Başvuru Takip Sistemi Seçmek İçin En İyi Kılavuz

Doğru kişileri işe almak ve işte tutmak, bir şirketin stratejik hedeflerini başarıyla gerçekleştirmesinde en önemli faktördür.

ATS olarak da bilinen doğru başvuru takip sistemini seçmek, en yetenekli çalışanları işe almak için kritik öneme sahiptir ve stratejik hedeflerinizi gerçekleştirme yeteneğinizi doğrudan etkiler.

Jim Collins bunu şu şekilde ifade etmiştir:

“…Her şeyden önce bir önceliğim olurdu: Alabildiğim kadar en iyi insanı işe almak… Kuruluşumun başarısının önündeki en büyük kısıtlama, yeterince doğru insanı bulma ve onlara tutunma yeteneğidir.”

Bunun nedeni, yüksek performans gösterenlere sahip olmanın getirdiği üretkenlik kazanımlarının çok büyük olmasıdır. McKinsey'e göre, Yüksek performans gösterenler, ortalama performans gösterenlere göre 8 kata kadar daha üretkendir.

Bu kılavuz, başvuru sahibi takip sistemlerinin sağladığı farklı faydaları anlamanıza yardımcı olacaktır. Sistemlerin ortak temel özelliklerini açıklayacak ve ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçebilmeniz için her özelliğin sağladığı temel faydaları tanımlayacaktır.

Başvuru takip sisteminin faydaları nelerdir?

Başvuru sahibi takip sisteminin faydaları genel olarak aşağıdaki üç kategoriye ayrılabilir.

Bunlardan iyileştirilmiş işe alım doğruluğu, yüksek performans gösteren kişileri işe alma yeteneğinizi etkilediği için kolayca temel fayda haline gelir ve şirketlerin %82'si inanılmaz derecede yetenekli kişileri işe aldıklarına inanmıyor.

İyileştirilmiş işe alım doğruluğu

Teknolojik açıdan daha gelişmiş başvuru sahibi takip sistemleri, başvuru sahibinin gelecekteki performansını tahmin etmenize yardımcı olacak yetenek değerlendirme özellikleri sunar. Bu, işe alma doğruluğunuzu önemli ölçüde artırarak en iyi performans gösterenleri daha iyi tanımlamanıza ve seçmenize olanak tanır.

Artan işe alım hızı

Başvuru takip sistemleri bir dizi işe alım sürecini otomatikleştirerek işe alma süresini kısaltabilir, açık pozisyonları daha hızlı doldurmanızı ve başvuru sahiplerinin işe alım kararı hakkında daha hızlı bilgilendirilmelerini sağlar.

Daha düşük işe alma maliyetleri

Süreçlerin otomatikleştirilmesi aynı zamanda genel işe alım maliyetinin azaltılmasına da yardımcı olur.

Ayrıca birçok başvuru sahibi takip sistemi, başvuru sahiplerini tarama veya filtreleme olanağı da sunar. Bu özellikler genellikle iş ve/veya eğitim deneyimine dayalı olarak başvuranların %50'sinden fazlasını elemektedir. Bu, özgeçmişleri okumak için harcanan zamanı önemli ölçüde azaltır ve dolayısıyla işe alım maliyetini düşürür.

Farklı başvuru sahibi takip sistemi türleri nelerdir?

Birçok başvuru sahibi takip sistemi, farklı sistem sağlayıcıları arasında anlaşılması zor veya karşılaştırılması zor olabilecek uzun bir özellik listesi sunar. Bu, birden fazla sistemin zaman alıcı gösterimlerini yapmadan yazılımın seçimini zorlaştırabilir.

Peki işletmeniz için en iyi sistemi güvenle nasıl seçersiniz?

İşe alma doğruluğuna odaklanın

Bu sağlayıcılar, başvuru sahibi takip sisteminin doğal bir parçası olarak kendi amaca yönelik yetenek değerlendirme çözümlerine sahiptir.

Bu sistemlerin birçok süreç otomasyonu özelliği sunduğunu, ancak çoğu zaman aşağıdaki iki kategori kadar olmadığını unutmayın.

Süreç otomasyonuna odaklanın

Bu, tüm başvuru sahibi takip sistemlerinin çoğunluğudur. Bu sistemler, işe alım hızını artırmaya ve işe alma maliyetlerini düşürmeye odaklanan birçok özelliğe sahiptir. Bununla birlikte, genellikle işe alma doğruluğunu artırmaya yardımcı olacak özellikler yoktur veya çok azdır.

Süreç otomasyonu ve yetenek değerlendirme entegrasyonları

Bu sağlayıcılar süreç otomasyonunu da iyi yönetiyor ancak üçüncü taraf yetenek değerlendirme sağlayıcılarıyla entegrasyon oluşturmak için zaman harcadılar.

Yetenek değerlendirme sağlayıcısı kaliteli bir sağlayıcıysa bu, işe alım doğruluğunun artırılmasına yardımcı olabilir. Ancak bunun bir üçüncü taraf entegrasyonu olduğu göz önüne alındığında, kullanıcı deneyimi etkilenebilir ve normalde yetenek değerlendirmesi yalnızca işe alım sürecinin sonunda kısa listeye alınan adaylara uygulanacaktır.

Başvuru sahibi takip sistemlerini işletmenizle eşleştirme

Başvuru sahibi takip sistemi seçiminiz, şirketinizin stratejik hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak en önemli şeye dayanmalıdır.

Stratejik hedefler şirketten şirkete farklılık gösterse de çoğu şirketin şirket büyüklüğüne bağlı olarak neye odaklanması gerektiği konusunda bazı ortak noktalar vardır.

Start-up'lar

Start-up'lar genellikle personel tabanlarını büyük şirketlere göre nispeten daha hızlı büyütür. Ekip küçük ve çevik olduğundan ve kaynaklar sınırlı olduğundan, tüm personel (yeni işe alınanlar dahil) yüksek performans göstermeli ve yüksek motivasyona sahip olmalıdır.

Ayrıca, bir İK departmanına sahip olabilirler veya olmayabilirler. Bu nedenle, süreç otomasyonunun faydaları nispeten azdır ve işe alım doğruluğunun arttırılması, açık ara en etkili stratejik faydadır.

Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler)

KOBİ'ler, start-up'lar kadar hızlı olmasa da personel tabanını da hızla büyütüyor. Bu şirketlerin normalde İK ekibinin bir kısmı işe alıma adanmıştır.

İşe alma doğruluğu normalde stratejik hedeflere ulaşmada en etkili faydadır ancak otomasyondan elde edilen maliyet tasarrufları da anlamlı olmaya başlar.

İşletmeler

Büyük şirketler normalde küçük şirketlere göre çok daha düşük oranda büyürler. Ayrıca, genel organizasyonun büyüklüğü nedeniyle işe alım ekipleri de büyük olma eğilimindedir ve süreç otomasyonundan elde edilen tasarruflar anlamlı olabilir.

Dolayısıyla süreç otomasyonundan ve maliyet tasarrufundan en çok bu şirketler yararlanıyor. Ancak işe alım doğruluğunun artırılması bu şirketler için hâlâ kritik önem taşıyor.  

İşe alım döngüsünün her adımı için başvuru sahibi takip sisteminin özellikleri

Başvuru sahibi takip sistemlerinin sunduğu birçok özellik, işe alım döngüsünün hangi kısmına hitap ettiğine göre kategorize edilebilir. Aşağıda, her özellik kategorisinin sağladığı faydaları özetledik.

Kaynak bulma araçları

Başvuru sahibi takip sistemleri bir dizi farklı kaynak bulma özelliği sunar. Ancak tüm özelliklerin ortak paydası , daha fazla başvuru sahibinin daha hızlı çekilmesine ve kaynak sağlanmasına yardımcı olmalarıdır.

Yani başvuran sayısını arttırır ve açık pozisyonları daha hızlı doldurmanızı sağlar. Bu, işe alım döngüsünü kısaltır ve dolayısıyla genel işe alım maliyetini düşürür.

Kaynak başvuru sahipleri arasından en iyi performans gösterenleri belirlemek ve seçmek için uygun araçlarla birleştirilmediği sürece, mutlaka daha iyi işe alım kararlarına yol açmaz.

Ortak kaynak bulma özellikleri şunları içerir:

1. İş panosu entegrasyonu

Bu özellik, başvuru sahibi takip sisteminiz aracılığıyla doğrudan birden fazla iş ilanı panosunda bir iş ilanı yayınlamanıza olanak tanır.

Bu, her iş panosuna iş ayrıntılarını manuel olarak girmeniz gerekmediği ve işinizin çok sayıda potansiyel başvuru sahibine kolayca gösterilebileceği anlamına gelir. Esasen başvuru havuzunuzu arttırmanın hızlı bir yoludur.

2. Kariyer sayfaları

Kariyer sayfaları hizmet olarak sunularak, kariyer sayfası olmayan şirketlerin iki önemli avantajdan yararlanabilmesi sağlanır:

• İşveren markası: Kariyer sayfaları, hedeflerinizi gerçekleştirmenin ana araçlarından biridir. işveren markasını bir sonraki seviyeye taşımak ve potansiyel yüksek kaliteli başvuru sahiplerine karşı daha profesyonel görünmek.
• Otomatik entegrasyon: Aday takip sisteminizin kariyer sayfasını oluşturması durumunda, kariyer sayfasından gelen adayları takip etmek ve yönetmek için tüm özellikler otomatik olarak kullanıma sunulacaktır.

3. Geliştirilmiş aday arama işlevi

Özellikler, uygun adayları doğrudan başvuru takip sisteminizden aramanıza olanak tanır. İki ana faydası vardır:

• Tüm halka açık adayları arayın: Başvuru sahibi izleme sistemi, birden fazla ücretsiz ve halka açık aday veri tabanındaki verileri birleştirerek milyonlarca kamu aday profilini aramanıza olanak tanır.
• Gelişmiş arama ve sıralama: Sistem, orijinal veritabanlarında mevcut olandan daha iyi arama ve sıralama işlevselliği sunabilir. Ayrıca bazı yazılımlar, adayları sıralamak ve filtrelemek için kullanımı kolay bir arayüz sağlamak üzere yapay zeka ile entegre olur.    

Otomatik özgeçmiş taraması ve sıralaması

Çoğu başvuru sahibi takip sistemi, önceden tanımlanmış tarama kriterlerine göre başvuru sahiplerini filtreler veya eler. Sistem normalde başvuranların %50'sinden fazlasını elemektedir.

Bu, tarama işlevselliğini özgeçmiş ayrıştırma veya başvuranın işini ve eğitim deneyimini tanımlamanıza olanak tanıyan diğer işlevlerle birleştirerek yapılır.

Avantajları hız ve daha düşük işe alım maliyetleridir; çünkü işe alım görevlilerinin yalnızca kriterleri karşılayan adayların özgeçmişlerini okuması gerekir.

Ancak işe alım görevlileri, başvuru sahiplerini elemek için hangi kriterleri kullandıklarına dikkat etmelidir. Örneğin, eğitim geçmişine dayalı tarama kriterleri çoğu zaman başvuru sahibinin performansıyla ilişkili değildir. Kriterler yanlış kullanılırsa bilinçsiz önyargılara yol açabilir, bu da mevcut yetenek havuzunuzu azaltabilir ve ortalamanın altında işe alım kararlarına yol açabilir.

Ortak tarama özellikleri şunları içerir:

1. Tarama

Önceden tanımladığınız kriterlere göre başvuru sahiplerini işe alım sürecinin aktif bir parçası olmadan önce reddetme yeteneği. Normalde bu kriterler iş deneyimine veya eğitim geçmişine dayalı olacaktır.

2. Otomatik özgeçmiş ayrıştırma

Sistem bir özgeçmişin önemli kısımlarını tanımlar ve kolayca kullanılabilir hale getirir. Örneğin, başvuru sahibinin iş tecrübesi ve en yüksek eğitim derecesinin ne olduğu. Bu özellik normalde taramayla birleştirilir.

Adayları takip etmek ve yönetmek

Bu özellikler esasen tüm başvuru sahibi verilerini tek bir sistemde saklamanıza ve bu verileri işe alım döngüsü boyunca başvuru sahiplerini yönetmek için kullanmanıza olanak tanır. Herhangi bir başvuru takip sisteminin omurgasıdır.

Avantajları yalnızca hız ve daha düşük işe alım maliyetleri değildir. Bu özellikler esas olarak daha profesyonel bir işe alım gerçekleştirmenizi sağlar.

Ortak başvuru sahibi izleme ve yönetim özellikleri şunları içerir:

1. Veri ve durum takibi

Bir başvuru sahibi takip sistemi, işe alımla ilgili başvuru sahibi verilerini toplamalı ve kullanıma hazır hale getirmelidir. Ayrıca, başvuru sahibi takip sistemi, her başvuru sahibine, başvuru sahibinin işe alım sürecinin neresinde olduğunu izlemenize olanak tanıyan bir durum atamalıdır.

2. Otomatik aday iletişimi

En iyi uygulamalara dayalı olarak başvuru sahipleriyle iletişimi otomatikleştirebilirsiniz. Buna otomatik ret e-postaları, görüşme talebi e-postaları ve işe alımla ilgili diğer iletişimler dahildir.

3. Başvuru portalı

Başvuru sahiplerinin giriş yapıp başvuru durumunu gerçek zamanlı olarak görebilecekleri bir portal.

Ayrıca bu portallar başvuru sahiplerine mülakat ipuçları, özgeçmiş kılavuzları ve benzeri bilgiler gibi ek faydalar sağlayabilir. Bu, başvuranın işe alım sürecine ilişkin deneyimini daha da geliştirir.

Yapılandırılmış görüşme kılavuzları ve yardım

Bu özellikler, başvuru sahiplerini benzer temelde karşılaştırmanıza olanak tanıyan profesyonel ve yapılandırılmış bir görüşme sağlamanıza yardımcı olur.

Özellikler, görüşme kılavuzları ve raporlarından, görüşme sürecini otomatikleştiren video yazılımına kadar çeşitlilik gösterir:

1. Mülakat rehberleri

Mülakat için ortak ve profesyonel bir yapı sağlayan rehberler. Adil bir şekilde karşılaştırılabilmeleri için tüm başvuru sahipleriyle benzer şekilde röportaj yapılmasını sağlar.

2. Mülakat raporları

Bunlar aslında başvuru sahiplerini değerlendirmek için değerli olan ek bilgileri içerecek şekilde güncellenen görüşme kılavuzlarıdır. Buna özgeçmişteki önemli veriler, özelleştirilmiş aday mülakat soruları ve yetenek değerlendirme verileri dahildir.

3. Video röportaj yazılımı

Bu özellik, mülakatın aday takip sistemine bağlı görüntülü mülakat yazılımı üzerinden yapılabilmesini kolaylaştırmaktadır. Yazılım normalde işe alım görevlisinin tüm görüşme soruları da dahil olmak üzere görüşmeyi önceden kaydetmesine olanak tanır. Daha sonra tüm adaylar önceden kaydedilmiş soruları video formatında yanıtlar.

Seçim için yetenek değerlendirmesi

Yetenek değerlendirme testleri, başvuranın yumuşak ve zor becerilerini değerlendirerek, başvuranın rolde başarılı olma becerisinin bütünsel bir resmini sağlamaya yardımcı olacaktır. Bu, işe alım uzmanlarının, bir kuruluşun performansının temel itici gücü olan en iyi performans gösterenleri seçmesine yardımcı olur.

Hatta şu anda birçok kuruluşun temel odak noktası olan geleneksel işe alımdan beceriye dayalı işe alıma geçişe bile yardımcı olabilir.

Performans üzerindeki etkiyi ölçmek için McKinsey, en iyi %1'lik performans gösterenlerin üretkenliğini en alttaki %1'lik performans gösterenlerle karşılaştırdı ve şunu buldu: 12 kat daha fazla olduklarını Orta karmaşıklıktaki işlerde üretken.

Yetenek değerlendirmesi yalnızca seçilmiş birkaç adaya değil, tüm başvuru sahiplerine uygulandığında en yüksek işe alım doğruluğu elde edilecektir. Bu genellikle yetenek değerlendirme testinin üçüncü taraf entegrasyonu yoluyla değil, başvuru sahibi takip sistemine özgü olmasını gerektirir.

1. Soft-beceri yetenek değerlendirmesi

Sosyal beceriler istenen kişilik özelliklerine ve davranışlara kadar takip edilebilir; bu da, bir adayın uyumunu değerlendirmek için kişilik testlerinin kullanılabileceği anlamına gelir.

İşe alma doğruluğu üzerindeki etki aşağıdakilere bağlı olacaktır:

• Test çerçevesi: İşe alımda uygulaması kanıtlanmış bir test türünün seçilmesi önemlidir. Big 5 kişilik testi (OCEAN testi olarak da bilinir), işe alım bağlamında kapsamlı bir şekilde araştırıldığı ve yönetici işe alımında kullanıldığı için bu bağlamda öne çıkıyor.
• Genel ve role özgü: Çoğu kişilik testi geneldir; bu, tüm roller için aynı testin kullanıldığı anlamına gelir. Bu testler işe alım doğruluğunu artırmaya yardımcı olsa da, test içeriğinin ve/veya puanlamanın belirli bir göreve göre özelleştirildiği kişilik testlerini kullanmak da mümkündür.

2. Zorlu yetenek değerlendirmesi

Zor beceriler, rolde başarılı olmak için gereken iş başındaki becerilerdir. Doğru teknik beceri testi doğru bir şekilde sunulur ve uygulanırsa işe alım doğruluğunu önemli ölçüde artırabilir.

İşe alma doğruluğu üzerindeki etki aşağıdakilere bağlıdır:

• Test içeriği: Beceri testinin kapsadığı konular, işe aldığınız işin gerçek gereklilikleriyle doğrudan ilgili mi? Bağlantı ne kadar iyi olursa işe alım doğruluğu da o kadar iyi olur.
• Test geçerliliği: Test, konunun uzmanı tarafından oluşturulmuş ve bir organizasyonel psikolog tarafından doğrulanmış olmalıdır. Ciddi test sağlayıcıları, bir psikoloğun testi doğruladığını belgeleyebilir.

Nihai öneriler

Ortaya çıkardığımız gibi, işe almanın özü yalnızca süreçlerin otomatikleştirilmesi değil, daha çok yetenek kazanımındaki hassasiyettir.

Süreç otomasyonu, manuel idari yüklerin azaltılmasında hayati bir rol oynasa da, işe alımın temel misyonunu gölgede bırakamaz: teknik ve teknik becerilerin uygun karışımına sahip ideal adayı bulmak.

Başvuru sahibi takip sistemi yalnızca işe alım sürecini kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda işe alınan kişilerin kalitesini de büyük ölçüde artırır. En iyi sistemi seçmek öncelikle her rolün ve adayın benzersiz ihtiyaçlarını tanımlama ve bunlara uyum sağlama yeteneğine bağlıdır.

Üstün sistemler, yalnızca özgeçmişleri elemekten ziyade katılım ve bütünsel yetenek değerlendirmesinin gücünden yararlanır. Bunlar, iş için gereken becerilerin derinlemesine anlaşılmasına ve mükemmel uyum sağlayan adayların hizalanmasına yardımcı olur.

Uzaktan çalışmanın yükselişi, esnek ekonomi ve iş gücü çeşitliliği, sosyal becerilerin (uyum sağlama, iletişim, işbirliği) her zamankinden daha kritik olduğu anlamına geliyor. Etkili bir başvuru takip sistemi bu becerilere öncelik vererek kuruluşların yalnızca bir role uygun değil aynı zamanda daha geniş ekip dinamiklerini geliştiren çok yönlü bireylere sahip olmasını sağlar.

İdeal yazılım çözümünü bulmaya başladığınızda, işe alımın özünde otomasyon olmadığını hatırlamak çok önemlidir; bu insan potansiyelidir.

Yetenek kazanımı özel bir beceridir. Etkili bir yetenek kazanma stratejisini nasıl oluşturabileceğinizi keşfedin.