen aramaları yönetir. Ek olarak, otomatik yanıtlama hizmeti genellikle müşteri sorularını yanıtlamak için gelişmiş yapay zeka teknolojisini kullanan bir self servis seçeneği içerir.

Otomatik yanıtlama hizmeti genellikle üç farklı şekilde çalışır.

• Mevcut telefon numaranızı kullanarak aramaları sizin adınıza cevaplayın
• İş gereksinimlerinize göre uyarlanmış, önceden kaydedilmiş bir karşılama mesajı oynatın
• Müşterileri bir dizi menüde yönlendirin, niyetlerini sorun ve ilgili tüm bilgileri toplayın

Otomatik yanıtlama hizmeti arayandan bilgi toplar ve bunları uygun departmana yönlendirir. Yüksek çağrı hacmini yönetmek için çağrı yönlendirmeyi de kullanabilir.

Otomatik Yanıt Sistemi Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler

2023'ün en iyi 10 otomatik yanıt sistemi hakkında sağlanan bilgilerle, otomatik yanıt sistemi seçerken akılda tutulması gereken başka hususlar da var. Bu faktörleri dikkate alarak daha bilinçli ve verimli bir karar verebilirsiniz.

Çok Seviyeli Çağrı Katılımı

Otomatik yanıtlama sistemleri, müşterinizi basit bir menü aracılığıyla yönlendirerek müşterinizin çağrısını doğrudan belirtilen operatörlere yönlendirir. Ancak, çok seviyeli çağrı katılımı durumunda, bu hizmet birden fazla arayana izin veren özel yollar oluşturarak bir adım daha ileri gider.
Örneğin, bir yol yalnızca muhasebe için ayrılırken diğeri teknik destek için ayrılabilir.

Hesap ve Çağrı İzleme

Bir otomatik yanıtlama hizmeti seçerken, çağrı analizi özelliğini göz önünde bulundurmak önemlidir. Birçok işletme, müşteri etkileşimlerini izlemek için bir pano kullanır ve bu özellik, bir müşteri her aradığında etkinleştirilir. Bu nedenle, gösterge panelinin kullanıcı dostu ve güncel olması ve kullanıcıların, izinlerin ve telefon görüşmelerinin çeşitli yönlerinin kolayca yönetilmesine olanak sağlaması önemlidir.

Canlı Çağrı Cevaplama Özelliği

Otomatik yanıtlama hizmetleri yardımcı olabilirken, aramaları yanıtlayacak canlı bir kişinin bulunması da yararlı olabilir. Bazı müşteriler, sorgularını bir makinenin yanıtlaması yerine gerçek bir kişiyle konuşmayı tercih eder. Hatta canlı bir kişinin olması, soruları veya endişeleri konusunda kendilerine yardımcı olabilecek birine doğrudan erişimleri olduğu için müşterilere daha fazla memnuniyet sağlayabilir.

Canlı arama yanıtlama özelliği, bir telefon planına değerli bir ektir. Bu nedenle, düşündüğünüz otomatik yanıtlama hizmetinde bu seçeneğin mevcut olup olmadığını kontrol etmeniz önemlidir.

Esnek saatler

Birçok işletme 7/24 çalışır ve sürekli çalışabilen yanıtlama hizmetleri gerektirir. Öte yandan, bazı işletmeler normal çalışma saatlerinde yalnızca otomatik yanıtlama hizmetlerine ihtiyaç duyar. Bu nedenle, iş saatlerinize ve gereksinimlerinize uygun esnek çalışma modelleri sunan bir şirket seçmek önemlidir.

Daha önce belirtilen faktörlere ek olarak, bir otomatik yanıtlama hizmeti seçerken dikkate alınması gereken bazı ek özellikler şunlardır:

• Web/Mobil Sohbet
• Çağrı Sonrası Anketler
• Konferans Görüşmesi
• Sesli Posta Transkripsiyonu
• Arama kaydı
• CRM Entegrasyonu
• IVR

En İyi 10 Otomatik Yanıtlama Sistemi

Otomatik bir yanıtlama sistemi seçmek, her büyüklükteki işletme için önemli bir değişikliktir. Bu kararı verirken, sistemin işletmeniz için operasyonları nasıl iyileştireceğini ve kolaylaştıracağını düşünmek önemlidir.

En iyi seçimi yapabilmek için en uygun otomatik yanıtlama sistemine sahip olmanız gerekir. Mevcut birçok seçenekle, karar vermek zor olabilir. Bu nedenle, yılın en iyi 10 otomatik yanıtlama sisteminin bir listesini derledik.

Nextiva

Nextiva, işletmeler için tasarlanmış tam hizmetli bir VOIP telefon sistemidir, ancak otomatik yanıtlama hizmeti olarak da etkili bir şekilde işlev görebilir. İş saatlerinize göre kişiselleştirilmiş bir selamlama oluşturmanıza ve yanıtlama kuralları belirlemenize olanak tanıyan çeşitli özelliklerle birlikte gelir.

Bu özelliklerle aramaları, alan kodu, saat dilimi ve arama işleme sürecinizi belirleyen diğer faktörler gibi faktörlere göre yönlendirebilirsiniz. Nextiva sanal bir resepsiyon görevlisi gibi davranarak, fiziksel bir resepsiyonistin çalışma saatleri öncesinde, sırasında veya sonrasında aramaları yanıtlamasına olan ihtiyacı ortadan kaldırır.

Nextiva'nın kullanıcı dostu yönetim portalı, onu küçük işletmeler için ideal hale getirir ve bir bilgisayardan veya şirketin mobil uygulamasından erişilebilir ve tüm yönetici portalını yönetmenize olanak tanır. Ayrıca Nextiva, işletmeniz büyüdükçe gelişmiş müşteri iletişim özellikleri, VoIP, görüntülü sohbet hizmetleri, sanal sesli posta ve daha fazlası dahil olmak üzere ölçeklenebilir özellikler sunar. Ayrıca, daha karmaşık arama yönlendirme için çok düzeyli bir otomatik operatör içeren planları da mevcuttur.

Önce Yanıtla

Önce Cevap, mesaj alma ve yanıtlama, randevu planlama ve satın alma ve sipariş verme konusunda yardım gibi özelliklere erişim sağlayarak işletmelere 7/24 profesyonel bir dijital varlık sağlar. Şirket, 1998'den beri insanları yanıtlarla buluşturan profesyonellerden oluşan sertifikalı ve özel bir müşteri hizmetleri ekibine sahiptir.

Önce Cevap'a kaydolduğunuzda kullanabileceğiniz hizmetlerden bazıları şunlardır: 7/24 Gönderim, Sistemler ve Güvenlik Yönetimi, Canlı Aktarım, Mesaj Alma, Programlama ve Rezervasyonlar, Sanal Resepsiyonist ve Sesli Posta Hizmetleri.

Önce Yanıt, tüm müşterilere olağanüstü müşteri hizmeti sunan gelişmiş bir otomatik yanıtlama hizmetidir. Özel ihtiyaçlarınıza ve gereksinimlerinize göre uyarlanmış çok çeşitli üçüncü taraf entegrasyonları ve özelleştirilebilir fiyatlandırma planları sunar. Önce Yanıtla potansiyel müşteri adayını, müşteriyi veya iş fırsatını asla kaçırmamanızı sağlayabilir ve müşterileriniz üzerinde her zaman olumlu bir izlenim bırakabilirsiniz. Hizmetin 7/24 kullanılabilirliği, canlı aktarım ve mesaj alma özelliği, zamanlama ve rezervasyonlar, sanal resepsiyon görevlisi ve sesli mesaj hizmeti, her zaman ulaşılabilir olmanızı ve profesyonel ve verimli müşteri hizmeti sunabilmenizi sağlar.

PATlive

Bir işletme sahibi olarak, 7/24 kapsama da dahil olmak üzere tüm iş ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek çözümler arıyorsunuz. PATlive'ın dijital resepsiyonistleri, müşteri ilişkilerinizi önemli ölçüde iyileştirebilecek ve mevcut müşterilerle ilişkilerinizi güçlendirebilecek, günün her saati profesyonel müşteri hizmetleri sağlar. Onların yardımıyla, siz müsait olmadığınızda bile müşterilerinizin şirketinizle her zaman olumlu bir deneyim yaşamasını sağlayabilirsiniz.

Ek olarak, dijital resepsiyonist hizmeti, işinizi büyütmenize yardımcı olabilecek potansiyel müşteri adaylarını veya iş fırsatlarını asla kaçırmamanızı garanti eder. PATlive, bir karar vermeden önce ürünü kapsamlı bir şekilde anlamanıza olanak tanıyan 14 günlük ücretsiz deneme özelliği sunar. Ek olarak, iki dilli hizmet özelliği, sizinkinden farklı bir dili konuşan insanlarla etkili bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar.

PATlive'ın dijital temsilcileriyle, yazılımın web tabanlı takvim hizmetini kullanarak randevularınızı kolayca alabilir, yönetebilir ve takip edebilirsiniz. Bu özellik, randevuları planlamanıza, yeniden planlamanıza ve iptal etmenize ve ayrıca yaklaşan randevuları bir takvim biçiminde görüntülemenize olanak tanır. Bu işlevsellik, zamanınızı daha verimli ve üretken bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.

Sesli Ulus

Voice Nation, rahatınız için 7/24 kullanılabilen en kaliteli otomatik yanıtlama hizmetleri sunar. Voice Nation'a kaydolarak, sizin adınıza aramalarınızı cevaplayacak ve metinlere cevap verecek iki dilli bir sanal resepsiyon görevlisine erişim kazanırsınız. Bu özellik, önemli bir aramayı veya mesajı asla kaçırmamanızı sağlar ve müşterilerinize profesyonel ve verimli müşteri hizmetleri sunabilmenizi sağlar.

Ek olarak, Voice Nation'a kaydolduğunuzda sipariş işleme, mesaj teslimi, ayrıntılı raporlar ve her plana dahil olan özel bir hesap yöneticisi gibi ek hizmetlere de erişim elde edersiniz. Bu otomatik yanıtlama hizmeti ile günün her saatinde her müşteriyle bizzat ilgilenebileceğiniz için müşterilerinize bir daha sesli mesaj göndermek zorunda kalmazsınız. Bu, müşteri hizmetlerini iyileştirmenize ve müşterilerinizle ilişkilerinizi güçlendirmenize yardımcı olabilir.

Voice Nation ile, çağrı metninizi sahip olduğunuz iş türüne ve müşterilere uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Hizmet ayrıca hem iOS hem de Android cihazlarla uyumlu bir mobil uygulama sunarak size esneklik ve kolaylık sağlar.

Çekirge

Her işletmenin kendisini rakiplerinden ayıran benzersiz bir satış teklifi (USP) vardır ve bu USP'yi müşterilere etkili bir şekilde iletmek önemlidir. Grasshopper'ın yazılımı, yazılımın veri tabanından önceden kaydedilmiş komut dosyalarını kullanmanıza izin veren bir otomatik operatör özelliği içerir.

Gelen çağrılarınızı daha profesyonel bir şekilde yanıtlamaya yardımcı olmak için farklı müşteri yolları için farklı komut dosyaları atayabilirsiniz. Ek bir ücret karşılığında, yazılım ayrıca profesyonel bir ses stüdyosu sunar. Grasshopper'ın yazılımı, tercihinize bağlı olarak canlı operatörler ve dijital resepsiyonistler arasında geçiş yapmanızı sağlayarak size aramalarınızı kimin yöneteceğini seçme esnekliği sunar. Grasshopper, bir işletme numarası eklemek ve akıllı telefonunuzu sanal bir telefon sistemiyle entegre etmek için 4 adımlı kolay bir süreç sunarak hiçbir aramayı kaçırmamanızı ve müşterilerinize profesyonel bir görüntü sunmanızı sağlar.

Ooma

Ooma, küçük işletmeler için özel olarak tasarlanmıştır ve bir hesap oluştururken bir otomatik operatör özelliği içerir. Metinden konuşmaya etkin bir özelliği vardır ve arayanlar her aradıklarında bir sanal asistan tarafından karşılanır. Arayana bilgisayar tarafından oluşturulan bir sesle okunacak özelleştirilmiş bir karşılama mesajı seçebilir ve atayabilirsiniz. Ek olarak, yazılımın kontrol panelinde ses dosyalarını kaydetmenizi sağlayan bir kontrol paneli bulunur; bu, sanal bir resepsiyonist düşünüyorsanız kullanışlı bir seçenektir.

Ooma, HD Ses, düşük uluslararası arama ücretleri, sanal faks sistemi, mobil uygulama entegrasyonu, ücretsiz ücretsiz numara ve ücretsiz yerel telefon numaraları gibi çok sayıda özellikle donatılmıştır. Bu özellikler, müşteri hizmetlerini iyileştirmeyi, üretkenliği artırmayı ve genel iş iletişimini iyileştirmeyi amaçlamaktadır.

Bu otomatik yanıtlama hizmeti, aynı zamanda hem Android hem de iOS ile uyumlu bir mobil uygulama sunarak sesli mesajları her zaman ve her yerde telefonunuzdan kontrol etmenizi sağlar. Bir küçük işletme sahibi olarak maliyet etkinliği bir önceliktir ve Ooma her kullanıcı için akıllı planlar sunar. İşiniz büyüdükçe, Ooma telefon faturanızın düşük kalmasını sağlayacaktır. Böylece sadece işiniz ilerlemekle kalmaz, aynı zamanda telefon faturanızda da ciddi oranda tasarruf etme imkanına sahip olursunuz.

telefon.com

Tarifeli aboneliklerinizi yönetmek için bir çözüm arıyorsanız, phone.com, özellikle düşük veya değişken çağrı hacmine sahip işletmeler için tasarlanmış otomatik bir yanıtlama hizmetidir. Yazılım hem tarifeli hem de tarifesiz abonelik planları sunar. Bu, planlarınızı özel ihtiyaçlarınıza ve gereksinimlerinize göre özelleştirmenize ve entegre etmenize olanak tanır. Ek olarak phone.com, canlı resepsiyon görevlisi, uluslararası numaralandırma ve arama gibi çeşitli ek özelliklere erişim sağlar.

Küresel numaralar ve uluslararası arama özelliği, birden fazla pazarlama kampanyası olan işletmeler için özellikle faydalı olacaktır. Ek olarak, phone.com ses, video, metin, arama yönetimi ve kurumsal telefon sistemlerinde yaygın olarak bulunan diğer işbirliği özellikleri gibi çok çeşitli özellikler sunar.

Ayrıca, bu telesekreter hizmeti çok yönlüdür ve bilgisayar ile telefon arasında sorunsuz bir şekilde geçiş yapabilir. Yerel, ücretsiz ve özel numaralar gibi çeşitli seçenekler sunar.

gezi

İşletmenizin türü ve büyüklüğünden bağımsız olarak, işletmenizin yüksek telefon faturaları ödemeden büyümesine yardımcı olabilecek esnek ve uygun maliyetli bir iş planına sahip olmak önemlidir. İdeal bir plan, maliyetleri düşük tutarken size gerekli iletişim araçlarını sağlar.

Bu, sanal telefon numaraları, arama yönlendirme, sesli posta ve otomatik operatör gibi özellikleri içerebilir ve bunların tümü müşteri hizmetlerinizi iyileştirmenize ve üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Ek olarak, birçok iş iletişimi çözümü, farklı özelliklere sahip uygun fiyatlı planlar sunar, böylece iş gereksinimlerinize ve bütçenize en uygun olanı seçebilirsiniz.

Vonage, ek bir ücret karşılığında gelişmiş özellikler ekleyebilme özelliğine sahip 50'den fazla telefon özelliği dahil olmak üzere çeşitli esnek seçenekler sunar. Temel plan, arama kaydı, internet faksı, konferans köprüsü, sanal numaralar ve daha fazlası gibi 18 standart özelliği içerir.

Ayrıca, hem Android hem de iOS ile uyumlu, profesyonel hizmetlere ihtiyaç duymadan üçüncü taraf uygulamaları dağıtmanıza olanak tanıyan bir self servis mobil uygulaması mevcuttur. Vonage, iletişim merkezleri, müşteri katılımı, hareketlilik, uzaktan çalışma ve daha fazlası gibi çok çeşitli hizmetler sunar.

8x8

8x8, 48'den fazla ülkede faaliyet gösteren ve çok sayıda uluslararası müşterisi olan şirketler için ideal olan otomatik bir telefon görevlisi hizmetidir. Ek olarak, yazılımın uluslararası aramalarda tasarruf etmenizi sağlayan ekonomik bir abonelik planı vardır.

Otomatik operatör yazılımı, 100'den fazla ülkede telefon numarası desteği esnekliğine sahiptir ve işletmenizin fiziksel olarak bulunmadığınız alanlarda sanal olarak genişlemesine olanak tanır. Ancak, yazılımın işbirliği özellikleri şu anda dosya paylaşımı ve görüntülü toplantılarla sınırlıdır.

Ayrıca yazılım, sesli etkileşimlerinizi izlemenize ve yönetmenize yardımcı olmak için yapay zekayı kullanır ve ekip liderlerinize ve yöneticilerinize yardımcı olur. Yazılım aynı zamanda hem Android hem de iOS ile uyumlu, sohbet, görüntülü mesajlar, sesli aramalar ve daha fazlası gibi tüm iş iletişimlerinize erişmenizi sağlayan bir uygulamaya sahiptir.

hava araması

Aircall, e-ticaret şirketleri için mükemmel olan, çağrı merkezlerini daha uzak ve verimli hale getirmelerini sağlayan bulut tabanlı bir otomatik operatör yazılımıdır. Satış ve pazarlama ekipleri için ideal olan, BT onaylı, bulut tabanlı bir çözümdür.

Bu yazılımın kurulumu da kolaydır ve dünyanın herhangi bir yerindeki herkesle iletişim kurmanıza olanak tanır. Aircall ayrıca, aradıklarında müşterilere gerekli tüm bilgileri sağlayan CRM özellikleri, yardım masası çözümleri ve diğer temel uygulamalarla donatılmış olarak gelir.

Aircall, ölçülebilir iyileştirmeler yapmak için işinizi yönetmenize ve izlemenize, aramaları analiz etmenize ve arama ölçümlerinizi ölçmenize olanak tanır. Ayrıca bulut tabanlı bir IVR menüsü, beceriye dayalı yönlendirme seçenekleri ve daha fazlası gibi özellikler içerir.

Çözüm

Yürüttüğünüz işin türü ne olursa olsun, otomatik yanıtlama hizmeti işletmenize büyük fayda sağlayabilir ve büyümesine katkıda bulunabilir. Otomatik yanıtlama hizmeti, onu arayanlarınıza gerekli tüm bilgileri sağlayacak şekilde özelleştirmenize olanak tanır. Bunu yaparak işletme maliyetlerini, zamanı ve personel kaynaklarını büyük ölçüde azaltabilirsiniz. Yüksek kaliteli müşteri hizmeti, büyük ölçüde telefon sisteminize bağlıdır ve olağanüstü müşteri hizmeti sağlandığında müşteri memnuniyeti artar.

SSS

İş için en iyi telefon sistemi nedir?

En iyi İş Telefonu Sistemleri aşağıdaki gibidir

• PATlive
• Nextiva
• Sesli Ulus
• Çekirge
• 8x8
• gezi
• hava araması

Otomatik telefon yanıtlama sistemine ne denir?

Etkileşimli sesli yanıt (IVR), arayanlarla etkileşime giren, bilgi toplayan ve aramaları uygun alıcılara yönlendiren otomatik bir telefon sistemidir.

IVR çevirici nedir?

Bir IVR Çevirici, belirli bir veritabanındaki numaraları çeviren ve bağlandığında IVR (Etkileşimli Sesli Yanıt) mesajlarını çalan otomatik bir çeviricidir.

Telesekreterlerin sınırlamaları nelerdir?

Otomatik Telefon Cevaplama Sistemi Kullanmanın Dezavantajları

• Otomatik Telefon Sistemleri Müşterileri Yabancılaştırabilir.
• Otomatik Telefon Sistemleri Müşterilerin Kafasını Karıştırabilir.
• Otomatik Telefon Sistemleri Arıza Yapabilir
• Otomatik Telefon Sistemleri Verimsiz Olabilir