Otomasyon 101: Faturaların İşlenmesinde Otomasyonun Size Nasıl Yardımcı Olabileceğini Bilin

Bir işletme işletiyorsanız, muhtemelen çok sayıda faturayla uğraşırsınız. Belki de faturaları işlemekten sorumlu bir Alacak Hesapları (AP) veya Alacak Hesapları (AR) departmanınız vardır. Ya da belki faturalandırmayı kendiniz halledersiniz.

Her iki durumda da, faturaları işlemenin zaman alıcı ve sıkıcı bir görev olabileceğini bilirsiniz. Ve bir hata yaparsanız, işletmenizin parasına mal olabilir. İşte burada otomasyon devreye giriyor. Fatura işlemenizi otomatikleştirmek size zaman kazandırabilir ve hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Otomatik fatura işleme sistemi, fatura oluşturma, gönderme ve yönetme ile ilgili görevleri otomatikleştiren ve tekrar eden görevleri otomatikleştirerek size zaman kazandıran bir yazılımdır.

Ancak fatura otomasyonu tam olarak nedir ve fatura işlemede size nasıl yardımcı olabilir? Bunu ve çok daha fazlasını keşfetmek için nihai fatura otomasyonu kılavuzumuzda okumaya devam edin. Başlayalım!

Fatura İşleme Sistemi Nedir?

Faturalama birkaç adım içerir: -

1. Faturalardan veri yakalama
2. Satınalma siparişi eşleştirme
3. Faturaların onaya gönderilmesi
4. Ödemeler için faturaları onaylayın
5. Ödemeleri işleyin ve kayıtlar için ayrıntıları kaydedin

Manuel fatura işleme sistemleri, çalışanların her bir faturadan sisteme manuel olarak veri girmesini gerektirir; bu, insan hatasına açık, zaman alıcı bir süreçtir.

Öte yandan, otomatik fatura işleme sistemleri, fatura oluşturma, gönderme ve yönetme ile ilgili görevleri otomatik hale getirir. Bir fatura işleme sistemi, işletmelerin faturalardan otomatik olarak veri almasına yardımcı olur. Sistem, fatura oluşturmaktan ödeme yapmaya kadar faturalandırma ile ilgili diğer birçok görevi otomatikleştirmeye yardımcı olabilir.

Piyasada pek çok farklı fatura işleme sistemi vardır - bazıları şablon tabanlı yarı otomatik çözümlerken, bazıları akıllı yapay zeka tabanlı uçtan uca otomatik çözümlerdir. Çözüm seçimi, kullanım durumunuza ve ulaşmaya çalıştığınız hedefe bağlıdır.

Fatura işleme sistemini otomatikleştirdiğinizde elde ettiğiniz birçok farklı özellik vardır , ancak en önemlisi, tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek size zaman kazandırmasıdır. Otomatikleştirilmiş yazılım kullanmak, çalışanlarınızı daha önemli görevlere odaklanmaları ve kârlılığınızı iyileştirmeleri için serbest bırakabilir. Otomatik bir fatura işleme çözümü, satın alma siparişlerinden fatura oluşturmaya ve ödemeleri takip etmeye ve geri ödemeler yapmaya yardımcı olur.

Otomasyon Fatura İşlemlerinize Nasıl Yardımcı Olur?

Manuel fatura yönetimi sıkıcı ve zaman alan bir görev ve bir iş riskidir ve fatura sahtekarlığı ve finansal tablolarda hata olasılığını artırabilir .

Otomasyon, bu sorunlardan kaçınmanıza ve işletmeniz için ek faydalar yaratmanıza yardımcı olabilir. İşletmenizi daha verimli hale getirmenize şu şekilde yardımcı olur:-

Geliştirilmiş Doğruluk

Otomasyonun en büyük avantajlarından biri, hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilmesidir. Örneğin, otomatik fatura işleme yazılımı, satın alma siparişlerinizden veya diğer veri kaynaklarından alınan verilere dayalı olarak otomatik olarak faturalar oluşturabilir ve bu da manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır.

Artırılmış Hız

Otomasyon, fatura işlemlerinizi hızlandırmanıza da yardımcı olabilir. Buna ek olarak, yazılım, fatura oluşturmak veya geri ödeme yapmak gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek işinizin diğer alanlarını geliştirmek için kullanılabilecek zamanı serbest bırakabilir.

Daha İyi Organizasyon

Otomasyon, faturalarınızı düzenli tutmanıza yardımcı olabilir. Fatura otomasyon yazılımı, tüm faturalarınızı tek bir yerden takip edebilir, bu da kaçırılan ödemelerden ve gecikme ücretlerinden kaçınmanıza yardımcı olabilir. Sonuç olarak, müşterilerinizi takip etmeniz daha kolaydır.

Daha Yüksek Maliyet etkinliği

Otomasyon, manuel veri girişi ve diğer manuel görevler ihtiyacını ortadan kaldırarak paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir. Sonuç olarak, defter tutma işleminiz daha uygun maliyetli ve düzenli hale gelir.

İnsan hatası için daha az yer

İşletmeniz büyüdükçe, gereksiz manuel görevlerden ve karmaşıklıktan kaçınmak önemlidir. Otomasyon, geç ücretlere yol açabilecek unutulmuş ödemeler gibi hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Fatura İşlemeyi Nasıl Otomatikleştirirsiniz?

Fatura işlemenizi otomatikleştirmekle ilgileniyorsanız, yapmanız gereken birkaç şey var.

Mevcut birçok farklı yazılım seçeneğiyle, ihtiyaçlarınıza ve kullanım durumunuza uygun yazılımı bulmak önemlidir. Docsumo, otomatik fatura işleme kurulumunda yardımcı olabilir. Faturalarınızı işlem yapılabilir verilere dönüştürmek için Akıllı OCR teknolojisine sahip AI yazılımını kullanır.

Verileri dönüştürdükten sonra, otomatik olarak fatura oluşturmanıza ve ödemeleri takip etmenize olanak tanıyan fatura otomasyon yazılımınızı muhasebe yazılımınız ile entegre etmeniz gerekir.

Son bir adım olarak, otomatik ödemeleri ayarlamanız gerekir.

Fatura İşlemlerinizi Otomatikleştirmek için 10 Adım

1. Yönergeler oluşturun: Ne tür faturaların otomatik olarak işlenebileceğine karar verin. Yazılıma ne tür faturaların eklenebileceğine ilişkin yönergelerin olması, yalnızca belirli faturaların işlenmesini garanti eder ve bu da süreci daha doğru hale getirir.
2. Faturaların nasıl alındığını belirleyin: Faturalarınızı aldığınız kanalları anlayarak, tüm faturaların benzer şekilde alınması için otomasyonu kolaylaştırabilirsiniz.
3. Fatura verilerini otomatik olarak yakalayacak bir sistem kurun: Otomatikleştirilmiş bir fatura işleme sistemi, hataya açık olabilen manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır.
4. Yakalanan verilerin doğruluğunu onaylayın: Veri doğrulama, işlenmekte olan bilgilerin doğru olmasını sağlar.
5. Faturaları onay için yönlendirin: Bir onay kuyruğu, faturaların derhal onaylanmasını sağlamaya yardımcı olur.
6. Ödemeleri elektronik olarak oluşturun: Zamandan ve paradan tasarruf sağlar !
7. Ödemeleri otomatik olarak uzlaştırın: Ödemeleri uzlaştırmak, tüm faturaların tam ve zamanında ödenmesini sağlamaya yardımcı olur.
8. Faturaların durumuna ilişkin görünürlük sağlayın: Bu, hangi faturaların işlendiğini ve hangilerinin işlenmediğini izlemeye yardımcı olur.
9. Faturaların otomatik olarak işlenemediği durumlarda istisnalara izin verin: Bir istisna işlemi yaparak sorunlu faturaların zamanında işlenmesini sağlarsınız.
10. Sistemi sürekli iyileştirin: Bir kez kurulduktan sonra, sistemin her zaman güncel ve verimli olduğundan emin olun.

Çözüm

Fatura işleme, zaman alıcı ve sıkıcı bir görev olabilir, ancak bir işletmeyi yönetmenin gerekli bir parçasıdır. Fatura işlemenizi otomatikleştirmek size zaman kazandırabilir ve hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Otomatik bir fatura işleme sisteminin sunabileceği birçok farklı özellik vardır, ancak en önemlisi, tekrar eden görevleri otomatikleştirerek size zaman kazandırmasıdır. Çalışanlarınızın daha kritik görevlere odaklanmasına ve kârlılığınızı iyileştirmesine olanak sağlayabilir.